Een frequent verzuimgesprek voeren: hoeveel verzuim is teveel?

Frequent verzuim, oftewel herhaaldelijke afwezigheid van werknemers door ziekte, is een situatie waar veel werkgevers mee te maken krijgen. Een frequent verzuimgesprek is een manier om openlijk te praten over dit soort afwezigheid en wat hieraan ten grondslag ligt.

In dit artikel bespreken we gedetailleerd waarom frequent verzuimgesprekken van belang zijn, hoe je ze effectief kunt voeren, en hoe je als werkgever verzuim kunt aanpakken en voorkomen.

Frequentie van verzuim

Iedereen kan opeens last krijgen van zijn of haar gezondheid, en verzuim is er juist om werknemers de gelegenheid te geven om hier mee om te gaan. Maar hoeveel verlof is eigenlijk normaal? En wanneer hebben we het over frequente verzuim?

De laatste cijfers van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden tonen aan dat vrouwen zo'n 1,4 keer verzuimen, en mannen zo'n 1,1 keer. Vooral in de leeftijdscategorie 24 tot en met 34 jaar wordt er veel verzuimd. Als we dit gemiddelde als graadmeter gebruiken, spreken we pas van frequent verzuim als iemand minstens twee keer per jaar verzuimd.

Het laatste wat je wilt doen is psychosociale en/of fysieke belasting bij werknemers over het hoofd zien.

Duur van verzuim

Er zijn uiteraard verschillende oorzaken van het verzuim. In het gros van verzuimgevallen (80%) is er sprake van kort verzuim. Dus verzuim van maximaal twee weken. In 15% van alle gevallen is er sprake van middellangverzuim (2 á 6 weken). En in slechts 5% van gevallen is er sprake van langdurig verzuim (minstens 6 weken).

Gemiddeld verzuimen we per persoon zo'n 9 dagen.

Je kunt dus zeggen dat er sprake is van frequent verzuim als een werknemer minstens 9 dagen of langer afwezig is per verzuim.

Redenen voor verzuim

In 64% van de gevallen is er sprake van een zieke werknemer, en kampt hij of zij met verkoudheid, griep of andere medische oorzaken. De tweede meest voorkomende reden voor verzuim is te hoge werkdruk (28,6%).

En op de derde plaats staat lichamelijk te zwaar werk (10,6%). Het laatste wat je wilt doen is psychosociale en/of fysieke belasting bij werknemers over het hoofd zien. Daarom is duurzame inzetbaarheid zo ontzettend belangrijk.

Gevolgen van frequent verzuim

Dat frequent verzuim geen goede zaak is, hoeven we je niet te vertellen. Door frequent verzuim, staan de werknemers die de taken van de afwezige collega overnemen onder meer werkdruk. Als zij de druk niet aankunnen (binnen normale werktijden), moet er vervangend personeel ingeschakeld worden, of moeten er overuren aan bestaande medewerkers worden betaalt.

Deze strategieën zijn uiteraard niet gratis, dus frequent verzuim heeft absoluut implicaties voor de financiële toestand van jouw bedrijf. Ook is het zo dat hoe meer collega's zich bezig houden met het werk van de afwezige werknemer, hoe minder tijd ze hebben voor hun eigen taken. Verzuim verstoort op deze manier de efficiëntie en productiviteit van teams.

Daarnaast kan frequent verzuim voor buitenstaanders de indruk wekken dat dingen niet helemaal lekker lopen binnen je organisatie. Dit kan leiden tot een slechte reputatie onder klanten, opdrachtgevers en zelfs toekomstige werknemers. En toekomstig personeel proberen te werven met een slechte reputatie is allesbehalve makkelijk. Daarom is het belangrijk om erover te praten als frequent verzuim zich binnen jouw bedrijf voordoet.

Het voeren van verzuimgesprekken heeft alleen zin als je het regelmatig doet.

Een gesprek over meer dan afwezigheid

Wat belangrijk is bij het voeren van zo'n gesprek, is onthouden dat het niet gaat om iemand op de vingers tikken en op de strafstoel zetten. Het doel van het gesprek is erachter te komen of er andere redenen zijn dan een snotneus, die verantwoordelijk zijn voor het verzuim. Aan het einde van het gesprek heb je, als het goed is, een dieper begrip van de situatie van de werknemer. Als jullie samen op zoek kunnen naar concrete oplossingen, dan is het gesprek geslaagd.

Je wilt een veilige plek zijn waar werknemers eerlijk kunnen zijn over wat er in hun leven speelt omdat ze zich gehoord voelen. Werknemers voelen zich meer ondersteunt als ze het gevoel hebben dat hun welzijn ook belangrijk voor je is in plaats van alleen hun afwezigheid.

Regelmatig een gesprek voeren

Het is niet zo dat als je een keer een verzuimgesprek hebt gevoerd met een of meerdere werknemers, je taak volbracht is. Het voeren van verzuimgesprekken heeft alleen zin als je het regelmatig doet. Dit geeft je de kans om potentiële problemen te signaleren voordat ze groter worden. Wat op zijn beurt toekomstig verzuim kan minimaliseren.

Het continu voeren van gesprekken is sowieso een belangrijk onderdeel van het verbeteren van bedrijfscultuur en het cultiveren van een fijne, ondersteunende werkomgeving waar werknemers zich gewaardeerd en gehoord voelen. En dat is wat we willen natuurlijk.

Frequente verzuimgesprekken zijn niet alleen een manier om te reageren op afwezigheid, maar vormen een integraal onderdeel van een preventieve aanpak. Ze bieden ruimte voor wederzijds begrip, ondersteuning en het zoeken naar oplossingen, wat uiteindelijk een positieve invloed kan hebben op de algehele werkcultuur en de prestaties van een organisatie.

Dus, hoe voer je een frequent verzuimgesprek?

Zorg voor goede voorbereiding

Voordat je überhaupt het gesprek aangaat, moet je ervoor zorgen dat je goed voorbereid bent. Verzamel van tevoren informatie over de werknemer en zijn of haar verzuim zoals eerdere afwezigheden en mogelijke oorzaken. Ga het gesprek in met een open mindset en de met de bereidheid om te luisteren.

Stel de juiste vragen

De kwaliteit van de vragen die je stelt heeft direct invloed op hoeveel je te weten komt. Neem daarom de tijd om van tevoren een paar vragen neer te pennen. Hier zijn een aantal vragen waarmee je uit de voeten kan:

• Ervaar je momenteel specifieke uitdagingen met betrekking tot je gezondheid?Een meer gerichte vraag om de werknemer aan te moedigen specifieke gezondheidsproblemen te bespreken die de afwezigheid kunnen verklaren

• Zijn er persoonlijke omstandigheden die van invloed kunnen zijn op je aanwezigheid op het werk?Om te ontdekken of er zaken buiten het werk zijn die kunnen verklaren waarom de werknemer zich vaker ziek meldt, zoals familieproblemen, zorgtaken of persoonlijke uitdagingen.

• Zijn er specifieke taken op het werk die je moeilijk vindt of waardoor je je niet goed voelt?Om te achterhalen of bepaalde aspecten van het werk mogelijk bijdragen aan het verzuim.

• Hoe ervaar je de werksfeer en de relatie met collega's?Om te begrijpen of problemen op het gebied van werkomgeving of collegiale relaties mogelijk een rol spelen bij het verzuim.

• Heb je de juiste ondersteuning en middelen om je werk goed te kunnen doen?Om na te gaan of er behoefte is aan extra ondersteuning, training of aanpassingen op de werkplek.
  

Stel zoveel mogelijk open vragen, maar onthoud daarbij dat je diegene niet aan een kruisverhoor onderwerpt.

• Ervaar je stress of druk op andere gebieden van je leven?Om te achterhalen of externe factoren zoals financiële stress, problemen in de thuissituatie of persoonlijke uitdagingen een rol spelen bij het verzuim.

• Heb je al gezocht naar medische hulp of advies voor je gezondheidsproblemen?Om te begrijpen of de werknemer al stappen heeft ondernomen om zijn/haar gezondheidsproblemen aan te pakken.

• Zijn er aanpassingen op het werk die je zouden helpen om je beter te voelen of beter te kunnen presteren?Om te onderzoeken of er mogelijkheden zijn om het werk aan te passen om het verzuim te verminderen.
  
  

• Zijn er veranderingen in je levenssituatie die van invloed zijn op je aanwezigheid op het werk?Om te ontdekken of recente veranderingen in de levenssituatie zoals verhuizingen, familie-uitbreidingen of andere gebeurtenissen het verzuim kunnen verklaren.

• Is er iets anders waarvan je denkt dat ik het zou moeten weten om je beter te ondersteunen?Een open vraag om de werknemer de gelegenheid te geven om eventuele andere belangrijke factoren te bespreken die kunnen bijdragen aan het verzuim.

Stel zoveel mogelijk open vragen, maar onthoud daarbij dat je diegene niet aan een kruisverhoor onderwerpt. Je stelt deze vragen omdat je de werknemer en zijn of haar situatie echt beter wilt begrijpen. Wees daarom respectvol tijdens het gesprek.

Je stelt dus geen vragen zoals: "Waarom ben je altijd ziek?" of "Ben je wel echt ziek als je je ziek meldt?". Als de werknemer zich aangevallen voelt, ben je namelijk verder van huis wat het vinden van de oorzaak van verzuim betreft.

Train en betrek leidinggevenden bij het effectief omgaan met verzuim. Help hen bij het voeren van frequente, ondersteunende verzuimgesprekken om de oorzaken te begrijpen en werknemers te ondersteunen.

Maak concrete afspraken

Na het bespreken van de redenen achter het verzuim, is het tijd om concrete afspraken te maken. Dit gebeurt natuurlijk allemaal in overleg met de werknemer, waarbij er rekening wordt gehouden met zijn of haar behoeften en de bestaande mogelijkheden.

Het formuleren van een plan van aanpak met concrete stappen kan helpen om toekomstig verzuim te verminderen en de werknemer te ondersteunen.

Hulp nodig bij het scherpstellen van doelen en ontwikkelingsplannen? Lees dan: POP gesprek: voordelen, valkuilen en tips voor werkgevers

En als er niets uit dit gesprek komt?

Het is de ideale situatie als je dit gesprek voert, een duidelijk probleem vindt, en deze samen met de werknemer kunt oplossen. Maar wat als dit niet gebeurt? Is regelmatig verzuim direct een reden tot ontslag?

Als de werknemer zo vaak en lang afwezig is dat dit het functioneren binnen een afdeling aanzienlijk beïnvloedt, dan kan dit een situatie zijn die om ontslag vraagt.

Dit doe je echter niet zomaar—aan iemand ontslaan zitten een hoop voorwaarden vast. Zo moet er eerst een officiële waarschuwing gegeven worden. Maar voordat dit aan de orde is, zijn er gelukkig genoeg acties die je kunt ondernemen om frequent verzuim aan te pakken.

Frequent verzuim voorkomen (en verminderen) doe je zo

Het is geen geheim dat voorkomen beter is dan genezen. Daarom zetten we de maatregelen die je kan nemen om verzuim te verminderen voor je op een rijtje

Implementeer gezondheidsprogramma's

Denk aan het implementeren van programma's die gericht zijn op de gezondheid en het welzijn van werknemers. Dingen zoals workshops, seminars en online cursussen over verschillende aspecten van gezondheid kunnen bijdragen aan het verminderen van verzuim. Ook is het inlassen van preventief medisch onderzoek of een regelmatige sportdag zijn manierwn om dit te stimuleren.

Je kan zelfs je waardering tonen door het vieren van successen—ongeacht hoe groot of klein deze zijn.

Wees flexibel

Het tonen van flexibiliteit en aanpassingsvermogen in het omgaan met individuele behoeften van werknemers, kan helpen bij het opbouwen van een ondersteunende cultuur. Flexibele werkuren, thuiswerkopties en het stimuleren van het nemen van vakantiedagen zijn een aantal manieren om deze balans in de hand te helpen

Creeër een ondersteunende werkomgeving

In hoeverre je werknemers kan betrekken bij besluitvorming weet alleen jij. Maar het betrekken van werknemers bij processen en het luisteren naar hun feedback geeft je niet alleen nieuwe ideeën, maar kan ook bijdragen aan een gevoel van betrokkenheid. En meer betrokkenheid = minder verzuim.

Het investeren in de groei van werknemers door trainingen en loopbaanadvies aan te bieden altijd een goed idee. Daarnaast moeten werknemers zich vrij voelen om problemen, zorgen en/of ideeën te delen zonder angst voor negatieve gevolgen.

Tot slot is het ontzettend belangrijk dat werknemers zich gewaardeerd voelen. Dus geef compliment en bonussen als werknemers dit verdienen. Je kan zelfs je waardering tonen door het vieren van successen—ongeacht hoe groot of klein deze zijn.

Hou ontwikkelingen in de gaten

Elke werkgever is wettelijk verplicht om een verzuimbeleid te hebben. Maar alleen omdat er al een is, betekend niet dat deze niet beter kan. Evalueer daarom regelmatig het beleid en pas het aan op basis van feedback van werknemers, veranderende wetgeving en verzuimgegevens.

Zorg voor een flexibel beleid dat kan worden aangepast aan nieuwe situaties. Verzamel en analyseer gegevens over verzuim om patronen te ontdekken en trends te begrijpen. Dit helpt bij het identificeren van de belangrijkste oorzaken van verzuim binnen jouw organisatie.

Door deze benaderingen te combineren en aan te passen aan de behoeften van je organisatie, kun je een effectiever verzuimbeleid ontwikkelen dat niet alleen verzuim kan verminderen, maar ook de algehele gezondheid en tevredenheid van werknemers kan verbeteren—en daarmee de werksfeer en bedrijfscultuur. Kortom, dit is een probleem die het aanpakken waard is.

 Bronnen

Factsheet Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2022

Ziekteverzuim | Leeftijd en geslacht

Ziekteverzuim in cijfers

Verzuimcijfers: Wat doe je ermee?

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen