Hoe houd ik bovenwettelijk verlof goed bij?

Elke werknemer in Nederland heeft recht op wettelijke vakantiedagen, maar vaak vraag je, je af op hoeveel vakantiedagen heb je recht?. Om ervoor te zorgen dat werknemers hun vakantiedagen opnemen en controleren of er niet te veel vakantiedagen worden opgenomen, is het bijhouden van een accurate verlofregistratie essentieel.

Als werkgever ben je zelf verantwoordelijk voor de verlofregistratie en als medewerker is het belangrijk om de verlofregistratie goed te controleren. Naast de wettelijke vakantiedagen is het goed mogelijk dat er bovenwettelijke vakantiedagen in de cao staat. Wat het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen is, hoe het zit met het laten uitbetalen van verlofuren en wanneer verlofuren vervallen, ontdek je in deze blog.

Het verschil tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof

In Nederland heb je twee soorten vakantiedagen. Volgens de wet heeft iedere werknemer recht op een minimaal aantal verlofdagen per jaar. Het aantal vakantiedagen waar je recht op hebt, is afhankelijk van het aantal uren dat je per week werkt. De wet zegt dat je als werknemer recht hebt op vier keer je wekelijkse arbeidsduur. Als je per week 40 uur werkt, dan heb je dus recht op 160 uur aan wettelijke vakantie uren. Wettelijk verlof is het minimum aantal vakantiedagen, minimaal 20 wettelijke dagen per jaar.

Wist je dat bovenwettelijke vakantiedagen geldig zijn tot een bepaalde periode, vaak een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd?

Bovenwettelijk verlof zijn alle extra vakantiedagen die je naast de wettelijke vakantiedagen krijgt. Stel dat je dus 40 uur per week werkt, maar 25 vakantiedagen krijgt, dan vallen 20 vakantiedagen onder het wettelijk verlof en 5 dagen onder het bovenwettelijk verlof. Je hebt alleen recht op bovenwettelijk verlof als dit is opgenomen in de cao of arbeidsovereenkomst. Is dit niet het geval, dan heb je alleen recht op wettelijke verlofdagen en dus geen extra vakantiedagen bovenop het wettelijk minimum. Let wel op dat dit in het CAO staat of een ander schriftelijke overeenkomst.

Het belang van duidelijke afspraken over verlof

Het maken van duidelijke afspraken over het opnemen van zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen is essentieel. Deze afspraken moeten in de cao of arbeidsovereenkomst vermeld staan, zodat zowel werkgever als werknemer weten waar ze aan toe zijn. Duidelijke afspraken voorkomen misverstanden en zorgen ervoor dat iedereen op de hoogte is van de geldende regels en procedure

Hoe lang is bovenwettelijk verlof geldig? 

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen hebben een vervaldatum. Als werknemer dien je je vakantiedagen dus binnen een specifieke periode te gebruiken. Je kunt er bij veel bedrijven ook voor kiezen om de bovenwettelijke verlofuren uit te laten betalen als je ze niet gebruikt, maar dit heeft fiscale nadelen. Daarom kiezen de meeste medewerkers ervoor om hun bovenwettelijke vakantiedagen op tijd te gebruiken. Je moet dus eerst je wettelijke vakantiedagen opmaken en de bovenwettelijke vakantiedagen kun je daarna gebruiken.

Wettelijk verlof mag je als werknemer tot 6 maanden na het kalenderjaar waarin de verlofuren zijn opgebouwd opnemen. Alle uren die je in 2021 hebt opgebouwd, mag je dus tot 1 juli 2022 gebruiken; daarna komen ze te vervallen. Het is niet verplicht om wettelijke vakantiedagen te gebruiken, maar het is wel mogelijk dat afspraken over het opnemen van vakantiedagen in de cao of de arbeidsovereenkomst staan. Zo zorgen werkgevers ervoor dat hun werknemers niet te lang doorwerken, waardoor het risico op een burn-out minder groot is. Als werknemer kun je je wettelijke vakantiedagen niet laten uitbetalen tijdens het dienstverband. Ga je echter uit dienst, dan worden alle openstaande verlofuren tijdens de eindafrekening uitbetaald aan het einde van het dienstverband.

Uitzonderingen op wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

In sommige gevallen is het mogelijk om wettelijke vakantiedagen langer dan zes maanden te bewaren. Als je bijvoorbeeld langdurig ziek bent geweest of geen mogelijkheid hebt gekregen om vakantie op te nemen door personeelsproblemen, dan mag je wettelijke vakantiedagen tot 5 jaar na het opbouwjaar gebruiken. Het aantal bovenwettelijke vakantiedagen zijn maximaal vijf jaar geldig na het opbouwjaar. Over het opnemen van bovenwettelijke vakantiedagen mogen geen afspraken gemaakt worden.

Je werkgever mag je echter wel vragen om bovenwettelijke vakantiedagen in te leveren op het moment dat je ziektedagen of bijzonder verlof nodig hebt. Bovenwettelijke vakantiedagen mogen alleen op verzoek van de werknemer uitbetaald worden. Het is hierdoor voor de werkgever niet mogelijk om bovenwettelijke vakantie-uren uit te betalen zonder akkoord. Ook wettelijk verlof tijdens ziekte kan soms verlengd worden, afhankelijk van de cao of arbeidsovereenkomst.

Dit zegt de horeca-cao over bovenwettelijke vakantiedagen

De horeca mag haar deuren weer openen en het personeelsbestand krijgt binnen veel horecazaken een boost. Het is echter niet altijd even eenvoudig om nieuwe horecamedewerkers te vinden. Daarom worden er steeds vaker zelfstandigen ingehuurd in de horecabranche. Het is voor elke horecawerknemer belangrijk om informatie te vergaren over de regels omtrent verlofuren. Afspraken over vakantiedagen in de horecabranche zijn vastgelegd in de wet en de horeca-cao.

Je weet nu dat de wettelijke vakantiedagen worden berekend op basis van het aantal gewerkte uren per week. Een werknemer in de horeca werkt meestal fulltime als je minimaal 38 uur per week werkt. Je hebt op basis van 38 uur recht op ongeveer 20 dagen vakantie per jaar. Hier komen 5 extra dagen per jaar bovenop volgens de horeca-cao. Dit zijn bovenwettelijke vakantiedagen die je dus binnen vijf jaar moet opnemen of op elk moment kunt laten uitbetalen.

Bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen

Het uitbetalen van bovenwettelijke vakantiedagen kan voordelig zijn voor zowel werkgever als werknemer als je niet opgenomen bovenwettelijke vakantiedagen over hebt. Als je je bovenwettelijke verlofdagen niet opneemt, kun je ervoor kiezen om deze uit te laten betalen. Dit kan vooral handig zijn als je extra inkomsten nodig hebt of als je verlofdagen dreigen te vervallen. Bovenwettelijke vakantiedagen zijn vijf jaar geldig, dus je hebt een ruime periode om te beslissen wat je met deze dagen wilt doen.

Werkgevers mogen bovenwettelijke dagen alleen uitbetalen op verzoek van de werknemer. Dit betekent dat je zelf moet aangeven dat je de dagen wilt laten uitbetalen. Zorg ervoor dat je dit tijdig doet, zodat je werkgever de aanvraag kan verwerken voordat de dagen komen te vervallen. Het is belangrijk om hierover duidelijke afspraken te maken, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.

In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte, kan het handig zijn om je bovenwettelijke verlofdagen uit te laten betalen. Dit geeft je financiële zekerheid en voorkomt dat je dagen verloren gaan. Controleer altijd de afspraken in je cao of arbeidsovereenkomst, want hier kunnen specifieke regels in vermeld staan over de uitbetaling van bovenwettelijke vakantiedagen.

Zo houd je de verlofregistratie eenvoudig en accuraat bij

Het bijhouden van wettelijke en bovenwettelijke verlofuren is een tijdrovende klus, omdat je rekening moet houden met verschillende vervaltermijnen, opgenomen verlofuren en openstaande saldi. Om de verlofregistratie kloppend te houden is het niet verstandig om deze gegevens handmatig bij te houden. Daarom kiezen veel bedrijven en ondernemers om met een handig hulpmiddel de verlofregistratie te automatiseren.

Met onze verlofregistratie software bespaar je als HR-manager of werkgever veel tijd. Op basis van actuele wetgeving in de branche waar je werkzaam bent, wordt er een saldo aan verlofuren genoteerd. Zodra je verlofuren opneemt, wordt dit saldo in mindering gebracht, zodat je precies kunt zien hoeveel dagen je nog over hebt. Met de verlofregistratie software kun je:

• Verlofaanvragen indienen en goedkeuren;
• Het verlofsaldo per jaar controleren;
• In één oogopslag zien hoeveel verlofuren er nog worden opgebouwd in een jaar.

Automatisering van verlofregistratie: de voordelen

Door automatisering bespaar je een hoop tijd, omdat het behandelen van verlofaanvragen vanuit één centrale omgeving geregeld kan worden. Je kunt verlofaanvragen via de verlof app of via de computer behandelen en wettelijke en bovenwettelijke verlofdagen worden automatisch berekend. Afhankelijk van de branche waarin je werkzaam bent, worden feestdagen ook automatisch als vrije dag genoteerd en heb je als medewerker altijd inzicht in je verlofsaldo.

Wist je dat veel mensen bovenwettelijke vakantiedagen opnemen tijdens de schoolvakantie? Lees hier meer over de schoolvakantie voor dit jaar...

Beheer eenvoudig verlof en verzuim

• Automatisch vakantie-uren opbouwen
• Eenvoudig verlof aanvragen
• Verlofregistraties zichtbaar in planning

Gratis uitproberen Demo aanvragen