De 3 grootste communicatieproblemen in personeelsbeheer

We hoeven je niet te vertellen dat goede communicatie onmisbaar is om personeelsbeheer goed te managen. Als de communicatie niet goed loopt, krijgen medewerkers betrokkenheid, productiviteit, en de sfeer vaak een flinke dreun. Negatieve communicatiepatronen kunnen leiden tot misverstanden en conflicten tussen medewerkers, wat de werksfeer dan ook op een negatieve manier beïnvloedt.

Daarom kijken we in dit artikel naar waarom het zo belangrijk is dat managers/HR-medewerkers en iedereen die met personeelsbeheer te maken heeft, voor betere communicatie zorgt. Daarna werpen we een blik op de meest voorkomende struikelblokken voor interne communicatie met personeel en hoe je die kunt oplossen.

De prijs van slechte communicatie

Slechte communicatie is meer dan alleen onhandig, het is ook gewoon heel erg duur.

Een studie door The Harris Poll and Grammarly toont aan dat slechte communicatie bedrijven zo'n €14000 (!) per werknemer per jaar kost. Volgens dezelfde studie zijn mensen bijna een halve werkweek (19.93 uur) kwijt aan de problemen die ontstaan bij digitale en geschreven communicatie alleen. We hebben het dan nog niet eens over gesproken communicatie. Het duurt ongeveer 8 uur (een werkdag) per week om de problemen op te lossen die ontstaan door deze slechte communicatie.

Het is daarom logisch dat dit een kettingreactie veroorzaakt en de productiviteit vermindert—als je zoveel tijd kwijt bent aan het rechttrekken van communicatieproblemen, heb je natuurlijk minder tijd voor andere dingen.

Het draait natuurlijk niet alleen om geld, je betaalt ook een sociale prijs voor slechte communicatie.

Het draait natuurlijk niet alleen om geld, je betaalt ook een sociale prijs voor slechte communicatie. Effectief met elkaar communiceren is belangrijk voor de bedrijfscultuur. Het is een effectieve manier om teamhechting tot stand te brengen, dit zorgt vaak ook voor een boost in moraal en tevreden en betrokken medewerkers.

Werknemers zullen positiever op elkaar reageren. Wat op zijn beurt personeelsverloop verminderd. Waardoor je minder kosten kwijt bent aan het werven van nieuwe mensen.

De 3 meest voorkomende communicatieproblemen in personeelsbeheer

Om een probleem op te lossen moet je eerst weten waar het vandaan komt. In personeelsbeheer is dit niet anders. Hier zijn drie aanstichters van communicatieproblemen die je in de gaten moet houden:

Te veel foefjes

Werknemers zijn productiever en betrokkener als ze hun eigen problemen met hun collega's kunnen oplossen, zonder management hierbij nodig te hebben. In dit geval doelen we met problemen op zaken zoals dekking vinden voor een dienst die ze niet meer kunnen draaien, het oppakken van een beschikbare dienst of dat ze van dienst willen ruilen.

Wat veel bedrijven fout doen is dat ze te veel tools hebben voor personeel, die uiteindelijk hetzelfde doel dienen. Zo kunnen werknemers zich af- of aanmelden voor diensten via Whatsapp, email, Slack en zo door. Dit maakt het moeilijk om een goed overzichtelijke personeelsplanning bij te houden.

En uiteindelijk moeten ze vaak wachten tot een manager, of een andere persoon die hierover gaat, de dienst of wijziging goedkeurt. Zo moeten ze toch langs management voor iets wat ze het liefst zelf zouden willen regelen.

Dit proces bevat zoveel extra, onnodige stappen, waardoor jij het als manager alsnog moet oplossen. Dus je geeft jezelf in feite meer werk. Ondertussen voelen werknemers zich gefrustreerd door de omslachtigheid van het proces, waardoor ze zich minder betrokken raken.

Misverstanden

Als iemand die veel met mensen werkt, ben jij je ervan bewust dat misverstanden echt een enorme barrière voor effectieve communicatie kunnen zijn op de werkvloer. Verkeerde aannames op de werkvloer gebeuren vaak als werknemers ervan overtuigd zijn dat ze hun deel van een proces al hebben uitgevoerd. Maar vaak wordt het probleem doorgeschoven zonder dat er echt een oplossing voor is gevonden, en wordt het bij iemand anders—waarschijnlijk bij jou—op je bord gegooid.

Bijvoorbeeld, een medewerker belt naar hun manager en meldt tijdens het gesprek dat ze niet meer kunnen werken. Ze hebben geen vervanging gevonden, en nu moet de manager de open dienst in zien te vullen.

Verlofaanvragen die niet goed doorkomen of verkeerd zijn ingevoerd komen veel vaker voor als je geen duidelijk en geautomatiseerd proces hebt. Als een vrije dag wordt vergeten, en je die medewerker toch vraagt om te komen werken, maakt dit écht een slechte indruk, en roept dit negatieve emoties bij de werknemer—en collega's— op.

Als een vrije dag wordt vergeten, en je die medewerker toch vraagt om te komen werken, maakt dit écht een slechte indruk

Handmatige processen

Waarom zou een medewerker denken dat ze op maandag vrij hebben als dat niet zo is? Waarschijnlijk omdat er geen effectief proces is om deze verzoeken door te voeren. De ene persoon gebruikt WhatsApp om je op de hoogte te stellen, de ander mailt je een verzoek, terwijl de derde het tussen neus en lippen door tegen je zegt in de bedrijfskeuken.

Deze medewerkers denken dat door te zeggen dat ze maandag vrij wilden, jij je dit moeiteloos zou herinneren als je het rooster voor de volgende week zou maken. Maar wees eerlijk, ook als je goed luistert, maken we nu eenmaal fouten. En zonder de juiste processen te gebruiken, vergroot je de kans dat het mis gaat.

Deze drie problemen maken eigenlijk deel uit van hetzelfde probleem: een gebrek aan de juiste software om personeelsbeheer en al het goede wat daarbij hoort—verantwoordelijkheid, flexibiliteit, verbeterde moraal en betere team samenwerking—te vergemakkelijken.

Hoe los je deze problemen op?

Gelukkig zijn er manieren om deze problemen te overkomen en communicatie zo effectief mogelijk te maken.

Vereenvoudigde personeelsplanning

Een van de grootste struikelblokken in communicatie ontstaat vaak rondom personeelsplanning, en wie er wanneer welke dienst overneemt. Shiftbase biedt een geïntegreerd en intuïtief planningsplatform, waardoor werknemers gemakkelijk diensten kunnen aanvragen, ruilen of wijzigen.

Hierdoor wordt de behoefte aan verschillende communicatiekanalen voor deze doeleinden verminderd. Managers kunnen snel dienstroosters opstellen, wijzigingen doorvoeren en toestemming verlenen zonder dat het personeel op goedkeuring hoeft te wachten, waardoor onnodige vertragingen worden voorkomen.

Efficiënte urenregistratie

Met de urenregistratie van Shiftbase kunnen werknemers hun gewerkte uren nauwkeurig bijhouden. Dit vermindert misverstanden over gewerkte uren, en voorkomt handmatige fouten die vaak voortkomen uit verschillende communicatiekanalen en het handmatig invullen van deze informatie. Het geeft een duidelijk overzicht van de gewerkte uren. Dus weg met rommelige Excel sheets.

Gestroomlijnde verlofregistratie

Misverstanden met betrekking tot verlofaanvragen behoren tot het verleden met de verlofregistratie van Shiftbase. Werknemers kunnen verlof aanvragen via het systeem, waarbij alle informatie geautomatiseerd wordt vastgelegd en managers op de hoogte worden gesteld voor goedkeuring. Dit voorkomt dat je per ongeluk werknemers oproept die al vrij hebben gevraagd, en zorgt ervoor dat alle verlofaanvragen duidelijk en tijdig worden behandeld.

Dit zijn slechts een paar voorbeelden van hoe betere processen kunnen zorgen voor minder misverstanden in je personeelsbeheer.

Wil je zelf zien hoe onze software de manier waarop je je planning beheert kan veranderen communicatie kan verbeteren.

Klik dan hier om Shiftbase zelf 14 dagen gratis uit te proberen.

Je werkrooster op één centrale plek!

• Snel roosters maken
• Inzicht in de loonkosten
• Overal toegang via de app

Gratis uitproberen Demo aanvragen