De ideale afwijzingsbrief sollicitatie: Download het gratis voorbeeld!

Een goede afwijzingsbrief is essentieel in elke sollicitatieprocedure. In dit artikel ontdek je waarom het belangrijk is om sollicitanten op een respectvolle manier af te wijzen en hoe dit bijdraagt aan je employer branding. We bespreken hoe snel je een afwijzingsbrief moet sturen, welke onderdelen de brief moet bevatten, en geven tips om de juiste feedback te geven aan sollicitanten.

Daarnaast vind je handige richtlijnen om een sollicitatie correct af te wijzen, inclusief voorbeelden en richtlijnen voor een correcte afwijzing sollicitatie op verschillende momenten in het proces, en te zorgen voor een professionele communicatie richting alle kandidaten. Tot slot bieden we je een voorbeeld afwijzingsbriefsjabloon aan, zodat je direct aan de slag kunt met het zorgvuldig afwijzen van sollicitanten en tegelijkertijd een goede indruk achterlaat.

Wat is een afwijzingsbrief bij een sollicitatie?

Het versturen van een afwijzingsbrief na een sollicitatie is belangrijk voor een professionele sollicitatieprocedure. Hiermee toon je respect voor de tijd en moeite die de sollicitant in de sollicitatie heeft gestoken. Het versturen van een afwijzingsbrief is cruciaal wanneer je een sollicitant afwijst, omdat het bijdraagt aan een positieve employer branding, zelfs wanneer je iemand moet teleurstellen. Door zorgvuldig een afwijzing te formuleren, geef je sollicitanten de juiste feedback, wat hen helpt bij eventuele verdere sollicitaties. Ook versterkt een goed opgestelde afwijzingsbrief je imago als werkgever en zorgt het ervoor dat sollicitanten zich gewaardeerd voelen, ondanks het slechte nieuws.

Hoe snel moet je een afwijzingsbrief sturen?

Het tijdig versturen van een afwijzingsbrief na een sollicitatie is belangrijk om sollicitanten niet onnodig in onzekerheid te laten. Idealiter stuur je de afwijzingsbrief binnen één tot twee weken nadat je een sollicitatie hebt ontvangen of na een sollicitatiegesprek. Door snel te reageren, toon je dat je de sollicitant en de genomen moeite waardeert. Dit versterkt je positie als werkgever en laat een positieve indruk achter, zelfs als je de sollicitant helaas moet teleurstellen. Zorg ervoor dat je de brief verstuurt nadat je een zorgvuldige overweging hebt gemaakt tussen de kandidaten.

Welke onderdelen moet de afwijzingsbrief bevatten?

Een effectieve afwijzingsbrief bestaat uit drie belangrijke onderdelen: de inleiding, de verklaring en de afsluiting. In de verklaring leg je uit waarom de sollicitant niet is geselecteerd, bijvoorbeeld omdat een andere kandidaat beter voldeed aan de gestelde eisen.

1. Inleiding

Begin de brief met een duidelijke en vriendelijke groet. Geef in de inleidende alinea meteen aan dat je helaas hebt besloten om de sollicitant af te wijzen voor de functie waarop hij of zij heeft gesolliciteerd. Dit maakt de boodschap direct helder.

2. Verklaring

In de verklarende alinea leg je kort uit waarom de sollicitant niet is geselecteerd. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat een andere kandidaat beter voldeed aan de gestelde eisen, of omdat er simpelweg veel goede kwalificaties waren onder de andere sollicitanten. Er waren meerdere geschikte kandidaten die voldeden aan het functieprofiel. Het is belangrijk om minimaal één reden te geven, zodat de sollicitant begrijpt waarom de keuze is gemaakt.

3. Afsluiting

Sluit de brief af met een vriendelijke groet en bedank de sollicitant hartelijk dank voor de getoonde interesse en de genomen moeite. Wens de sollicitant succes bij eventuele verdere sollicitaties en geef aan dat je hem of haar graag in overweging neemt bij een toekomstige geschikte vacature.

Voor meer informatie over een sollicitatie afwijzen, hebben we ook een ander artikel volledig met tips! Bekijk hier het artikel!

Tips voor het schrijven van een afwijzingsbrief

Bij het schrijven van een afwijzingsbrief is het belangrijk om duidelijk en respectvol te zijn. Begin met een heldere inleiding waarin je direct aangeeft dat de sollicitatie niet succesvol was. Zorg ervoor dat je in de verklaring minimaal één reden geeft voor de afwijzing, bijvoorbeeld dat er betere kandidaten waren voor de functie waarop is gesolliciteerd. Sluit af met een vriendelijke groet en bedank de sollicitant voor de genomen moeite en de getoonde interesse. Wens de sollicitant succes bij eventuele verdere sollicitaties en bied aan om de sollicitant te informeren als er een passende vacature vrijkomt. Vergeet niet om altijd de sollicitant te bedanken voor zijn of haar tijd, oftewel 'sollicitant bedankt'.

Sollicitant afwijzen: waar moet je op letten?

Bij het sollicitanten afwijzen is het belangrijk om dit op een respectvolle en duidelijke manier te doen. Zorg ervoor dat je de afwijzingsbrief tijdig verstuurt, bij voorkeur kort na de eerste selectie of het sollicitatiegesprek. Wees transparant in je communicatie door aan te geven dat je een zorgvuldige afweging hebt gemaakt tussen alle kandidaten. Vermijd algemene of vage formuleringen; geef juist feedback specifiek over waarom de sollicitant niet de juiste match was voor de functie waarvoor is gesolliciteerd. Sluit af met een vriendelijke groet en bied eventueel aan de sollicitant op de hoogte te stellen van toekomstige geschikte vacatures.

Eventuele verdere sollicitaties

Het is altijd goed om in een afwijzingsbrief aan te geven dat de sollicitant welkom is bij eventuele verdere sollicitaties. Hiermee laat je de deur open voor toekomstige kansen en geef je de sollicitant hoop op een passende vacature in de toekomst. Door te benadrukken dat de sollicitant ondanks de huidige afwijzing in aanmerking kan komen voor toekomstige functies, toon je dat je zijn of haar kwalificaties waardeert. Het helpt ook om een positieve relatie te behouden met de sollicitant, wat belangrijk is voor je employer branding. Wens de sollicitant succes bij verdere sollicitaties en bied aan om in de toekomst contact op te nemen als er een geschikte vacature vrijkomt.

Zo geef je de juiste feedback aan geschikte kandidaten

Het geven van de juiste feedback na een sollicitatie is belangrijk om de sollicitant te helpen bij zijn of haar verdere ontwikkeling. Wees specifiek in je feedback en geef aan welke punten beter hadden kunnen zijn om de sollicitant een duidelijke richting te bieden. Dit kan variëren van een gebrek aan werkervaring tot het niet volledig voldoen aan de gestelde eisen voor de functie waarvoor is gesolliciteerd. Zorg ervoor dat de feedback opbouwend is en laat merken dat je de sollicitant waardeert voor de getoonde interesse en de tijd en moeite die in de sollicitatie zijn gestoken. Door deze aanpak draag je bij aan een positieve ervaring, zelfs na een afwijzing. Vergeet niet dat je schriftelijke toestemming nodig hebt om de gegevens van de sollicitant langer te bewaren.