Onkostenvergoeding - van belasting tot thuiswerkvergoeding, zo werkt het

Wat is een onkostenvergoeding?

Een onkostenvergoeding, een belangrijk deel van secundaire arbeidsvoorwaarden, is een vergoeding die je als werkgever aan jouw werknemers geeft voor de kosten die zij maken in het kader van hun werkzaamheden.

Het gaat hierbij om kosten die de werknemer daadwerkelijk maakt en die een zakelijk karakter hebben. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, kosten voor zakelijk overleg, of kosten voor werkmateriaal. Het doel van de onkostenvergoeding is om ervoor te zorgen dat jouw werknemers niet opdraaien voor kosten die ze maken tijdens het uitvoeren van hun werk. Het is een vorm van compensatie die ervoor zorgt dat de werknemer geen loon hoeft in te leveren om deze kosten te dekken.

Er bestaat een breed scala aan onkostenvergoedingen, sommige zijn onbelast terwijl andere belast zijn. Dit hangt af van de aard van de vergoeding en de specifieke regels die de Belastingdienst hieromtrent heeft vastgesteld. Het correct verrekenen van deze vergoedingen is cruciaal om te voorkomen dat je als werkgever tegen een forse naheffing aanloopt.

Het verschil tussen onbelaste en belaste onkostenvergoedingen

Het begrijpen van de verschillen tussen onbelaste en belaste onkostenvergoedingen is essentieel voor een correcte en efficiënte loonadministratie.

Onbelaste onkostenvergoedingen

Onbelaste onkostenvergoedingen zijn vergoedingen die je als werkgever aan je werknemers kunt geven zonder dat hierover belasting of premies volksverzekeringen worden geheven. Dit kan zijn omdat ze vallen onder de zogenaamde 'gerichte vrijstellingen' binnen de werkkostenregeling, zoals de onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal €0,21 per kilometer, of omdat je de werkelijk gemaakte kosten vergoedt.

Als je kunt aantonen dat een vergoeding daadwerkelijk is voor kosten die de werknemer maakt voor het werk, dan kan deze onbelast worden verstrekt. Dit betekent dat je deze kosten niet hoeft op te tellen bij het belast loon van de werknemer en er dus geen loonbelasting en premies over hoeft af te dragen.

Belaste onkostenvergoedingen

Aan de andere kant hebben we belaste onkostenvergoedingen. Dit zijn vergoedingen die je aan je werknemers geeft voor bepaalde kosten die ze maken, maar die door de Belastingdienst als loon worden gerekend. Hierdoor worden er wel belasting en premies ingehouden.

Een voorbeeld hiervan is een vaste onkostenvergoeding waarbij niet specifiek wordt aangetoond dat deze vergoeding ziet op kosten die de werknemer maakt voor het werk. Indien er geen sprake is van gerichte vrijstellingen of als de vergoeding de werkelijke kosten overstijgt, zal de vergoeding belast worden. Het gaat hier vaak om kosten voor kleding (met uitzondering van de werkkleding), schoenen of persoonlijke verzorging. Ook vergoeding voor gebruik van een privételefoon valt hieronder.

Welke soorten onkostenvergoedingen zijn er?

Er bestaat een breed scala aan onkostenvergoedingen, afhankelijk van de aard van de kosten die een werknemer maakt. Het is belangrijk om als werkgever een goed inzicht te hebben in de verschillende soorten vergoedingen. We hebben hier enkele van de meest voorkomende voor je op een rijtje gezet.

1. Reiskostenvergoeding: Dit is een vergoeding voor de kosten die werknemers maken om naar hun vaste arbeidsplaats te reizen. Dit kan bijvoorbeeld een vergoeding zijn voor het gebruik van het openbaar vervoer of een kilometervergoeding voor werknemers die met hun eigen auto reizen.

2. Thuiswerkvergoeding: Met de toename van het thuiswerken, is de onbelaste thuiswerkvergoeding een steeds belangrijker onderdeel van de secundaire arbeidsvoorwaarden geworden. Het gaat hierbij om een vergoeding voor de extra kosten die een werknemer maakt bij het werken vanuit huis, zoals verwarming, elektriciteit en internetkosten.

3. Vergoeding voor zakelijk overleg: Dit is een vergoeding voor de kosten die gemaakt worden bij het voeren van zakelijke gesprekken buiten de vaste werkplek. Dit kan bijvoorbeeld een vergoeding zijn voor de huur van een vergaderlocatie of de kosten voor een zakelijke lunch.

4. Vergoeding voor beroepskleding en gereedschap: Dit is een vergoeding voor de kosten die werknemers maken voor kleding en gereedschap dat nodig is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden.

5. Studiekostenvergoeding: Dit is een vergoeding voor de kosten die werknemers maken voor opleiding en training om hun professionele vaardigheden te verbeteren.

Deze vergoedingen kunnen afhankelijk van de specifieke situatie onbelast of belast zijn. Het is belangrijk om je bewust te zijn van de regels van de Belastingdienst, zodat je de juiste soort vergoeding op de juiste manier kunt toepassen.

Onkostenvergoeding netto of bruto uitbetalen

Onbelaste onkostenvergoedingen worden netto uitbetaald. Dit betekent dat de werknemer het volledige bedrag van de vergoeding ontvangt zonder dat er belasting of premies zijn ingehouden. Dit komt doordat deze vergoedingen, zoals de naam al doet vermoeden, niet als loon worden beschouwd door de Belastingdienst. Denk hierbij aan de eerder genoemde onbelaste reiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer of een vergoeding voor werkelijk gemaakte kosten die aantoonbaar zijn.

Aan de andere kant worden belaste onkostenvergoedingen bruto uitbetaald. In dit geval wordt de vergoeding wel als loon gezien door de Belastingdienst en worden er belasting en premies over ingehouden voordat de vergoeding aan de werknemer wordt uitbetaald.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) is een regeling van de Belastingdienst die een belangrijke rol speelt bij het toekennen van vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Deze regeling geeft de werkgever de mogelijkheid om onbelaste vergoedingen aan werknemers te geven tot een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom, de zogenaamde 'vrije ruimte'.

Voor de WKR geldt een bepaalde vrije ruimte die je als werkgever kunt gebruiken voor onbelaste vergoedingen. In 2023 bedraagt deze vrije ruimte 1,7% van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18% over het meerdere. Je mag onbelaste vergoedingen verstrekken tot het totaal van deze vrije ruimte. Zolang je binnen de vrije ruimte blijft, hoeven er geen belasting en premies over deze vergoedingen te worden afgedragen.

Als je boven de vrije ruimte uitkomt, dan wordt het meerdere belast met een eindheffing van 80%. Daarom is het belangrijk om goed te monitoren hoeveel van de vrije ruimte al is gebruikt.

De werkkostenregeling geeft je dus mogelijkheid om vergoedingen op een fiscaal voordelige manier aan te bieden aan werknemers. Het goed begrijpen en toepassen van de WKR kan je helpen om een aantrekkelijke werkgever te zijn en tegelijkertijd te voldoen aan de fiscale regels.

Hoeveel thuiswerkvergoeding?

De hoogte van de thuiswerkvergoeding hangt af van de gemaakte afspraken tussen werkgever en werknemer en de daadwerkelijk gemaakte kosten. Er is geen vastgesteld bedrag voor een thuiswerkvergoeding, het is belangrijk om te kijken naar de werkelijke kosten die de werknemer maakt.

Een algemene richtlijn die vaak wordt gebruikt, is een vergoeding van ongeveer €2 per dag. Deze vergoeding is bedoeld voor de extra kosten die de werknemer maakt bij het werken vanuit huis, zoals verwarming, elektriciteit en internetkosten.

Een thuiswerkvergoeding is momenteel nog niet onbelast volgens de werkkostenregeling. Dit betekent dat de vergoeding onder de vrije ruimte valt en dus mogelijk belast kan zijn als deze ruimte overschreden wordt.

Onkostenvergoeding correct verrekenen

Correcte afhandeling van onkostenvergoedingen is cruciaal om een goede werkrelatie met je werknemers te onderhouden en te voldoen aan de fiscale regels. Hier volgen enkele stappen die je kunt nemen om dit te verzekeren:

Definieer wat als onkosten wordt beschouwd

Het is van belang om duidelijk aan te geven welke kosten als onkosten worden gezien en voor vergoeding in aanmerking komen. Dit kan variëren van reiskosten tot maaltijdvergoedingen tijdens zakelijk overleg.

Maak duidelijke afspraken

Communiceer de regels voor het declareren van onkosten helder naar je werknemers. Denk hierbij aan deadlines voor het indienen van declaraties en welke documentatie nodig is als bewijs van de gemaakte kosten.

Gebruik een gestandaardiseerd proces

Maak gebruik van HR-software of een gestandaardiseerd format voor het declareren van onkosten. Hierdoor kan je de kosten beter beheren en verloopt het proces soepeler voor zowel jou als je werknemers.

Verifieer de declaraties

Controleer altijd of de gedeclareerde kosten overeenkomen met de afspraken die je hebt gemaakt en of de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Een correcte en tijdige verificatie voorkomt misverstanden en houdt de kosten in de hand.

Betaal op tijd

Streef ernaar om de onkostenvergoedingen op tijd uit te betalen. Dit helpt om het vertrouwen van je werknemers te behouden en zorgt ervoor dat zij niet in financiële problemen komen door gemaakte zakelijke kosten.

HR-software voor onkostenvergoeding

Het beheren van onkostenvergoedingen kan een complex proces zijn, vooral in grote organisaties. Gelukkig zijn er verschillende HR-softwaretools beschikbaar die dit proces kunnen vereenvoudigen. Hier zijn enkele Nederlandse voorbeelden:

1. AFAS Software: Deze uitgebreide HRM- en Payroll-software maakt het mogelijk om gemakkelijk en efficiënt onkostenvergoedingen te verwerken. AFAS biedt ook integraties met andere bedrijfsprocessen, wat het een uitstekende keuze maakt voor uitgebreide bedrijfsmanagementbehoeften.

2. Exact Online: Exact is een veelzijdig softwarepakket dat ook een functie voor het beheer van onkostenvergoedingen biedt. Hiermee kunnen werknemers hun onkosten snel en eenvoudig declareren.

3. Buddee: Buddee biedt softwareoplossingen voor verschillende HR-processen, inclusief het beheer van onkostenvergoedingen. Het gebruiksvriendelijke platform van Buddee helpt je om eenvoudig en efficiënt je onkostenbeleid te beheren.

4. Nmbrs: Deze HR- en payroll-software stelt werknemers in staat om hun onkosten digitaal te declareren. Managers kunnen deze declaraties vervolgens eenvoudig beoordelen en goedkeuren.

5. E-HRM: Deze software helpt organisaties om hun HR-processen te stroomlijnen, inclusief het beheer van onkostenvergoedingen. Het platform biedt duidelijk overzicht en efficiënte verwerking van onkostenvergoedingen.

Het gebruik van HR-software kan een aanzienlijke impact hebben op de efficiëntie van je onkostenbeheer. Het kiezen van de juiste tool hangt af van de specifieke behoeften en het budget van je organisatie. Door de juiste software te gebruiken, kun je je concentreren op wat echt belangrijk is: het runnen van je bedrijf.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen