Verpflegungspauschale: So sparen Sie bei Geschäftsreisen!

Was ist eine Verpflegungspauschale?

Die Verpflegungspauschale ist ein Geldbetrag, den Arbeitgeber Arbeitnehmern zur Abdeckung zusätzlicher Kosten für Mahlzeiten und Erfrischungen bei Geschäftsreisen oder Tätigkeiten außerhalb ihres gewöhnlichen Arbeitsplatzes zahlen. Diese Pauschale dient als Ausgleich für die Mehrkosten und Unannehmlichkeiten, die entstehen, wenn Mitarbeiter nicht an ihrem üblichen Ort arbeiten oder zu Hause sind.

Was ist ein pauschaler Essenszuschuss?

Ein pauschaler Essenszuschuss bezieht sich auf die Verpflegungspauschale. Diese Pauschale ist eine vereinfachte Möglichkeit, zusätzliche Verpflegungskosten während einer Geschäftsreise zu berechnen. Hierbei handelt es sich um festgelegte Beträge, die Arbeitnehmer unabhängig von ihren tatsächlichen Ausgaben für Essen und Getränke beantragen können. Die Verpflegungspauschale richtet sich an Arbeitnehmer, die mindestens acht Stunden nicht zu Hause sind und nicht im Home Office oder an ihrem Stammarbeitsplatz tätig sind.

Wer übernimmt die Verpflegungskosten bei Dienstreisen?

Wer übernimmt die Verpflegungskosten bei Dienstreisen?

Laut Gesetzgebung liegt es im Ermessen des Arbeitgebers, ob er die Verpflegungskosten für Mitarbeiter, die im Ausland arbeiten, übernimmt. Entscheidet sich ein Unternehmen dazu, diese Kosten zu erstatten, erfolgt die Rückerstattung häufig über eine Verpflegungspauschale, die den Mitarbeitern mittels Spesen- oder Reisekostenabrechnung zugewiesen wird.

Tipp: Aktuell existieren keine spezifischen Vorschriften für die Gestaltung von Reisekostenabrechnungen. Dennoch ist es ratsam, standardisierte Vorlagen zu nutzen und diese von den Mitarbeitern nach jeder Dienstreise ausfüllen zu lassen.

Steuerliche Aspekte der Verpflegungspauschale

In Bezug auf Reisekosten können Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern steuerfreie Erstattungen erhalten. Diese gelten als Betriebsausgaben. Übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten nicht, können Arbeitnehmer sie als Werbungskosten gemäß § 9 Abs. 4a EStG steuerlich geltend machen.

Wichtig dabei ist: Eine Doppelbegünstigung ist ausgeschlossen. Erstattet der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale, kann der Arbeitnehmer sie nicht absetzen - und umgekehrt. Die konkrete Höhe der steuerfreien Erstattung bzw. der abzugsfähigen Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen hängt von Folgendem ab:

• Von der Dauer der beruflich bedingten Auswärtstätigkeit
• davon, ob die Reise innerhalb des Heimatlandes des Arbeitnehmers oder im Ausland stattfindet

Einfacher ausgedrückt: Wie viel Sie für Ihre Verpflegungsausgaben während einer Geschäftsreise zurückerhalten können, hängt davon ab, wie lange die Reise dauert und dem Ort der Reise (Inland vs. Ausland).

Wann haben Sie Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?

Gemäß Arbeitsrecht können Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen eine Verpflegungspauschale geltend machen. Diesen Anspruch haben Sie, wenn:

• Sie sind länger als acht Stunden am Tag von zu Hause abwesend, übernachten aber nicht auswärts. Das bedeutet, dass Sie während dieser Zeit nicht zu Hause oder an Ihrem regulären Arbeitsplatz sind. Bei mehreren kurzen Geschäftsreisen an einem Tag, können Sie deren Dauer zusammenlegen. Sie können zusätzliche Verpflegungspauschalen geltend machen, wenn sie insgesamt mehr als 8 Stunden dauern.

• Ein weiterer Grund, Verpflegungszuschüsse zu erhalten, ist eine mehrtägige Geschäftsreise mit Übernachtungen. Zusätzlich zu den Reisekosten können Sie auch Geld für Speisen und Getränke während dieser Reise geltend machen.

Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt davon ab, ob es sich um einen An- oder Abreisetag oder um einen Tag handelt, an dem Sie komplett abwesend sind. Für An- und Abreisetage gibt es keine bestimmten Mindestzeitvorgaben.

Sie können eine Verpflegungspauschale erhalten, wenn Sie an einem Tag mehr als acht Stunden von zu Hause weg sind, ohne zu übernachten, oder wenn Sie sich auf einer mehrtägigen Geschäftsreise mit Übernachtungen befinden. Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt von der Art des Tages ab, und es gibt keine zeitlichen Mindestanforderungen für An- und Abreisetage.

Verpflegungspauschale 2023 in verschiedenen Ländern

Die Regelungen zur Verpflegungspauschale variieren international und bieten unterschiedliche Sätze je nach Reisedauer und -ort. Im Folgenden betrachten wir die Regelungen in Deutschland, der Schweiz und Österreich für das Jahr 2023.

Verpflegungspauschale in Deutschland 2023

Arbeitnehmer in Deutschland können eine Verpflegungspauschale beanspruchen, wenn sie mindestens acht Stunden von ihrem regulären Arbeitsplatz entfernt sind. Die festgelegten Sätze durch das deutsche Finanzministerium werden jährlich angepasst. Hierbei differenziert man zwischen einer kleinen Verpflegungspauschale (8 bis 24 Stunden) und einer großen Verpflegungspauschale (ab 24 Stunden).

Verpflegungspauschale in der Schweiz 2023

In der Schweiz variiert die Verpflegungspauschale je nach Aufenthaltsdauer und Ort. Für Genf beispielsweise gibt es, ähnlich wie in Deutschland, eine kleine Verpflegungspauschale für Reisen von 8 bis 24 Stunden und eine große für Reisen, die 24 Stunden oder länger dauern. Die Regelungen in anderen Teilen der Schweiz können leicht abweichen, folgen aber grundsätzlich dem gleichen Schema.

Verpflegungszuschuss in Österreich 2023

Auch in Österreich haben Arbeitnehmer, die mindestens acht Stunden von ihrem Stammarbeitsplatz entfernt sind, Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Das österreichische Finanzministerium passt die Sätze jährlich an. Es gibt, analog zu Deutschland und der Schweiz, eine kleine und eine große Verpflegungspauschale, je nach Dauer der Dienstreise.

Verpflegungspauschale im Ausland

Die Verpflegungspauschale im Ausland regelt die Erstattung von Mehrkosten für Mahlzeiten während geschäftlicher Reisen ins Ausland. Die Höhe dieser Pauschale kann je nach Zielland variieren und berücksichtigt die dortigen Lebenshaltungskosten. Sie dient als steuerfreier Ersatz für die tatsächlich entstandenen Kosten und wird in Deutschland durch das Finanzministerium jährlich festgelegt und veröffentlicht. Es ist wichtig, die länderspezifischen Sätze zu beachten, um korrekt und steuerkonform abzurechnen.

Wie wird die Verpflegungspauschale berechnet?

Um zu ermitteln, ob Ihre externen Mitarbeiter Anspruch auf eine Verpflegungspauschale haben und in welcher Höhe diese gewährt wird, sollten folgende Faktoren beachtet werden:

• Standort: Bestimmen Sie das Land, in dem die Dienstreise stattfindet.

• Dauer: Ermitteln Sie die Anzahl der Stunden oder Tage, die die Dienstreise in Anspruch nehmen wird.

• Kostenverantwortung: Klären Sie, ob der Mitarbeiter selbst für alle Verpflegungskosten aufkommen muss.

• Ankunftszeit: Notieren Sie die Zeit, zu welcher die Mitarbeiter ihr Reiseziel erreichen.

Hier ein konkretes Beispiel zur Veranschaulichung der Berechnung der Verpflegungspauschale:

Beispiel: Ein Arbeitnehmer tritt eine mehrtägige Geschäftsreise nach Österreich an. Er bricht am Montag um 19:00 Uhr auf und kehrt am darauffolgenden Freitag nach Deutschland zurück. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für die Unterkunft, die von Dienstag bis Donnerstag Frühstück beinhaltet. Der Arbeitnehmer bekommt am Arbeitsort Wasser und Kaffee gestellt, ist jedoch für alle weiteren Mahlzeiten selbst verantwortlich.

Da es sich um eine Geschäftsreise nach Österreich handelt, gelten die österreichischen Verpflegungspauschalsätze.

• An- und Abreisetag: Für beide Tage hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. In Österreich beträgt diese 27 Euro pro Tag, also insgesamt 54 Euro.

• Vollständige Tage in Österreich: Für die drei Tage, an denen der Arbeitnehmer 24 Stunden in Österreich verweilt, steht ihm die volle Verpflegungspauschale zu. Jedoch wird eine Kürzung von 20 Prozent vorgenommen, da bereits ein Frühstück inbegriffen ist. Somit erhält der Arbeitnehmer an diesen Tagen jeweils 40 Euro, in Summe also 120 Euro.

Insgesamt hat der Arbeitnehmer für diese Dienstreise einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 174 Euro. Bei der Ermittlung der Verpflegungspauschale werden der Ort, die Dauer und die Verantwortung für die Mahlzeiten berücksichtigt.

Wie werden die Verpflegungsmehraufwendungen besteuert?

Verpflegungsmehraufwendungen können für Unternehmen und Arbeitnehmer steuerlich unterschiedlich behandelt werden.

Für Unternehmen: Arbeitnehmer können Verpflegungsmehraufwendungen in bestimmten Fällen steuerlich geltend machen. Erstattet der Arbeitgeber die Aufwendungen pauschal, so sind diese bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschbeträge steuerfrei. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, können Arbeitnehmer die Ausgaben im Rahmen ihrer Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen.

Für Arbeitnehmer: Arbeitnehmer können Verpflegungsmehraufwendungen in bestimmten Fällen steuerlich geltend machen. Erstattet der Arbeitgeber die Aufwendungen pauschal, so sind diese bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschbeträge steuerfrei. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, können Arbeitnehmer die Ausgaben im Rahmen ihrer Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen.

Ausnahmen: Wenn Ihr Arbeitgeber die Verpflegung vor Ort bezahlt, etwa im Rahmen einer Übernachtung, ist die steuerliche Verpflegungspauschale wie folgt anzupassen:

• Frühstück: 20 % des Freibetrags können geltend gemacht werden.
• Mittagessen: 40 % des Freibetrags können geltend gemacht werden.
• Abendessen: 40 % des Freibetrags können beansprucht werden.

Wie sind Verpflegungsmehraufwendungen in der Steuererklärung anzugeben?

Unternehmen führen die erstatteten Verpflegungsmehraufwendungen als Betriebsausgaben in der Anlage EÜR auf, meist unter beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben. Arbeitnehmer hingegen können ihre Mehraufwendungen für Verpflegung als Werbungskosten im Rahmen der Anlage N ihrer Steuererklärung angeben. Zu beachten ist, dass vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten den abzugsfähigen Betrag für Verpflegungsmehraufwendungen mindern.

Fazit

Die Verpflegungspauschale ist ein zentrales Instrument zur Entschädigung von Arbeitnehmern für Mehrkosten, die bei Dienstreisen oder Tätigkeiten außerhalb des gewohnten Arbeitsortes anfallen. Für Unternehmen und ihre Angestellten ist es von Bedeutung, die genauen Regelungen und Anforderungen rund um die Verpflegungspauschale zu verstehen. Dies gewährleistet die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und sorgt für einen transparenten und reibungslosen Erstattungsprozess. Indem Unternehmen sich an die in diesem Leitfaden vorgestellten Richtlinien halten und sich regelmäßig mit Experten aus dem Steuer- und Personalwesen abstimmen, können sie die Verpflegungspauschalen effizient handhaben und ihren Mitarbeitern die nötige finanzielle Unterstützung auf Geschäftsreisen bieten.