Meester worden in een planning maken: gids voor werkgevers

Wat is een planning maken?

Een planning maken voor personeel is het zorgvuldig organiseren van werkschema's van je team, waarbij je rekening houdt met hun beschikbare dagen, afwezigheid zoals vakantie of ziekte, en de behoeften van het bedrijf. Het is een dynamisch proces waarbij je een haalbare planning maakt, aangepast aan de capaciteiten en beperkingen van je personeel. Dit omvat het maken van weekplanningen waarin je bepaalt welke medewerkers op welke dagen ingedeeld kunnen worden en voor welke taken. Wist je dat een werkgever die een goede planning maakt,  beter wordt gewaardeerd door het personeel?

Waarom is een planning maken waardevol?

Het maken van een personeelsplanning is van onschatbare waarde, omdat het je in staat stelt om effectief te beheren wie, wanneer beschikbaar is voor werk. Dit proces helpt bij het vooruit plannen voor vakantiedagen, ziekteverlof en andere afwezigheden, waardoor je altijd een compleet team hebt om de werklast aan te kunnen. Een zorgvuldige planning zorgt ervoor dat alle belangrijke taken gedekt zijn, zonder dat iemand overbelast raakt.

Daarnaast biedt een doordachte personeelsplanning duidelijkheid en structuur voor je teamleden. Ze weten precies wanneer ze moeten werken en kunnen hun persoonlijke afspraken hieromheen plannen. Dit verhoogt de tevredenheid en vermindert de kans op last-minute wijzigingen die de workflow kunnen verstoren.

Goed personeelsbeheer door middel van planning vermindert ook stress en verhoogt de productiviteit, omdat medewerkers niet constant bezig zijn met vragen over hun roosters of zorgen maken over onverwachte dubbelboekingen.

Voordelen planning maken

1. Overzichtelijkheid: Creëert duidelijkheid over beschikbaarheid en voorkomt dubbelboekingen.

2. Efficiëntie: Zorgt voor een optimale inzet van personeel op basis van hun vaardigheden en beschikbare dagen.

3. Stressreductie: Minder last-minute wijzigingen en onduidelijkheden leiden tot lagere stressniveaus bij zowel management als personeel.

4. Verbeterde productiviteit: Door een duidelijke taakverdeling en planning kunnen taken efficiënter worden uitgevoerd.

5. Teamprestatie: Bevordert samenwerking en verhoogt de algemene tevredenheid en moraal binnen het team.

6. Werk-privé balans: Helpt medewerkers hun werk en persoonlijk leven beter te organiseren.

7. Deadline management: Verhoogt de kans dat projecten en taken op tijd worden afgerond.

8. Flexibiliteit: Maakt het makkelijker om te reageren op onvoorziene omstandigheden, zoals ziekte of noodgevallen.

Het maken van een planning

Bij het maken van een planning voor je personeel, begin je met het in kaart brengen van alle beschikbare dagen, rekening houdend met mogelijke vakanties en verwachte ziekteperiodes. Het is belangrijk een realistisch beeld te hebben van wie wanneer beschikbaar is. Vervolgens, maak je onderscheid tussen de verschillende taken die uitgevoerd moeten worden, prioriteer je deze op basis van urgentie en wijs je ze toe aan de geschikte medewerkers.

Gebruik een online planningstool, zoals Shiftbase, om dit proces te vergemakkelijken en zorg voor duidelijke communicatie met je team. Update de planning regelmatig om in te spelen op onverwachte zaken, zoals onverwachte kosten of wijzigingen in beschikbaarheid. Dit zorgt voor flexibiliteit en houdt de planning haalbaar.

Moedig wekelijkse reflectie aan binnen je team om te bespreken hoe de planning verloopt en waar verbeteringen mogelijk zijn. Dit kan helpen om de persoonlijke effectiviteit te verhogen en zorgt ervoor dat iedereen bijdraagt aan het gemeenschappelijke doel.

Tips voor een goede planning

Een goede planning maken voor jouw bedrijf kost tijd en het helpt om te blijven oefenen en reflecteren. Hier hebben wij praktisch toepasbare tips om in één oogopslag een goede planning te kunnen maken die de moeite waard is:

1. Start met een duidelijk doel: Bepaal wat je met je planning wilt bereiken. Dit helpt bij belangrijke zaken en prioriteiten op orde te hebben.

2. Ken je team: Weet welke dagen je personeel kan werken en houd rekening met hun vakantiedagen en mogelijke ziekteverzuim.

3. Wees realistisch: Bepaal hoeveel tijd er op een dag gewerkt moet worden. Maak een haalbare planning door werknemers zo min mogelijk overuren te geven, tenzij het nodig is.

4. Communicatie: Houd je team op de hoogte van de planning en eventuele wijzigingen. Goede communicatie zorgt voor duidelijkheid en vermindert verwarring.

5. Flexibiliteit: Sta open voor aanpassingen in de planning. Dit is belangrijk voor het omgaan met onvoorziene omstandigheden.

6. Gebruik tools: Maak gebruik van online planningstools, zoals Shiftbase, voor een betere organisatie en toegankelijkheid van je planning. Een online planning is een eenvoudig systeem voor personeel en vermindert stress doordat je niet overal de uren op hoeft te schrijven.

7. Regelmatige revisie: Evalueer je planning regelmatig om te zien waar verbeteringen mogelijk zijn en om de voortgang te volgen. Probeer afgelopen week als voorbeeld te gebruiken. Ging het goed of ging het fout? Zo ben je beter voorbereid voor de komende week.

8. Balans: Zorg voor een goede balans tussen werk en rusttijden om oververmoeidheid te voorkomen.

9. Leer van ervaring: Gebruik eerdere ervaringen om toekomstige planningen te verbeteren en optimaliseren.

Wat is beter: een weekplanning of een maandplanning?

Bij het maken van een planning voor je personeel, is het belangrijk om te overwegen of een weekplanning of een maandplanning beter past bij de behoeften van jouw team en bedrijf. Een weekplanning biedt meer flexibiliteit en is makkelijker aan te passen aan onverwachte veranderingen, zoals ziekte of dringende taken. Het stelt je in staat om kort op de bal te spelen en snel te reageren op de dynamiek van de werkvloer. Weekplanningen zijn ideaal voor het stellen van korte termijn prioriteiten en het bijhouden van voortgang op kleinere projecten of taken.

Aan de andere kant, een maandplanning geeft een breder overzicht en helpt bij het plannen voor voldoende ruimte. Maandplanningen zijn bijzonder nuttig voor het inplannen van vakantiedagen, persoonlijke dagen en het voorzien in een lange termijn structuur.

De keuze tussen een weekplanning maken en een maandplanning maken hangt af van je bedrijfsactiviteiten en de behoeften van je personeel. Een combinatie van beide kan ook een effectieve benadering zijn: gebruik een maandplanning voor het algemene overzicht en lange termijn doelen, en een weekplanning voor meer gedetailleerde, dag-tot-dag uren en aanpassingen (zoals overuren).

Hoe maak ik een planning? Vermijd deze fouten

Bij het maken van een planning, start je met een helder overzicht van alle medewerkers, hun beschikbare dagen, en eventuele vakantie- of ziektedagen. Het is belangrijk om elke stap zorgvuldig te overwegen en gemeenschappelijke valkuilen te vermijden:

1. Onderschatting van tijd: Wees realistisch over hoeveel uren iemand per week werkt en wat er aangegeven staat op zijn of haar contract. Voorkom het te strak inplannen van uren en laat ruimte over voor onverwachte gebeurtenissen.

2. Vergeten van pauzes en rust: Zorg ervoor dat je planning niet alleen werkuren bevat, maar ook voldoende pauzes. Dit bevordert de productiviteit en voorkomt oververmoeidheid.

3. Niet communiceren: Deel de planning met alle betrokkenen en sta open voor feedback. Goede communicatie vermindert misverstanden en verbetert de teamgeest.

4. Vasthouden aan een rigide schema: Wees flexibel en sta klaar om je planning aan te passen als dat nodig is. Flexibiliteit is essentieel voor een haalbare planning.

5. Verwaarlozing van individuele capaciteiten: Houd rekening met de unieke vaardigheden en limieten van elk teamlid bij het toewijzen van werkuren.

Conclusie

Het maken van een doeltreffende planning is een sleutelcomponent van succesvol time management binnen je organisatie. Een goed geconstrueerde agenda helpt bij het stroomlijnen van processen, het verduidelijken van verantwoordelijkheden en het optimaliseren van de inzet van je team. Door te leren hoe je een goede planning maakt, maximaliseer je de kostbare tijd van iedereen en zorg je ervoor dat alle taken gepland staan en efficiënt worden uitgevoerd.

Een effectieve planning houdt rekening met de beschikbare dagen van personeel en past zich aan wanneer iemand niet kan worden ingedeeld vanwege vakantie of ziekte. Dit vergt flexibiliteit en een duidelijke communicatie om te zorgen dat elke dag zelf productief is en blijft, ondanks onvoorziene omstandigheden.

Onthoud dat bij het plannen, een evenwichtige aanpak het beste werkt. Door een helder overzicht te behouden en regelmatig je planning te beoordelen en aan te passen, zorg je voor een werkomgeving waarin iedereen kan floreren. Gebruik de verkregen inzichten en feedback om je planningstechnieken voortdurend te verfijnen en de persoonlijke effectiviteit en tevredenheid van je team te verhogen.