Dienstplan erstellen

Ein Dienstplan listet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie ihre entsprechenden Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum auf. Dienstpläne werden üblicherweise in Unternehmen eingesetzt, in denen im Schichtbetrieb gearbeitet wird, beispielsweise in Krankenhäusern, Fabriken und Einzelhandelsgeschäften. Durch die Erstellung eines Dienstplans können Arbeitgeber sicherstellen, dass jede Schicht ordnungsgemäß besetzt ist und die Mitarbeiter ihre jeweiligen Aufgaben kennen.

Dienstpläne können manuell oder mit spezieller Software erstellt werden. Bei der Erstellung muss der Arbeitgeber sowohl die Bedürfnisse des Unternehmens als auch die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen. Einige Mitarbeiter bitten beispielsweise im Voraus um freie Tage, während andere bereit sind, Überstunden zu leisten. Sobald der Dienstplan fertiggestellt ist, wird er in der Regel an einem für alle Mitarbeiter zugänglichen Ort ausgehängt.

Es gibt in der Regel drei Arten von Dienstplänen:

Standard-Dienstpläne: Ein solcher Dienstplan hilft Managern, eine Überplanung von Schichten zu vermeiden. Er verhindert, dass mehr Mitarbeiter in einer Schicht eingesetzt werden, als tatsächlich benötigt. Im Hotel- und Gaststättengewerbe gibt es hierfür zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten.

Flexible Dienstpläne: Diese Art von Dienstplan ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten je nach Verfügbarkeit flexibel zu gestalten. Sie können zu unterschiedlichen Zeiten beginnen und enden.

Gestaffelte Dienstpläne: Der gestaffelte Dienstplan wird eingesetzt, wenn die Geschäftszeiten variieren. An manchen Tagen herrscht mehr Betrieb als an anderen, weshalb die Manager die Anfangs- und Endzeiten der Schichten anpassen, um zu gewährleisten, dass Kunden in Spitzenzeiten nicht lange warten müssen. In einigen Restaurants werden beispielsweise mehr Kellner zum Mittagessen als zum Frühstück eingesetzt. Für diese Art der Planung werden Daten aus einer Personalverwaltungssoftware benötigt, die den Managern hilft, Trends über die Zeit zu erkennen.

Für die Erstellung von Dienstplänen ist grundsätzlich der Arbeitgeber verantwortlich. Nach der Gewerbeordnung (GewO) übt er sein Weisungsrecht (auch Direktionsrecht genannt) aus. Der Arbeitgeber muss die Mitwirkungsrechte von Betriebsräten und Arbeitnehmervertretungen anerkennen. In vielen Branchen, wie zum Beispiel in der Pflege oder Gastronomie, ist es üblich, dass der Arbeitgeber einen Betriebsleiter mit der Erstellung des Dienstplans beauftragt. Dies kann beispielsweise die oberste Leitung des Unternehmens oder ein Schichtleiter sein.

Die Qualität des Dienstplans eines Unternehmens ist ausschlaggebend dafür, wie effizient die Arbeit erledigt wird. Darüber hinaus beeinflussen Dienstpläne maßgeblich die Mitarbeiterzufriedenheit sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, Aspekte, die für die Gesundheit eines Unternehmens essentiell sind.

Ein effektiver Dienstplan, der spezifische Kriterien erfüllt, kann diese Ziele erreichen. Die Verantwortung der zuständigen Personen umfasst die Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben, Mitarbeiterverträge und betriebliche Ziele. Zudem sollte der Dienstplan jederzeit für alle relevanten Personen zugänglich sein und die Informationen übersichtlich sowie aktuell präsentiert werden. Dienstpläne sollten möglichst einfach zu erstellen und regelmäßig zu aktualisieren sein, um schnelle Anpassungen zu ermöglichen.

Die Komplexität von Dienstplänen ergibt sich daraus, dass nicht alle Vorlagen universell für jeden Dienstplaner geeignet sind. Die Erstellung eines Dienstplans ist nur eine von vielen Aufgaben, die zu bewältigen sind. Es ist daher wichtig, dass dieser korrekt ausgeführt wird.

Da die Bedürfnisse und Anforderungen jedes Unternehmens individuell sind, sind maßgeschneiderte Lösungen erforderlich. Dienstplaner sollten sich dabei stets an den spezifischen Anforderungen ihrer Branche orientieren.

Bei der Erstellung eines Dienstplans müssen zahlreiche Kriterien gleichzeitig berücksichtigt werden. Ohne das erforderliche Wissen und die richtige Strategie kann die Planung schnell zu einer Mammutaufgabe werden.

Ein effektiver Dienstplan sollte die folgenden drei Faktoren berücksichtigen:

Das richtige Werkzeug

Für die Erstellung eines Dienstplans stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Du könntest einen Dienstplan von Hand, mit einem Programm wie Excel oder mit professioneller Software erstellen. Für die Umsetzung eines modernen, optimierten Dienstplanes ist jedoch eine digitale Lösung unerlässlich.

Priorisiere die Kriterien

Bevor mit der konkreten Planung begonnen wird, müssen alle Anforderungen an den Dienstplan ermittelt werden. Dazu zählen betriebliche Ziele, gesetzliche Vorgaben sowie die Qualifikationen, Wünsche und Abwesenheiten der Mitarbeiter.

Wähle die richtige Strategie

Die Gestaltung des Dienstplans kann auf unterschiedliche Weisen erfolgen. Du kannst beispielsweise einen rollierenden Plan oder ein spezielles Modell verwenden, um den Dienstplan auf der Basis des vorherigen Plans zu erstellen. Die Wahl der passenden Strategie hängt von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens ab.

Du kannst einen Dienstplan auf verschiedene Arten erstellen. Vor der Erfindung des Computers wurde ein Dienstplan traditionell mit Stift und Papier erstellt. Moderne Methoden bieten jedoch viele Vorteile für die Verwaltung von Dienstplänen, die viele Unternehmen noch erkennen müssen.

Erstellung eines Dienstplans mit Papier und Bleistift

Alles, was du benötigst, sind Papier und ein Stift, um einen Dienstplan zu erstellen. In komplexen Unternehmensstrukturen mit mehreren Schichten und vielen Mitarbeitern kann die fehlerfreie Erstellung eines Dienstplans jedoch eine Herausforderung darstellen.

Dienstplanung mit Excel

Obwohl die manuelle Erstellung eines Dienstplans schnell an ihre Grenzen stößt, insbesondere in Bezug auf Flexibilität und Fehlervermeidung, bietet Excel eine einfacherere und weniger fehleranfällige Methode. Dennoch kann es viel Zeit und Mühe kosten, einen Dienstplan in einer Tabellenkalkulation zu organisieren.

Mit Shiftbase kannst du aus verschiedenen Excel-Vorlagen für Dienstpläne wählen. Unsere Dienstplanvorlage ist eine der beliebtesten auf unserer Website. Abhängig von der Branche und dem Anwendungsfall kannst du die passende Lösung auswählen.

Dienstpläne mit Software erstellen

Heutzutage sollte die Erstellung von Dienstplänen nicht mehr mit analogen Methoden oder ausschließlich mit Excel erfolgen. Diese veralteten Methoden erfordern oft zahlreiche unabhängige Berechnungen, wie etwa die Ermittlung von Arbeitszeiten. Ein Dienstplaner sollte Excel nur dann verwenden, wenn er mit dem Programm sehr vertraut ist.

Moderne Dienstplansoftware ist deutlich komfortabler und benutzerfreundlicher. Mit dieser Methode kann der Dienstplaner fast alle notwendigen Aufgaben erledigen und alle erforderlichen Informationen eingeben. Online-Programme sind zudem flexibel und können sich schnell an veränderte Gegebenheiten anpassen.

Diese Software ermöglicht es dem gesamten Team, vergangene und aktuelle Dienstpläne einzusehen und ihre Arbeitszeiten von überall aus mit dem Smartphone oder Tablet zu verfolgen. Eine Dienstplansoftware spart viel Zeit und bietet ein hohes Maß an Komfort.

Die Erstellung eines Dienstplans steigert nicht nur die Produktivität und Effektivität eines Unternehmens; sie erfordert auch sorgfältige Planung, um einen funktionierenden Schichtplan zu erstellen. Dabei sollten folgende Kriterien berücksichtigt werden:

Gesetzliche Anforderungen: Ein Dienstplan muss den gesetzlichen Anforderungen, wie dem Arbeitszeitgesetz und dem Bundesurlaubsgesetz, entsprechen, um gültig zu sein.

Vertragliche und betriebliche Regelungen: Es ist wichtig, dass der Dienstplan mit den Regeln in deinem Arbeitsvertrag, dem Vertrag mit dem Arbeitgeber und der Betriebsvereinbarung übereinstimmt.

Betriebliche Ziele: Der Dienstplan muss mit den betrieblichen Zielen harmonieren. Es muss sichergestellt werden, dass die Anzahl und die Qualität der Mitarbeiter pro Schicht ausreichend sind, um die anstehenden Aufgaben zufriedenstellend zu bewältigen.

Qualifikationen der Mitarbeiter: Bestimmte Arbeitsbereiche erfordern spezifische Qualifikationen. Nicht alle Mitarbeiter können in allen Abteilungen oder Schichten eingesetzt werden, was sich im Dienstplan widerspiegeln muss.

Abwesenheiten von Mitarbeitern: Urlaubsansprüche und Krankheiten sollten in der Dienstplanung berücksichtigt werden. Der Dienstplan muss flexibel genug sein, um ungeplante Abwesenheiten zu handhaben.

Die Wünsche der Mitarbeiter: Der Erfolg eines Unternehmens hängt stark von der Zufriedenheit seiner Mitarbeiter ab. Ein guter Dienstplan berücksichtigt die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter und sorgt für eine faire und gleichmäßige Behandlung aller.

Ergonomische Kriterien: Zum Beispiel sollte ein Arbeitnehmer nicht vier Nächte hintereinander arbeiten müssen, um gesundheitliche Probleme zu vermeiden.

Angesichts der Vielzahl zu berücksichtigender Faktoren ist es leicht, Details zu übersehen. Die Software von Shiftbase nimmt diese Faktoren automatisch in die Planung auf und hilft so, Flüchtigkeitsfehler durch Nachlässigkeit zu vermeiden.

Einen Dienstplan von Grund auf neu zu erstellen, ist in der Regel keine gute Idee. Es ist besser, bewährte Strategien zu verwenden. Hier sind einige Optionen, die du in Betracht ziehen kannst:

Dienstplan-Rahmenpläne: Ein Rahmendienstplan oder rollierender Dienstplan legt das Muster der sich wiederholenden Schichten fest. Dies bietet ein Element der Planungssicherheit und Transparenz und vereinfacht die Dienstplanung erheblich, da die Pläne nur auf Basis der aktuellen Situation aktualisiert werden müssen.

Verwendung des zuletzt verwendeten Dienstplans: Oft kann der zuletzt verwendete Dienstplan als Grundlage für die Erstellung eines neuen Plans dienen. Es ist jedoch erforderlich, neue Informationen einzugeben und die aktuelle Verfügbarkeit anzupassen. Dieser Ansatz kann problematisch sein, wenn der vorherige Dienstplan viele Probleme verursacht hat.

Sich an den Wünschen der Mitarbeiter orientieren: Um einen funktionsfähigen Dienstplan zu erstellen, ist es hilfreich, die Präferenzen der Mitarbeiter bezüglich bevorzugter Schichten zu sammeln. Der Plan kann dann auf der Grundlage dieser Wünsche entwickelt werden.

Selbstplanung der Mitarbeiter: Mit der zunehmenden Möglichkeit der Selbstplanung können Mitarbeiter ihre Dienstpläne selbst gestalten. Sie tragen ihre bevorzugten Schichten in einen Planer ein, der eine Vorlage mit den verfügbaren Schichten bereitstellt. Dieses Verfahren kann jedoch zu einem Verlust an Fairness führen, da die schnellsten Mitarbeiter oft die besten Schichten bekommen.

Kombination von Strategien: Zusätzlich zu den oben genannten Ansätzen können mehrere Strategien kombiniert werden. Bei der Erstellung eines Rahmendienstplans ist es beispielsweise möglich, die Wünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen, um einen funktionierenden Gesamtplan zu gewährleisten.

Online-Dienstplanerstellung: Dienstpläne können schnell und einfach online erstellt werden. Flexible, transparente und klare Dienstpläne sind in fast allen Bereichen unerlässlich und legen den Grundstein für ein reibungsloses und effektives Arbeitsumfeld. Die Planung kann jedoch auch sehr zeitaufwändig und frustrierend sein. Planungstools wie Shiftbase minimieren Planungsfehler und steigern die Teamzufriedenheit, indem sie die meisten administrativen Aufgaben übernehmen. Du bist herzlich eingeladen, unsere Software risikofrei zu testen, indem du unsere kostenlose Demo ausprobierst.