Personeelsplanning voor werken tijdens de sale periodes

Zodra de sale in zicht komt, draait alles om een sterke personeelsplanning. Van de hectiek tijdens Black Friday tot de drukke zomersales, deze periodes vragen om een scherpe aanpak. De uitdaging? Je klanten tevreden houden terwijl je medewerkers gemotiveerd blijven. Een goede planning maakt hierin het verschil tussen succes en chaos op de werkvloer. Denk aan strategisch geplande werktijden, een mix van ervaren krachten en parttimers, en de flexibiliteit om piekmomenten moeiteloos op te vangen. 

Klaar om jouw personeelsplanning voor de volgende grote sale te optimaliseren? In dit artikel ontdek je hoe je elk seizoen weer je team op volle kracht inzet!

Werken tijdens de Sale: Waarom Sale Maanden een Unieke Uitdaging zijn voor Werkgevers

Iedereen kent de drukte tijdens de sale-maanden, maar als werkgever ben je degene die moet zorgen dat alles op rolletjes loopt. Tijdens piekperiodes zoals de Black Friday-uitverkoop en de zomersales, kan het ineens stormlopen met klanten en bestellingen. Het is een tijd waarin targets hoog liggen, verkopers moeten schakelen als nooit tevoren, en klantcontact een intensieve sport wordt. De beschikbaarheid van je medewerkers speelt hierin een sleutelrol. De uitdaging? Je wilt het aantal werkuren en de roosters precies afstemmen op de verwachte drukte zonder je vaste team te overbelasten. Daarnaast biedt de salessector doorgroeimogelijkheden voor verkopers naar functies zoals accountmanager, wat de carrière-ambitie van je team kan stimuleren.

De oplossing ligt vaak in het flexibel inzetten van tijdelijk personeel, bijvoorbeeld parttimers of studenten, die je gemakkelijk kunt opschalen bij toenemende vraag. Door een mix van ervaren krachten en nieuw talent kun je iedere klant optimaal bedienen. Maar het vraagt om planning en een scherp oog voor detail. De vraag is dus: ben jij klaar om tijdens elke sale je beste verkopers aan het werk te zetten en tegelijkertijd een gezonde werkbalans te behouden?

Van Wintersale tot Black Friday: Wat zijn de drukste periodes?

Als werkgever weet je dat sommige verkoopperiodes veel meer vergen van je team dan andere. De wintersale staat bijvoorbeeld bekend om klanten die massaal op zoek zijn naar koopjes voor het nieuwe jaar. En dan heb je nog Black Friday en Cyber Monday, dagen waarop klanten bereid zijn om vroeg op te staan (of tot middernacht te wachten) om de beste deals binnen te halen. Deze piekmomenten kunnen zelfs leiden tot recordverkopen, maar daar zit meteen de uitdaging: hoe zorg je dat jouw personeelsplanning die drukte aankan?

Het is belangrijk om tijdens deze piekmomenten niet alleen voldoende medewerkers op de vloer te hebben, maar ook flexibel te kunnen schakelen. Denk aan het combineren van vaste verkopers met extra krachten uit de buitendienst. Zo kun je tijdens de voorjaarssale bijvoorbeeld investeren in extra klantcontact bij de kassa’s, terwijl je tijdens de zomersale meer aandacht besteedt aan klanten die op zoek zijn naar seizoensgebonden producten. Verschillende sales functies, zoals kassamedewerkers, verkoopadviseurs en buitendienstmedewerkers, hebben elk hun eigen verantwoordelijkheden en zijn essentieel om de drukte tijdens piekperiodes effectief te managen.

Door slim te anticiperen op de drukte per sale, kun je tijdig openstaande vacatures invullen en je team versterken met talent dat goed past bij de specifieke behoeften van die periode. Vergeet hierbij niet om ook te kijken naar je huidige medewerkers: welke skills kunnen nog verder ontwikkeld worden om klanten beter te helpen tijdens deze intensieve momenten?

Het Werven van tijdelijke krachten voor sales vacatures tijdens sale periodes

Een van de grootste uitdagingen voor werkgevers tijdens drukke sale-periodes is het vinden van voldoende personeel. Want hoewel je vaste team misschien gewend is aan hectiek, kunnen ze de drukte van een sale-periode niet alleen aan. Tijd om te kijken naar extra krachten, zoals studenten en parttimers, die je flexibel kunt inzetten. Maar waar vind je deze tijdelijke medewerkers?

Het begint allemaal bij het slim uitzetten van sales vacatures. Benadruk daarin de mogelijkheid om relevante skills te ontwikkelen en de ervaring op te doen die een carrière in de sales kan lanceren. Voor veel jongeren is het niet alleen een manier om een extra zakcentje te verdienen, maar ook om hun sociale vaardigheden te verbeteren en te netwerken binnen de branche. Denk hierbij aan het inzetten van wervingscampagnes via sociale media, samenwerkingen met lokale hogescholen of het plaatsen van vacatures op platforms die speciaal gericht zijn op tijdelijke banen.

Bied daarbij aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals een marktconform uurloon, doorgroeimogelijkheden, en een goede balans tussen werk en privé. Het vinden van tijdelijk talent is niet alleen een kwestie van het juiste aanbod, maar ook van het goed profileren van je bedrijf. Laat zien dat jij meer te bieden hebt dan alleen een tijdelijke baan: laat hen meebouwen aan een succesvolle sale, waarin ze samen met hun collega’s echt het verschil kunnen maken.

Zo maak je een rooster dat rekening houdt met pieken en daluren

Een effectief rooster maken tijdens drukke sale-periodes vraagt om méér dan alleen het invullen van werkuren. Het gaat om het slim indelen van medewerkers, zodat je team op de juiste momenten op volle kracht aanwezig is. Pieken – zoals de eerste dag van de zomersale of de laatste uren van de wintersale – vragen om een dubbele bezetting, terwijl daluren juist ruimte bieden om taken zoals het bijvullen van producten en het verwerken van retouren af te handelen.

Een goede planning begint bij het analyseren van eerdere sales en het identificeren van de piekmomenten. Zo weet je precies wanneer je extra hulp nodig hebt en wanneer je juist kunt besparen op personeelskosten. Wil je bijvoorbeeld de drukte tijdens de Black Friday optimaal opvangen? Zorg er dan voor dat je ervaren verkopers tijdens de piekuren inplant, terwijl je parttimers de daluren opvullen. Dit geeft jouw vaste team de kans om klanten te helpen bij lastige vragen of om extra producten aan te bevelen. Het gemiddeld uurloon voor medewerkers tijdens piekuren kan oplopen tot €17,71, wat een extra motivatie kan zijn.

Houd er daarnaast rekening mee dat medewerkers die regelmatig in de daluren werken, ook voldoende kansen krijgen om mee te draaien tijdens piekuren. Zo ontwikkelt iedereen zijn vaardigheden en wordt het werk eerlijk verdeeld. Door slim te roosteren, zorg je niet alleen voor tevreden klanten, maar ook voor tevreden medewerkers die zich gewaardeerd voelen. Win-win!

Stap-voor-Stap: Hoe maak je een personeelsplanning voor Black Friday?

Black Friday is dé dag waarop alles samenkomt: klanten, aanbiedingen en – hopelijk – recordomzetten. Maar om die drukte succesvol te managen, moet je personeelsplanning staan als een huis. Begin met het vaststellen van je doelen: hoeveel klanten verwacht je? Welke producten staan in de schijnwerpers? En hoeveel medewerkers heb je nodig om iedereen goed te helpen? Deze vragen vormen de basis van je planning. Black Friday biedt ook een nieuwe uitdaging voor medewerkers om hun vaardigheden te testen en te verbeteren.

De volgende stap is het analyseren van de eerdere Black Friday-periodes. Kijk naar je verkopen van vorig jaar: op welke momenten was het druk? Wanneer vielen de pieken? Op basis daarvan kun je een effectief rooster maken dat inspeelt op deze druktemomenten. Houd er rekening mee dat je vaste team niet alles kan dragen. Denk hierbij aan het inzetten van tijdelijke krachten, zoals parttimers of flexibel inzetbare studenten, die snel kunnen schakelen wanneer het aantal klanten toeneemt.

Vergeet niet om voldoende pauzes in te plannen, want niets is zo belangrijk als het welzijn van je medewerkers. Een oververmoeid team kan leiden tot fouten of zelfs een daling in klanttevredenheid. Zorg daarom voor een duidelijke indeling van rusttijden en wees flexibel genoeg om roosters aan te passen op de dag zelf, mocht dat nodig zijn.

Voorjaarssale en Zomersale: Wat hebben ze gemeen en wat verschilt er?

Hoewel zowel de voorjaarssale als de zomersale draaien om het aantrekken van koopjesjagers, verschillen deze periodes aanzienlijk in aanpak en personeelsbehoefte. Tijdens de voorjaarssale zijn klanten vaak op zoek naar nieuwe seizoensproducten en frisse outfits, wat betekent dat je meer aandacht moet besteden aan productkennis en service. Dit is de tijd waarin verkopers hun sociale vaardigheden echt kunnen laten zien. Een klant die twijfelt over een nieuwe outfit kan met een goed advies over de streep getrokken worden – en misschien nog wel met een bijpassend accessoire de deur uitlopen.

De zomersale, daarentegen, trekt vaak een ander soort klant. Hier gaat het niet alleen om nieuwe producten, maar ook om het opruimen van oude collecties. Dit kan zorgen voor een andere dynamiek op de werkvloer. Medewerkers moeten snel schakelen en blijven letten op de voorraad en presentatie van producten. Het risico op chaos ligt hier op de loer, zeker als kortingen hoog oplopen en klanten massaal willen profiteren van de deals. Een commercieel medewerker speelt hierbij een cruciale rol door zowel fulltime als parttime ondersteuning te bieden en bij te dragen aan een efficiënte afhandeling van de verkoop.

Om deze periodes effectief te managen, is het belangrijk om je team goed voor te bereiden en de focus aan te passen aan de specifieke kenmerken van de sale. Tijdens de voorjaarssale draait het om service en persoonlijke aandacht, terwijl de zomersale vraagt om snelheid en efficiëntie. Door deze verschillen in acht te nemen en je personeelsplanning hierop af te stemmen, zorg je ervoor dat elke sale een succes wordt – ongeacht het seizoen!

Het opstellen van doelen voor je team en skills ontwikkelen tijdens drukke periodes

Tijdens de sale-maanden is het stellen van duidelijke doelen essentieel om je team gefocust te houden. Maar hoe zorg je ervoor dat deze doelen niet alleen meetbaar zijn, maar ook motiverend werken? Start met het bepalen van wat je precies wilt bereiken: wil je meer nieuwe klanten aantrekken? De verkoop van specifieke producten stimuleren? Of misschien wel de klanttevredenheid verhogen? Elk doel vraagt om een andere aanpak en beïnvloedt je personeelsplanning. Het stellen van doelen kan ook helpen bij het aantrekken van een nieuwe baan.

Belangrijk is om je doelen op te splitsen in kleinere, haalbare stappen. Bijvoorbeeld: als je de verkoop van een bepaald product wilt verhogen, deel dit doel dan op per dag of zelfs per uur. Zo blijft het team niet overweldigd en kunnen ze stap voor stap toewerken naar het grotere geheel. Beloon je medewerkers wanneer ze een doel behalen, bijvoorbeeld met een bonus, een leuk teamuitje, of iets simpels als een bedankje. Dit geeft hen de motivatie om door te zetten, ook tijdens lange dagen.

Vergeet de buitendienst niet

Wanneer we het hebben over sale-periodes, denken we vaak aan de medewerkers op de winkelvloer of in het magazijn, maar vergeet de buitendienst niet! Juist deze medewerkers spelen een belangrijke rol in het verkoopproces, vooral bij het aantrekken van nieuwe zakelijke klanten en het onderhouden van relaties met bestaande partners. Tijdens de sale is de buitendienst vaak verantwoordelijk voor het onderhandelen over kortingen, het introduceren van nieuwe producten en het opbouwen van langetermijnrelaties met klanten. Een sales medewerker in de buitendienst is essentieel voor het succesvol afsluiten van deals en het onderhouden van klantrelaties.

Om je buitendienst effectief te laten werken tijdens deze hectische periodes, is het belangrijk om ze goed te betrekken in de planning en ze inzicht te geven in de doelstellingen. Maak gebruik van software waarmee ze eenvoudig klantinformatie kunnen inzien, routeplanning kunnen optimaliseren en direct hun voortgang kunnen delen met het interne team. Door deze naadloze communicatie tussen binnen- en buitendienst zorg je voor een efficiëntere verkoopcyclus waarin iedereen precies weet wat er van hen verwacht wordt.

Daarnaast is het belangrijk om je buitendienstmedewerkers te trainen in productkennis en het bieden van service op maat. Vaak zijn zij het eerste aanspreekpunt voor zakelijke klanten, en een goede indruk kan een wereld van verschil maken. Investeer daarom in trainingen gericht op onderhandelingsvaardigheden, klantcontact en het vergroten van hun kennis over het productaanbod. Zo kunnen ze op elk moment inspelen op de wensen van de klant en bijdragen aan de groei van je bedrijf, zelfs tijdens de meest hectische sale-maanden.

Wat betekent verantwoordelijkheid voor je verkopers in drukke tijden?

Tijdens de sale-periodes wordt er veel gevraagd van je team. Verkopers, magazijnmedewerkers, buitendienstmedewerkers – iedereen moet een tandje bijzetten om de klanten tevreden te stellen en de targets te halen. Maar hoe zorg je ervoor dat elke medewerker zijn of haar verantwoordelijkheid kent en neemt, zonder dat de werkdruk te hoog wordt?

Begin met het duidelijk communiceren van de verwachtingen. Als iedereen weet wat zijn rol is en wat er van hen verwacht wordt, kunnen zij zich focussen op hun taken. Verkopers moeten bijvoorbeeld niet alleen producten verkopen, maar ook zorgen voor een goede service en een prettige ervaring voor de klant. Medewerkers in het magazijn moeten er daarentegen voor zorgen dat de voorraad op orde is en producten snel bijgevuld worden. Zorg er daarnaast voor dat er ruimte is voor initiatief: geef medewerkers de vrijheid om zelf beslissingen te nemen en hun werk efficiënt in te richten.

Het is ook belangrijk om verantwoordelijkheid te koppelen aan de juiste beloningen. Denk aan bonussen voor het behalen van verkoopdoelen, of een extraatje voor magazijnmedewerkers die tijdens de drukste uren de meeste orders verwerken. Dit zorgt niet alleen voor meer motivatie, maar laat je team ook zien dat hun inzet gewaardeerd wordt. Een goed salaris speelt hierbij een cruciale rol, omdat het medewerkers motiveert en beloont voor hun harde werk en toewijding.

Wat te doen bij onverwachte omstandigheden tijdens sale periodes?

Tijdens drukke sale-periodes kun je als werkgever niet alles plannen, hoe goed je personeelsplanning ook in elkaar zit. Onverwachte omstandigheden, zoals ziekte van medewerkers, vertragingen in de levering van producten of een plotselinge toename van het aantal klanten, kunnen de beste planning in de war schoppen. Hoe zorg je ervoor dat jouw team en bedrijfsvoering flexibel genoeg zijn om met deze uitdagingen om te gaan? Sales betekent dat je in staat moet zijn om je snel aan te passen aan veranderende situaties en dat je profiteert van de flexibiliteit en aanpassingsvermogen die de sector biedt.

Zorg voor een back-upplan

Het begint bij het opstellen van een back-upplan. Zorg ervoor dat je altijd een aantal medewerkers standby hebt, zoals parttimers of flexibel inzetbare studenten, die je last-minute kunt oproepen. Maak daarnaast gebruik van een roosterprogramma dat snel aanpassingen kan verwerken. Zo kun je direct inspringen op no-shows of onverwachte piekmomenten.

Maak gebruik van flexibele roosters en standby medewerkers

Gebruik roosterprogramma’s die snel aanpassingen kunnen verwerken, zodat je direct kunt inspringen op no-shows of onverwachte piekmomenten. Medewerkers die standby staan, zoals parttimers of flexibel inzetbare studenten, kunnen hier een uitkomst bieden. Persoonlijke ontwikkeling is hierbij essentieel, omdat het standby medewerkers de kans biedt om te groeien en hun vaardigheden te verbeteren tijdens drukke periodes.

Communicatie

Communicatie is de sleutel bij onverwachte veranderingen. Breng je team tijdig op de hoogte van wijzigingen in de planning en bied ruimte voor overleg. Het helpt om een centrale communicatietool te gebruiken waarmee je snel informatie kunt delen, zoals een chatplatform of interne app. Zo blijft iedereen op de hoogte en kun je snel schakelen wanneer de situatie verandert. Een vlotte babbel is hierbij essentieel om effectief te communiceren en sociale vaardigheden te ontwikkelen.

Blijf kalm tijdens stressvolle situaties

Daarnaast is het belangrijk om tijdens stressvolle momenten de rust te bewaren. Moedig medewerkers aan om hulp te vragen als ze vastlopen en kijk of er mogelijkheden zijn om werkdruk te verdelen. Het creëren van een positieve en ondersteunende sfeer kan wonderen doen tijdens onverwachte omstandigheden.

Evalueer en leer van onverwachte omstandigheden

En vergeet niet om na afloop een evaluatie te doen. Wat ging er goed? Wat kon beter? Door te leren van deze situaties en oplossingen aan te passen, ben je de volgende keer nóg beter voorbereid op het onverwachte.

Conclusie

Of het nu gaat om de Black Friday, de voorjaarssale of de zomersale, een effectieve personeelsplanning en goed voorbereid team zijn de sleutel tot succes tijdens drukke verkoopperiodes. Door slim te plannen, flexibele medewerkers in te zetten en te investeren in de ontwikkeling van je team, zorg je ervoor dat elke sale-periode een succes wordt.

Het gaat niet alleen om het invullen van roosters, maar ook om het creëren van een werkvloer waar medewerkers zich gewaardeerd voelen, goed kunnen samenwerken en de juiste skills hebben om klanten tevreden te stellen. Denk hierbij aan het inzetten van training en persoonlijke ontwikkeling, het opstellen van heldere doelen en het belonen van behaalde successen.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen