Verzuimregistratie: het verzuimpercentage berekenen

De kosten van ziekteverzuim kunnen snel oplopen. Om inzicht te krijgen in de kosten is het belangrijk om een verzuimregistratie bij te houden. Hoe je de verzuimregistratie op een eenvoudige manier kunt bijhouden en hoe je het gemiddelde verzuim binnen jouw bedrijf berekent ontdek je in dit artikel. 

Hoeveel loon betaal je tijdens ziekte?

Hoeveel loon je aan een zieke werknemer moet betalen is afhankelijk van de reden waarom iemand zich ziek meldt. Heb je bijvoorbeeld een werknemer die door een orgaandonatie, zwangerschap of bevalling niet kan werken, dan moet je 100% van het loon doorbetalen. In alle andere gevallen ontvangen werknemers in het eerste ziektejaar minstens 70% van het loon en minimaal het minimum uurloon. Staan er andere afspraken in de cao of het arbeidscontract? Dan kan dit percentage hoger zijn.

Wanneer krijgt mijn werknemer een uitkering van het UWV?

Is de werknemer langdurig ziek? In het tweede ziektejaar betaalt de werkgever ook minimaal 70%, maar de werkgever hoeft het loon in het tweede ziektejaar niet meer aan te vullen tot het minimum uurloon. Mocht een werknemer door ziekte onder sociaal minimum komen te liggen, dan is het mogelijk om een toeslag bij het UWV aan te vragen. Hiermee wordt het loon aangevuld tot het sociaal minimum. 

Het actuele verzuimpercentage berekenen

Het berekenen van het verzuimpercentage is niet ingewikkeld, maar wel belangrijk om de verwachte loonkosten uit te rekenen. Om het verzuimpercentage te kunnen bepalen moet je weten hoeveel mensen er ziek zijn binnen het bedrijf en hoeveel mensen er in totaal werkzaam zijn. Je deelt het aantal zieke werknemers door het totaal aantal werknemers en vermenigvuldigt dit getal met 100. Heb je dus 20 werknemers waarvan er 1 ziek is, dan is de berekening 1 / 20 × 100 = 5%. 

“Wist je dat … het gemiddelde ziekteverzuim tussen de 3% en de 8%. In het eerste kwartaal van 2022 lag het gemiddelde ziekteverzuim op 6,3%.”

Je kunt het verzuimpercentage ook berekenen op basis van ziektedagen en werkdagen. In dit geval neem je het aantal ziektedagen en deel je dit getal door het aantal werkdagen. Vermenigvuldig wederom met 100 en je weet het gemiddelde ziekteverzuim. Deze methode is het meest accuraat. Heeft iemand echter een contract van 30 uur terwijl de norm voor fulltime werk 40 uur is? Dan tel je deze werknemer voor 75% mee bij het berekenen van het ziekteverzuim. 

Het gemiddelde verzuimpercentage berekenen

Door het gemiddelde verzuimpercentage binnen jouw bedrijf uit te rekenen, kun je het ziekteverzuim vergelijken met andere bedrijven binnen de branche. Om het gemiddelde ziekteverzuim uit te rekenen heb je inzicht in het aantal zieke werknemers per dag nodig en moet je weten hoeveel werkdagen er in een jaar zitten. Deel het aantal zieke werknemers door het aantal werkdagen en je weet hoe hoog het gemiddelde ziekteverzuim in je bedrijf is. Kom je bijvoorbeeld uit op 2,2? Dan waren er per dag gemiddeld 2 mensen ziek binnen het bedrijf. Dit getal wordt vervolgens omgezet naar een percentage.

Om het meest accurate percentage te bepalen moet je weten hoeveel mensen er per werkdag aanwezig waren. Vervolgens deel je het gemiddelde verzuim in een specifieke periode, bijvoorbeeld per kwartaal, door het gemiddeld aantal werknemers in die periode. Stel dat je in heel 2021 dus 30 werknemers per dag aan het werk had, waarvan er 2,2 per dag ziek waren, dan is de berekening als volgt: 

• 2,2 / 30 x 100 = 7,3%

Gebruik een verzuimregistratiesysteem

Elke dag bijhouden hoeveel mensen er precies aan het werk zijn en hoeveel mensen er ziek zijn is een lastige klus. Fouten zijn snel gemaakt als de registratie niet nauw bijgewerkt wordt en dat zorgt op de lange termijn voor problemen met de budgettering. Om dit te voorkomen heeft Shiftbase software ontwikkeld waarmee het bijhouden van de verzuimregistratie geautomatiseerd is. In onze app is het mogelijk om een bezettingsrooster te maken. Op het moment dat iemand zich ziek meldt, dan geef je dit met enkele klikken aan in de app. De verzuimregistratie en de ziektekosten worden hierdoor op een accurate en eenvoudige manier inzichtelijk gemaakt. Benieuwd naar hoe dat er in de praktijk uit ziet? Start vandaag een gratis proefperiode en ontdek de kracht van Shiftbase zelf! 

Hoe kan je verzuimpercentage verlagen?

Het verzuimpercentage verlagen kan op verschillende manieren. Het is allereerst belangrijk om als werkgever voor een goed verzuimbeleid te zorgen. Houd hiernaast goed contact met werknemers, zodat je tijdig op signalen van verzuim kunt reageren. Een gezonde werksfeer, veiligheid op de werkvloer en een open bedrijfscultuur zorgen ook voor minder verzuim. Is het binnen jouw organisatie mogelijk om vanuit huis te werken? Geef de werknemer dan de optie om thuis te blijven als het werken op kantoor even niet lukt. Zo voorkom je dat werknemers zich afmelden als zij bijvoorbeeld thuis moeten blijven om voor een ziek kind te zorgen. Win-win! Wil je meer lezen over het voorkomen van ziekteverzuim? Lees hier verder.

Veelgestelde vragen over ziekteverzuim

Hoe kan ik mijn werknemer ziek melden?

Je meldt een zieke werknemer altijd aan bij het UWV via de Verzuimmelder. Doe dit niet te vroeg, omdat de ziekmelding dan niet in behandeling genomen kan worden, maar wacht ook niet langer dan 4 dagen na de laatste werkdag. Wacht je langer dan 4 werkdagen dan is er een kans dat je een boete krijgt van maximaal € 455 per werknemer. Het beter melden van een medewerker moet binnen 2 werkdagen. 

Waarom een verzuim­verzekering afsluiten?

Met een verzuimverzekering ben je als werkgever beschermt tegen de hoge kosten van loondoorbetaling tijdens ziekte. Maak je gebruik van een verzekering met een relatief hoge premie, dan is het mogelijk dat de kosten voor vervanging ook gedeeltelijk worden vergoed. Hierdoor bespaar je kosten tijdens (langdurige) ziekte.

Wat mag wel en niet bij ziekmelding?

De werkgever mag vragen naar nodige informatie. Denk hierbij aan vragen over de duur van afwezigheid, hoe een werknemer te bereiken is tijdens ziekte en of gedeeltelijk werk of thuiswerk mogelijk is. Je mag als werkgever niet vragen naar de oorzaak of aard van de ziekte.