El Museo Nacional de Culturas del Mundo ahorra un 20% en la creación de horarios

El Museo Nacional de Culturas del Mundo es una organización vibrante con tres ubicaciones diferentes: el Museo de Etnología, el Museo de los Trópicos y el Museo de África. Cuenta con una plantilla de 140 empleados, distribuidos en distintos departamentos, y ofrece un rico patrimonio cultural que lleva a los visitantes a un viaje a través del mundo.

La Gestión Compleja de una Organización

La gestión diaria de una organización tan compleja requiere una planificación y coordinación rigurosas.

Antes de Shiftbase

Anteriormente, los horarios se confeccionaban en Excel y se comunicaban por correo electrónico o WhatsApp. El registro de horas era un desafío, ya que se realizaba manualmente también en Excel y luego se recopilaba para cada uno de los seis departamentos presentes en los tres museos.

Para complicar aún más las cosas, la necesidad de contabilizar diferentes suplementos salariales era otro desafío, ya que no existían protocolos ni regulaciones centralizadas acerca de cuándo aplicar cada suplemento.

Los cambios acordados entre el personal se comunicaban a los jefes de equipo, quienes los implementaban manualmente y confeccionaban nuevamente el cuadrante. La disponibilidad de los empleados para los distintos turnos se gestionaba con un mes de antelación a través de correo electrónico, lo que se convertía en una tarea casi detectivesca para los 140 trabajadores, tratando de averiguar quién había respondido y quién no.

Solución

A pesar de que claramente este sistema era ineficiente y propenso a errores, sobrecargando las tareas de los jefes de equipo, llevaban tanto tiempo trabajando de esta manera que al principio no veían las ventajas de migrar a Shiftbase.

Cuatro departamentos, no obstante, decidieron empezar a probar Shiftbase. Cuando el museo decidió implementar la aplicación AFAS, una de las soluciones más populares en Holanda en gestión de nóminas, descubrieron que esta no disponía de un buen módulo de registro horario ni de jornadas, y aún menos uno que facilitara la aplicación de los distintos suplementos obligatorios según las leyes laborales holandesas.

Los departamentos que estaban trabajando con Shiftbase comunicaron en sus reuniones con la dirección la perfecta implementación que Shiftbase ofrecía para el registro de horas y jornadas, así como para contabilizar correctamente los diversos suplementos salariales. Tras el éxito que estos departamentos lograron con la implementación de Shiftbase, la dirección general decidió adoptar Shiftbase para los tres museos y todos sus departamentos.

Resultados

Eficiencia

• Una mejora clara en la eficiencia en la creación de los cuadrantes (un 20% menos de tiempo respecto a antes de la implementación) para los 14 coordinadores.
• Un ahorro de más de dos horas a la semana en el registro y aprobación de horas trabajadas.

Mejora en la Coordinación

• Los responsables de diferentes departamentos pueden ver los cuadrantes hechos por sus colegas, lo que mejora significativamente la integración entre ellos.

Flexibilidad

• El departamento de ventas y reservas puede aumentar su eficacia al tener siempre visible la disponibilidad de empleados para turnos o visitas privadas o corporativas.

Gestión y Administración

• Una visibilidad perfecta de los diferentes tipos de contratos que vinculan a cada empleado (tiempo parcial, tiempo completo, fines de semana, refuerzo, etc.) para contabilizar las horas trabajadas y las pendientes de realizarse.

Gestión de Informes

• Los responsables de departamento pueden mantener una clara visibilidad sobre los costes de personal, las necesidades para cubrir servicios y armonizar sus presupuestos de personal.

Registro de Tareas

• Gracias a Shiftbase y su registro de tareas, se pueden asignar acciones concretas a personas o equipos, como el control de funcionamiento de los detectores de incendios, y mantener esa información en la aplicación.

Colaboración entre Jefes de Equipo

• Los jefes de equipo pueden ahora suplir las tareas de otro jefe de departamento en caso de vacaciones o baja laboral de una manera sencilla, sin que suponga una sobrecarga excesiva en sus tareas regulares.

La implementación de Shiftbase en el Museo de Etnología es un ejemplo perfecto de éxito que demuestra cómo esta herramienta consigue marcar la diferencia en la gestión de organizaciones muy complejas.

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