Revolution im Personalwesen: Einsatz von ChatGPT für effizientere HR-Prozesse

Künstliche Intelligenz (KI) hat sich in den letzten Jahren als mächtiges Werkzeug in verschiedenen Geschäftsbereichen durchgesetzt. Die HR-Branche ist da keine Ausnahme. Eine der KIs, die in der HR-Industrie für Aufsehen sorgt, ist ChatGPT. Dieser fortschrittliche Textgenerator bietet viele Vorteile, hat aber auch einige Nachteile. In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die Rolle von ChatGPT in deinem HR.

Was ist überhaupt ChatGPT?

ChatGPT von OpenAI ist ein Chatbot. Das heißt, dass über einen Chat, der von einer KI, also einer künstlichen Intelligenz, gesteuert wird, Antworten ausgegeben werden. Du als Mensch gibst das Thema vor und durch das integrierte Deep Learning System wird das Large Language Model immer weiter ausgebaut. Die Einsatzmöglichkeiten, auch in Unternehmen, also in der Arbeitswelt, sind schon heute vielfältig.

Die Vorteile von ChatGPT in deinem HR

ChatGPT kann eine erhebliche Entlastung für HR-Mitarbeiter bedeuten, indem es zeitraubende Aufgaben automatisiert. Denke an die Automatisierung von Kommunikation, etwa im Bewerbungsprozess. Ein Bewerber stellt eine Frage zur Stellenausschreibung, und ChatGPT liefert sofort eine genaue und kohärente Antwort. Dies führt nicht nur zu einer schnelleren Bearbeitung, sondern auch zu einer verbesserten Bewerbererfahrung.

Darüber hinaus ist ChatGPT rund um die Uhr verfügbar und hat keine »schlechtgelaunten Tage«. Dies bedeutet, dass Bewerber und Mitarbeiter jederzeit auf einen zuverlässigen, objektiven Informationskanal zugreifen können, der ihnen hilft, Antworten auf ihre Fragen zu finden.

Zudem kann ChatGPT bei der Datenauswertung helfen. Es kann große Datenmengen durchsuchen und relevante Informationen zu einem Thema hervorheben, was wiederum zu effizienteren Entscheidungsprozessen führt. Personalverantwortliche können sich auf die Interpretation und Anwendung dieser Daten konzentrieren, anstatt Stunden mit der Suche nach Informationen zu verbringen.

Nachteile von ChatGPT in deinem HR Bereich

Trotz dieser Vorteile gibt es einige Nachteile, die wir beachten müssen. Ein Hauptanliegen ist die ethische Frage der KI im HR. Die Automatisierung von Prozessen durch KI kann dazu führen, dass Mitarbeiter sich entmenschlicht fühlen oder den Eindruck bekommen, dass ihre Stellen durch Maschinen ersetzt werden könnten.

Es gibt auch Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes. ChatGPT, wie jede KI, benötigt Daten zum Lernen und Funktionieren. Im Kontext von HR könnten diese Daten sensibel und persönlich sein. Es ist entscheidend, sicherzustellen, dass diese Informationen gemäß den Datenschutzbestimmungen (DSGVO) gehandhabt werden. Das ist mit der aktuellen Version von ChatGPT nicht möglich, da die Server nicht in Europa stehen. Es muss also eine Lösung gefunden werden, bei der personenbezogene Daten nicht ausgelagert werden. Denkbar wäre es beispielsweise, dass die KI Serienbriefe erstellt und diese von der hauseigenen HR Software an den entsprechenden Stellen mit persönlichen Daten befüllt werden. So würden die persönlichen Daten das Haus nicht verlassen, gleichzeitig wäre aber das Thema Automatisierung des Serienbriefs durch den Chatbot sichergestellt.

KI Tools sind, obwohl fortschrittlich, immer noch eine Maschine und können Fehler machen. Es besteht das Risiko, dass ChatGPT eine Information falsch interpretiert oder eine unpassende Antwort gibt. Obwohl ChatGPT ständig lernt und sich verbessert, kann es nicht die menschliche Intuition und emotionale Intelligenz ersetzen. Im menschlichen Faktor liegen die Grenzen der KI, und das gilt auch, wenn du den Chatbot in deinem Unternehmen in das Thema HR einbeziehen willst.

Schließlich betrachten wir einige mögliche Anwendungen von ChatGPT in deinem HR. Wie bereits erwähnt, könnte es als erster Anlaufpunkt für Fragen von Bewerbern und Mitarbeitern dienen. Es könnte auch dazu verwendet werden, die Onboarding-Prozesse zu unterstützen, indem es neue Mitarbeiter durch Unternehmensrichtlinien und -verfahren führt.

Eine weitere interessante Anwendung könnte die Nutzung von ChatGPT für das Mitarbeiterfeedback sein. Mitarbeiter könnten ihre Anliegen anonym vorbringen, und ChatGPT könnte diese Informationen zusammenfassen und an die Personalabteilung weiterleiten. Dies könnte eine wertvolle Quelle für konstruktives Feedback sein und zu einem offeneren und ehrlicheren Arbeitsumfeld beitragen.

Konkrete Anwendungsbeispiele von KI im HR

Das klingt für dich noch viel zu allgemein? Dann lass uns jetzt konkret werden.

Es gibt nämlich zahlreiche praktische Anwendungsfälle für ChatGPT in der HR-Branche:

1. als interaktives Tool für das Mitarbeiter-Onboarding: Neue Mitarbeiter können durch Unternehmensrichtlinien und -verfahren geführt und häufig gestellte Fragen beantwortet werden. Auch bestehende Mitarbeiter können durch die KI an Bord geholt werden, indem sie im Rahmen des Onboardings neuer Mitarbeiter entsprechende Nachrichten bekommen und sich dadurch auf anliegende Aufgaben vorbereiten können. In diesem Zuge kannst du dir auch konkretes Feedback abholen – wie steht es um das Engagement deiner Mitarbeiter und besteht hier eventuell Handlungsbedarf? (Digitales Onboarding)

2. Mitarbeiterumfragen und Feedback-Sitzungen: Hier kann ChatGPT einen wichtigen Part übernehmen. Durch die Sammlung und Analyse der Rückmeldungen könnte die Personalabteilung schnell auf etwaige Bedenken oder Vorschläge reagieren.

3. Stellenanzeigen optimieren: Kennst du die Situation, in der du vor dem Formulieren einer Stellenanzeige sitzt und das Gefühl hast, es kommt immer nur das Gleiche heraus? Damit macht die KI ein Ende, denn sie kann die richtigen Zielgruppen absolut passend adressieren. Auf Basis der eingegebenen Daten kann sie die Anzeige vorformulieren und den passenden Vertriebskanal auswählen. Du musst dann nur noch gegenchecken und überprüfen, ob deine neu gestaltete Anzeige zu deinem gewünschten Employer Branding passt.

4. Personalbeschaffung: Hier kann ChatGPT genutzt werden, um die Anzahl der Bewerbungen zu bewältigen, die Initialscreenings durchzuführen und sogar FAQ zu beantworten. Die KI kann für dich die Lebensläufe screenen und anhand vorgegebener Daten die fachliche Eignung der Bewerber überprüfen. So beschäftigst du dich erst dann mit einer Bewerbung, wenn der Bewerber zumindest fachlich wirklich passt. Du als Mensch kannst dann das Finetuning übernehmen und die verbleibenden Kandidaten überprüfen.

5. automatisierte Bewerbungsgespräche: ChatGPT kann automatisierte Dialoge mit Bewerbern führen. Du als Mitarbeiter gibst die entsprechenden Kandidaten vor und die künstliche Intelligenz sammelt wesentliche Informationen über Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen. Du als Mensch sparst dadurch sehr viel Zeit, die du auf andere Aufgaben im HR einsetzen kannst.

6. automatisiertes Feedback als Absage: Nachdem du die nicht passenden Kandidaten identifiziert hast, kannst du ChatGPT damit beauftragen, den entsprechenden Kandidaten individuelles Feedback zukommen zu lassen. Das hat gleich zwei Vorteile – du sparst wieder einmal Zeit und die Bewerber erhalten konkrete Tipps, die sie für ihre weitere berufliche Laufbahn einsetzen können. Sie können ihre Stärken und Schwächen erkennen und gegebenenfalls fachlich nachjustieren. Dieses Feedback erfolgt sehr zeitnah – ein angenehmer Bonus für dich und die Kandidaten.

7. zum Ausformulieren von Verträgen: Arbeitsverträge kann die KI zumindest vorformulieren. Du als Personaler und Arbeitgeber bist dann nur noch in der Situation, die Texte und Dokumente entsprechend anzupassen.

8. Kündigungen formulieren: Eine der möglichen Aufgaben des Chatbots kann auch das Formulieren von Kündigungen sein, denn er ist in der Lage, anhand von vorgegebenen Dokumenten, ohne persönliche Beteiligung entsprechende Formulierungen zu finden.

9. als fortlaufender Support-Kanal für Mitarbeiter: Die KI kann Fragen zu Unternehmensrichtlinien, Urlaub, Gehaltsabrechnungen und anderen HR-relevanten Themen beantworten. Durch die Integration der KI kannst du die interne Kommunikation schnell verbessern. Dadurch, dass der Bot immer weiter dazulernt, wird es ihm in Zukunft möglich sein, immer komplexere Aufgaben für dich zu übernehmen.

10. als Tool zur Berichterstattung und Datenanalyse: ChatGPT kann dir dabei helfen, Trends zu identifizieren und Berichte zu erstellen, die fundierte Entscheidungen unterstützen.

11. Hilfe bei der Planung von Weiterbildungen und Personalentwicklung in der HR: Die KI kann dir bestehende und nötige Kompetenzen im Unternehmen aufzeigen und dadurch kannst du Weiterbildungen zielgerichtet ansetzen. Bei der Auswertung der Leistungen im Team erkennt sie Datenmuster, ob es Fähigkeiten gibt, die ausgebaut oder etabliert werden müssen. Dabei geht sie rein datenbasiert vor und nicht, wie der Mensch, nach subjektiven Gefühlen.

12. zum Erstellen von Content, um deine Unternehmensmarke für dein HR aufzubauen: Content ist auch im HR wichtig. So kann der Chatbot nach Vorgabe von einem entsprechenden Thema zahlreiche Beiträge schreiben. Du als Personaler entscheidest, welchen Bereich im Content du aktuell abdecken willst und der Chatbot recherchiert das Thema und erstellt den Content. Achte darauf, dass du nur ein Thema, nicht mehrere Themen auf einmal vorgibst. Dein konkreter Nutzen? Du musst den Content nicht komplett selbst erstellen, sondern kannst ihn nur noch gegenlesen.

Wie kannst du mit den möglichen Nachteilen und Risiken des Chatbots umgehen?

Die möglichen Nachteile und Herausforderungen, die ChatGPT mit sich bringt, können auf verschiedene Weisen behandelt werden. Bezüglich der ethischen Bedenken, von denen immer wieder die Rede ist, könnte es hilfreich sein, die Rolle der KI im Unternehmen klar zu definieren und zu kommunizieren, dass sie dazu dient, die Arbeit der Mitarbeiter zu unterstützen, nicht zu ersetzen. Es könnte auch hilfreich sein, Schulungen und Aufklärungsveranstaltungen zu organisieren, um Ängste und Missverständnisse auszuräumen. Bei Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes ist es wichtig, strengste Datenschutzpraktiken einzuhalten und zu gewährleisten, dass persönliche Informationen sicher verwaltet und gespeichert werden. Dies könnte durch Verschlüsselung, strenge Zugangskontrollen und regelmäßige Audits erreicht werden. Um das Risiko von Fehlern oder falschen Informationen zu minimieren, könnte ein »menschlicher Überprüfungsprozess« implementiert werden, bei dem die Antworten von ChatGPT vor dem Versand an den Empfänger überprüft werden. Weiterhin könnten regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen von ChatGPTs Trainingsdaten sicherstellen, dass es kontinuierlich lernt und verbessert wird.

Insgesamt bietet ChatGPT in HR Abteilungen erhebliche Vorteile, von verbesserten Prozessen bis hin zu verbessertem Zugang zu Informationen. Dazu gehört sicher, dass zahlreiche Texte von GPT in Sekundenschnelle erstellt werden. Chatbots werden nicht müde und du kannst ihnen die Personalarbeit zu jeder Tages- und Nachtzeit abgeben. Du und deine Personaler können dadurch viel Zeit sparen, die ihr an anderer Stelle im Unternehmen einsetzen könnt. Aber wie bei jeder Technologie müssen die potenziellen Nachteile und Grenzen berücksichtigt werden. Letztendlich liegt der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung in einer ausgewogenen Nutzung, bei der KI die menschlichen Fähigkeiten ergänzt, anstatt sie zu ersetzen. Der Nutzen sollte bei den passenden Themen ausgelotet werden und du solltest das Potenzial dieser neuen Entwicklung gezielt für die entsprechenden HR Prozesse einsetzen. In diesem Sinne könnte ChatGPT eine wichtige Funktion in der Zukunft der HR und der Art, wie sie durchgeführt wird, übernehmen. Wenn du in deiner HR eine passende ergänzende Software zum Chatbot einsetzen willst, fordere noch heute deine kostenlose Demoversion an.