Die 10 wichtigsten HR Kennzahlen aus dem HR Reporting

In diesem Artikel möchten wir uns mit den zehn wichtigsten HR-Kennzahlen beschäftigen, die für das Wachstum und den Erfolg deines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Du wirst lernen, was diese Kennzahlen bedeuten, warum sie so wichtig sind und wie du sie messen kannst.

Fluktuationsrate

Die Fluktuationsrate ist eine der wichtigsten HR-Kennzahlen, da sie den Prozentsatz der Mitarbeiter misst, die dein Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen. Eine hohe Fluktuationsrate kann auf Probleme in der Unternehmenskultur, mangelnde Mitarbeiterbindung oder unzureichende Vergütung hindeuten.

Um die Fluktuationsrate zu berechnen, verwende folgende Formel:

Fluktuationsrate = (Anzahl der Abgänge in einem Zeitraum durch durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter im selben Zeitraum) x 100

Eine niedrige Fluktuationsrate zeigt, dass deine Mitarbeiter zufrieden und engagiert sind, was letztendlich zu einer höheren Produktivität führt. Um die Fluktuationsrate zu reduzieren, ist es wichtig, regelmäßige Mitarbeitergespräche zu führen, Feedback einzuholen und Maßnahmen zu ergreifen, um die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter zu erhöhen (intern verlinken).

Time-to-Hire

Die Time-to-Hire ist eine weitere wichtige HR-Kennzahl, die die durchschnittliche Zeit misst, die benötigt wird, um eine offene Stelle zu besetzen. Eine lange Time-to-Hire kann zu Engpässen in der Arbeitsleistung führen und den Erfolg deines Unternehmens beeinträchtigen.

Um die Time-to-Hire zu berechnen, verwende folgende Formel:

Time-to-Hire = (Summe der Tage, die benötigt wurden, um alle offenen Stellen in einem Zeitraum zu besetzen) durch Anzahl der besetzten Stellen im selben Zeitraum

Um die Time-to-Hire zu reduzieren, solltest du den gesamten Rekrutierungsprozess optimieren, indem du beispielsweise effektive Stellenanzeigen schaltest, den Bewerbungsprozess vereinfachst und auf Bewerbermanagement-Tools zurückgreifst. Außerdem kann ein starker Employer Brand dazu beitragen, schneller qualifizierte Kandidaten anzuziehen.

Kosten pro Einstellung

Die Kosten pro Einstellung sind eine entscheidende HR-Kennzahl, da sie die durchschnittlichen Kosten misst, die für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters anfallen. Dazu gehören unter anderem die Kosten für Stellenanzeigen, Bewerbermanagement-Systeme, Personalvermittler und interne Ressourcen.

Um die Kosten pro Einstellung zu berechnen, verwende folgende Formel:

Kosten pro Einstellung = (Summe der Einstellungskosten in einem Zeitraum) durch Anzahl der besetzten Stellen im selben Zeitraum

Es ist wichtig, diese Kennzahl im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass du effizient und kostengünstig rekrutierst. Du kannst die Kosten pro Einstellung reduzieren, indem du die Zusammenarbeit mit Personalvermittlern minimierst, effektive Stellenanzeigen schaltest und den Bewerbungsprozess optimierst. Zudem kannst du durch den Aufbau eines internen Talentpools sowie die Nutzung von Mitarbeiterempfehlungen die Kosten pro Einstellung senken.

Mitarbeiterzufriedenheit

Die Mitarbeiterzufriedenheit ist eine zentrale HR-Kennzahl, da sie angibt, wie zufrieden und engagiert deine Mitarbeiter sind. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit führt zu einer höheren Produktivität, besseren Zusammenarbeit und letztendlich zu einem erfolgreicheren Unternehmen.

Um die Mitarbeiterzufriedenheit für das HR Reporting zu messen, kannst du verschiedene Methoden einsetzen, wie zum Beispiel Umfragen, Mitarbeitergespräche oder Feedback-Tools. Du solltest regelmäßig die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter erheben und gezielte Maßnahmen ergreifen, um diese zu steigern. Dazu gehören beispielsweise Weiterbildungsmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten, Gesundheits- und Wellnessangebote oder eine angemessene Vergütung.

Weiterbildungsquote

Die Weiterbildungsquote ist eine wichtige HR-Kennzahl, die misst, welcher Prozentsatz deiner Mitarbeiter regelmäßig an Schulungen, Seminaren oder anderen Weiterbildungsmaßnahmen teilnimmt. Eine hohe Weiterbildungsquote zeigt, dass dein Unternehmen in die Entwicklung seiner Mitarbeiter investiert, was wiederum zu einer höheren Mitarbeiterbindung und besseren Arbeitsleistung führt.

Um die Weiterbildungsquote zu berechnen, verwende folgende Formel:

Weiterbildungsquote = (Anzahl der Mitarbeiter, die an Weiterbildungsmaßnahmen teilgenommen haben) durch Gesamtzahl der Mitarbeiter x 100

Um die Weiterbildungsquote zu erhöhen, solltest du ein umfassendes Weiterbildungsprogramm (intern verlinken) anbieten, das auf die Bedürfnisse und Interessen deiner Mitarbeiter zugeschnitten ist. Du kannst auch Mentoring-Programme oder interne Schulungen nutzen, um Wissen und Fähigkeiten innerhalb deines Unternehmens weiterzugeben. Diese Zahl kannst du auf deine gesamte Abteilung und auch pro Mitarbeiter nehmen.

Mitarbeiterbindung

Die Mitarbeiterbindung misst im HR Reporting den Prozentsatz der Mitarbeiter, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums im Unternehmen bleiben. Eine hohe Mitarbeiterbindung zeigt, dass deine Mitarbeiter zufrieden und engagiert sind und dein Unternehmen nicht verlassen wollen.

Mitarbeiterbindung = (Anzahl der Mitarbeiter, die nach einem bestimmten Zeitraum noch im Unternehmen sind) durch Anzahl der Mitarbeiter zu Beginn des Zeitraums x 100

Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit

Die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit im HR Reporting zeigt, wie lange Mitarbeiter im Durchschnitt in deinem Unternehmen arbeiten. Eine längere Betriebszugehörigkeit kann auf eine gute Unternehmenskultur und erfolgreiche Mitarbeiterbindung hindeuten.

Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit = (Summe der Betriebszugehörigkeiten aller Mitarbeiter) durch Anzahl der Mitarbeiter

Interner Beförderungsanteil

Der interne Beförderungsanteil misst den Prozentsatz der Mitarbeiter, die innerhalb des Unternehmens befördert werden. Eine hohe interne Beförderungsquote zeigt, dass du erfolgreich in die Entwicklung deiner Mitarbeiter investierst und interne Karrierewege anbietest.

Interner Beförderungsanteil = (Anzahl der internen Beförderungen) durch Gesamtzahl der Beförderungen x 100

Fehlzeitenquote

Die Fehlzeitenquote gibt an, wie viele Arbeitstage aufgrund von Krankheit oder anderen Fehlzeiten verloren gehen. Eine hohe Fehlzeitenquote kann auf gesundheitliche Probleme, Stress oder andere Faktoren hindeuten, die die Leistung deiner Mitarbeiter beeinträchtigen.

Fehlzeitenquote = (Anzahl der Fehltage in einem Zeitraum) durch (Anzahl der Mitarbeiter x Anzahl der Arbeitstage im selben Zeitraum) x 100

Angebot-Akzeptanz-Rate

Die Angebot-Akzeptanz-Rate misst den Prozentsatz der Bewerber, die ein Jobangebot von deinem Unternehmen annehmen. Eine hohe Angebot-Akzeptanz-Rate zeigt, dass dein Unternehmen für potenzielle Mitarbeiter attraktiv ist und du erfolgreich Top-Talente gewinnen kannst.

Angebot-Akzeptanz-Rate = (Anzahl der angenommenen Jobangebote) durch  Anzahl der unterbreiteten Jobangebote x 100

Welche Kritik könnte es an den HR Kennzahlen (HR KPIs) geben?

Natürlich gibt es bei der Fülle der möglichen HR Kennzahlen auch Kritikpunkte. Du solltest sie unbedingt kennen, um die Zahlen auch richtig in dein Personalmanagement einzubinden. Nur, wenn du weißt, was die möglichen Schwachpunkte sind, kannst du entgegenwirken und den größtmöglichen Nutzen aus den erhobenen Zahlen ziehen.

1. Fehlende Kontextinformationen: HR KPIs können oft isoliert betrachtet werden, ohne Berücksichtigung des gesamten Unternehmenskontexts. Dies kann zu ungenauen oder irreführenden Schlussfolgerungen führen.

2. Quantität über Qualität: Ein übermäßiger Fokus auf Personalkennzahlen kann dazu führen, dass die Qualität der Arbeit, die Mitarbeiterzufriedenheit und andere schwer quantifizierbare Aspekte vernachlässigt werden. Du bist dann so sehr damit beschäftigt, Zahlen nach oben oder unten zu treiben, dass der Faktor Mensch dabei außen vor bleibt.

3. Verzerrungen und Manipulation: Kennzahlen können dazu verleiten, Entscheidungen zu treffen, die darauf abzielen, die Zahlen zu verbessern, anstatt sich auf das eigentliche Ziel zu konzentrieren. Mitarbeiter könnten versucht sein, die Zahlen zu manipulieren, um in einem besseren Licht dazustehen. Um diesen Punkt in den Griff zu bekommen, ist es wichtig, dass du dein Team konsequent beobachtest. Hab ein besonderes Auge darauf, wenn sich Zahlen sprunghaft nach oben oder unten bewegen.

4. Vereinfachung komplexer Sachverhalte: HR-Kennzahlen können komplexe Prozesse und Zusammenhänge auf einfache Zahlen reduzieren. Dies kann dazu führen, dass wichtige Aspekte übersehen werden oder dass Faktoren nicht ausreichend berücksichtigt werden, die für ein besseres Verständnis der Situation wichtig sind.

5. Einseitige Betrachtung: HR-Kennzahlen können dazu führen, dass man sich auf bestimmte Aspekte konzentriert, während andere Aspekte vernachlässigt werden. Es ist wichtig, ein ausgewogenes Bild von der Leistung und den Bedürfnissen der Mitarbeiter zu haben. Dafür bedarf es des ganzheitlichen Blicks, der manchmal auch nur noch von außen gelingt.

6. Zeit- und Ressourcenaufwand: Die Sammlung, Analyse und Interpretation von HR-Kennzahlen kann zeit- und ressourcenintensiv sein. Dies kann von den eigentlichen HR-Aufgaben ablenken und zu einer ineffizienten Nutzung von Ressourcen führen. Wenn du eine geeignete Software (verlinken) dafür einsetzt, kannst du den zeitlichen Aufwand minimieren. Auch die Kosten hast du durch diesen Schritt im Blick.

7. Datenschutz und Privatsphäre: Bei der Sammlung und Verwendung von HR-Kennzahlen ist es wichtig, den Datenschutz und die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren. Das Sammeln von zu vielen persönlichen Informationen kann zu Unbehagen und Misstrauen führen. Außerdem kann natürlich schnell der Eindruck entstehen, du hast nur noch Zahlen und keinerlei menschlichen Faktor mehr im Blick. Vermeide es daher, diverse Kennzahlen in jedem Gespräch und jedem Meeting zu erwähnen. Halte auch den menschlichen Faktor in deinem Unternehmen angemessen hoch.

Um diese potenziellen Probleme mit deinen HR KPIs zu minimieren, solltest du sicherstellen, dass HR-Kennzahlen sorgfältig ausgewählt, kontextbezogen interpretiert und im Einklang mit den Gesamtzielen und Werten des Unternehmens eingesetzt werden. Achte darauf, stets ein ausgewogenes Bild der Mitarbeiterleistung und -zufriedenheit (intern verlinken) zu erhalten und den Datenschutz und die Privatsphäre deiner Mitarbeiter zu respektieren.

Warum HR Reporting dennoch wichtig ist

Trotz der genannten Kritikpunkte ist es unerlässlich, HR-Kennzahlen nicht nur zu messen, sondern auch auszuwerten. Eine fundierte Analyse von HR-Kennzahlen ermöglicht es Unternehmen, ihre Personalstrategien und -prozesse kontinuierlich zu verbessern und auf die sich ändernden Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Marktes zu reagieren. Die Auswertung von HR-Kennzahlen hilft dabei, Stärken und Schwächen innerhalb der Organisation zu identifizieren, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu erhöhen und eine effektive Personalplanung zu gewährleisten. Indem man sich der möglichen Fallstricke bewusst ist und diese proaktiv adressiert, können Personalkennzahlen dazu beitragen, den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens durch ein gutes Personalmanagement sicherzustellen.

Wir von Shiftbase beschäftigen uns jeden Tag mit dem Erfassen und Auswerten von HR Kennzahlen und den passenden Vorlagen. Wenn du deine HR Arbeit und vor allem dein HR Controlling auf ein neues Niveau heben möchtest, ohne jedoch einen tagelangen Systemausfall für eine neue Software in Kauf nehmen zu müssen, möchten wir dich herzlich einladen, deine kostenlose Demo in Anspruch zu nehmen. Gerne unterstützen wir dich dann auch bei der Implementierung.