Tips voor het gebruiken van spreadsheets voor personeelsplanning

Het plannen van personeel is belangrijk voor het succes van iedere organisatie. Veel bedrijven starten met eenvoudige hulpmiddelen zoals spreadsheets om de personeelsplanning en personeelsbehoefte van hun bedrijf bij te houden.

Spreadsheets bieden flexibiliteit en gebruiksgemak, waardoor je eenvoudig de beschikbaarheid, verlofaanvragen en openstaande diensten kunt beheren. Voor kleine bedrijven met een minder complex personeelsbestand zijn spreadsheets een prima startpunt.

Naarmate je organisatie groeit, wordt het echter uitdagender om alle verschillende onderdelen van de personeelsplanning overzichtelijk te houden. In dit artikel geven we tips voor effectief gebruik van spreadsheets en hoe een online planningstool zoals Shiftbase kan helpen bij het bereiken van korte- en lange termijndoelen, het verminderen van personeelskosten en het waarborgen van efficiëntie.

Stap 1: Basisgegevens van je huidige personeelsbestand vastleggen

Spreadsheets zijn digitale werkbladen die je helpen om gegevens overzichtelijk op te slaan en te analyseren. Bekende opties zoals Microsoft Excel en Google Sheets maken het mogelijk om werktijden, kwalificaties en beschikbaarheid gestructureerd bij te houden. Deze tools zijn eenvoudig te gebruiken via een computer of telefoon en geven managers direct inzicht in de personeelsbehoefte.

Wist je dat de eerste spreadsheetsoftware, VisiCalc, in 1979 werd uitgebracht? Het werd een revolutie in datatabellen en werd snel een essentieel hulpmiddel voor bedrijven. Tegenwoordig zijn spreadsheets nog steeds waardevol voor personeelsplanning, voorraadbeheer en projectmanagement.

Bij de start van je personeelsplanning is het handig om basisgegevens van alle medewerkers te registreren, zoals werktijden, functie, speciale vaardigheden en vaste taken. Samen met actuele beschikbaarheidsinformatie krijg je zo een compleet overzicht van wie beschikbaar is voor openstaande diensten, zodat je efficiënt kunt plannen en verrassingen voorkomt.

Stap 2: Definieer je personeelsbehoefte

Een goede personeelsplanning vraagt om inzicht in zowel de huidige als toekomstige personeelsbehoefte. Analyseer je huidige personeelsbestand en bepaal hoeveel medewerkers je op de korte termijn én lange termijn nodig hebt.

Door dit overzicht in een spreadsheet bij te houden, kun je onbezette diensten op tijd vullen en medewerkers toewijzen.

Wil je de planning verder optimaliseren? Een online tool zoals Shiftbase biedt de mogelijkheid om automatisch analyses te genereren en wijzigingen door te voeren, zodat het rooster altijd actueel blijft. Hiernaast heb je met een online personeelsplanning direct inzicht in juiste vaardigheden en functies, waardoor je altijd de juiste medewerkers op het juiste moment inplant.

Stap 3: Beheer openstaande diensten en verlofaanvragen

Voor een stabiele personeelsplanning is het belangrijk om open diensten en verlofaanvragen goed bij te houden. Met een overzicht in je spreadsheet zie je in één oogopslag welke diensten nog ingevuld moeten worden, ook wanneer er verlofaanvragen zijn.

Door verlofaanvragen centraal bij te houden, voorkom je dat diensten onverwacht onbezet blijven en kun je snel bijsturen waar nodig. Daarnaast is het belangrijk om zowel interne als externe personeelsbehoeften in balans te houden om een stabiele planning te creëren. Hierbij helpt een goed overzicht van:

• Open diensten: Met een centraal overzicht zie je precies welke diensten nog bemand moeten worden.

• Verlofaanvragen: Door aanvragen centraal te beheren, voorkom je onverwachte gaten in het rooster.

• Wisselende personeelsbehoefte: Zorg voor een balans tussen nieuwe en ervaren medewerkers om een flexibele en betrouwbare planning te behouden.

Stap 4: Gebruik rapportages en analyses voor betere besluitvorming

Regelmatige rapportages en analyses van je spreadsheets bieden waardevol inzicht in je personeelsplanning. Je kunt belangrijke gegevens bijhouden, zoals ziekteverzuim, uitstroming en productiviteit, en deze analyseren om tekorten te voorkomen.

Met regelmatige analyses kun je strategische beslissingen nemen en trends herkennen om je planning in de toekomst te verbeteren. Daarnaast zorgt het gebruik van rapporten ervoor dat managers medewerkers eenvoudiger kunnen sturen.

Stap 5: Optimaliseer je planning door wijzigingen centraal te beheren

Efficiënte personeelsplanning vraagt om duidelijkheid in werktijden, verlofaanvragen en wijzigingen. Door deze gegevens overzichtelijk in een planningstool te bewaren, krijg je direct inzicht in beschikbaarheid en voorkom je dubbele shifts.

Voor grotere organisaties kan het nuttig zijn om goed voorbereid te zijn op personeelsbehoefte op de middellange termijn en lange termijn. Zo kun je bijvoorbeeld voorspellen hoeveel medewerkers je nodig hebt in de verschillende seizoenen als je een vergelijking maakt met voorgaande jaren.

Stap 6: Verhoog productiviteit en waarborg kwaliteit in je personeelsplanning

Om een effectieve personeelsplanning op te zetten, is het belangrijk om voortdurend zicht te houden op de beschikbaarheid en kwalificaties van je medewerkers. Zo kun je inspelen op de interne en externe personeelsbehoeften en heb je snel inzicht in wie voor specifieke taken beschikbaar is.

Een online tool helpt om wijzigingen eenvoudig bij te houden, wat zowel fouten als personeelskosten beperkt. Hierdoor blijft de kwaliteit van je planning hoog en kun je productiviteit waarborgen. Het resultaat? Een goed georganiseerd personeelsbestand.

Stap 7: Verminder uitstroom en bereid nieuwe werknemers goed voor

Een stabiele personeelsplanning vereist nauwkeurige monitoring van factoren zoals uitstroming, ziekte en verlof. Dit geeft managers helder inzicht en stelt hen in staat om snel in te spelen op veranderingen. Door een overzichtelijke planning te maken waarin zaken als toeslagen en verlof duidelijk zichtbaar zijn, kun je een gezonde balans bewaren tussen personeelsbehoefte en budget, wat uitstroom helpt te verminderen.

Daarnaast biedt een online tool die toegankelijk is via zowel computer als telefoon medewerkers de mogelijkheid om hun rooster altijd en overal te bekijken. Dit verhoogt de betrokkenheid en geeft hen de flexibiliteit om snel aanpassingen door te voeren. Een goed georganiseerd rooster is immers niet alleen nuttig voor huidige medewerkers, maar maakt ook het inwerken van nieuwe werknemers soepeler en efficiënter.

Alternatief: Kies voor online personeelsplanning

Een online personeelsplanningstool biedt een efficiënte manier om verlofaanvragen, werktijden en beschikbaarheid bij te houden. Zo heb je altijd een actueel inzicht in de personeelsbehoefte. De grootste voordelen van een online personeelsplanningstool zijn:

Actueel inzicht in personeelsbehoefte

Altijd toegang tot up-to-date informatie over beschikbaarheid, werktijden, toeslagen, kwalificaties, vaardigheden en meer. Met één centrale tool kun je in real-time inzicht krijgen in de planning, zodat je snel kunt inspelen op veranderingen en direct weet welke medewerkers beschikbaar zijn voor specifieke taken. Dit biedt niet alleen overzicht, maar zorgt ook voor een betere personeelsinzet en betere beslissingen op basis van actuele gegevens.

Handige functies voor iedere behoefte en toegang via de app store

Met een mobiele app en een desktop versie van het systeem kan het personeel altijd en overal hun rooster bekijken. Hiernaast is het met online toegang mogelijk om wijzigingen snel te delen met personeelsleden.

Effectief inplannen en fouten voorkomen

Met een goed overzicht voorkom je dubbele boekingen en last-minute wijzigingen. Hiernaast zie je met online planning direct wie beschikbaar is en weet je precies wie je kunt inschakelen als er toch onverhoopt iemand uitvalt.

Eenvoudige integratie van e-mails voor directe communicatie

Met de integratie van e-mails kun je eenvoudig en direct communiceren met je medewerkers over roosters, verlofaanvragen en andere updates die belangrijk zijn voor medewerkers. Dit helpt om alle personeelsinformatie centraal en toegankelijk te houden, waardoor iedereen altijd op de hoogte is van de laatste wijzigingen.

Vereenvoudig je personeelsplanning met Shiftbase

Een goede personeelsplanning begint met het zorgvuldig voorbereiden en bijhouden van gegevens zoals verlof aanvragen, personeelsbehoefte en beschikbaarheid. Shiftbase is het product waarmee je als manager eenvoudig deze processen kunt stroomlijnen en nauwkeurige rapportages kunt genereren.

Met behulp van handige functies, zoals e-mail meldingen en notificaties, blijf je altijd op de hoogte van wijzigingen en kun je medewerkers direct informeren. Dit principe van transparante communicatie vormt een solide basis voor efficiënt werk en optimale prestaties binnen je organisatie.

Shiftbase wordt dagelijks door diverse bedrijven in allerlei branches gebruikt om niet alleen directe doelen te behalen, maar ook om lange-termijn strategieën te ondersteunen. Onze tool resulteert in lagere personeelskosten en verhoogde productiviteit, dankzij functies die fouten helpen te voorkomen.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen