Addendum arbeidsovereenkomst: Hoe stel je het op?

Wat is een addendum arbeidsovereenkomst?

Een addendum is een aanvullende afspraak die je aan een bestaande arbeidsovereenkomst toevoegt, zonder de noodzaak om een geheel nieuwe overeenkomst op te stellen. Als werkgever kun je met onderhavig addendum specifieke wijzigingen of aanvullingen vastleggen die plaatsvinden binnen de kaders van de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst. Deze wijzigingen kunnen betrekking hebben op verschillende aspecten van de arbeidsrelatie, zoals heroverweging van salaris, aanpassing van arbeidstijden, of wijzigingen in de reiskostenvergoeding.

Het addendum staat als een juridisch bindend document dat duidelijkheid en zekerheid biedt aan zowel jou als je werknemer. Het garandeert dat alle partijen op de hoogte zijn van de nieuwe afspraken en stemt in met de aanpassingen zonder de rest van de overeengekomen arbeidsvoorwaarden te veranderen. Dit proces helpt om vertrouwelijke informatie veilig en duidelijk gecommuniceerd te houden tussen alle betrokken partijen.

Situaties waarin een addendum kan worden opgesteld

Als werkgever kom je soms situaties tegen waarin wijzigingen plaatsvinden aan de arbeidsvoorwaarden noodzakelijk zijn zonder dat de bestaande arbeidsovereenkomst volledig herzien hoeft te worden. Een voorbeeld hiervan is een aanpassing in werktijden. Het bijhouden van de nieuwe werktijden kan eenvoudig worden beheerd met een efficiënt urenregistratie systeem, zodat je altijd een accuraat overzicht hebt van de gewerkte uren en wijzigingen. Een addendum is de perfecte oplossing om deze wijzigingen formeel vast te leggen. Hier zijn enkele veelvoorkomende scenario’s waarin je een addendum zou kunnen overwegen:

• Functieverandering: Wanneer een werknemer promotie maakt of naar een andere functie binnen het bedrijf verhuist.

• Salarisverhoging: Na een succesvolle beoordeling of als onderdeel van een jaarlijkse update.

• Reiskostenvergoeding: Aanpassingen in het beleid of wijzigingen in de persoonlijke situatie van de werknemer die invloed hebben op het woon-werkverkeer.

• Vakantiedagen: Veranderingen in het aantal dagen of de voorwaarden voor vakantie, vaak als gevolg van onderhandelingen of bedrijfsbeleid wijzigingen.

Elk van deze veranderingen vereist een duidelijke en nauwkeurige update die via een addendum in de arbeidsovereenkomst wordt opgenomen, waarbij de overige artikelen van het oorspronkelijke contract ongewijzigd blijven. Dit zorgt voor helderheid en voorkomt toekomstige misverstanden tussen jou en je werknemers.

Het opstellen van een addendum: onderhavig addendum uiteengezet

Stappen die je kunt volgen bij het opstellen van een addendum

Het correct opstellen van een addendum is een directe manier om de nodige aanpassingen in je arbeidsovereenkomst te formaliseren, vooral wanneer er in arbeidsrechtelijke zin bestaat een bestaande overeenkomst tussen werkgever en werknemer. Volg deze stappen om te zorgen dat je addendum helder, rechtsgeldig en compleet is:

1. Gesprekken voeren met de werknemer: Het is belangrijk om open en transparante communicatie te onderhouden met de werknemer over de wijzigingen die plaatsvinden. Dit zorgt voor een gemeenschappelijk begrip en akkoord voordat het addendum wordt opgesteld.

2. De nieuwe afspraken vastleggen in een document: Zorg dat alle details van de wijzigingen duidelijk en nauwkeurig beschreven zijn in het addendum. Gebruik heldere taal om misverstanden te voorkomen.

3. Het document ondertekenen door zowel de werkgever als de werknemer: Beide partijen moeten het addendum ondertekenen om de overeenstemming te bevestigen. Dit maakt het document een officieel onderdeel van de arbeidsovereenkomst.

De considerans en de bestaande arbeidsovereenkomst ongewijzigd blijven

Wanneer je een addendum opstelt, is het essentieel om te refereren aan de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst. Dit gebeurt meestal in de considerans van het addendum, waar expliciet vermeld wordt hoe het addendum zich verhoudt tot de bestaande overeenkomst. Hiervoor genoemde blijft de bestaande arbeidsovereenkomst ongewijzigd, behalve voor de specifieke aanpassingen of toevoegingen die in het addendum zijn opgenomen.

• Considerans genoemde arbeidsovereenkomst: In de considerans wordt de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst genoemd, wat aangeeft dat alle voorwaarden die niet expliciet worden gewijzigd, van kracht blijven. Dit zorgt voor juridische helderheid en behoudt de continuïteit van de bestaande afspraken.

• Bestaande arbeidsovereenkomst ongewijzigd blijven: Het doel van het addendum is niet om de volledige arbeidsovereenkomst te herzien, maar om specifieke aanpassingen of toevoegingen te maken. Hierdoor blijft de kern van de oorspronkelijke overeenkomst intact, wat stabiliteit biedt aan zowel werkgever als werknemer.

Inhoud en structuur van het addendum: voorbeeld addendum arbeidsovereenkomst

Een doeltreffend addendum is duidelijk gestructureerd om te zorgen dat alle relevante wijzigingen overzichtelijk en rechtsgeldig zijn vastgelegd. Hier is hoe je de inhoud en structuur van een addendum kunt opbouwen:

• Artikel 1: Overstap, Plaats van Werkzaamheden: Dit artikel behandelt wijzigingen in de plaats van werkzaamheden of een overstap naar een andere afdeling of functie binnen de organisatie. Het is belangrijk deze veranderingen te documenteren om verwarring over de werklocatie of functieomschrijving te voorkomen.

In het addendum moeten ook de adressen van zowel de werkgever als de werknemer worden gespecificeerd. Dit omvat het huisnummer werkgever en het huisnummer werknemer, zodat er geen twijfel bestaat over de exacte locaties die in de juridische documentatie worden genoemd.

• Heroverweging Reiskosten vergoeding: Indien er veranderingen zijn in hoe de reiskosten worden vergoed, bijvoorbeeld door een wijziging in werklocatie of een nieuw beleid, dient dit helder in het addendum te worden vermeld.

• Heroverweging Arbeidstijden: Aanpassingen in arbeidstijden, zoals flexibele werktijden of een verandering in de totale wekelijkse werkuren, moeten duidelijk worden vastgelegd om te zorgen voor een gemeenschappelijk begrip tussen werkgever en werknemer.

• Optioneel: Artikel 2: Aard Arbeidsovereenkomst, Artikel 3: Arbeidsduur, Artikel 4: Salaris, etc: Afhankelijk van de behoeften kunnen aanvullende artikelen worden opgenomen die specifieke aspecten van de arbeidsovereenkomst betreffen, zoals de aard van het contract (tijdelijk of onbepaalde tijd), details over de arbeidsduur en specifieke salariswijzigingen.

• Heroverweging Salaris: Elke wijziging in de salarisstructuur of de hoogte van het salaris moet expliciet worden benoemd. Dit kan te maken hebben met een promotie, prestatiebeoordelingen of aanpassingen vanwege marktontwikkelingen.

• Heroverweging Vakantiedagen: Veranderingen in het aantal vakantiedagen of de voorwaarden voor het opnemen van vakantie dienen ook gespecificeerd te worden om te zorgen voor duidelijke afspraken en te voorkomen dat er later misverstanden ontstaan.

Mondelinge arbeidsovereenkomst

In Nederland is het mogelijk om een arbeidsovereenkomst mondeling af te sluiten. Hoewel een schriftelijke overeenkomst de voorkeur heeft omdat deze duidelijkheid biedt over de afspraken tussen werkgever en werknemer, wordt een mondelinge overeenkomst ook erkend door de wet. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen als je te maken hebt met een mondelinge arbeidsovereenkomst:

• Rechtsgeldigheid: Een mondelinge arbeidsovereenkomst is rechtsgeldig zolang deze de essentiële elementen van een arbeidscontract bevat, zoals overeenstemming over het werk, de loonbetaling, en de werktijden. Beide partijen zijn gebonden aan de afspraken, ook al zijn deze niet schriftelijk vastgelegd.

• Bewijslast: Het grootste nadeel van een mondelinge overeenkomst is de moeilijkheid om te bewijzen wat er precies is afgesproken bij eventuele geschillen. Dit kan leiden tot onzekerheid en complicaties, vooral als er misverstanden of conflicten ontstaan tussen de werkgever en werknemer.

• Aanbeveling voor een Addendum: Als er aanvankelijk een mondelinge overeenkomst is gemaakt en je wilt wijzigingen aanbrengen of specifieke voorwaarden toevoegen, is het aan te raden deze alsnog schriftelijk vast te leggen in de vorm van een addendum. Dit zorgt voor duidelijkheid en helpt toekomstige misverstanden te voorkomen. In sommige gevallen kan een nieuwe arbeidsovereenkomst nodig zijn, bijvoorbeeld bij significante veranderingen die verder gaan dan wat in een addendum kan worden vastgelegd.

• Advies: Het is verstandig om zelfs bij mondelinge overeenkomsten belangrijke afspraken schriftelijk te bevestigen, zoals in een e-mail of brief. Dit dient als een vorm van bewijs van de gemaakte afspraken en kan nuttig zijn in juridische situaties.

Conclusie

Het opstellen van een addendum bij een arbeidsovereenkomst is een praktische manier om veranderingen binnen jouw organisatie effectief en juridisch correct te managen. Een goed opgesteld addendum versterkt de relatie tussen jou en je werknemers door helderheid en zekerheid te bieden over de arbeidsvoorwaarden. Dit voorkomt misverstanden en bevordert een positieve werksfeer.

Daarnaast ondersteunt een duidelijk addendum de flexibiliteit binnen je bedrijf, waardoor je snel kunt inspelen op veranderende omstandigheden zonder de noodzaak van een geheel nieuwe arbeidsovereenkomst. Zorg ervoor dat je bij het opstellen van een addendum de juiste juridische procedures volgt en overweeg juridisch advies in te winnen om de integriteit van het document te waarborgen.