Je bedrijf op z'n best met de juiste organisatiestructuur

Wat is een organisatiestructuur?

Een organisatiestructuur is de wijze waarop taken, verantwoordelijkheden en autoriteit binnen een organisatie zijn verdeeld en georganiseerd. Het is de blauwdruk die bepaalt hoe de organisatie is opgebouwd en hoe de verschillende afdelingen, teams en individuen binnen de organisatie met elkaar samenwerken.

Een effectieve organisatiestructuur zorgt voor een duidelijke afbakening van taken en verantwoordelijkheden, waardoor er geen verwarring ontstaat over wie wat moet doen en wie er verantwoordelijk is voor bepaalde beslissingen. Dit zorgt ervoor dat taken efficiënter kunnen worden uitgevoerd en dat de productiviteit toeneemt.

Is een organisatiestructuur nodig?

De meeste bedrijven hebben absoluut baat bij de structuur die het biedt. Andere voordelen zijn:

Definitie van rollen binnen de organisatie

Een organisatiestructuur biedt duidelijkheid over de rollen en verantwoordelijkheden van elke persoon binnen de organisatie. Hierdoor weet iedereen wat van hem of haar wordt verwacht, wat de onderlinge verhoudingen zijn en welke doelen er moeten worden bereikt. Dit voorkomt verwarring en conflicten en zorgt voor een efficiënte uitvoering van taken.

Afstemming van doelen

Een organisatiestructuur zorgt ervoor dat de doelen van de organisatie en individuele medewerkers op elkaar zijn afgestemd. Dit zorgt ervoor dat alle medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht en hoe zij bijdragen aan de grotere doelen van de organisatie.

Dit vergroot de betrokkenheid en motivatie van medewerkers en zorgt voor een betere prestatie van de organisatie als geheel.

Cultuurontwikkeling

Een organisatiestructuur beïnvloedt de cultuur van een organisatie en de manier waarop medewerkers met elkaar omgaan. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een open of gesloten cultuur, een bureaucratische of informele sfeer, of een focus op teamwork of individuele prestaties.

Een goede organisatiestructuur kan helpen om een cultuur te ontwikkelen die past bij de doelen en waarden van de organisatie.

Productiviteit

Een goed ontworpen organisatiestructuur kan de productiviteit van een organisatie verhogen. Doordat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn gedefinieerd en medewerkers goed zijn afgestemd op de doelen van de organisatie, wordt er efficiënter gewerkt en kunnen beslissingen sneller worden genomen.

Dit verhoogt de productiviteit en kan leiden tot een hogere output en winstgevendheid van de organisatie.

Efficiëntie

Een goed ontworpen organisatiestructuur kan de efficiëntie van een organisatie verhogen. Door de rollen en verantwoordelijkheden goed af te bakenen, kunnen taken efficiënter worden uitgevoerd en kunnen knelpunten en inefficiënties worden geïdentificeerd en opgelost.

Betere besluitvorming

Een goed ontworpen organisatiestructuur kan bijdragen aan een betere besluitvorming binnen de organisatie.

Doordat er duidelijke lijnen van verantwoordelijkheid en communicatie zijn, kunnen beslissingen sneller en beter worden genomen. Dit verhoogt de flexibiliteit en slagvaardigheid van de organisatie.

Hoe ziet een organisatiestructuur eruit?

Een organisatiestructuur kan op verschillende manieren worden vormgegeven, afhankelijk van de doelstellingen en behoeften van de organisatie. Er zijn diverse soorten formele organisatievormen, waarbij zowel de organisatie van de productie als de invulling van de personele structuur van belang zijn. Hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden van formele organisatievormen:

Organigram

Het organigram is een visuele weergave van de hiërarchie en taken binnen de organisatie. Het toont wie er aan wie rapporteert en wie verantwoordelijk is voor welke taken. Het organigram is vaak opgesteld in de vorm van een hiërarchische boomstructuur, waarbij de top van de organisatie bovenaan staat en de ondergeschikte afdelingen en functies daaronder zijn weergegeven.

Horizontale structurering

Een horizontale of platte organisatiestructuur omvat verschillende organisatiestructuren die minder hiërarchisch zijn dan de traditionele organisatiestructuren. Enkele voorbeelden zijn:

• Lijn- of lijn-staforganisatie: Dit is is een van de eenvoudigste soorten organisatiestructuren en de meest voorkomende vorm van horizontale structurering. Hierbij is er een duidelijke hiërarchie en is een gespecialiseerde staffunctionaris
  verantwoordelijk voor het behalen van de strategische doelstellingen. De stafmedewerkers ondersteunen de lijnverantwoordelijke en geven advies.

• Divisie: Een organisatie met meerdere divisies kan een aparte divisie hebben voor elke productlijn of dienst. Elke divisie heeft zijn eigen lijnstructuur en rapporteert aan de top van de organisatie.

• Matrix: Bij een matrixstructuur werken medewerkers in teams die verantwoordelijk zijn voor specifieke projecten of taken. Deze teams worden geselecteerd op basis van hun vaardigheden en kennis. Er kan sprake zijn van een dubbele hiërarchie, waarbij de medewerkers zowel rapporteren aan hun teamleider als aan hun afdelingshoofd.

• Netwerk: In een netwerkstructuur werkt de organisatie samen met externe partijen, zoals leveranciers, distributeurs of aannemers. De organisatie is hierbij meer gericht op samenwerking en minder op hiërarchie.

Macht en afhankelijkheid

De macht en afhankelijkheid binnen een organisatie zijn afhankelijk van de organisatiestructuur. Bij hiërarchische organisaties is de macht gecentraliseerd en zijn beslissingen beperkt tot het topmanagement. In een gedecentraliseerde organisatiestructuur hebben medewerkers meer autonomie en invloed op de besluitvorming.

De organisatiestructuren volgens Mintzberg

Henry Mintzberg is een bekende managementwetenschapper die bekend staat om zijn bijdragen aan het begrijpen van organisatiestructuren. Hij beschrijft in zijn boek The Structuring of Organizations (1979) zeven configuraties van organisatietypes, die elk in verschillende situaties passend zijn. Voordat we deze configuraties beschrijven, zullen we de zes organisatieonderdelen die Mintzberg beschrijft, uitleggen.

De 6 organisatieonderdelen

De strategische top: De strategische top bestaat uit de hoogste leiders van de organisatie, die verantwoordelijk zijn voor het bepalen van de algemene strategie van de organisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de lange termijn doelen van de organisatie en het bepalen van de richting waarin de organisatie zich ontwikkelt.

De middenlijn: De middenlijn is verantwoordelijk voor de implementatie van de strategie van de organisatie en het coördineren van de activiteiten tussen de verschillende afdelingen. De middenlijn bestaat uit managers en teamleiders die rapporteren aan de strategische top.

De uitvoerende kern: De uitvoerende kern omvat de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de primaire activiteiten van de organisatie, zoals productie, verkoop of dienstverlening. Deze medewerkers vormen de ruggengraat van de organisatie en zijn cruciaal voor het succes van de organisatie.

De technostructuur: De technostructuur bestaat uit de specialisten die verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen en beheren van de systemen en procedures die de organisatie gebruikt. Deze specialisten zijn vaak te vinden op afdelingen zoals IT, HR, kwaliteitscontrole of financiën.

De ondersteunende staf: De ondersteunende staf bestaat uit medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het ondersteunen van de primaire activiteiten van de organisatie. Dit omvat functies zoals administratie, beveiliging of facilitair management.

De ideologie: De ideologie omvat de waarden en overtuigingen van de organisatie en de manier waarop deze worden uitgedragen en gecommuniceerd naar de medewerkers en stakeholders.

De 6 coördinatiemechanismen van Mintzberg

Naast de zes organisatieonderdelen heeft Mintzberg ook zes coördinatiemechanismen beschreven die organisaties kunnen gebruiken om de verschillende onderdelen te coördineren. Deze coördinatiemechanismen worden gebruikt om de onderdelen te verbinden en ervoor te zorgen dat de organisatie als geheel effectief functioneert.

Direct toezicht: Direct toezicht verwijst naar de controle die een manager uitoefent over een werknemer of groep werknemers. Dit wordt vaak gebruikt in kleine organisaties of bij het managen van routinematige taken.

Wederzijdse aanpassing: Wederzijdse aanpassing is de coördinatie van activiteiten tussen twee of meer afdelingen door communicatie en overleg. Het wordt vaak gebruikt in organisaties waar de verschillende onderdelen sterk afhankelijk zijn van elkaar.

Standaardisatie van werkprocessen: Standaardisatie van werkprocessen is het vastleggen van de werkwijze en procedures voor specifieke taken of functies. Dit mechanisme wordt vaak gebruikt in organisaties waar herhaalbare taken worden uitgevoerd, zoals productieprocessen.

Standaardisatie van resultaten: Standaardisatie van resultaten is gericht op het behalen van specifieke resultaten of doelen en het meten van de prestaties op basis van deze resultaten. Dit mechanisme wordt vaak gebruikt in organisaties waar het belangrijk is om de output te meten, zoals in sales- of marketingafdelingen.

Standaardisatie van kennis en vaardigheden: Standaardisatie van kennis en vaardigheden verwijst naar de standaardisatie van de kennis en vaardigheden die vereist zijn voor bepaalde functies of taken. Dit mechanisme wordt vaak gebruikt in organisaties waar medewerkers bepaalde vaardigheden of kennis moeten hebben om hun taken uit te voeren, zoals in technische functies.

Standaardisatie van normen: Standaardisatie van normen verwijst naar de standaardisatie van gedrags- en prestatienormen voor medewerkers. Dit mechanisme wordt vaak gebruikt in organisaties waar gedrag en prestaties een belangrijke rol spelen, zoals in servicegerichte organisaties.

De 7 organisatiestructuurmodellen

Mintzberg beschrijft in zijn boek The Structuring of Organizations (1979) zeven verschillende organisatiestructuurmodellen die elk geschikt zijn voor specifieke situaties. Hieronder worden de zeven modellen beschreven:

De eenvoudige structuur: Dit is de meest basale en informele organisatiestructuur. De organisatie wordt geleid door een enkele persoon die alle belangrijke beslissingen neemt en er is weinig of geen hiërarchie. Deze structuur wordt vaak gebruikt in kleine organisaties of in opstartfases.

De machinebureaucratie: Dit is een strak gestructureerde en hiërarchische organisatie, waarbij de nadruk ligt op regels, procedures en efficiëntie. Het management houdt strikt toezicht op de werknemers en besluitvorming vindt voornamelijk top-down plaats.

De professionele bureaucratie: Deze organisatie is gebaseerd op een hiërarchie van professionele kennis. Medewerkers hebben vaak specifieke expertise, zoals artsen of advocaten. Het management laat deze werknemers relatief veel vrijheid in hun werk, en er is vaak weinig hiërarchie.

De divisiestructuur: Deze organisatie bestaat uit verschillende divisies of afdelingen die allemaal een specifieke functie hebben, zoals productie of verkoop. Elke divisie of organisatie eenheid heeft zijn eigen managementstructuur en doelen, die aansluiten bij de algemene doelen van de organisatie.

De adhocratie: Dit is een flexibele organisatie die zich richt op het snel ontwikkelen en implementeren van nieuwe producten of diensten. Er is weinig hiërarchie en werknemers werken in teams om projecten te voltooien.

De missionaire organisatie: Deze organisatie richt zich op een specifiek doel, zoals liefdadigheidswerk of politieke campagnes. Er is meestal geen hiërarchie en beslissingen worden genomen op basis van consensus.

De politieke arena: Deze organisatie wordt gekenmerkt door een hoog niveau van interne concurrentie en politieke manoeuvres. Beslissingen worden vaak genomen op basis van de persoonlijke belangen van de betrokkenen, en de hiërarchie is vaak onduidelijk.

De beste organisatiestructuur voor jouw organisatie

Er is geen "beste" organisatiestructuur" die voor alle organisaties werkt. Het kiezen van de juiste organisatiestructuur is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de grootte van de organisatie, de branche, de bedrijfscultuur en de doelstellingen. Bij het kiezen van de juiste organisatiestructuur moet je rekening houden met de specifieke behoeften van de organisatie en de belangrijkste doelstellingen.

In dezelfde richting

Het is belangrijk om de rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie te definiëren, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht en hoe hun bijdrage past in de grotere doelen van de organisatie. Daarnaast moeten de doelstellingen van de organisatie en de individuele werknemers op elkaar worden afgestemd om ervoor te zorgen dat iedereen in de organisatie in dezelfde richting werkt.

Conclusie

Een effectieve organisatiestructuur kan op verschillende manieren bijdragen aan het succes van een organisatie, zoals het verhogen van efficiëntie, productiviteit en betere besluitvorming.

Dit wordt bereikt door middel van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, afstemming van doelen, cultuurontwikkeling, verminderde bureaucratie en duidelijke communicatielijnen, en het gebruik van de juiste coördinatiemechanismen. Een goed ontworpen organisatiestructuur is van cruciaal belang om de doelstellingen van de organisatie te bereiken.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen