Is Lean Six Sigma de moeite waard?

Wat is Lean Six sigma?

Lean Six Sigma is een methodologie die gericht is op het verbeteren van processen. Het combineert twee essentiële benaderingen: Lean, gericht op het elimineren van verspilling, en Six Sigma, gericht op het verbeteren van kwaliteit. Lean Six Sigma ligt aan de basis van efficiëntie en kwaliteitsverbetering binnen organisaties.

Waar het op neerkomt, is dat Lean Six Sigma is ontworpen om je slimmer te leren werken, niet harder. Het doel ervan is om efficiëntie te vergroten en tegelijkertijd kosten te besparen.

De vraag is: 'Werkt Lean Six Sigma?', en dat doet het zeker. Het is een methode die wereldwijd succesvol wordt toegepast door kolossen van organisaties zoals General Electric, Xerox en Ford. Daarnaast wordt Lean Six Sigma in elke sector gebruikt—van fabrieken tot ziekenhuizen.

Waar komt de naam vandaan?

In 1986 is de Six Sigma-methode ontstaan bij Motorola in de VS. Het bedrijf had aardig wat marktaandeel verloren, en moest flinke veranderingen doorvoeren om te overleven. Dit deden ze door vooraf de uitkomsten van processen te voorspellen via metingen en statistieken, zodat elke stap in het proces zo min mogelijk variatie heeft.

De naam Six Sigma, komt van de statistische methoden die ze gebruikten. Motorola wilde de kans op fouten beperken tot 3.4 defecten per miljoen producten. Dit betekende een standaardafwijking (sigma) van drie keer boven en drie keer onder het gemiddelde: dus zes keer.

Het woord lean' refereert naar elke methode, maatregel of tool die helpt bij het identificeren en verminderen van verspilling.

Belangrijke termen: Black Belts en Green Belts

Een essentieel onderdeel van Lean Six Sigma is lean management. Dit wordt vaak gedaan door een Black Belt. Ondanks wat de naam doet vermoeden, heeft het verder niets met Taekwondo te maken. Waar het wel mee te maken heeft, is hoogopgeleide professionals, die gespecialiseerd zijn in het gebruiken van Lean Six Sigma methodieken.

Deze Black Belts zijn de kapiteins van verbeteringsteams en spelen een cruciale rol bij het identificeren van problemen, het analyseren van gegevens en het toepassen van oplossingen om processen te verbeteren. Ze zijn als het ware de motor achter het succes van Lean Six Sigma projecten.

Black Belts hebben vaak een leidende rol in grote projecten en zijn verantwoordelijk voor het coachen van Green Belts. Green Belts ondersteunen Black Belts en zijn betrokken bij procesverbeteringsprojecten.

De rol van een Master Black Belt binnen Lean Six Sigma gaat verder dan alleen leiderschap; ze zijn de ervaren experts die anderen begeleiden en ondersteunen bij complexe probleemoplossingen, en innovatieve en duurzame verbetering. Voor het worden van zowel een Black Belt als een Green Belt zijn er Lean Six Sigma opleidingen beschikbaar.

Lean Six Sigma opleidingen worden steeds vaker online aangeboden via een virtual classroom, waardoor medewerkers flexibeler kunnen leren en de methodiek in de praktijk kunnen toepassen.

De 5 Lean principes

De 5 Lean principes bieden een raamwerk waarmee organisaties hun processen kunnen evalueren, en verbeteren. Hier zijn ze:

Klantwaarde: zorg dat alles om de klanten draait

Zijn processen klantgericht of worden dingen op een bepaalde manier gedaan, omdat ze altijd op die manier werden gedaan? Een bedrijf moet dingen doen die klanten echt waardevol vinden, en waar ze dus voor willen betalen. Om dit te begrijpen, moeten we eerst weten wie onze klanten zijn.

Zonder te weten wie de klant is en wat de klant écht wil, is het vrijwel onmogelijk om ervoor te zorgen dat je product of service hen aanspreekt. Het draait allemaal om het begrijpen van de klant, en hun behoeften en verwachtingen voordat een bedrijf kan beslissen hoe ze hun klanten het beste van dienst kunnen zijn.

Waardestroom: breng in kaart waar waarde wordt gecreëerd

Nadat je hebt ontdekt waar de klant blij van wordt, is het slim om te kijken welke dingen binnen het bedrijf nuttig zijn voor de klant, en welke niet. Zaken die niet nuttig zijn voor de klant, noemen ze bij Lean 'verspillingen'.

Om te bekijken welke dingen hieronder vallen, kun je een handige tool gebruiken, genaamd de Value Stream Map. Hiermee kun je stap voor stap alle dingen die gebeuren, vanaf het moment dat de klant iets wil tot het moment van levering, goed in kaart brengen.

Vervolgens kijk je naar elke stap en bepaal je of het wel of geen waarde toevoegt voor de klant. Er zijn zaken die met bedrijfsvoering te maken hebben, die totaal niet relevant zijn voor de klant, zoals:

1. Dingen die nodig zijn om het bedrijf goed te laten draaien (Business Value Added). Probeer deze zoveel mogelijk te beperken.

2. Dingen die eigenlijk helemaal nergens goed voor zijn (Non Value Added). Die moet je proberen te schrappen.

Stel je voor dat je een online platform ontwikkelt waarmee klanten snel en gemakkelijk producten kunnen bestellen. Dat voegt absoluut waarde toe voor de klant, omdat het hun winkelervaring verbetert en het gemak vergroot.

Aan de andere kant, het hebben van eindeloze vergaderingen zonder duidelijk doel of resultaat kan gezien worden als iets waar noch de klant noch het bedrijf veel aan heeft.

Het is belangrijk om de tijd van iedereen effectief te gebruiken, dus als een vergadering niet echt bijdraagt aan het verbeteren van diensten of producten voor de klant, is het misschien iets waar je minder tijd aan wilt besteden.

Flow: stroomlijn processen

In een ideale Lean-wereld, zou je alles zo willen regelen dat je producten niet in grote hoeveelheden maakt, maar één voor één, om zo min mogelijk voorraad te hebben en geen fouten door te geven aan de volgende stap. In de praktijk is een mix van dingen vaak een betere oplossing.

Het doel van die 'stroom' is om ervoor te zorgen dat producten of diensten vliegensvlug en zonder gedoe bij de klant komen, precies zoals ze het willen. Dat lukt alleen als het hele bedrijf als één geheel denkt en niet als losse eilandjes.

Het is de bedoeling om al die nuttige dingen op elkaar af te stemmen, zodat alles soepel verloopt en er geen knelpunten ontstaan.

Pull: doe alleen wat nodig is

Het heeft alleen zin om spullen te maken als de klant erom vraagt. Op die manier voorkom je overtollige spullen in het magazijn of in de schappen, en dus ook verspilling.

Het idee is dat wanneer er spullen uitgaan, het een signaal is voor het bedrijf om nieuwe spullen te maken. Lean manufacturing, een belangrijk onderdeel van Lean Six Sigma, richt zich vooral op het verminderen van verspillingen.

Natuurlijk betekent 'Pull' niet dat je nooit voorraad moet hebben. Stel je voor dat je plaatselijke supermarkt geen brood op voorraad heeft en het ter plekke moet maken elke keer als je langskomt.

Wat pull in deze context betekend, is dat de supermarkt goed weet hoeveel brood ze minimaal moeten hebben, ze het weer aanvullen wanneer het nodig is en dit precies op tijd doen.

Continu verbeteren: altijd ruimte voor beter

Het laatste principe in de Lean Six Sigma methodiek draait allemaal om streven naar perfectie. Je hoort weleens dat streven naar perfectie ongelukkig maakt, omdat het onbereikbaar is.

Maar dat is niet waar het hier om gaat—het gaat erom dat je elke dag een beetje beter wordt, niet om het opzetten van enorme projecten.

Wat zo mooi is aan deze vijf principes is dat ze tijd besparen. En die tijd kun je dan weer gebruiken om met klanten te praten, om te zien wat ze nodig hebben en hoe je daar nog beter op kunt inspelen. Zo blijf je constant leren en groeien.

De 5 stappen van een Lean Six Sigma project

Een Lean Six Sigma project volgt meestal een gestructureerde aanpak, vaak bekend als de DMAIC-methodologie: Define, Measure, Analyse, Improve en Control.

Define: In deze fase wordt het probleem gedefinieerd, het projectdoel vastgesteld en de klantbehoeften geïdentificeerd.

Measure: Hier draait het om het verzamelen van gegevens en het analyseren van de huidige situatie om het probleem beter te begrijpen.

Analyse: Vervolgens wordt de verzamelde data geanalyseerd om de oorzaken van problemen te achterhalen en de effectiefste oplossingen te identificeren.

Improve: In deze fase worden de gekozen oplossingen toegepast en getest om verbeteringen aan te brengen in het proces.

Control: In deze fase worden er maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de verbeteringen blijven "plakken" en wordt er een plan opgesteld om het proces te monitoren en te beheren.

Voordelen van Lean Six Sigma

Hier zijn een aantal redenen om het gebruik van deze methodiek te overwegen:

Verbeterde efficiëntie

Met Lean Six Sigma worden als het ware losse eindjes vastgemaakt en worden processen gestroomlijnt. Dit zorgt ervoor dat de organisatie als een geoliede machine gaat draaien.

Kwaliteitsverbetering en klanttevredenheid

Deze methode focust zich op het verminderen van fouten en het leveren van producten en/of diensten van hoge kwaliteit die in lijn zijn met waar de klant naar op zoek is. Wat natuurlijk ook voor meer klanttevredenheid zorgt.

Kostenbesparing

Door alleen maar producten te maken/diensten te leveren waar de klanten om vragen en efficiënter te werk te gaan, zal het hele proces je ook minder kosten.

Continue verbetering

Het werkt een cultuur van voortdurende verbetering, bijsturing en innovatie in de hand binnen organisaties.

Uitdagingen van Lean Six Sigma

Alles wat voordelen heeft, heet natuurlijk ook nadelen. Waaronder:

Initiële investering

Op lange termijn bespaart Lean Six Sigma absoluut geld, maar hier is in eerste instantie een flinke investering in Lean Six Sigma trainingen en middelen voor nodig.

Cultuurverandering

Het kan moeilijk zijn om een organisatiecultuur te veranderen om Lean Six Sigma te omarmen, vooral als er weerstand wordt geboden tegen deze nieuwe manier van bedrijfsvoeren.

Focus op resultaten

Soms kan de nadruk op meetbare resultaten leiden tot tunnelvisie en een gebrek aan aandacht voor bredere strategische doelen.

Complexiteit

Het toepassen van Lean Six Sigma-methodologieën en tools vereist een zekere mate van kennis, complexiteit en nauwkeurigheid. Ook is er vaak een Lean Six Sigma opleiding nodig, wat uitdagend kan zijn voor sommige teams.

Behoud van verbeteringen

Er kunnen eindeloos verbeteringen worden toegepast, maar als er niet wordt gewerkt aan het behouden van deze verbeteringen op lange termijn, is het bijna gegarandeerd dat processen terugvallen naar hun originele toestand.

Een bedrijf die de voordelen van Lean Six Sigma weet te balanceren met de uitdagingen die erbij komen kijken, kan optimaal profiteren van het toepassen van de methodiek.

Het gebruik van Lean Six Sigma is zeker de moeite waard voor organisaties die streven naar efficiëntie, kwaliteitsverbetering en kostenbesparing.

Het geeft handvaten om processen te optimaliseren.wat resulteert in een hogere klanttevredenheid en verbeterde bedrijfsresultaten. Wel is voor het gebruik ervan veel toewijding nodig.

Het kan uitdagend zijn om de methodiek volledig te integreren in een organisatie, maar de voordelen op lange termijn maken de inspanningen het vaak waard.

Lean Six Sigma in het kort

Wat is Lean Six Sigma?: Lean Six Sigma is een methodologie gericht op procesverbetering door Lean (verspillingen elimineren) en Six Sigma (kwaliteit verbeteren) te combineren.

De 5 Lean principes: Klantwaarde, waardestroom, flow, pull en continue verbetering.

Voordelen van Lean Six Sigma: Verbeterde efficiëntie, kwaliteit, kostenbesparing, klanttevredenheid en continue verbetering.

Uitdagingen van Lean Six Sigma: Initiële investering, cultuurverandering, focus op resultaten, complexiteit en behoud van verbeteringen.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen