Hoe werkt de expat regeling voor buitenlandse werknemers?

Wat is de Expat Regeling?

De expat regeling, vaak de '30%-regeling' genoemd, is een fiscale faciliteit ontworpen om het aantrekken van gespecialiseerd internationaal talent naar Nederland te vergemakkelijken. Als werkgever kun je onder deze regeling een deel van het loon, tot 30%, belastingvrij aan buitenlandse werknemers verstrekken. Dit deel van het salaris wordt beschouwd als een compensatie voor de zogenoemde extraterritoriale kosten, oftewel de extra uitgaven die de werknemer maakt omdat hij in Nederland woont en werkt.

De toepassing van deze regeling is niet automatisch; het vereist dat zowel werkgever als werknemer aan specifieke voorwaarden voldoen. De werknemer moet bijvoorbeeld beschikken over specifieke deskundigheid die schaars is op de Nederlandse arbeidsmarkt. Bovendien moet er een formeel verzoek bij de Belastingdienst ingediend worden, ondersteund door relevante documentatie die de deskundigheid en de noodzaak van de regeling aantoont.

Voorwaarden voor de 30%-regeling

Als je de 30%-regeling wilt toepassen binnen je organisatie, moet je als werkgever ervoor zorgen dat zowel jij als je werknemers voldoen aan bepaalde criteria. Eerst en vooral moet de werknemer van buiten de Nederlandse grens worden geworven of vanuit een ander land naar Nederland zijn uitgezonden. Dit betekent dat hij of zij meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens moet hebben gewoond voordat hij naar Nederland kwam.

Daarnaast moet de werknemer aantoonbare specifieke deskundigheid bezitten die schaars is op de Nederlandse arbeidsmarkt. Deze deskundigheid wordt vaak beoordeeld aan de hand van het opleidingsniveau, relevante werkervaring, en het salarisniveau dat marktconform moet zijn binnen de specifieke sector.

Hoe werkt de expatregeling?

De expatregeling is een fiscaal voordeel dat je als werkgever kunt toepassen om buitenlandse werknemers aantrekkelijker te compenseren voor de extra kosten die ze maken door in Nederland te werken. Wanneer je deze regeling toepast, mag je tot 30% van het totale bruto salaris van de werknemer belastingvrij uitkeren als vergoeding voor de zogenoemde extraterritoriale kosten.

Om deze regeling toe te passen, dien je samen met de werknemer een verzoek in bij de Belastingdienst. Bij goedkeuring ontvang je een beschikking waarin staat dat je de regeling mag toepassen voor een periode tot maximaal vijf jaar, afhankelijk van de geldige beschikking en eventuele eerdere verblijfsperioden in Nederland die de looptijd kunnen beïnvloeden.

Maximale belastingvrije vergoeding

Als werkgever kun je onder de 30%-regeling tot 30% van het bruto salaris van de werknemer als belastingvrije vergoeding uitkeren. Deze regeling is ontworpen om de extra kosten te dekken die jouw buitenlandse werknemers maken door hun werkzaamheden in Nederland. Het bijzondere hieraan is dat je geen gedetailleerde bewijsstukken hoeft aan te leveren voor de specifieke kosten die worden vergoed.

De maximale belastingvrije vergoeding wordt berekend op basis van het totale salaris, inclusief bonussen en andere vormen van compensatie. Het is belangrijk om correct te berekenen wat het bruto salaris omvat, om te garanderen dat de vergoeding binnen de toegestane grenzen blijft. Over het gedeelte van het salaris dat boven de 30% uitkomt, worden loonbelasting en premies werknemersverzekeringen normaal ingehouden.

Let op! Het is niet toegestaan om naast de 30% regeling ook de werkelijke extraterritoriale kosten onbelast te vergoeden of te verstrekken.

Berekening van de 30%-regeling

De berekening start met het vaststellen van het totale jaarlijkse bruto salaris. Van dit bedrag mag dus tot 30% gebruikt worden om de extraterritoriale kosten te compenseren. Belangrijk hierbij is dat het resterende 70% van het salaris minstens moet voldoen aan het minimumloon voor kennismigranten, zoals vastgesteld door de Nederlandse overheid.

Deze regeling vereist geen gedetailleerde specificatie van de daadwerkelijke extraterritoriale kosten. Dit vereenvoudigt de administratie aanzienlijk, maar het is essentieel om ervoor te zorgen dat alle berekeningen transparant en conform de belastingregels uitgevoerd worden om latere problemen met de Belastingdienst te voorkomen.

Voorbeeld berekening expat regeling

Stel dat je een buitenlandse werknemer aanneemt met een jaarlijks bruto salaris van €100.000. Volgens de 30%-regeling mag je tot 30% van dit salaris, dus €30.000, belastingvrij uitkeren als vergoeding voor extraterritoriale kosten. Het belastbare deel van het salaris wordt daarmee verlaagd naar €70.000.

Berekening:

• Totaal bruto salaris: €100.000 per jaar

• Belastingvrije vergoeding (30%): €30.000

• Belastbaar salaris (70%): €70.000

30%-regeling aanmelden bij de belastingdienst

Om de 30%-regeling te kunnen toepassen en aanmelden bij de Belastingdienst in Nederland, moet je als werkgever samen met de werknemer een aantal stappen doorlopen. Dit proces omvat het voorbereiden en indienen van een gezamenlijke aanvraag, wat belangrijk is om de regeling goedkeuring te krijgen. Hieronder volgt een stapsgewijze uitleg:

Stap 1: Controleer de voorwaarden

Voordat je de aanvraag indient, moet je controleren of zowel de werkgever als de werknemer voldoen aan alle voorwaarden voor de 30%-regeling. De werknemer moet onder andere beschikken over specifieke deskundigheid die schaars is op de Nederlandse arbeidsmarkt, en moet voor het aangaan van het dienstverband meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens hebben gewoond.

Stap 2: Verzamel de benodigde documentatie

Je hebt diverse documenten nodig om de aanvraag te ondersteunen, zoals:

• Een kopie van het arbeidscontract.

• Documentatie die de deskundigheid van de werknemer aantoont, zoals diploma's en CV.

• Een verklaring waaruit blijkt dat de werknemer in de 24 maanden voor zijn aanstelling niet binnen een straal van 150 kilometer van de Nederlandse grens heeft gewoond.

• Een gezamenlijk verzoekformulier dat door zowel werkgever als werknemer is ondertekend.

Stap 3: Dien het verzoek in bij de Belastingdienst

Het volledig ingevulde en ondertekende verzoekformulier, samen met alle vereiste documenten, moet worden ingediend bij de Belastingdienst. Dit kan digitaal of per post, afhankelijk van de voorkeuren van de Belastingdienst op dat moment.

Stap 4: Wacht op goedkeuring

Na indiening zal de Belastingdienst de aanvraag beoordelen. Dit proces kan enkele weken duren. Bij goedkeuring ontvang je een beschikking waarin staat dat de regeling van toepassing is voor een specifieke periode, meestal maximaal vijf jaar, tenzij de situatie van de werknemer verandert.

Stap 5: Administratie bijhouden

Zorg ervoor dat je alle documentatie met betrekking tot de 30%-regeling en de toepassing ervan bewaart. Dit is belangrijk voor het geval de Belastingdienst controle uitvoert of als er wijzigingen zijn in de regeling of in de status van de werknemer.

Stap 6: Verlenging of wijziging

Houd de einddatum van de regeling in de gaten. Als de werknemer in dienst blijft en de voorwaarden nog steeds voldoet, kan je een verlenging van de regeling aanvragen. Bij substantiële wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden of de situatie van de werknemer, moet je mogelijk een wijziging of herbeoordeling van de regeling aanvragen.

Beëindiging van de 30%-regeling

Als werkgever is het belangrijk om te weten wanneer en hoe de 30%-regeling kan eindigen. De regeling loopt normaliter maximaal vijf jaar, tenzij de werknemer of jij als werkgever niet langer voldoet aan de voorwaarden. Voorbeelden van situaties die kunnen leiden tot een voortijdige beëindiging zijn het veranderen van werkgever zonder overgangsrecht, een significante wijziging in de arbeidsrelatie, of het niet langer beschikken over de specifieke deskundigheid.

Bij beëindiging moet je als werkgever de Belastingdienst hierover informeren en de laatste loontijdvak aanpassen waarin de regeling van toepassing was. Het is ook verstandig om nauwkeurige administratie te blijven voeren over de periode waarin de regeling is toegepast, voor het geval van latere vragen of audits door de Belastingdienst.

Integratie van de 30%-regeling bij een nieuwe werkgever

Wanneer een buitenlandse werknemer van werkgever verandert binnen Nederland, kan de 30%-regeling onder bepaalde voorwaarden worden voortgezet. Dit is essentieel voor zowel de werknemer als de nieuwe werkgever, omdat het een naadloze overgang en voortdurende fiscale voordelen kan waarborgen.

Voorwaarden voor overdracht

Voor de overdracht van de regeling moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

1. Voortgezette deskundigheid: De werknemer moet nog steeds de specifieke deskundigheid bezitten die vereist is voor de toepassing van de regeling.

2. Geen onderbreking: Er mag geen substantiële onderbreking zijn tussen de dienstverbanden. De Belastingdienst vereist dat de periode tussen twee dienstverbanden niet langer dan drie maanden duurt.

3. Nieuwe beschikking: De nieuwe werkgever moet een nieuwe aanvraag voor de regeling indienen bij de Belastingdienst, inclusief bewijs van voortdurende deskundigheid en de noodzaak van de regeling.

Voordelen voor de nieuwe werkgever

De voortzetting van de 30%-regeling biedt verschillende voordelen:

• Fiscale efficiëntie: Door de regeling voort te zetten, kan de nieuwe werkgever profiteren van lagere loonkosten door de belastingvrije vergoeding.

• Aantrekkelijkheid als werkgever: Het aanbieden van de regeling maakt een bedrijf aantrekkelijker voor hooggekwalificeerd internationaal talent.

• Snellere integratie: De werknemer kan zich sneller en gemakkelijker aanpassen aan de nieuwe werkomgeving, geholpen door de financiële ondersteuning van de regeling.

Administratieve vereisten

De nieuwe werkgever moet zorgen voor een nauwkeurige administratie en communicatie met de Belastingdienst om de regeling correct toe te passen. Dit omvat het bijhouden van alle noodzakelijke documentatie zoals arbeidsovereenkomsten, salarisgegevens en bewijs van deskundighei