Effectieve functieomschrijvingen maken: Tips en voorbeelden

Wat is een functieomschrijving?

Een functieomschrijving is een document waarin de belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en vaardigheden voor een bepaalde functie worden beschreven. Het bevat ook belangrijke informatie over de werkomgeving, het salaris en de voordelen. De hoofdactiviteiten die bij de functie horen worden puntsgewijs opgesomd, waarbij een uitgebreidere omschrijving van de taken gedaan kan worden. Daarnaast worden ook de neventaken vermeld en omschreven.

De verstrekte informatie van functieomschrijvingen worden gebruikt in het aanwervingsproces om werkgevers te helpen beter te begrijpen wat je zoekt in een ideale kandidaat. Je geeft een gedetailleerd overzicht van de functie dat werkzoekenden kan helpen bepalen of ze geschikt zijn.

Een duidelijke functieomschrijving is afgestemd op de overige functies, zodat functies goed met elkaar te vergelijken zijn en de onderlinge samenhang duidelijk is

In een functieprofiel beschrijf je minimaal:

1. Taken die bij een functie horen (duh);
2. Welke eigenschappen, vaardigheden en competenties belangrijk zijn;
3. Het dienstverband: aantal uren, vast of tijdelijk contract;
4. Benodigde kennis;
5. De werkervaring die nodig is;
6. Branche waarin de functie zich bevindt;
7. Een salarisindicatie;
8. Arbeidsvoorwaarden;
9. Eventuele doorgroeimogelijkheden

Ook benoem je in een functieprofiel informatie op over arbeidsvoorwaarden, minimale werkervaring en het opleidingsniveau dat nodig is. Dit is dus een completer document dan enkel de omschrijving. Je hebt beide documenten samen nodig om een goede vacature te schrijven

Waarom is een functieomschrijving belangrijk?

Functieomschrijvingen zijn een essentieel instrument in het aanwervingsproces. Het helpt werkgevers hun kandidatenpool te verkleinen door aan te geven wat ze zoeken in een kandidaat. Dit bespaart weer tijd en middelen die zouden worden besteed aan het interviewen van kandidaten die niet geschikt zijn voor de functie.

Enkele andere voordelen van functiebeschrijvingen zijn:

Het helpt de juiste werknemer aantrekken

Een van de belangrijkste functies van een functieomschrijving is helpen de juiste mensen voor jouw organisatie aan te trekken. Door duidelijk te zijn over de vereiste vaardigheden en kwalificaties kunt je jouw wervingsinspanningen richten op mensen die waarschijnlijk meer geschikt zijn voor de baan.

Het verhoogt de betrokkenheid van werknemers

Een ander voordeel van een goede functieomschrijving is dat je de betrokkenheid van jouw nieuwe werknemers kunt vergroten. Als werknemers weten wat er van hen wordt verwacht, zijn ze eerder gemotiveerd en betrokken bij hun werk. Dit kan op zijn beurt leiden tot een hogere productiviteit en een lager verloop.

Het beperkt de aansprakelijkheid

Een taakomschrijving kan ook helpen het risico van jouw bedrijf tot een minimum te beperken. Als een werknemer bijvoorbeeld op het werk gewond raakt, kun je wijzen op de functieomschrijving om aan te tonen dat hij zich bewust was van de risico's die aan de functie verbonden zijn. Dit kan helpen jouw bedrijf te beschermen tegen mogelijke rechtszaken.

Het biedt ook bescherming na beëindiging. Je beschikt over documentatie ter ondersteuning van jouw beslissing als een werknemer wordt ontslagen omdat hij niet voldoet aan de verwachtingen in de functieomschrijving.

Het helpt bij opleiding en ontwikkeling

Een functieomschrijving kan als leidraad dienen voor de opleiding en ontwikkeling van een werknemer. Door de voor de functie vereiste vaardigheden en kwalificaties te omschrijven, kun je ervoor zorgen dat jouw werknemers de juiste opleiding krijgen. Dit kan hun prestaties helpen verbeteren en hun kansen op toekomstige promotie vergroten.

Het helpt werknemers behouden

Werknemers zullen minder snel op zoek gaan naar andere mogelijkheden als je tevreden bent over hun werk. Een functieomschrijving kan ertoe bijdragen dat jouw werknemers tevreden zijn met hun rol door de verwachtingen en verantwoordelijkheden van de functie te schetsen. Dit kan leiden tot een hogere loyaliteit en een lager verloop.

Het helpt de prestaties te meten

Een functieomschrijving kan ook worden gebruikt als instrument om de prestaties van een werknemer te meten. Door specifieke doelen te stellen, kun je de vooruitgang van een persoon bijhouden en vaststellen op welke gebieden verbetering nodig is. Deze informatie kan feedback geven en werknemers helpen hun volledige potentieel te bereiken.

Functie eisen

Het is belangrijk om heel duidelijk te zijn in je functie eisen. Door een goede functieomschrijving samen te stellen vind je sneller een medewerker die bij jouw bedrijf past. Het is goed om van te voren te bedenken wie je precies zoekt (bijv. hoe heet de functie, wat voor competenties moet iemand hebben om aangenomen te worden). Hierdoor filter je sneller de mensen eruit die ongeschikt zijn.

Een functieomschrijving moet rekening houden met ontwikkelingen in de toekomst en dus niet alleen afgestemd zijn op de huidige situatie. Houd bijvoorbeeld rekening met veranderingen op de markt of in je bedrijf, zoals het openen van een webshop.

Wat is goed functioneren?

Je kunt de functie eisen gebruiken als maatstaaf bij de beoordelingsgesprekken, omdat hierin staat wat er van de medewerker verwacht wordt.

Functieomschrijving in het bedrijf

Zo'n omschrijving heeft meerdere voordelen voor bedrijven die op de een of andere manier kunnen worden gebruikt om de werkplek te verbeteren. Een functiebeschrijving omschrijft de verwachtingen, vereisten en verantwoordelijkheden van een specifieke rol binnen een organisatie.

Het is belangrijk dat bedrijven nauwkeurige en realistische functiebeschrijvingen opstellen, omdat dit de communicatie tussen werknemers en managers kan helpen verbeteren en misverstanden over wat van bepaalde functies wordt verwacht, kan voorkomen.

Een functieomschrijving opstellen

Bij het schrijven van een functieomschrijving is het belangrijk duidelijk en beknopt te zijn. Vermeld alle essentiële informatie over de functie en vermijd overbodige details. Een functieomschrijving bevat in elk geval de titel van de functie. Dit is vaak een algemene term, zoals medewerker, hoofd of manager. De volgende tips helpen je bij het schrijven van een effectieve functieomschrijving:

Schets de essentiële functies van de functie

Begin met het schetsen van de essentiële functies van de functie. Dit omvat een kort overzicht van de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden. Een van de meest voorkomende fouten bij het schrijven van functiebeschrijvingen is het opnemen van te veel informatie. Hou het kort en krachtig.

Vermeld de vereiste vaardigheden

De vereiste vaardigheden en kwalificaties variëren naargelang de functie. Enkele gemeenschappelijke elementen moeten echter worden opgenomen. Deze omvatten:

• Een minimum opleidingsniveau
• Relevante werkervaring
• Eventuele professionele licenties of certificeringen

Wees duidelijk en beknopt

Bij het schrijven van een functieomschrijving is het belangrijk duidelijk en beknopt te zijn. Gebruik eenvoudige taal en vermijd overbodige informatie. Vergeet niet dat het doel is de juiste kandidaten voor de baan aan te trekken.

Bepaal de te bereiken doelen

Beschrijf het doel en het gewenste resultaat. Het doel van elke functieomschrijving is de belangrijkste taken, plichten en verantwoordelijkheden van de functie vast te stellen. Daartoe moet je eerst begrijpen wat de doelstellingen van de organisatie zijn en hoe de functie je zal helpen deze te bereiken. Zodra je een duidelijk beeld hebt van de grote lijnen, kun je beginnen met het vaststellen van de specifieke taken die moeten worden uitgevoerd.

Gebruik actiewoorden

Wanneer je een functieomschrijving schrijft, zorg er dan voor dat je actiewoorden gebruikt. Dit maakt de omschrijving aantrekkelijker en gemakkelijker leesbaar. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen "De werknemer is verantwoordelijk voor ...", zou je kunnen zeggen "De werknemer moet ...".

Vermijd genderspecifieke taal

Bij het opstellen van een functieomschrijving is het belangrijk om taalgebruik te vermijden dat als genderspecifiek zou kunnen worden opgevat. In plaats van "hij of zij" kun je bijvoorbeeld zeggen "de succesvolle kandidaat". Zo zorg je ervoor dat jouw functiebeschrijvingen voor iedereen toegankelijk zijn.

Bedrijfscultuur

Voor een goede match is het van belang dat iemand past bij de cultuur van jouw bedrijf. Beschrijf daarom de heersende bedrijfscultuur.

Vergeet niet te proeflezen

Nadat je klaar bent met het schrijven van de functieomschrijving, lees je deze zorgvuldig na. Dit zal ervoor zorgen dat er geen fouten of tikfouten zijn. Vraag zo mogelijk iemand anders om de beschrijving te lezen om te zien of hij/zij gebieden kan aanwijzen die voor verbetering vatbaar zijn.

Als je deze tips volgt, kun je een effectieve functiebeschrijving schrijven die je helpt de juiste kandidaten voor de baan te vinden.