Werk slim, niet hard: het belang van HR instrumenten

Wat zijn HR instrumenten?

HR instrumenten—ook wel personeelsinstrumenten genoemd—zijn verschillende tools en methoden die werkgevers en HR-managers helpen hun personeelsbestand te beheren, en ervoor zorgen dat het proces wat soepeler verloopt.

Het zijn als het ware oplossingen voor diverse personeelsgerelateerde uitdagingen—van planning en registratie tot het optimaliseren van wervingsprocessen. Meestal worden deze tools gekoppeld aan specifieke HR fasen.

Soorten HR instrumenten

HR instrumenten zijn uiteraard niet gelijk geschapen. Ze kunnen worden onderverdeeld in twee hoofdcategorieën: harde en zachte instrumenten.

Harde HR-instrumenten

Harde instrumenten zijn meetbaar en tastbaar. Ze zijn vooral gericht op objectieve gegevens en cijfers. Denk hierbij aan tools zoals systemen voor urenregistratie, software voor personeelsplanning en prestatiebeoordelingssystemen.

Deze instrumenten bieden duidelijke metingen, en helpen concrete resultaten in kaart brengen.

Zachte HR instrumenten

Deze instrumenten zijn minder tastbaar en moeilijker meetbaar in termen van cijfers. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om instrumenten voor coaching, training, teambuilding en feedbackmechanismen.

Zachte instrumenten richten zich op de menselijke interactie, ontwikkeling van vaardigheden en het creëren van een positieve werkcultuur.

Het combineren van meetbare resultaten met aandacht voor menselijke interactie en ontwikkeling, leidt tot een gezonde en productieve werkomgeving.

De belangrijkste HR instrumenten

HR processen zijn onder te verdelen in drie fasen: instroom, doorstroom, en uitstroom. Aan elke fase zijn specifieke instrumenten verbonden

Fase 1: instroom

Deze fase draait om het aantrekken van mensen die zowel goed passen in specifieke functies, als in de specifieke bedrijfscultuur.

Het doel van HR instrumenten die in deze fase worden gebruikt, is om een langdurige en waardevolle werkrelatie op te bouwen die zowel voor de werknemer als de organisatie veel oplevert.

Werving en selectie

Dit instrument richt zich op het aantrekken, evalueren en kiezen van geschikte kandidaten voor openstaande functies binnen een organisatie.

Werving omvat alle stappen die worden genomen om potentiële kandidaten aan te trekken. Dit kan gebeuren via verschillende kanalen, zoals vacatureplaatsingen op jobboards, recruitment via social media, netwerkevenementen, en zelfs headhunting. Het doel is om een brede pool van gekwalificeerde kandidaten te bereiken en ervoor te zorgen dat de functie hun aandacht trekt.

Selectie daarentegen, omvat het proces waarbij de juiste kandidaten gekozen voor de functie. Dit omvat diverse methoden zoals ATS, sollicitatiegesprekken, assessments, cases, en referentiechecks. Het doel van dit proces is om de geschiktste kandidaat te vinden die niet alleen over de juiste vaardigheden en ervaring beschikt, maar ook past bij de bedrijfscultuur en in het team.

Strategische personeelsplanning

De tool die ook onmisbaar is tijdens de instroom: strategische personeelsplanning. Strategische personeelsplanning draait om vooruitdenken, anticiperen en maken van een gebalanceerd personeelsbestand. Met Shiftbase, onze software voor personeelsplanning, urenregistratie én verlofregistratie, heb je de gereedschappen in handen om dit strategisch aan te pakken.

Door gebruik te maken van Shiftbase krijg je inzicht in de beschikbaarheid van je team, optimaliseer je roosters op basis van behoeften en analyseer je gegevens om toekomstige personeelsbehoeften—en bedrijfsbehoeften—te voorspellen.

Wil je zien wat er allemaal mogelijk is met strategische personeelsplanning? Probeer Shiftbase 14 dagen gratis, en ontdek zelf hoe goed onze software je ondersteunt bij het efficiënt beheren van je personeelsbestand.

Fase 2: doorstroom

Deze fase omvat trainingen en groeimogelijkheden die werknemers helpen om zichzelf verder te ontwikkelen, en hun potentieel te benutten.

HR instrumenten voor doorstroom zijn gericht op het creëren van een gezonde omgeving, die gunstig is voor groei en ontwikkeling. Het doel is om werknemers te begeleiden bij hun groeiende vaardigheden, kennis en ervaring, en hen aan te moedigen om hun potentieel te benutten.

Duurzame inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid is gericht op werknemers gezond, en gemotiveerd houden. Het omvat initiatieven zoals gezondheidsprogramma's, flexibele werkschema's, en loopbaanbegeleiding om werknemers te ondersteunen.

Trainingen en competentiemanagement

Dit HR instrument richt zich op het bieden van mogelijkheden aan werknemers om hun vaardigheden en kennis te vergroten. Dit omvat trainingen, workshops, coaching en mentorprogramma's.

Er wordt gekeken naar huidige vaardigheden van werknemers en trainingen worden ingepland om eventuele gaten in competenties te overbruggen. Door deze ontwikkelingsmogelijkheden aan te bieden, kunnen werknemers hun talenten verbeteren, en is de kans groter dat hun vaardigheden up-to-date blijven.

Beloningsbeleid

Een systeem voor beloning en erkenning van werknemers op basis van hun prestaties, is een goede manier om werknemers betrokken te houden. Dit kunnen bonussen zijn, maar ook waardering, extra voordelen en carrièremogelijkheden.

Mobiliteit en loopbaanontwikkeling

Mobiliteit en loopbaanontwikkeling zijn instrumenten die gericht zijn op het bevorderen van de beweging en groei van werknemers binnen een organisatie.

Dit kunnen instrumenten zijn zoals interne vacatures, jobrotatie, en ontwikkelingsprogramma's die werknemers de kans bieden om nieuwe ervaringen op te doen, vaardigheden te verbeteren en hun carrièrepad te verkennen. Dit bevordert ook de continuïteit van kennis binnen de organisatie.

Fase 3: uitstroom

De uitstroomfase is een fase die zorgvuldig aangepakt moet worden. Dit omdat het gaat om het afscheid van werknemers—dit moet natuurlijk op een positieve en respectvolle manier verlopen.

Offboarding

Offboarding omvat alle stappen en procedures die plaatsvinden, wanneer een werknemer de organisatie verlaat.

Het doel van een effectief offboardingproces, is werknemers de gelegenheid geven om feedback te geven over hun ervaringen, en redenen voor vertrek. Dit geeft de organisatie weer de gelegenheid om haar processen te verbeteren en talent te behouden.

Ook geeft het de mogelijkheid om administratieve formaliteiten netjes af te handelen, zoals het verzamelen van bedrijfseigendommen en financiële afwikkelingen.

Goede reputatie

Organisaties die een goed doordacht offboardingproces hebben, hebben vaak een positieve reputatie op de arbeidsmarkt. Dit kan het vermogen van een organisatie om toekomstig talent te vinden beïnvloeden.

Bovendien is een voormalige werknemer eerder geneigd om terug te komen—of deel uit te blijven maken van je professionele netwerk— als het afscheid als fijn ervaren werd.

HR instrumenten en een positieve werkcultuur

Het selecteren van passende HR instrumenten, zoals personeelsplanningssystemen, feedbackmechanismen, ontwikkelingsprogramma's en beloningsbeleid, helpt om een positieve werkcultuur te stimuleren.

Een effectief feedbacksysteem bijvoorbeeld, waarin werknemers regelmatig constructieve feedback kunnen geven en ontvangen, bevordert een cultuur van open communicatie en continue verbetering. Het geeft werknemers de kans om gehoord te worden en draagt bij aan een gevoel van betrokkenheid.

Daarnaast kunnen ontwikkelingsprogramma's, en mogelijkheden voor professionele groei, werknemers motiveren en inspireren. Het aanbieden van trainingen, coaching en loopbaantrajecten laat zien dat een organisatie waarde hecht aan de groei en ontwikkeling van haar werknemers.

Beloningsbeleid is ook een belangrijk onderdeel van het creëren van een positieve werkcultuur. Niet alleen het salaris, maar ook erkenning, waardering en extra voordelen dragen bij aan de tevredenheid en motivatie van werknemers.

Het doel is om een omgeving te creëren waar werknemers niet alleen werken, maar zich ook gewaardeerd, gesteund en gemotiveerd voelen. En met de juiste HR-instrumenten is dit mogelijk.

HR instrumenten in het kort

• HR instrumenten: Tools en methoden die werkgevers en HR-managers helpen het personeelsbestand te beheren en processen te stroomlijnen.

• Harde en zachte instrumenten: Onderverdeling van HR-instrumenten in meetbare (harde) en minder meetbare (zachte) tools.

• Fasen van HR: Instroom, doorstroom en uitstroom met specifieke instrumenten voor elke fase.

• Belang van juiste HR instrumenten: Cruciaal voor een positieve werkcultuur en organisatiesucces.

• Specifieke HR instrumenten: Werving en selectie, strategische personeelsplanning, training en competentiemanagement, duurzame inzetbaarheid, beloningsbeleid en mobiliteit.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen