Tijdregistratie: waar de beste software aan moet voldoen

Als werkgever heb je een hoop op je bord—je bent niet alleen verantwoordelijk voor het runnen van je bedrijf, maar ook voor het beheren van je personeel. Een belangrijk aspect van personeelsbeheer is tijdregistratie. Daarom gaan we hier in dit artikel dieper op in.

We praten over waarom tijdregistratie zo belangrijk is, en hoe je ervoor kunt zorgen dat het voor jou en je werknemers zo soepel mogelijk verloopt.

Als werkgever heb je een hoop op je bord—je bent niet alleen verantwoordelijk voor het runnen van je bedrijf, maar ook voor het beheren van je personeel. Een belangrijk aspect van personeelsbeheer is tijdregistratie. Daarom gaan we hier in dit artikel dieper op in.

We praten over waarom tijdregistratie zo belangrijk is, en hoe je ervoor kunt zorgen dat het voor jou en je werknemers zo soepel mogelijk verloopt.

Nederlandse Arbeidstijdenwet en tijdregistratie

Volgens de Nederlandse Arbeidstijdenwet is tijdregistratie verplicht, en Het Europese Hof van Justitie benadrukt dat zonder dit systeem de rechten van werknemers niet gewaarborgd zijn. Voor werkgevers die helemaal geen tijdregistratie bijhouden, brengt dit ook de nodige risico's met zich mee, zoals hoge boetes.

Bijvoorbeeld als een medewerker bij de Nederlandse Arbeidsinspectie een melding maakt van heftige overuren, niet-naleving van rusttijden en pauzes. Als een werkgever dan niet aan kan tonen dat dit niet zo is door gebrek aan registratie, kan hij of zij flink in de problemen komen.

Verplicht reiskilometers bijhouden.

Naast de Arbeidstijdenwet, worden bedrijven met meer dan 100 medewerkers vanaf januari 2024 ook verplicht om reiskilometers en het type brandstof te registreren. Dit wordt 'gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit' genoemd en is onderdeel van het klimaatakkoord.

Met de juiste tijdregistratie software kun je goed voorbereid zijn op veranderingen in de toekomst. Echter zegt de wet niet wat de "juiste" software is en waar deze aan moet voldoen. Daarom hebben we hieronder een overzicht voor je gemaakt, van eigenschappen die tijdregistratiesoftware moet hebben om een echt verschil te maken binnen jouw bedrijf.

Met de juiste tijdregistratie software kun je goed voorbereid zijn op veranderingen in de toekomst. Echter zegt de wet niet wat de "juiste" software is en waar deze aan moet voldoen.

Wat is goede tijdregistratie?

Sommige mensen zijn al blij om hier Excel voor te gebruiken. Maar als je kijkt naar alle andere mogelijkheden die er zijn op het gebied van urenregistratie, dan is Excel lang niet de handigste manier om dit te doen. Ook kunnen we pas echt spreken van goede en effectieve tijdregistratie als je meer doet dan alleen tijd registreren.

Eigenschappen van goede tijdregistratie software

Omdat tijdsregistratie een belangrijk deel is van bedrijfvoering, moet de software die je hier voor gebruikt tot veel in staat zijn.

Om de beste tijdregistratie te kunnen waarborgen helpt het om een systeem te hebben dat accuraat, flexibel, en makkelijk te gebruiken is voor zowel werkgevers als werknemers. Zo geeft goede tijdregistratie software je bijvoorbeeld real-time gegevens, zodat je altijd een actueel overzicht hebt van wat er gaande is.

Dit maakt het mogelijk om taken en projecten beter te plannen, en ervoor te zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment beschikbaar zijn.

Ook kan het proces met deze software geautomatiseerd worden, wat de kans op het maken van menselijke fouten kleiner maakt. Dit maakt het hele urenregistratie proces nauwkeuriger en bespaart je uiteindelijk een hoop tijd.

Mobiele mogelijkheden

Daarnaast maakt een goed tijdregistratie systeem personeelsplanning ook mogelijk. Het stelt werknemers in staat om flexibele uren te registreren, en kan hen de controle geven over hun werktijden (indien dit iets is wat binnen je bedrijf past natuurlijk).

Software die naast een desktop versie ook de optie heeft om een mobiele app te gebruiken, is daarom ook handig voor werknemers die onderweg zijn of vanuit huis werken. De software moet in feite zo gebruiksvriendelijk mogelijk en door iedereen met hetzelfde gemak te navigeren zijn.

Omdat je met deze software je data op één plek verzameld is het makkelijker om rapportages te maken die helpen bij het verbeteren van de productiviteit. Als een systeem echt compleet is krijg je tot slot de mogelijkheid om je data te integreren met andere systemen.

De software moet in feite zo gebruiksvriendelijk mogelijk en door iedereen met hetzelfde gemak te navigeren zijn.

Een complete software oplossing

Mocht je zelf de beste tijdregistratie willen en ben je geïnteresseerd in een oplossing die alle bovenstaande mogelijkheden biedt, dan is een programma zoals Shiftbase absoluut het proberen waard.

Shiftbase is nauwkeurig, flexibel en gebruiksvriendelijk. Het biedt real-time gegevens en kan registratie processen voor je automatiseren. Ook heeft Shiftbase een mobiele app en de mogelijkheid om de software te integreren met onder andere payroll en kassa systemen. Kortom, Shiftbase is een complete software oplossing die je tijdregistratie net de boost kan geven die het nodig heeft.

Probeer Shiftbase nu 14 dagen gratis en ontdek zelf hoeveel makkelijker tijdregistratie kan zijn.

Voordelen van tijdregistratie

Dit zijn de grootste voordelen van het gebruiken van tijdregistratie software:

Kostenbeheer en facturatie

Door goed bij te houden hoeveel tijd aan projecten en taken wordt besteed, kun je de personeelskosten beter beheren. Ook kun je werknemers nauwkeuriger factureren. Dit zorgt voor meer financiële controle.

Nauwkeurigheid en tijdsbesparing

Tijdregistratie maakt de kans op handmatige fouten kleiner, en de nauwkeurigheid van gewerkte uren en facturatie groter. Dit bespaart je niet alleen zeeën van tijd, maar als deze data neutraal vastgelegd wordt, vermindert het ook de kans op bonje over urenregistratie tussen werkgevers en werknemers.

Als deze data neutraal vastgelegd wordt, vermindert het ook de kans op bonje over urenregistratie tussen werkgevers en werknemers.

Verbetering van de werkomgeving

Tijdregistratie kan de werkomgeving verbeteren omdat het je werknemers de vrijheid geeft om hun eigen uren bij te houden en/of hun beschikbaarheid op te geven. Dit zorgt ervoor dat ze meer controle hebben over hun tijd. Dit gevoel van autonomie kan de sfeer op het werk een stuk positiever maken.

Tips voor effectieve tijdregistratie

Hier zijn een aantal handige tips voor effectieve tijdregistratie in jouw bedrijf:

Betrek er personeel bij

Laat personeel zien hoe het tijdregistratiesysteem hen kan helpen. Dit verhoogt de acceptatie en nauwkeurigheid van de registratie.

Monitor afwezigheid en overuren

Houd de afwezigheid van werknemers en overuren goed in de gaten om ervoor te zorgen dat ze niet te veel uren maken, en voldoen aan de wettelijke voorschriften.

Maak duidelijke rapportages

Zorg voor duidelijk inzicht in de gewerkte uren en kosten. Deze data is alleen nuttig als je er iets mee doet natuurlijk. Zorg daarom dat je duidelijke rapportages maakt. Dit geeft je analytisch overzicht, kan helpen bij het nemen van beslissingen en het communiceren van nieuwe ideeën en verbeterpunten met werknemers.

Tijdregistratie in het kort

• Tijdregistratie is het bijhouden van de gewerkte uren van werknemers.

• Tijdregistratie is verplicht om de rechten van werknemers te waarborgen, en werkgevers te beschermen.

• Goede tijdregistratie vereist geavanceerde software met specifieke eigenschappen zoals realtime gegevens, automatisering, en mobiele mogelijkheden.

• Software zoals Shiftbase biedt een complete oplossing

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen