Ziek personeel? Dit is hoe je ziekteverzuim in de horeca slim aanpakt

Ziekteverzuim brengt horecabedrijven in een lastige positie. Een zieke werknemer betekent extra druk op het team, hogere kosten en minder bezetting op drukke momenten. In een branche waar snelheid, flexibiliteit en risico inventarisatie allesbepalend zijn, is iedere ziekmelding een uitdaging. Naast praktische problemen zijn er ook wettelijke verplichtingen. De Wet verbetering poortwachter stelt duidelijke regels voor verzuimbegeleiding en re-integratie.

Als werkgever ligt de taak bij jou om een zieke werknemer zo goed mogelijk te ondersteunen en tegelijkertijd de administratie op orde te houden. Hoe je ziekteverzuim eenvoudiger kunt beheren in de horeca? Dat ontdek je in dit artikel.

Ziekteverzuim horeca: een grote uitdaging

De horecabranche draait op snelheid, flexibiliteit en teamwork. Wanneer een werknemer ziek is, moet het team ineens harder werken om de gaten in het rooster op te vangen. Dit zorgt niet alleen voor extra druk, maar vergroot ook de kans op fouten en vermoeidheid en overspannenheid bij collega’s. Bovendien lopen de kosten snel op, want naast het salaris van de zieke werknemer zijn er vaak extra werkgeverslasten voor vervanging of overuren.

Volgens de Wet verbetering poortwachter ligt de verantwoordelijkheid bij de werkgever om ziekteverzuim goed te begeleiden. Dit betekent niet alleen het registreren van ziekmeldingen, maar ook actief werken aan re-integratie en het voorkomen dat werknemer voor langere tijd uitvallen. Veel horecaondernemers vinden dit lastig, omdat ze al druk genoeg zijn met de dagelijkse operatie. Toch loont een goed ziekteverzuimbeleid. Een goed beleid voorkomt namelijk stress bij werknemers en zorgt ervoor dat een team stabiel blijft. Maar een effectieve aanpak begint bij inzicht. Hoe vaak valt personeel uit? Wat zijn de grootste oorzaken? En hoe zorg je ervoor dat medewerkers gezond en gemotiveerd blijven?

Re-integratie na ziekte: van zieke werknemer naar terugkeer

Een werknemer ziek melden is pas het begin. De echte uitdaging zit in de periode daarna. Hoe zorg je ervoor dat iemand weer snel en verantwoord aan het werk kan?

Bij een zieke werknemer is het belangrijk om al vanaf de eerste ziektedag contact te houden. Niet om druk te zetten, maar om te laten merken dat iemand er niet alleen voor staat. De Wet verbetering poortwachter stelt dat zowel werknemer als werkgever samen moeten werken aan een zo snel mogelijke en verantwoorde terugkeer. Dit kan door aangepast werk aan te bieden of een gefaseerde opbouw van uren als dit binnen het type contract valt.

Succesvolle re-integratie vraagt om maatwerk. Sommige werknemers kunnen na een korte herstelperiode direct weer aan de slag, terwijl anderen meer tijd nodig hebben. Door goed te luisteren en zo flexibel mogelijk te zijn, blijft het proces eerlijk en haalbaar voor beide partijen. Uiteindelijk is een gezonde werknemer waardevoller dan een snelle, maar onvolledige terugkeer.

Een soepele aanpak bij ziekte: de juiste stappen

Een ziek personeelslid zorgt niet alleen voor roosterproblemen, maar brengt ook administratieve verplichtingen met zich mee. Is een werknemer ziek? Dan is het belangrijk om direct actie te ondernemen. Een snelle en duidelijke aanpak voorkomt verwarring, houdt de administratie op orde en helpt bij een soepele re-integratie. Zowel werkgever als medewerker spelen hierin een belangrijke rol.

Stappen bij een ziekmelding:

• Directe melding – De werknemer geeft zo snel mogelijk door dat hij of zij niet kan werken, bij voorkeur vóór de start van de dienst.

• Registratie – De werkgever noteert de ziekmelding en houdt de afwezigheid bij voor de planning en de loondoorbetaling. In het eerste kwartaal van ziekte blijft de doorbetaling meestal op minimaal 70 procent, afhankelijk van de cao of individuele arbeidsovereenkomst.

• Contact houden – Regelmatige updates zorgen voor betrokkenheid en versnellen een succesvolle terugkeer.

• Overleg met de bedrijfsarts – Bij langdurig ziekteverzuim of meerdere ziekmeldingen in een jaar kan een bedrijfsarts adviseren over werkhervatting en mogelijke aanpassingen.

• Terugkeer bespreken – Afhankelijk van de situatie kan een werknemer gefaseerd terugkeren, bijvoorbeeld met lichtere taken.

Door deze stappen te volgen, blijft het proces helder en wordt langdurig verzuim zoveel mogelijk beperkt.

Verplichtingen voor werkgevers: de Wet Verbetering Poortwachter

Bij ziekte, burn out en psychische klachten is het niet alleen belangrijk om een werknemer goed te begeleiden, maar ook om je aan wettelijke verplichtingen te houden. De Wet verbetering poortwachter stelt dat een werkgever actief moet bijdragen aan het herstel en de terugkeer van een arbeidsongeschikte werknemer. Dit betekent dat binnen zes weken een eerste analyse moet plaatsvinden, vaak in overleg met een arbodienst of bedrijfsarts.

Naast begeleiding zijn er ook financiële gevolgen. Tijdens het eerste jaar heb je als werkgever een loondoorbetalingsplicht, waarbij je wettelijk verplicht bent om minimaal 70 procent van het loon door te betalen. Dit kan een flinke last zijn, vooral voor middelgrote bedrijven in de horeca, waar marges vaak al krap zijn. Het is daarom slim om op tijd te kijken naar mogelijkheden om verzuimkosten te beperken. Denk aan opties zoals een ziekteverzuimverzekering.

Kosten van een zieke werknemer in de horeca en hoe je ze minimaliseert

Ziekteverzuim kost een bedrijf niet alleen tijd en energie, maar ook flink wat geld. Naast loonkosten komen er extra uitgaven bij voor vervangend personeel, lagere productiviteit en administratieve afhandeling. Voor veel ondernemers in de horeca is dit een flinke uitdaging, zeker als verzuimkosten onverwachts oplopen.

Een goed verzuimbeleid helpt om deze financiële druk te verminderen. Dit kan op verschillende manieren:

• Preventie – Door aandacht te besteden aan een gezonde werkomgeving, zoals voldoende rustmomenten en goede arbeidsomstandigheden.
• Snelle re-integratie – Hoe eerder een medewerker weer gedeeltelijk aan het werk is, hoe minder lang het volledige loon doorbetaald moet worden.
• Verzekeringen – Een ziekteverzuimverzekering kan werkgevers beschermen tegen langdurige financiële gevolgen van verzuim en geeft dus extra financiële zekerheid.

Naast kostenbeheersing is het minstens zo belangrijk om ziekteverzuim op een overzichtelijke manier te registreren. Duidelijke afspraken en een goed systeem zorgen ervoor dat werkgevers grip houden op ziekteverzuim, terwijl medewerkers zich gesteund voelen in hun herstel. Hoe kunnen digitale oplossingen helpen bij het registreren en beheren van verzuim? En welke voordelen biedt een gestructureerd systeem voor zowel werkgevers als werknemers?

Software-oplossingen voor verzuimregistratie en personeelsbeheer

Een goed overzicht van ziekteverzuim begint bij een efficiënte manier van registreren. Handmatige invoer in spreadsheets of losse notities in een agenda leiden snel tot fouten en onduidelijkheden. Digitale oplossingen bieden niet alleen gemak, maar zorgen er ook voor dat alle gegevens op één centrale plek staan. Dit helpt werkgevers om patronen in verzuim sneller te herkennen en tijdig actie te ondernemen.

Voor horecabedrijven waar roosters continu veranderen, is een flexibel systeem essentieel. Een digitale oplossing kan bijvoorbeeld automatisch meldingen sturen bij een ziekteverzuimmelding, zodat de planning direct kan worden aangepast. Ook maakt het inzichtelijk welke medewerkers vaker afwezig zijn tijdens opeenvolgende kwartalen. Hierdoor kun je op tijd preventieve gesprekken inplannen. Dit voorkomt langdurig verzuim en helpt om de continuïteit binnen de bedrijfstak en het team te waarborgen.

Daarnaast ondersteunt verzuimsoftware bij het naleven van de wet- en regelgeving. Denk aan automatische rapportages die laten zien of alle verplichte stappen rondom verzuimbegeleiding correct zijn doorlopen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten die tot juridische problemen of boetes kunnen leiden. Door te investeren in een goed systeem wordt het ziekteverzuimbeheer eenvoudiger en transparanter voor zowel werkgever als werknemer.

Efficiënt ziekteverzuimbeheer: de juiste aanpak binnen de horeca

Een gestructureerde aanpak van ziekteverzuim voorkomt onnodige kosten en zorgt voor een soepel lopend team. In de horeca, waar uitval snel gevolgen heeft voor de bezetting en service, is het extra belangrijk om het proces helder en effectief te houden. Naast het naleven van de loondoorbetalingsplicht helpt een sterke focus op preventie om langdurig ziek zijn te verminderen. Door tijdig in te grijpen en patronen te herkennen, blijft de impact beperkt en blijft de continuïteit gewaarborgd.

Shiftbase biedt een complete oplossing voor verzuim- en beheer van horecapersoneel. Met geautomatiseerde registraties, overzichtelijke rapportages en naadloze koppelingen met de salarisadministratie maakt het systeem het proces eenvoudiger voor werkgevers en HR-teams. Voorkom fouten, bespaar tijd en zorg voor een goed georganiseerde verzuimadministratie.

Ontdek hoe Shiftbase jouw bedrijf helpt bij een efficiënt en compliant ziekteverzuimbeleid. Vraag vandaag nog een gratis demo aan of probeer Shiftbase direct 14 dagen gratis.

Beheer eenvoudig verlof en verzuim

• Automatisch vakantie-uren opbouwen
• Eenvoudig verlof aanvragen
• Verlofregistraties zichtbaar in planning

Gratis uitproberen Demo aanvragen