Bereid jezelf voor op de eerstejaarsevaluatie

Wat is een eerstejaarsevaluatie?

Een eerstejaarsevaluatie is een belangrijk onderdeel van het re-integratieproces en is verankerd in de Wet Verbetering Poortwachter. Na een jaar ziekte evalueer je samen met je werknemer de re-integratie inspanningen en stel je vast wat het afgelopen jaar heeft opgeleverd. Dit is niet alleen een terugblik op het eerste ziektejaar, maar ook een vooruitblik op wat er nog nodig is voor een succesvolle werkhervatting.

Het is een moment om de balans op te maken: wat is er gedaan qua medische behandeling, passende arbeid en re-integratieactiviteiten? Het doel is om een plan van aanpak bij te stellen of nieuwe afspraken te maken die leiden tot een effectieve terugkeer naar eigen of andere passende arbeid. Deze evaluatie vormt de basis van het re-integratieverslag, dat nodig is voor de UWV-beoordeling aan het einde van het tweede ziektejaar.

Wanneer start de eerstejaarsevaluatie?

De start van de eerstejaarsevaluatie is nauwkeurig getimed: deze vindt plaats zodra de werknemer één jaar ziek is. Dit moment, vaak aangeduid als het 'eerste ziektejaar', is een belangrijke mijlpaal in het re-integratieproces. Het is de tijd om samen met de werknemer te reflecteren op de tot dan toe ondernomen re-integratie activiteiten en de effectiviteit van het ingezette re-integratietraject. Deze evaluatie is een verplicht onderdeel en moet uiterlijk in de 52e week van de ziekte worden gestart, maar het inplannen van dit gesprek wordt rond de 46 tot 48e week aangeraden.

Re-integreren na de eerstejaarsevaluatie

Na de eerstejaarsevaluatie is het tijd om de re-integratie van je werknemer met hernieuwde inzet voort te zetten. Dit houdt in dat je de resultaten van de evaluatie gebruikt om het plan van aanpak aan te scherpen en actie te ondernemen waar nodig. Je begint hier aan re integreren in het tweede ziektejaar, maar blijft het plan van aanpak volgen.

Het tweede ziektejaar is je laatste kans om samen met je werknemer een succesvolle terugkeer naar het werk te realiseren en een WIA-beoordeling zo positief mogelijk te beïnvloeden.

1. Ondersteuning en begeleiding: Bied de werknemer de nodige ondersteuning en begeleiding gedurende het hele re-integratieproces. Dit kan variëren van fysieke aanpassingen op de werkplek tot psychologische ondersteuning.

2. Voldoen aan wettelijke verplichtingen: Zorg ervoor dat je blijft voldoen aan alle relevante wettelijke verplichtingen en deadlines.

3. Voorbereiden op de WIA-beoordeling: Tegen het einde van het tweede ziektejaar moet je alle re-integratie-inspanningen en -resultaten zorgvuldig documenteren ter voorbereiding op de WIA-beoordeling door het UWV.

Hoe maak je een verslag van de eerstejaarsevaluatie?

Het maken van een verslag van de eerstejaarsevaluatie is een gestructureerd proces. Start met het documenteren van de evaluatie door de huidige stand van zaken op te nemen: beschrijf de re-integratieinspanningen, de medische status en de arbeidsmogelijkheden van de werknemer. Noteer alle acties die zijn ondernomen in het kader van de re-integratie, zowel in het eerste als het eventuele tweede spoor. Vermeld duidelijk de gemaakte afspraken, de resultaten van de inspanningen en eventuele knelpunten.

Het is belangrijk om zowel de perspectieven van de werkgever als van de werknemer te weerspiegelen. Voeg ook een plan van aanpak toe voor het komende jaar, inclusief nieuwe of bijgestelde doelen en acties. Zorg ervoor dat het verslag volledig en eerlijk is; het moet een getrouw beeld geven van de situatie en dient als basis voor verdere beslissingen.

Het is ook van belang dat dit document wordt ingevuld in samenwerking met de bedrijfsarts of arbodienst en dat het uiteindelijk wordt toegevoegd aan het re-integratieverslag. Onthoud dat de volledigheid van dit verslag belangrijk is, voordat het UWV beoordeelt.

Is de eerstejaarsevaluatie verplicht?

De eerstejaarsevaluatie is een wettelijke verplichting onder de Wet Verbetering Poortwachter. Als werkgever ben je verplicht om samen met je werknemer terug te blikken op het eerste ziektejaar en de re-integratie inspanningen te evalueren. Dit is essentieel om te beoordelen of de ingezette maatregelen effectief zijn en om te bepalen wat de beste vervolgstappen zijn voor een succesvolle re-integratie. Het niet nakomen van deze verplichting kan resulteren in een loonsanctie van het UWV, waarbij je als werkgever verplicht wordt het loon van de werknemer langer door te betalen.

Wat als de werknemer de eerstejaarsevaluatie niet wil ondertekenen?

Mocht de werknemer weigeren de eerstejaarsevaluatie te ondertekenen, dan is het raadzaam om eerst de redenen hierachter te achterhalen. Open communicatie is cruciaal. Probeer samen tot een oplossing te komen. Als de werknemer na gesprekken nog steeds weigert te tekenen, documenteer dit dan zorgvuldig. Het is belangrijk om aan te tonen dat je als werkgever hebt geprobeerd aan alle verplichtingen te voldoen.

Advies inwinnen bij een arbodienst of bedrijfsarts kan in deze situatie verstandig zijn. Uiteindelijk moet de weigering van de werknemer om te tekenen, samen met de re-integratie inspanningen en communicatiepogingen, worden opgenomen in het re-integratieverslag.

Eerstejaarsevaluatie te laat van start

Als de eerstejaarsevaluatie te laat wordt uitgevoerd, kan dit serieuze gevolgen hebben voor zowel de werkgever als de werknemer. Het is belangrijk om deze evaluatie uiterlijk in de 52e week van de ziekte van de werknemer te voltooien. Een vertraging kan leiden tot een verstoring van het re-integratie proces en zelfs resulteren in een loonsanctie van het UWV. Als je merkt dat de deadline nadert en de evaluatie nog niet is gestart, handel dan onmiddellijk. Neem contact op met de betrokken partijen, zoals de bedrijfsarts of de arbodienst, en plan zo snel mogelijk een evaluatiegesprek.

Arbeidsdeskundig onderzoek

Het arbeidsdeskundig onderzoek is een essentieel element in de aanpak van re-integratieprocessen. Uitgevoerd door een ervaren arbeidsdeskundige, staat dit onderzoek centraal in het bepalen van de beste weg voorwaarts, zowel voor jou als werkgever als voor je werknemer. Het doel is om een helder beeld te krijgen van de arbeidsmogelijkheden van de werknemer in relatie tot zijn of haar belastbaarheid.

Tijdens het onderzoek beoordeelt de arbeidsdeskundige de werkplek, de taken en de eventuele aanpassingen die nodig zijn om een succesvolle terugkeer naar werk mogelijk te maken. Het is een stap vol verandering, bedoeld om een nieuwe situatie te creëren die zowel voor jou als je werknemer haalbaar en productief is. Indien nodig kan het arbeidsdeskundig onderzoek leiden tot een deskundigenoordeel door het UWV.

6 tips om een loonsanctie te voorkomen

1. Vroegtijdige actie: Start direct met de re-integratie inspanningen zodra je werknemer ziek wordt. Het tijdig opstellen van een plan van aanpak en regelmatige evaluatie met de werknemer kan cruciaal zijn.

2. Duidelijke communicatie: Zorg voor heldere, open communicatie met je werknemer. Maak duidelijke afspraken over verwachtingen, rechten en plichten en documenteer deze gesprekken.

3. Volg adviezen op: Neem de adviezen van de bedrijfsarts of arbodienst serieus en volg deze op. Dit toont aan dat je actief werkt aan de re-integratie van je werknemer.

4. Regelmatige evaluatie: Houd regelmatige evaluatiemomenten, zoals de eerstejaarsevaluatie, om de voortgang te bespreken en het plan van aanpak bij te stellen waar nodig.

5. Bereidheid tot aanpassing: Wees bereid om het werk of de werkomgeving aan te passen om een terugkeer voor de werknemer haalbaar te maken. Dit kan variëren van makkelijkere arbeid binnen het bedrijf tot het zoeken naar een functie bij een andere werkgever (tweede spoor).

6. Documentatie: Documenteer elke stap zorgvuldig, van de uitgevoerde acties tot de gevoerde gesprekken. Een goed gedocumenteerd re-integratieverslag is essentieel om te laten zien dat je aan alle eisen hebt voldaan.

Eerstejaarsevaluatie en de WIA

De eerstejaarsevaluatie speelt een belangrijke rol in het traject naar de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA).

1. Voortgangsbeoordeling: Tijdens de eerstejaarsevaluatie beoordeel je de voortgang van de re-integratie van de werknemer. Dit is van belang, omdat het UWV later zal beoordelen of er voldoende inspanningen zijn geleverd om de werknemer terug aan het werk te krijgen.

2. Bijstelling plan van aanpak: De eerstejaarsevaluatie biedt de gelegenheid om het plan van aanpak bij te stellen. Dit plan is een leidraad voor de re-integratie activiteiten en moet worden aangepast als de situatie van de werknemer verandert. Een goed bijgesteld plan kan de basis leggen voor een succesvolle re-integratie, wat uiteindelijk de instroom in de WIA kan verminderen en daarmee de kosten voor de werkgever kan beperken.

3. Preventie van loonsancties: Door de eerstejaarsevaluatie serieus te nemen en adequaat te handelen op basis van de uitkomsten, kan de werkgever helpen voorkomen dat het UWV een loonsanctie oplegt. Dit benadrukt het belang van een tijdige en grondige evaluatie en het documenteren van alle ondernomen acties en afspraken.

4. Samenwerking en communicatie: De eerstejaarsevaluatie is ook een moment om de communicatie en samenwerking tussen werkgever, werknemer en eventueel de bedrijfsarts te versterken. Een goede samenwerking is essentieel voor een succesvolle re-integratie en kan de kansen op een succesvolle terugkeer naar werk vergroten, wat uiteindelijk in het belang is van zowel de werknemer als de werkgever.

5. Impact op premies: Langdurig zieke werknemers die in de WIA instromen, kunnen leiden tot hogere WGA-premies voor de werkgever. Door een actieve rol te spelen in de re-integratie en de eerstejaarsevaluatie, kunnen werkgevers helpen de instroom in de WIA te beperken en daarmee de hoogte van hun premies beïnvloeden.

Eerstejaarsevaluatie en de WW

De eerstejaarsevaluatie heeft indirect invloed op de Werkloosheidswet (WW) situatie. Hoewel de WW voornamelijk van toepassing is na het verliezen van werk, speelt de evaluatie een rol in het vaststellen van de inspanningen van werkgever en werknemer bij re-integratie na ziekte. Als een werknemer na twee jaar ziekte niet in aanmerking komt voor de WIA maar wel ontslagen wordt, kan de voorafgaande re-integratieperiode onderzocht worden bij een WW-aanvraag.

Als tijdens de eerstejaarsevaluatie en het vervolgtraject wordt vastgesteld dat beide partijen zich voldoende hebben ingespannen, kan dit de werknemer helpen bij een WW-aanvraag. Het toont aan dat het verlies van werk niet te wijten is aan nalatigheid met betrekking tot re-integratie. Daarom is het belangrijk om alle re-integratie activiteiten, waaronder de eerstejaarsevaluatie, nauwkeurig te documenteren.

De kosten van de eerstejaarsevaluatie

De kosten van de eerstejaarsevaluatie kunnen variëren, afhankelijk van verschillende factoren. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de uitvoering en financiering van de re-integratieinspanningen. Dit omvat het inschakelen van een bedrijfsarts of arbodienst, die de evaluatie kan begeleiden en adviseren over het re-integratietraject.

De kosten voor deze diensten kunnen uiteenlopen, afhankelijk van het contract met de arbodienst en de complexiteit van de situatie. Daarnaast kunnen er kosten zijn verbonden aan aanpassingen in de werkplek of het inzetten van een re-integratie bureau voor het tweede spoor. Echter, investeren in een grondige eerstejaarsevaluatie kan uiteindelijk kostenbesparend werken door het voorkomen van een loonsanctie van het UWV.

Het is ook belangrijk om te overwegen dat de kosten voor het niet naleven van de Wet Verbetering Poortwachter, zoals een verlengde loondoorbetalingsverplichting, hoger kunnen zijn dan de kosten voor een effectieve evaluatie en re-integratie.

Conclusie

De aanpak staat centraal in de effectieve re-integratie en evaluatie van werknemers na hun eerste ziektejaar. Het afgelopen jaar heeft uitdagingen en leermomenten gebracht, waaruit blijkt hoe cruciaal een gestructureerde benadering en duidelijke communicatie zijn. Binnen zes weken na de start van het tweede ziektejaar moet er een concrete strategie liggen, gericht op het vinden van een passende andere functie die aansluit bij de belastbaarheid van de werknemer.

Dit proces vraagt om doorzettingsvermogen, empathie en een proactieve houding van zowel de werkgever als de werknemer. Het succes van re-integratie ligt niet alleen in het terugkeren naar werk maar ook in het behouden van een gezonde en duurzame arbeidsrelatie. Door samen te werken en open te staan voor aanpassingen, kunnen werkgever en werknemer gezamenlijk een positief resultaat bereiken.