Maximaliseer uren; Boost je declarabiliteit

Wat is declarabiliteit?

Declarabiliteit verwijst naar het percentage van de gewerkte uren dat een medewerker kan factureren aan klanten. Het is een essentiële maatstaf voor het beoordelen van de efficiëntie en winstgevendheid van jouw bedrijf. Hoe hoger de declarabiliteit, hoe meer uren omgezet worden in inkomsten.

Het verschil tussen declarabele uren en gewerkte uren

Declarabele uren zijn de uren die direct aan een klant gefactureerd kunnen worden. Deze uren zijn verbonden aan specifieke taken of projecten die overeengekomen zijn met de klant en die een directe inkomstenbron vormen voor jouw bedrijf. Het optimaliseren van deze uren is essentieel voor het verhogen van de winstgevendheid van je onderneming.

Gewerkte uren omvatten daarentegen alle uren die je medewerkers besteden aan hun werkzaamheden, ongeacht of deze direct factureerbaar zijn of niet. Dit omvat zowel declarabele uren als niet-declarabele uren, zoals interne vergaderingen, training, en administratieve taken. Hoewel deze uren niet direct bijdragen aan de omzet, zijn ze cruciaal voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering en het behouden van een goede bedrijfsstructuur.

De relatie tussen declarabiliteit en productiviteit

Een effectieve urenregistratie helpt je niet alleen het aantal uren dat medewerkers schrijven te controleren, maar zorgt ook dat je rekening houdt met de beschikbare uren en contracturen per medewerker. Hierdoor kun je de begrote productiviteit verhogen en zorgen dat declarabele uren en productieve uren in lijn zijn met de verwachtingen.

Het begroten van de opbrengst per medewerker en het berekenen van het gemiddelde verkoop uurtarief zijn stappen die je helpen de financiële gezondheid van je onderneming te bewaken. Door een balans te vinden tussen werk aangenomen op basis van realistische afspraken en de werkelijke uren x tarief, vermijd je verkapte korting en maximaliseer je de productiewaarde. Het is belangrijk om de productiviteit van individuele medewerkers te toerekenen bij het geven van kortingen op uurtarieven, zodat je een eerlijke en nauwkeurige beoordeling van hun bijdrage hebt.

Productiviteit en declarabiliteit meten

Berekening van productieve uren

Productieve uren zijn de uren die daadwerkelijk aan het werk worden besteed, minus de tijd die wordt gespendeerd aan verlof, feestdagen, reistijd, en interne overleggen. Om deze te berekenen welke uren declarabel zijn, trek je eenvoudigweg de tijd voor niet-werkgerelateerde activiteiten af van het totaal aantal contracturen per jaar. Dit geeft een realistisch beeld van hoeveel tijd daadwerkelijk beschikbaar is voor het uitvoeren van taken die direct of indirect bijdragen aan de bedrijfsdoelen.

Berekening van declarabiliteit

Declarabiliteit wordt berekend door het aantal declarabele uren (de uren die direct aan klanten kunnen worden gefactureerd) te delen door het totaal aantal productieve uren. Het resultaat, vaak uitgedrukt als een percentage, geeft aan hoeveel van de productieve tijd daadwerkelijk omzet genereert voor het bedrijf.

Het belang van tijdregistratie voor een accurate berekening

Een nauwkeurige tijdregistratie van geregistreerde uren is belangrijk om een goed inzicht te krijgen in zowel declarabiliteit als productiviteit. Zonder accurate registratie van alle gewerkte uren, zowel declarabel als niet-declarabel, is het moeilijk om de echte effectiviteit van het personeel en de operationele efficiëntie van je organisatie te meten. Goede urenregistratiesystemen helpen bij het vaststellen van de feitelijke werktijd en zorgen ervoor dat alle uren correct worden toegewezen en berekend.

Optimalisatie van urenregistratie en werkprocessen

Efficiënte urenregistratie is meer dan alleen het bijhouden van gewerkte uren; het is het fundament van jouw financiële beheer. Door individuele medewerkers hun uren te laten declareren op lopende opdrachten, krijg je niet alleen inzicht in hoeveel uren zij besteden aan declarabele taken versus interne werkzaamheden, maar ook in hoe deze verhouding impact heeft op de begrote resultaten. Korting gaat namelijk rechtstreeks naar het begrote resultaat en kan niet worden toegeschreven aan de productiviteit van individuele medewerkers.

Implementeer software die helpt bij het nauwkeurig registreren van zowel declarabele als niet-declarabele uren. Dit ondersteunt niet alleen een transparante communicatie naar opdrachtgevers over het afgesproken resultaat en budget, maar stelt je ook in staat om proactief aanpassingen te maken die leiden tot een hogere begrote opbrengst.

Het effect op je uurtarief

Impact op het uurtarief

Wanneer je medewerkers hun normproductiviteit niet halen, oftewel het verwachte aantal productieve uren niet volmaken, kan dit leiden tot een hoger uurtarief voor de klant. Dit komt omdat de vaste kosten van je bedrijf verdeeld moeten worden over minder uren, waardoor de kosten per uur stijgen. Als gevolg hiervan moet je mogelijk je uurtarief verhogen om de bedrijfskosten te dekken en winstgevend te blijven.

Berekening van de impact

De impact kan berekend worden door het totaal van de werkelijke productieve uren te vergelijken met de verwachte productieve uren. Als deze lager uitvallen, deel je de totale kosten van je operatie (inclusief salarissen, overhead en andere bedrijfskosten) door het lagere aantal productieve uren. Dit resulteert in een hoger uurtarief dan oorspronkelijk begroot.

Strategieën om de Normproductiviteit te Verbeteren

• Efficiëntere werkprocessen: Door werkprocessen te optimaliseren en tijdverspilling te minimaliseren, kun je de productiviteit verhogen.

• Training en ontwikkeling: Investeer in de vaardigheden van je medewerkers zodat zij efficiënter en effectiever kunnen werken.

• Technologie en automatisering: Implementeer technologische oplossingen die routinetaken automatiseren en tijd vrijmaken voor meer productieve activiteiten.

Verhogen van medewerkers efficiëntie en kosteneffectiviteit

Als werkgever is het jouw doel om zowel de productiviteit als declarabiliteit van je team te maximaliseren. Dit betekent dat je moet focussen op het optimaliseren van zowel de declarabele uren als de productiviteit per medewerker. Door heldere en realistische afspraken te maken over de opdrachten en het beschikbare budget, voorkom je misverstanden en onnodige tijdverspilling.

Stimuleer je team om effectief gebruik te maken van beschikbare budgetten en hun eigen productiviteitscijfers te verbeteren. Dit kan door regelmatig trainingen te bieden die gericht zijn op zowel technische vaardigheden als tijdmanagement. Ook het integreren van slimme doelen binnen de opdrachten kan helpen om de focus scherp te houden en de productiewaarde te verhogen.

Bedenk strategieën om lagere productiewaarde door ongepland verlof of onvoorziene omstandigheden te compenseren. Dit kan, bijvoorbeeld door flexibele werktijden of het aanbieden van de mogelijkheid voor medewerkers om tijd in te halen. Zo blijft de impact op de totale productiviteit en declarabiliteit beperkt.

Strategieën voor het managen van verkooptrajecten en korting

Als werkgever is het van belang om de balans tussen sales werkzaamheden en de levering van diensten scherp te houden. Focus op het optimaliseren van de verkooptrajecten kan aanzienlijk bijdragen aan een hogere declarabiliteit door beter afgestemde prijzen en minder noodzaak voor korting. Dit begint al bij de onderhandelingen, waar een transparante uitleg van de waarde van jullie diensten cruciaal is.

Korting gaat namelijk rechtstreeks ten koste van het begrote resultaat en kan niet worden toegeschreven aan de productiviteit van individuele medewerkers.

Verkooptraject korting geeft vaak een verkapte indruk van de werkelijke waarde, waardoor het essentieel is om heldere, op feiten gebaseerde afspraken te maken over wat wordt geleverd. Dit voorkomt latere discussies over de prijs en zorgt ervoor dat de afgesproken budgetten worden gerespecteerd.