Het belang van een vertrouwenspersoon binnen je bedrijf

Wat is een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is een gekwalificeerde professional die binnen een organisatie functioneert als luisterend oor en ondersteuning voor werknemers die te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen, grensoverschrijdend gedrag of andere vormen van emotionele belasting op de werkvloer.

Zonder angst

Werknemers kunnen bij hem of haar met hun problemen terecht. Ze zorgen ervoor dat iedereen die hen benaderd voor ondersteuning, zich op zijn of haar gemak voelt. Ze bieden een informele sfeer waarin werknemers hun zorgen en problemen kunnen delen zonder angst voor gevolgen. Het doel van een vertrouwenspersoon is om een sociaal veilige werkomgeving te bevorderen en bij te dragen aan het welzijn van werknemers.

Een belangrijk instrument

Psychosociale belasting op de werkvloer, zoals pesten, seksuele intimidatie en agressie, kan aanzienlijke gevolgen hebben voor werknemers. Een vertrouwenspersoon is een belangrijk instrument in het voorkomen van dergelijke problemen. Door een veilige en open omgeving te bevorderen, helpen ze bij het verminderen van psychische klachten en conflicten op de werkvloer.

De rol uitgelegd

De rol van een vertrouwenspersoon is veelzijdig en omvat:

• Het bieden van een luisterend oor aan werknemers die geconfronteerd worden met ongewenst gedrag, zoals pesten, seksuele intimidatie, agressie of discriminatie.

• Het begeleiden en ondersteunen van getroffen werknemers bij het omgaan met de gevolgen van dergelijk gedrag.

• Het informeren van werknemers over mogelijke oplossingen en doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties indien nodig.

• Het assisteren bij het opstellen en implementeren van duidelijk beleid voor een veilige werkomgeving.

• Het adviseren van het management en leidinggevenden over hoe ze de werkvloer sociaal veilig kunnen houden.

Daarnaast doet een vertrouwenspersoon er alles aan om een informele sfeer te creëren waarin werknemers zich op hun gemak voelen om hun zorgen te delen. Een vertrouwenspersoon is een belangrijk onderdeel van de organisatiecultuur en draagt actief bij aan het waarborgen van een veilige en respectvolle werkomgeving.

Wat mag een vertrouwenspersoon niet doen?

Een vertrouwenspersoon heeft een belangrijke rol, maar er zijn ook beperkingen. Ze mogen geen:

• Juridisch advies geven, aangezien ze geen advocaten zijn.

• Beslissingen nemen over disciplinaire maatregelen tegen daders van ongewenst gedrag.

• Vertrouwelijke informatie delen zonder toestemming van de betrokken werknemer, tenzij er sprake is van een ernstige en directe dreiging—bijvoorbeeld als de politie ingeschakeld moet worden.

Nodige kwalificaties

Een vertrouwenspersoon moet zorgvuldig worden geselecteerd. Zowel een interne als externe vertrouwenspersoon kan effectief zijn, maar hij of zij moet voldoen aan de juiste kwalificaties—zoals bijvoorbeeld een voltooide opleiding vertrouwenspersoon. Een bedrijf ook een eigen medewerker intern opleiden. Hiernaast moet een vertrouwenspersoon de volgende eigenschappen hebben:

• Empathie: Een vertrouwenspersoon moet in staat zijn om zich in te leven in de gevoelens en ervaringen van anderen. Dit stelt hen in staat om begripvol en ondersteunend te zijn.

• Communicatieve vaardigheden: Uitstekende communicatievaardigheden zijn essentieel. Een vertrouwenspersoon moet in staat zijn om effectief te luisteren, vragen te stellen en informatie op een duidelijke en begrijpelijke manier over te brengen.

• Vertrouwelijkheid: Vertrouwenspersonen moeten de hoogste normen van vertrouwelijkheid handhaven, ze hebben namelijk een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat ze geen informatie mogen delen zonder toestemming van de betrokken werknemer, behalve in gevallen waarin er sprake is van een ernstige en directe dreiging. Bijvoorbeeld in een situatie waarin er wetten overschreden worden.

• Onpartijdigheid: Het is van vitaal belang dat een vertrouwenspersoon onpartijdig is en geen partij kiest in geschillen. Ze moeten alle werknemers op een eerlijke en gelijke manier behandelen.

• Kennis van wet- en regelgeving: Het begrip van de relevante wetten en regelgeving met betrekking tot arbeidsomstandigheden en ongewenst gedrag is belangrijk voor het begeleiden van werknemers en het handhaven van wettelijke naleving.

• Conflictbeheersing: Het vermogen om conflicten te herkennen en te beheren is van cruciaal belang. Een vertrouwenspersoon moet in staat zijn om te helpen bij het oplossen van geschillen op een vreedzame en constructieve manier.

• Betrokkenheid en beschikbaarheid: Een vertrouwenspersoon moet beschikbaar en betrokken zijn bij zijn of haar rol, zodat werknemers te allen tijde toegang hebben tot ondersteuning.
  
  Deze eigenschappen helpen bij het vervullen van de verantwoordelijke en gevoelige rol, en dragen bij aan het creëren van een veilige werkomgeving.

Verplichting voor werkgevers

Ja, in veel gevallen is een werkgever wettelijk verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit is om ervoor te zorgen dat werknemers een aanspreekpunt hebben voor het melden van ongewenst gedrag en andere stressoren.

Proactieve bijdrage

Door een vertrouwenspersoon in te schakelen, kan een werkgever proactief bijdragen aan het voorkomen van situaties waarin werknemers arbeidsongeschikt raken als gevolg van psychosociale arbeidsbelasting.

Werkgevers moeten op de hoogte zijn van de specifieke eisen die van toepassing zijn in hun rechtsgebied en industrie om aan wettelijke vereisten te voldoen en de werkomgeving veilig te houden.

Hoe vind je een vertrouwenspersoon?

Het vinden van de juiste vertrouwenspersoon voor je organisatie is een belangrijke stap in het creëren van een veilige werkomgeving. Hier zijn enkele stappen en overwegingen om je te helpen bij het selectieproces:

1. Bepaal de vereisten: Definieer de specifieke eigenschappen en kwalificaties die je zoekt in een vertrouwenspersoon. Deze kunnen onder andere empathie, vertrouwelijkheid en communicatieve vaardigheden omvatten. Maar ook andere specifieke eigenschappen, zoals bijvoorbeeld cultuursensitiviteit.

2. Intern of extern vertrouwenspersoon: Beslis of je voor een intern vertrouwenspersoon kiest of dat je liever een externe vertrouwenspersoon inschakelt. Beide opties hebben hun voordelen en nadelen. Voor sommige organisaties kan het zelfs voordelig zijn om een bedrijfsmaatschappelijk werker aan te stellen als vertrouwenspersoon, omdat ze specifieke vaardigheden en ervaring hebben in het omgaan met psychosociale belasting op de werkvloer.

3. Opleiding: Zorg ervoor dat de gekozen vertrouwenspersoon een geschikte opleiding heeft gevolgd. Er zijn specifieke opleidingen beschikbaar voor vertrouwenspersonen om hen voor te bereiden op hun rol. Het is ook mogelijk om een werknemer intern op te leiden.

4. Ervaring: Overweeg de ervaring van de kandidaat. Iemand met relevante ervaring in HR, counseling of conflictbeheersing kan een goede keuze zijn.

5. Betrokkenheid: De vertrouwenspersoon moet toegewijd zijn aan de rol en beschikbaar zijn voor werknemers die hulp nodig hebben.

6. Communicatie: Zorg ervoor dat de vertrouwenspersoon open en gemakkelijk toegankelijk is voor alle werknemers.

7. Beoordeling en evaluatie: Regelmatige evaluaties van de prestaties van de vertrouwenspersoon zijn belangrijk om de effectiviteit van deze rol te waarborgen.

Werkgevers kunnen een duidelijk beleid op stellen voor de vertrouwenspersoon, waarin hun rol, verantwoordelijkheden en de procedures voor het omgaan met klachten en meldingen gedetailleerd worden beschreven.

Het vinden van de juiste vertrouwenspersoon kan wat tijd kosten, maar het is een waardevolle investering in de welzijns- en veiligheidscultuur van je organisatie.

Conclusie

Een vertrouwenspersoon speelt een kritieke rol bij het handhaven van een sociaal veilige werkomgeving. Werkgevers moeten zich bewust zijn van de wettelijke verplichtingen en richtlijnen met betrekking tot deze functie, en zorgvuldig overwegen wie de juiste persoon voor deze functie is.

Door te investeren in een vertrouwenspersoon dragen organisaties bij aan het welzijn van hun werknemers en verminderen ze het risico op problemen op de werkvloer.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen