Urenregistratie bij remote werken: best practices en uitdagingen

Remote werken is de afgelopen jaren razendsnel gegroeid en wordt door steeds meer mensen en organisaties omarmd. Dankzij betere technologie, snellere internetverbindingen en veranderende werkculturen is het voor veel beroepen niet meer nodig om op een vaste locatie te werken.

Of je nu tijdelijk in het buitenland werkt, reist terwijl je opdrachten uitvoert of als medewerker gewoon thuis achter je laptop zit, de manier waarop we werk en tijd organiseren is sterk veranderd. Deze vrijheid brengt ook nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee. Want hoe houd je als manager, teamlid of coördinator goed zicht op de gewerkte uren. Zeker als iedereen op een andere locatie werkt en zijn werkdag zelf indeelt?

Uit Buffer's State of Remote Work 2020 blijkt dat 98 procent van de ondervraagden op zijn minst deels remote wil blijven werken gedurende de rest van hun loopbaan, en 97 procent zou remote werken aanbevelen aan anderen. Meer informatie lees je in het rapport van Buffer.

Waarom urenregistratie bij remote werken belangrijk is

Voor bedrijven is urenregistratie cruciaal om inzicht te krijgen in hoe medewerkers hun tijd besteden aan taken, projecten en klanten. Het helpt om de productiviteit te verbeteren, realistische planningen te maken en workloads eerlijk te verdelen.

Daarnaast zorgt goede urenregistratie voor transparantie en maakt het eenvoudiger om prestaties te analyseren, knelpunten te signaleren of facturabele tijd te koppelen aan klanten of interne afdelingen.

Zonder goede registratie weet je eigenlijk niet waar je je tijd aan besteedt. Dat maakt het lastig om werk te beheren, of het nu gaat om dienstverlening, softwareontwikkeling of recruitment.

Uitdagingen bij het bijhouden van uren op afstand

Veel teams en medewerkers vinden het lastig om goed in te schatten hoeveel tijd een taak daadwerkelijk kost. Zeker bij creatieve of complexe opdrachten kan de werkelijke tijdsbesteding flink afwijken van de verwachting.

Remote werken brengt veel voordelen met zich mee: flexibiliteit, focus en geen reistijd. Maar het gebrek aan vaste werktijden, een fysieke werkplek of directe collega’s kan ook zorgen voor een gebrek aan structuur. En zonder duidelijke kaders verdwijnt het noteren van uren al snel naar de achtergrond, terwijl het juist dan belangrijk is voor overzicht, werkplanning en administratie.

Typische valkuilen bij remote urenregistratie

• Wisselende werktijden zonder vast kantoor

• Werken op een andere locatie of in het buitenland

• Gebrek aan structuur of collega’s in de buurt

• Indirecte uren worden vaak vergeten

• Niet goed inschatten hoeveel tijd iets kost

Juist bij remote banen is het belangrijk om duidelijke gewoontes te ontwikkelen. Je uren bijhouden moet geen last zijn, maar een vast onderdeel van je werkdag.

Praktische tips om urenregistratie werkbaar te maken

Een goed systeem helpt je om uren consistent en nauwkeurig in te voeren. Dat kan op allerlei manieren, zolang het maar aansluit bij je werkwijze. Of je nu zelfstandig werkt of samenwerkt in een team, dit zijn handige gewoontes voor het bijhouden van werkuren:

• Registreer je uren dagelijks en op een vast moment, zodat de urenregistratie minder tijd kost

• Maak onderscheid tussen directe en indirecte uren

• Houd pauzes en schakelmomenten apart bij

• Gebruik tools die bijhouden wat je doet op je laptop

• Zorg dat je registratie overzichtelijk en makkelijk terug te vinden is

Ondernemers kunnen daarnaast afspraken maken over hoe werknemers hun tijd rapporteren. Moeten overlegmomenten worden geregistreerd? Hoe zit het met reistijd? Hoe worden indirecte taken meegenomen? Door dit duidelijk te communiceren voorkom je verwarring en maak je de administratie een stuk makkelijker.

Drie praktijkvoorbeelden van remote urenregistratie met Shiftbase

✍️ Content creator die voor meerdere teams werkt

Nina is content creator bij een snelgroeiend e-commercebedrijf. Ze werkt in loondienst, maar is betrokken bij meerdere afdelingen: marketing, productontwikkeling en klantenservice. Voor elk team maakt ze verschillende soorten content—van blogartikelen tot productbeschrijvingen en instructievideo’s.

Omdat ze remote werkt en regelmatig schakelt tussen projecten en teams, gebruikt ze Shiftbase om overzicht te houden. In de planning ziet ze in één oogopslag welke uren aan welk team zijn toegewezen. Tijdens het werken registreert ze haar tijd per taak en team, zodat haar leidinggevenden exact kunnen zien hoeveel capaciteit er beschikbaar is en waar die wordt ingezet.

Voor Nina is het een uitkomst: ze houdt zelf grip op haar dagindeling en voorkomt dat werk onder de radar verdwijnt. Voor de organisatie betekent het heldere rapportages, betere afstemming tussen afdelingen en minder ruis in de samenwerking.

💻 Programmeur met een flexibel rooster naast zijn werk als stadsgids

Thomas is software developer bij een SaaS-bedrijf en werkt in loondienst. Naast zijn baan heeft hij een hobby: hij is gecertificeerd stadsgids en geeft regelmatig rondleidingen aan toeristen in zijn woonplaats. Dat betekent dat zijn werkdagen en werktijden elke week anders kunnen zijn. Soms werkt hij 's ochtends vroeg, soms ’s avonds laat—zolang hij aan zijn contractuele uren komt, is er ruimte voor flexibiliteit.

Met Shiftbase stemt Thomas zijn werkplanning af op zijn gidsactiviteiten. Hij ziet in de planning welke uren hij nog moet inhalen, geeft zelf zijn beschikbaarheid door en registreert zijn gewerkte uren per dag. Zo heeft HR altijd inzicht in zijn urensaldo en zijn manager weet precies wanneer hij beschikbaar is voor meetings of sprints.

Voor Thomas betekent dit vrijheid zonder gedoe. En voor het team betekent het duidelijkheid, zonder verrassingen of misverstanden over beschikbaarheid of contractvervulling.

🎧 Supportmedewerker met wisselende diensten in een hybride team

Jayden werkt als klantenservicemedewerker bij een bedrijf dat 24/7 ondersteuning biedt. Hij draait wisselende diensten—ochtenden, avonden en soms in het weekend. Een deel van het team werkt op kantoor, maar Jayden kiest er meestal voor om vanuit huis te werken. Zijn rooster wisselt per week, afhankelijk van de planning en zijn beschikbaarheid.

Via Shiftbase ziet Jayden welke diensten voor hem zijn ingepland en registreert hij eenvoudig zijn gewerkte uren, inclusief pauzes en wachttijd. Omdat het team verspreid werkt, is die transparantie belangrijk: zowel voor de juiste verloning van toeslagen als voor het afstemmen van bezetting en bereikbaarheid.

Voor Jayden betekent het duidelijkheid over zijn rooster, minder administratieve rompslomp én grip op zijn werk-privébalans. Voor het bedrijf zorgt het voor een betrouwbare personeelsplanning zonder handmatig rekenwerk of miscommunicatie.

Tips voor ondernemers die remote banen aanbieden

Het succes van urenregistratie hangt nauw samen met hoe je het als ondernemer integreert in je bedrijfsprocessen. Zeker bij remote banen is het belangrijk om een balans te vinden tussen vertrouwen en structuur. Uren registreren moet niet voelen als controle, maar als een hulpmiddel voor overzicht en verbetering.

• Communiceer duidelijk wat je verwacht van je team

• Gebruik tools die koppelen met je planning, HR- of boekhoudsoftware

• Geef medewerkers ruimte om hun werk zelfstandig in te delen

• Sta verschillende manieren van registratie toe, afhankelijk van de rol

• Koppel uren aan doelen, projecten of klantopdrachten voor meer inzicht

Urenregistratie zorgt voor grip en overzicht

Uren goed bijhouden geeft je controle over je werk en je tijd. Voor ondernemers is het de sleutel tot belastingvoordeel en overzicht. Voor teams zorgt het voor transparantie en betere planning. En voor personeelsleden maakt het duidelijk wat ze precies doen en hoe ze daarin kunnen groeien.

Met Shiftbase krijg je niet alleen inzicht in de gewerkte uren, maar kun je ze ook koppelen aan je personeelsplanning, verlofregistratie en HR-administratie. Zo maak je het hele proces slimmer, eenvoudiger en waardevoller.

Wil je weten hoe jij tijd kunt besparen en slimmer kunt registreren? Probeer Shiftbase en ontdek wat het kan betekenen voor jouw bedrijf of team.

Beheer makkelijk de gewerkte uren van je personeel

• Makkelijk in- en uitklokken
• Automatisch toeslagen berekenen
• Koppeling met salarisadministratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen