Maak kennis met Django Stoutenburg van Tomingroep, een werk-leerbedrijf in de omgeving van Almere dat zich richt op het ontdekken en ontwikkelen van talenten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dankzij Shiftbase, een geavanceerde tool voor personeelsplanning, heeft de afdeling Reiniging 449 van Tomingroep sinds juli 2022 een ware transformatie ondergaan in hun planning en werkprocessen. In dit succesverhaal delen we hoe Django Stoutenburg, de operationeel planner bij Tomingroep, en zijn team deze verandering hebben doorgevoerd.
De situatie voor Shiftbase
Het was geen gemakkelijke taak om de planning van 90 medewerkers en een mengeling van vaste en variabele diensten bij Reiniging 449 te beheren. Het gebruik van Excel-spreadsheets bracht verschillende uitdagingen met zich mee, zoals het kopiëren van planningen en het controleren van gewerkte uren. Bovendien was de planning in handen van slechts één persoon, wat het proces kwetsbaar en tijdrovend maakte.
De oplossing
Op zoek naar een betere oplossing ontdekte Django Shiftbase. Na een succesvolle pilot, waarbij de resultaten 'no cure no pay' waren, introduceerde hij Shiftbase binnen zijn team. Ondanks dat veel teamleden weinig ervaring hadden met digitale tools, waren ze snel op hun gemak met Shiftbase, dankzij de gebruiksvriendelijkheid.
Shiftbase bood een oplossing voor de foutgevoeligheid van Excel, door automatische overdracht van planningen naar de volgende week mogelijk te maken. Django kon eenvoudig diensten slepen en medewerkers toewijzen aan taken en diensten. Bovendien hielp Shiftbase met het overzichtelijk maken van de Arbeidstijdenwet (ATW) controle, waardoor overtredingen van deze wet voorkomen werden. "Als iemand 48 uur in een week heeft gewerkt, dan is dat direct zichtbaar in de planning. Die medewerker wordt dan een dag minder ingepland de volgende week," aldus Django.
Voor de medewerkers brengt de app structuur en overzicht. Iedereen heeft een eigen account en kan daar zijn rooster zien en verlof aanvragen. De verlofaanvraag komt bij de voorman terecht, die in de planning kan kijken en de aanvraag kan goedkeuren als het in de planning past. "Shiftbase biedt de mogelijkheid om vooruit te kijken!" vertelt Django enthousiast.
Het resultaat
De implementatie van Shiftbase heeft aanzienlijke, meetbare resultaten opgeleverd voor de afdeling Reiniging 449:
- Een tijdsbesparing van 20% op planningen en verlofregistraties
- Blije medewerkers die zelf verlof kunnen aanvragen
- 30% tijdsbesparing op urenregistratie
- Vermindering van het aantal vragen over roosters en verlof
- Vereenvoudiging van goedkeuringsprocessen voor voormannen
- Verbeterde transparantie en controle over gegevens
- Focus op belangrijkere taken dankzij tijdsbesparing
- Verhoogde efficiëntie en structuur binnen de afdeling
Voorheen waren er 6 mensen nodig voor de personeelsplanning en urenregistratie. Nu hoeven 4 voormannen alleen nog maar zaken goed te keuren op basis van het overzicht in Shiftbase.
Transparantie staat centraal in Reiniging 449. "Het gebruik van Shiftbase stimuleert medewerkers om hun eigen uren te controleren. Bij vragen kan er direct in het systeem gekeken worden en een oplossing worden geboden," legt Django uit.
Shiftbase heeft de manier waarop Tomingroep haar personeelsplanning en urenregistratie beheert, fundamenteel veranderd. Het succesverhaal van Django en zijn team is een krachtig bewijs van de effectiviteit en de meerwaarde van Shiftbase. Het toont aan dat het mogelijk is om met de juiste tooling de efficiëntie te verhogen, tijd te besparen en de transparantie en structuur binnen een organisatie te verbeteren.
Zoals Django het treffend samenvat: "Shiftbase biedt de mogelijkheid om vooruit te kijken!" Met Shiftbase is Tomingroep in staat geweest om niet alleen naar de toekomst te kijken, maar ook om deze vorm te geven.
