Tips voor het succesvol implementeren van software

In een bedrijf vinden verschillende bedrijfsprocessen plaats. Deze processen vinden plaats op de betreffende afdelingen, zoals een afdeling HR, de afdeling sales of de financiële administratie. Veelal wordt de processen vastgelegd in softwareprogramma’s die daar specifiek geschikt voor zijn.

Dit gaat vaak goed, maar soms is er behoefte om één softwarepakket te gebruiken die door alle afdelingen gebruikt kunnen worden. Dit heeft als voordeel dat gegevens maar eenmaal ingevoerd hoeven te worden, de kans op fouten minder wordt en een onderneming kan zo veel efficiënter werken.

Dit wordt ook wel ERP (Enterprise Resource Planning) software genoemd. De implementatie van deze nieuwe software heeft grote gevolgen voor een onderneming. Hierbij daarom enkele tips om het implementeren van nieuwe software in jouw bedrijf succesvol te laten verlopen.

Een goede voorbereiding zal uiteindelijk bepalen of de implementatie succesvol was. Dit begint met het bepalen hoe jouw bedrijfsprocessen lopen en hoe jouw bestaande data gemakkelijk overgezet kan worden. Daarnaast heeft elke afdeling specifieke eisen en wensen betreffende software. Als HR afdeling heb je andere wensen dan een afdeling financiële administratie of inkoop. Het beste is daarom om een projectgroep op te richten die de implementatie gaat begeleiden. Stel ook per afdeling een verantwoordelijke aan die zitting neemt in de projectgroep. Op deze manier kan bepaald worden welk softwarepakket het geschiktst is voor jouw bedrijf of dat je misschien een softwarepakket op maat moet laten maken.

De gehele implementatie zal uiteindelijk afhangen van de medewerkers. Zij zijn het die specifieke kennis in huis hebben en die met het nieuwe softwarepakket moeten werken. Ga dus ook serieus in op hun wensen waar het softwarepakket aan moet voldoen of wat er aan gewijzigd moet worden. Het is uiterst belangrijk dat ook medewerkers enthousiast zijn over het softwarepakket. Zo motiveren ze zichzelf en hun collega’s en is een succesvolle implementatie veel beter binnen handbereik.

Bij het betrekken van medewerkers bij het implementatieproces hoort ook de opleiding van de medewerker. Als medewerkers goed getraind worden om met de software te kunnen werken, kunnen ze de software veel sneller en gemakkelijker gebruiken. Bespaar daarom nooit op de training van jouw medewerkers.

De testfase mag niet onderschat worden. Eenmaal geïmplementeerd kun je het beste het oude softwareprogramma nog een tijdje naast het nieuwe programma laten lopen. Zo krijgt u alle tijd om de nieuwe software te testen. Tijdens het testen komen alle kinderziektes boven water en kunnen medewerkers aangeven wat er fout gaat. Trek voor het testen daarom ruim de tijd uit, zodat bij definitieve implementatie zo min mogelijk kinderziektes aan het licht komen.

 Je moet er rekening mee houden dat er tijdens de implementatie ook problemen kunnen ontstaan. Wees hier, vooral naar jouw medewerkers open en eerlijk over. Implementatieproblemen kunnen er namelijk voor zorgen dat het bedrijfsproces verstoord wordt en dit treft in eerste instantie de medewerkers. Niets is voor de medewerkers zo frustrerend als slechte communicatie hierover. Als zij goed geïnformeerd worden kunnen ook jouw medewerkers inspringen op eventueel (tijdelijk) gewijzigde bedrijfsprocessen.