Aanzegplicht uitgelegd: vermijd fouten bij tijdelijke contracten

Wat is de aanzegplicht?

De aanzegplicht houdt in dat je als werkgever verplicht bent om een werknemer met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, van zes maanden of langer, uiterlijk een maand voor het einde van het contract schriftelijk te informeren over het al dan niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst. Dit betekent dat je de werknemer per brief of e-mail duidelijk moet maken of het contract wordt verlengd of dat de arbeidsovereenkomst van rechtswege eindigt. De aanzegplicht geldt voor alle tijdelijke contracten, ongeacht of de werknemer in aanmerking komt voor een opvolgend contract of dat de arbeidsovereenkomst definitief eindigt.

Uitzonderingen en voorwaarden

De aanzegplicht geldt niet in alle situaties. Zo hoef je bij een arbeidsovereenkomst van minder dan zes maanden geen schriftelijke aanzegging te doen. Ook bij een uitzendovereenkomst waarin een uitzendbeding is opgenomen, ben je vrijgesteld van deze verplichting. Verder vervalt de aanzegplicht wanneer de werknemer pensioengerechtigde leeftijd bereikt of in gevallen van faillissement. Houd er rekening mee dat mondelinge aanzegging niet volstaat; het moet altijd schriftelijk. In sommige gevallen kan de kantonrechter de aanzegvergoeding matigen, afhankelijk van de omstandigheden. Zorg ervoor dat je altijd de voorwaarden waaronder de aanzegplicht geldt goed in acht neemt om problemen te voorkomen.

Waarom is de aanzegplicht belangrijk?

De aanzegplicht is belangrijk omdat het je verplichting als werkgever is om je werknemer tijdig te informeren over het einde van de arbeidsovereenkomst. Wanneer een tijdelijk contract van rechtswege eindigt, moet je uiterlijk een maand van tevoren schriftelijk laten weten of je het contract wilt verlengen of niet. Doe je dit niet, dan ben je een vergoeding verschuldigd ter hoogte van maximaal één maand loon. Deze aanzegvergoeding kan voorkomen worden door de aanzegging schriftelijk te doen, bijvoorbeeld per brief of e-mail. Vergeet niet dat dit dwingend recht is; je kunt hier dus niet van afwijken.

Hoe voer je de aanzegging correct uit?

Om de aanzegplicht correct na te leven, moet je de werknemer uiterlijk een maand voor het einde van het tijdelijke contract schriftelijk informeren. Het bijhouden van gegevens zoals werkuren met een efficiënt urenregistratie systeem kan je helpen om contractafspraken goed te beheren en tijdig te anticiperen op het aflopen van contracten, zodat je altijd aan de aanzegplicht voldoet.

Deze schriftelijke aanzegging kan per brief of per e-mail worden gedaan, zolang je maar kunt aantonen dat de werknemer de aanzegging heeft ontvangen. Een mondelinge aanzegging is niet voldoende en kan leiden tot een aanzegvergoeding die je als werkgever verschuldigd bent.

Zorg ervoor dat je in de aanzegging duidelijk maakt of je het contract wilt verlengen of dat de arbeidsovereenkomst eindigt. Dit voorkomt verwarring en mogelijke geschillen. Als de arbeidsovereenkomst wordt voortgezet, moet je dit ook schriftelijk bevestigen, zodat er geen misverstanden ontstaan over de arbeidsvoorwaarden.

Let op! Geef je bij de aanvang van de arbeidsovereenkomst schriftelijk aan dat er geen opvolgend contract is, dan moet je alsnog voldoen aan de aanzegverplichting.

Aanzeggen is geen opzeggen

Het is belangrijk om te weten dat aanzeggen niet hetzelfde is als opzeggen. Bij de aanzegplicht informeer je de werknemer schriftelijk of een tijdelijk contract wel of niet wordt voortgezet na de einddatum. Dit verschilt van een opzegging, waarbij je een lopende arbeidsovereenkomst actief beëindigt. Bij het aanzeggen gaat het om de mededeling dat de arbeidsovereenkomst van rechtswege eindigt, of dat er een verlenging plaatsvindt. Vergeet niet dat je bij een niet-tijdige of niet-schriftelijke aanzegging een aanzegvergoeding verschuldigd kunt zijn. Opzeggen daarentegen vereist vaak een andere procedure, zoals het in acht nemen van een opzegtermijn en het volgen van specifieke voorwaarden onder het Burgerlijk Wetboek.

Volgens het wettelijk kader Artikel 7:668 BW bepaalt dat de werkgever de werknemer uiterlijk één maand voordat de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van rechtswege eindigt schriftelijk informeert over het al dan niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst.

Specifieke situaties rond de aanzegplicht

In sommige situaties kan de aanzegplicht anders uitpakken. Als je bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst wilt verlengen, moet je dit uiterlijk een maand voor het einde van het tijdelijke contract schriftelijk aangeven. Maar wat als er een opvolgend contract volgt? In dat geval moet je weer een schriftelijke aanzegging doen, zelfs als de werknemer al bekend is met de verlenging. Ook in bijzondere gevallen, zoals faillissement of re-integratie van de werknemer, blijven de regels rond de aanzegplicht gelden. Denk ook aan werknemers die bijna de pensioengerechtigde leeftijd bereiken; ook hier moet je tijdig aangeven of het contract wordt voortgezet. Het is van belang om deze situaties goed in kaart te brengen om verrassingen te voorkomen.

Gevolgen van niet nakomen aanzegplicht

Als je als werkgever de aanzegplicht niet naleeft, kan dit leiden tot geschillen met de werknemer. De werknemer kan dan een procedure starten bij de kantonrechter om de aanzegvergoeding te claimen. Let op de korte vervaltermijn: een werknemer heeft maar een beperkte tijd om deze vergoeding op te eisen, meestal binnen twee maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst. Het is verstandig om alle communicatie rondom de aanzegging schriftelijk vast te leggen, zodat je bij een eventueel conflict sterke documentatie hebt. Mocht het toch tot een rechtszaak komen, dan is het goed om te weten dat de kantonrechter soms de hoogte van de vergoeding kan matigen, afhankelijk van de omstandigheden.

Aanzegvergoeding verschuldigd

Wanneer je als werkgever de aanzegplicht niet nakomt, ben je een aanzegvergoeding verschuldigd aan de werknemer. Deze vergoeding kan oplopen tot één maandloon als je de werknemer niet uiterlijk een maand voor het einde van het tijdelijke contract schriftelijk hebt geïnformeerd. Ook als de aanzegging te laat of mondeling is gedaan, kun je verplicht worden de vergoeding te betalen. Dit geldt ongeacht of de arbeidsovereenkomst uiteindelijk wordt verlengd of niet. Zorg er dus voor dat je altijd tijdig en schriftelijk aangeeft of het contract wordt voortgezet, zodat je onnodige kosten en juridische complicaties voorkomt. Houd ook rekening met de korte vervaltermijn voor het indienen van een claim door de werknemer.