Trabajo en equipo: Guía completa de ventajas y roles

¿Qué es el trabajo en equipo?

El trabajo en equipo es la colaboración de empleados con habilidades y talentos diversos para alcanzar un objetivo común. Cada miembro del grupo desempeña un rol concreto en función de sus fortalezas. De este modo, se utilizan los conocimientos específicos y el saber hacer de cada individuo, lo que permite obtener mejores resultados.

Se podría ver el trabajo en equipo como una de las herramientas más importantes cuando hablamos de eficiencia organizativa.

Trabajar en equipo de manera eficiente es muy importante para una empresa. Esto se explica porque una empresa se mete en problemas mucho más rápido si hay poca o mala cooperación entre los miembros del equipo.

Como empresario tienes que ser consciente de que el trabajo en equipo no es tan evidente que a veces parece. La buena cooperación no siempre surge de forma natural, sino que también necesita una orientación firme.

Trabajar en equipo implica compartir responsabilidades, ideas y esfuerzos para lograr resultados que superen las capacidades individuales.

Si se lleva a cabo de manera correcta y profesional, se obtienen resultados excepcionales. Sin embargo, si pasa lo contrario, los presuntos benificios pueden transformarse en inconvenientes. Por lo tanto, es de gran importancia prestar atención a la manera en la que se trabaja en equipo.

Requiere una coordinación excelente, una comunicación eficaz y un liderazgo fuerte que permita solucionar problemas.

Ventajas del trabajo en equipo

El trabajo en equipo ofrece una amplia gama de beneficios para las empresas y sus empleados:

1. Mayor creatividad

Cuando se reúnen individuos con diferentes puntos de vista y experiencias, se fomenta la creatividad y la inovación. La combinación de ideas diversas puede llegar a soluciones innovadoras y más efectivas y a la generación de nuevas ideas, lo que siempre es interesante para la empresa.

2. Aumento de la productividad

Gracias al trabajo en grupo los equipos bien coordinados pueden completar tareas más rápido y con mayor eficiencia que los individuos trabajando solos. Esto se debe a que los empleados pueden dividir las tareas. Cada empleado tiene cualidades diferentes que puede utilizar para una tarea específica.

3. Mejora de la comunicación y la cultura empresarial

El trabajo en equipo promueve la comunicación efectiva. Los miembros del equipo aprenden a escuchar, expresar sus ideas de manera clara y dar y recibir retroalimentación de manera constructiva.

Así se crea cohesión, confianza y el sentimiento de pertenencia entre los empleados, lo que es importante para la cultura empresarial. Los valores que aprenden cuando trabajan en equipo se reflejan en la cultura empresarial y contribuyen a un ambiente de trabajo positivo.

4. Mayor motivación

Los empleados que trabajan en grupos tienden a estar más motivados. La sensación de pertenencia y el reconocimiento del esfuerzo conjunto aumentan la satisfacción laboral y la moral del equipo.

Además, los empleados pueden desarrollar habilidades interpersonales como la empatía, la resolución de conflictos y la toma de decisiones. Estas habilidades son valiosas tanto en el ámbito laboral como en la vida cotidiana. La oportunidad de aprender habilidades supone un estímulo para la motivación.

Características claves del trabajo en equipo

Para poder trabajar en equipo de manera profesional es esencial prestar atención a ciertas características del trabajo en equipo que son indispensables para la eficacia :

1. Objetivos claros

Los empleados deben tener metas claras y bien definidas. Todos los miembros tienen que entender la importancia del trabajo y también qué se espera de ellos y cómo su contribución encaja en el logro de esos objetivos.

También necesitan conocer el plazo para lograr sus objetivos. Es importante que las metas, la asignación de tareas, los horarios y el estado de cada parte del proyecto sea completamente accesible dentro de una plataforma colaborativa que centralice la información relevante. 

Sin instrucciones claras el empleado no sabe qué hacer ni cómo hacerlo, lo que tarde o temprano provocará problemas.

2. Roles y responsabilidades

Cada miembro del equipo debe entender su rol y sus responsabilidades. En otras palabras, las tareas deben ser asignadas claramente, teniendo en cuenta las capacidades de cada empleado.

No todo el mundo tiene las mismas cualidades, y ésa es precisamente la fuerza del trabajo en equipo. Si a cada individuo se le asigna una tarea adaptada a sus cualidades, se evita la duplicación de esfuerzos y se aumenta la calidad del resultado.

3. Las habilidades blandas

Las habilidades blandas (soft skills) son aptitudes no técnicas que influyen en el rendimiento del trabajo. Unos ejemplos de estas habilidades son : la inteligencia emocional, la empatía, la flexibilidad, la capacidad para la colaboración, la creatividad, las habilidades de comunicación y de organización y la iniciativa.

No se enseñan con teoría en la universidad, pero no por ello son menos importantes. Al contrario, para un buen trabajo en equipo, son incluso indispensables.

Por eso, las habilidades blandas parecen ser cada vez más importantes a la hora de seleccionar personal que vaya a trabajar en equipo.

Esto se debe a que un aspirante con escasa experiencia en habilidades técnicas puede aprender lo necesario cuando ya está trabajando en la compañía. No obstante, las habilidades blandas son mucho más complejas de adquirir, ya qué están directamente relacionadas con la personalidad del candidato.

4. Comunicación abierta y confianza mutua

La comunicación abierta y honesta es fundamental. En un buen equipo se representan muchos diferentes tipos de personalidades, lo que tenemos que tener en cuenta. Hay que procurar que las personalidades dominantes no limiten a los que tienen personalidades más suaves.

Por eso, es importante que creemos un entorno en el que todas las personas se sientan seguros para compartir sus ideas, preocupaciones y preguntas sin temor a críticas o represalias.

La confianza y el respeto son dos valores que forman una base imprescindible en el trabajo en equipo. Los miembros del equipo deben confiar en que sus compañeros cumplirán sus compromisos y trabajarán juntos para alcanzar las metas. Por muy buen trabajo que haga una persona, el trabajo en equipo no funcionará si no actúan en armonía y confían en los miembros del grupo.

Este entorno seguro se puede conseguir, por ejemplo, haciendo que los participantes discutan primero en pequeños grupos (por ejemplo grupos con empleados del mismo ámbito) o estableciendo un moderador que deje hablar a todos.

Diferentes roles en un equipo

Distintos analistas han logrado identificar varios roles que pueden encontrarse en un grupo. Entre los cinco más destacados se encuentran los roles siguientes:

1. Supervisor e integrador: Este rol suele ser desempeñado por líderes o gerentes responsables de garantizar el cumplimiento de las normativas que regulan el comportamiento en el entorno laboral.

2. Organizador y coordinador: Aquí se incluyen los líderes de equipo que se encargan de planificar y coordinar las tareas de los empleados, además de servir como enlace entre estos y la alta dirección.

3. Investigador y asesor: Las personas que ocupan este rol se dedican a investigar y recopilar información relevante para el proyecto. Ofrecen análisis detallados sobre las posibles opciones a considerar en situaciones específicas.

4. Promotor: Este individuo impulsa la puesta en práctica de las ideas con el objetivo de alcanzar los resultados deseados.

5. Encargado de relaciones externas: Esta figura se encarga de gestionar las relaciones con proveedores y mantiene una comunicación directa con el cliente para garantizar que el proyecto diseñado y el trabajo realizado cumplan con las expectativas.

6. Ejecutor: Este empleado se distancia de la toma de decisiones, pero demuestra una gran capacidad para llevar a cabo tareas asignadas de manera eficiente y productiva.

Errores comunes en el trabajo en equipo

Mucha gente piensa que es suficiente reunir un grupo de profesionales en un entorno laboral para considerar que tienen un equipo que puede trabajar eficazmente. Aquí tenemos el primer error. Si quieres trabajar en equipo sin problemas, presta atención a los siguientes elementos :

1. Falta de comunicación

La falta de comunicación efectiva puede llevar a malentendidos y a la desconexión entre los miembros del equipo. Es necesario establecer desde el principio con claridad los objetivos de cada uno de los miembros del equipo. De esta manera se puede evitar un exceso de comunicación improductiva.

Se puede utilizar aplicaciones como Slack o Teams para facilitar la comunicación. Estas aplicaciones ofrecen una plataforma en la que se puede comunicar de manera estructurada.

Así puede por ejemplo crear diferentes canales para que cierta información que solo interesa a una parte del equipo no interrumpa en el panel de otros compañeros que no tienen nada que aportar a la cuestión.

2. Falta de Liderazgo

La falta de liderazgo puede resultar en confusión y desorganización. Por eso es fundamental disponer de un líder fuerte para guiar al equipo y tomar decisiones cuando sea necesario. Se necesita una figura a seguir y en la que se puede confiar.

El o la responsable del equipo será el encargado de organizar las tareas, de establecer plazos definidos para cada una de las tareas, y de controlar y seguir la realización de estas tareas. El líder del grupo debe conocer el proyecto al dedillo y tener mucha visión.

Además, un verdadero líder tiene una gran capacidad de resolución de problemas. Tiene que estar preparado a los problemas que pueden suceder durante el trabajo en grupo.

Esto requiere empatía y don de gentes. A menudo surgen conflictos entre compañeros y hay que resolverlos sin herir los sentimientos de nadie.

3. Falta de evaluación

Evaluar el trabajo en equipo es de suma importancia en cualquier empresa. Este proceso aporta innumberables ventajas y contribuye a la eficiencia y el rendimiento general del equipo.

Sólo si se evalúan los resultados del trabajo, se puede identificar las fortalezas y (ciertamente no menos importante) las debilidades del equipo. Eso nos permite realizar mejoras específicas y aumentar la productividad.

Se recomienda prever evaluaciones intermedias en lugar de evaluaciones únicamente al final de un cierto proyecto. Identificar estos problemas a tiempo permite abordarlos y resolverlos de manera proactiva, antes de que escalen y afecten negativamente la dinámica del equipo y los resultados deseados.

Este proceso involucra una evaluación que abarca desde la perspectiva del supervisor, que puede incluir aportes y observaciones de otros colegas, así como las impresiones del propio empleado bajo evaluación.

El departamento de Recursos Humanos juega un papel fundamental en este proceso, ya que su responsabilidad es garantizar la ejecución de todas las etapas. Esto implica ser de apoyo en la realización de evaluaciones periódicas, enviar recordatorios, desarrollar preguntas tipo y también abordar temas que se trataron en evaluaciones previas.

Este análisis desempeña un papel crucial en el contexto de un equipo de trabajo. Si se nota que un trabajador está experimentando falta de motivación después de su última evaluación, la empresa debe iniciar un plan de acción que le devuelva el interés por su trabajo en la empresa.

Actividades para fortalecer el trabajo en equipo

Para fortalecer el trabajo en equipo y el ambiente general en tu empresa, puedes implementar actividades y ejercicios específicos que crean confianza y respeto entre los miembros del grupo. Si las actividades tienen políticas bien implementadas, ofrecen resultados positivos para el clima laboral. Aquí puedes leer unos ejemplos:

1. El rompehielo

El rompehielo es la actividad más básica de todas, pero muchas organizaciones suelen olvidar su importancia o lo realizan de manera superficial. El rompehielo es especialmente importante en un equipo cuyos miembros aún no se conocen (bien), ya que es un juego para conocerse que va más allá de solo presentarse.

Un ejemplo de un rompehielo es "dos verades y una mentira" : cada participante dice dos verdades junto a una mentira, y el resto de los participantes tiene que adivinar cuál de todas las afirmaciones es falsa. 

Otro ejemplo muy fácil es hacer que los miembros del equipo se hagan preguntas personales que son respetuosas y divertidas a la vez. De este modo, se crea una cierta relación entre los empleados sobre temas ligeros y todos llegan a conocerse mejor.

2. El comunicador

Es una de las actividades más efectivas para fomentar el trabajo en equipo. Se utiliza para evaluar y mejorar las habilidades de comunicación de los miembros del equipo.

En esta actividad, uno de los participantes crea un dibujo que los demás no pueden ver. Los demás miembros del equipo deben dibujar lo que creen que es, siguiendo las instrucciones proporcionadas por la persona que realizó el dibujo original. Al finalizar, se comparan los dibujos resultantes con el original creado por el primer participante.

Siguiendo las mismas pautas, los dibujos suelen ser tan diversos que esto fomenta la reflexión sobre la importancia de escuchar, hablar claro y comprender las palabras de los demás.

3. Los cubos

Esta actividad de grupo tiene como objetivo evaluar las habilidades individuales de cada miembro y, en consecuencia, asignar tareas de manera apropiada.

Los miembros del equipo se dividen en varios grupos. Cada uno de estos grupos tiene la tarea de crear el mismo número de cubos de papel, pero se les proporcionan materiales diferentes.

Por ejemplo, un grupo puede usar un par de tijeras mientras que otro grupo podría usar tres pares de tijeras, y así sucesivamente. Una vez que se completa la tarea, se verifica la calidad y la cantidad de cubos producidos por cada grupo.

Se analiza el proceso, los resultados obtenidos y cómo se resolvieron los problemas que surgieron durante la actividad. En otras palabras, es una buena actividad en cuanto a la resolución de problemas.

4. El tiempo

Se divide al grupo en dos equipos que compiten para completar un desafío, como un rompecabezas, dentro de un tiempo preestablecido.

Este ejercicio permite identificar las dificultades que surgen en la organización del trabajo, los posibles conflictos relacionados con el liderazgo, la forma en que los equipos negocian y se comunican entre sí.

Al imponer un límite de tiempo específico, algunas personas pueden sentirse presionadas y bloquearse, lo que podría llevar a una pérdida de tiempo involuntaria. Observando todas estas situaciones, se pueden abordar y resolver de manera más efectiva las áreas de mejora identificadas.

¿Estás inspirado por las ventajas del trabajo en equipo? Llévate todos nuestros consejos al trabajo. Te deseamos mucha una muy buena colaboración.