De kunst van het out of office bericht

Wat is een out of office bericht?

Een out of office bericht, ook wel bekend als een afwezigheidsbericht of automatisch antwoord, is een e-mailbericht dat automatisch wordt verzonden naar de afzender van een binnenkomende e-mail wanneer je niet beschikbaar bent om deze te beantwoorden. Dit kan zijn omdat je op vakantie gaat, te maken hebt met een burn-out, ziek bent of vanwege een andere reden afwezig bent.

Het doel van een out of office bericht is om de afzender te informeren dat je hun e-mail niet direct kunt lezen of beantwoorden. In dit bericht kun je ook belangrijke informatie delen, zoals de verwachte duur van je afwezigheid, een telefoonnummer of e-mailadres van een collega voor dringende zaken, en eventueel een alternatief contactpunt voor minder dringende vragen. Op deze manier weet de ontvanger dat hun bericht is ontvangen, maar dat er enige vertraging kan zijn in je reactie.

Een goed opgesteld out of office bericht zorgt ervoor dat binnenkomende berichten op een professionele manier worden afgehandeld en dat collega's, klanten en andere contacten op de hoogte zijn van je afwezigheid. Hierdoor kunnen zij hun verwachtingen bijstellen en indien nodig contact opnemen met een naam of telefoonnummer van een collega voor dringende zaken.

Waarom zou je de out of office assistent inschakelen?

Er zijn verschillende situaties waarin je de out of office assistent zou moeten inschakelen om automatische antwoorden te verzenden. Dit helpt je om duidelijk te communiceren met je contacten en hen op de hoogte te stellen van je afwezigheid. Hieronder bespreken we enkele veelvoorkomende redenen om de out of office assistent in te schakelen:

Afwezig vanwege vakantie

Wanneer je op vakantie gaat, is het belangrijk om je contacten te laten weten dat je gedurende een bepaalde periode niet beschikbaar bent. Een out of office bericht zorgt ervoor dat je tijdens je vakantie kunt ontspannen zonder je zorgen te maken over het missen van belangrijke e-mails of dringende zaken.

Afwezig vanwege ziekte

Als je ziek bent en niet in staat bent om te werken, is het essentieel om collega's en anderen te informeren over je afwezigheid. Dit voorkomt dat mensen blijven wachten op een reactie en stelt hen in staat om, indien nodig, contact op te nemen met een andere collega.

Afwezig vanwege een persoonlijke situatie

Er kunnen situaties zijn waarin je vanwege persoonlijke omstandigheden afwezig moet zijn, zoals het overlijden van een naaste of een andere noodsituatie. Het instellen van een out of office bericht zorgt ervoor dat mensen op de hoogte zijn van je situatie en begrijpen dat je mogelijk niet in staat bent om direct te reageren.

Afwezig vanwege zwangerschapsverlof

Tijdens zwangerschapsverlof ben je voor een langere periode afwezig. Het is belangrijk om contacten te informeren over je afwezigheid en te zorgen dat ze weten bij wie ze terecht kunnen voor dringende vragen of lopende projecten.

Kortdurend afwezig, niet storen

Er zijn momenten waarop je kortdurend afwezig bent en niet gestoord wilt worden, bijvoorbeeld tijdens een belangrijke vergadering of een evenement. Door een out of office bericht in te stellen, informeer je contacten over je tijdelijke onbereikbaarheid.

Als de medewerker niet meer voor het bedrijf werkt

Wanneer een medewerker niet langer voor het bedrijf werkt, kan het nuttig zijn om een out of office bericht in te stellen om contacten door te verwijzen naar een andere collega of afdeling. Dit zorgt ervoor dat belangrijke e-mails en vragen niet verloren gaan en dat er continuïteit is in de communicatie.

Een handleiding voor het opstellen van een out of office bericht, stap voor stap.

Het opstellen van een effectief en professioneel out of office bericht is cruciaal om duidelijk te communiceren met je contacten en hen op de hoogte te stellen van je afwezigheid. Volg deze stappen om een out of office bericht op te stellen:

• Titel
  Kies een duidelijke en informatieve titel voor je out of office bericht. De titel moet aangeven dat je afwezig bent en dat het een automatisch antwoord betreft. Bijvoorbeeld: "Automatisch antwoord: afwezig van [begindatum] tot [einddatum]".
• Aanhef
  Begin je bericht met een beleefde aanhef, zoals "Beste mailer" of "Geachte heer/mevrouw". Dit zorgt ervoor dat het bericht professioneel en respectvol overkomt.
• Benoem afwezige periode
  Vermeld duidelijk de periode waarin je afwezig zult zijn, zodat de ontvanger weet hoe lang het kan duren voordat je weer in staat bent om te reageren. Bijvoorbeeld: "Vanwege mijn vakantie ben ik afwezig van [begindatum] tot [einddatum]."
• Vermeld wat wél mogelijk is
  Geef aan wat de ontvanger kan verwachten tijdens je afwezigheid. Als er een collega is die je e-mail bijhoudt of je taken overneemt, vermeld dan hun naam, telefoonnummer en e-mailadres voor dringende zaken. Bijvoorbeeld: "Voor dringende vragen kunt u contact opnemen met mijn collega [naam collega] via [emailadres collega] of [telefoonnummer collega]."
• Afsluiting
  Sluit je bericht af met een vriendelijke groet en eventueel een bedankje voor het begrip. Bijvoorbeeld: "Alvast bedankt voor uw begrip en ik zal zo snel mogelijk reageren bij mijn terugkomst. Met vriendelijke groet, [jouw naam]."

Door deze stappen te volgen, kun je een professioneel en effectief out of office bericht opstellen dat de ontvanger informeert over je afwezigheid en hen de nodige informatie geeft om eventueel contact op te nemen met een collega voor dringende zaken.

Aandachtspunten bij out of office berichten opstellen:

Bij het opstellen van een out of office bericht zijn er enkele aandachtspunten die je in overweging moet nemen om ervoor te zorgen dat je bericht effectief en professioneel is. Hier zijn drie belangrijke aandachtspunten:

Wacht niet tot het laatste moment

Stel je out of office bericht ruim van tevoren in, zodat je voldoende tijd hebt om het bericht zorgvuldig op te stellen en te controleren. Hierdoor voorkom je dat je gehaast een bericht opstelt op het moment dat je al afwezig bent, waardoor je mogelijk belangrijke informatie mist of onduidelijkheden creëert.

Geef het altijd een persoonlijk tintje

Hoewel een out of office bericht automatisch wordt verzonden, is het belangrijk om het bericht toch enigszins persoonlijk te maken. Dit kan door het gebruik van een vriendelijke toon, het benoemen van de specifieke reden voor je afwezigheid (bijvoorbeeld vakantie of ziekte), en het aanbieden van alternatieve contactmogelijkheden, zoals een telefoonnummer of e-mailadres van een collega voor dringende zaken. Een persoonlijk tintje zorgt ervoor dat het bericht minder formeel en onpersoonlijk aanvoelt.

Werk jouw out of office niet tegen

Zorg ervoor dat je out of office bericht je niet tegenwerkt door duidelijk te zijn over de verwachtingen en grenzen tijdens je afwezigheid. Vermijd bijvoorbeeld het beloven dat je je e-mails regelmatig zult controleren als je dat niet echt van plan bent. Dit kan leiden tot verwarring en frustratie bij de ontvanger, die mogelijk op een snellere reactie rekent dan je kunt bieden. Wees eerlijk en duidelijk over wat men kan verwachten tijdens je afwezigheid, zodat iedereen op de hoogte is en begrip kan opbrengen voor de situatie.

Door rekening te houden met deze aandachtspunten, zorg je ervoor dat je out of office bericht effectief, professioneel en duidelijk is, en dat het bijdraagt aan een soepele communicatie tijdens je afwezigheid.

Voorbeelden van een out of office berichten

Hier zijn enkele voorbeelden van out of office berichten bij vakantie. Deze voorbeelden kunnen je helpen bij het opstellen van je eigen bericht.

Voorbeeld out of office bericht bij vakantie

Voorbeeld 1

Onderwerp: Automatisch antwoord: Op vakantie van [begindatum] tot [einddatum]

Beste mailer,

Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel op vakantie van [begindatum] tot [einddatum] en zal tijdens deze periode beperkt toegang hebben tot mijn e-mails. Hierdoor kan mijn reactie enige vertraging oplopen.

Voor dringende zaken kun je contact opnemen met mijn collega [naam collega] via [emailadres collega] of [telefoonnummer collega].

Ik zal mijn best doen om zo snel mogelijk na mijn terugkomst op je bericht te reageren. Alvast bedankt voor je begrip.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]

Voorbeeld 2

Onderwerp: Automatisch antwoord: Afwezig vanwege vakantie van [begindatum] tot [einddatum]

Geachte heer/mevrouw,

Dank je wel voor je bericht. Ik ben momenteel op vakantie en afwezig van [begindatum] tot [einddatum]. Gedurende deze tijd zal ik geen e-mails lezen of beantwoorden.

Mocht je dringende vragen hebben, neem dan gerust contact op met mijn collega [naam collega] via [emailadres collega] of [telefoonnummer collega]. Voor minder dringende zaken zal ik na mijn terugkomst zo snel mogelijk reageren.

Bedankt voor je begrip en ik wens je een prettige dag.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]

Voorbeeld out of office bericht bij ziekte

Voorbeeld 1

Onderwerp: Automatisch antwoord: Afwezig vanwege ziekte

Geachte afzender,

Bedankt voor je e-mail. Helaas ben ik momenteel ziek en niet in staat om te werken. Hierdoor kan het zijn dat mijn reactie op je bericht enige vertraging oploopt.

Voor dringende zaken kun je contact opnemen met mijn collega [naam collega] via [emailadres collega] of [telefoonnummer collega].

Ik zal proberen zo snel mogelijk na mijn herstel op je bericht te reageren. Alvast bedankt voor je begrip.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]

Voorbeeld 2

Onderwerp: Automatisch antwoord: Tijdelijk afwezig wegens ziekte

Geachte heer/mevrouw,

Dank je wel voor je bericht. Vanwege ziekte ben ik momenteel afwezig en niet in staat om mijn e-mails te lezen of beantwoorden.

In geval van dringende vragen, neem gerust contact op met mijn collega [naam collega] via [emailadres collega] of [telefoonnummer collega]. Voor minder dringende zaken zal ik na mijn terugkomst zo snel mogelijk reageren.

Bedankt voor je begrip en ik wens je een prettige dag.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]

Voorbeeld out of office bericht bij niet meer werkzaam

Voorbeeld 1

Onderwerp: Automatisch antwoord: Niet langer werkzaam bij [bedrijfsnaam]

Beste mailer,

Bedankt voor je e-mail. Ik ben niet langer werkzaam bij [bedrijfsnaam]. Voor dringende zaken of vragen met betrekking tot mijn voormalige functie, neem contact op met [naam collega] via [emailadres collega] of [telefoonnummer collega].

Excuses voor het eventuele ongemak en bedankt voor je begrip.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]

Voorbeeld 2

Onderwerp: Automatisch antwoord: [jouw naam] is niet meer werkzaam bij [bedrijfsnaam]

Geachte heer/mevrouw,

Dank je wel voor je bericht. Ik wil je informeren dat ik niet meer werkzaam ben bij [bedrijfsnaam]. Voor vragen of dringende zaken, neem alstublieft contact op met [naam collega] via [emailadres collega] of [telefoonnummer collega].

Dank je wel voor je begrip en ik wens je een prettige dag.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]

Conclusie: Het belang van effectieve out of office berichten voor naadloze communicatie

Het opstellen van een effectief en professioneel out of office bericht is essentieel voor het waarborgen van een soepele communicatie tijdens je afwezigheid. Of je nu op vakantie gaat, ziek bent, of niet meer werkzaam bent bij een bedrijf, het is belangrijk om duidelijk te communiceren over je afwezigheid en alternatieve contactopties te bieden. Door de aandachtspunten in dit artikel te volgen en de voorbeelden als leidraad te gebruiken, kun je een persoonlijk en effectief out of office bericht opstellen dat past bij jouw situatie. Hierdoor zullen zowel jij als de ontvangers van je bericht profiteren van een betere communicatie en duidelijke verwachtingen, zodat je met een gerust hart even afstand kunt nemen van je inbox.