Reisekostenabrechnung und Reisekosten: Was du wissen musst

Jeder, der im Auftrag seiner Firma auf Dienstreise war, kennt das Thema Reisekostenabrechnung – oft ein Netz aus Formeln, Anträgen und Berechnungen. Dieser Beitrag zeigt, wie es einfacher geht.

Was sind Reisekosten und wer zahlt sie?

Reisekosten sind alle Kosten, die mit Dienstreisen verbunden sind, unabhängig vom Verkehrsmittel. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand. Zusätzlich fallen Reisenebenkosten an, wie Taxikosten oder Eintrittsgebühren für berufliche Veranstaltungen.

Die Reisekosten trägt in der Regel der Arbeitgeber und setzt diese als Betriebsausgaben von der Steuer ab. Ist der Weg zum Auswärtstermin kürzer als zum Büro, trägt der Arbeitnehmer die Kosten und kann diese als Werbungskosten absetzen.

⚡Wichtig: Es gilt das Belegprinzip. Nur nachweisbare Kosten können geltend gemacht werden.

Bis wann müssen Reisekosten erstattet werden?

Es gibt eine gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 3 Jahren für Reisekostenabrechnungen. Vertraglich kann eine andere Frist vereinbart werden, allerdings nicht kürzer als drei Monate. Eine gesetzliche Regelung für die Erstattungsgeschwindigkeit besteht nicht; hier sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine gemeinsame Regelung finden.

Welche Reisen sind Dienstreisen?

Typische Dienstreisen umfassen:

• Geschäftskontakte außerhalb des Unternehmens
• Messen, Schulungen, Tagungen
• Kundentermine außerhalb der Stadtgrenzen
• Reisen zu Niederlassungen, sofern dort nicht länger als 3 Monate gearbeitet wird

Wie werden Reisekosten berechnet?

Reisekosten können über Pauschalen oder tatsächliche Kosten abgerechnet werden. Für die Pauschalen gelten 2024 neue Sätze:

• Übernachtungskosten: 20 Euro pro Nacht
• Fahrtkosten: 30 Cent/km für PKW, 20 Cent/km für Motorräder, ab 21. Kilometer 38 Cent (bis 2026)
• Verpflegungsmehraufwand: 14 Euro ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro für ganztägige Abwesenheit
• Reisenebenkosten: Erstattung nach Belegen

Falls die Dienstreise ins Ausland geht, gelten länderspezifische Sätze.

Was gehört zu den Reisekosten?

Zu den Reisekosten zählen alle direkt mit der Dienstreise verbundenen Kosten: Übernachtungen, Transport, Eintritt, Verpflegung und Reisenebenkosten.

Reisekosten für Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterscheiden sich die Reisekosten nicht wesentlich. Der Unternehmer kann nicht alle Kosten als Betriebsausgaben angeben, hierfür gelten Pauschalen. Für Arbeitnehmer zählen die tatsächlichen Kosten.

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