¿Qué es un planificador de turnos? Guía completa para empleadores

¿Qué es un programa de turnos rotativos?

El software de turnos rotativos puede ayudar a las empresas a organizar sus turnos de trabajo automatizando su configuración y coordinación de turnos de trabajo.

Debe adherirse a una serie de normas basadas en la legislación vigente, así como los convenios y contratos existentes, además de ser lo más flexible posible.

Su finalidad es distribuir de manera eficiente los turnos de trabajo entre los empleados, garantizando que todas las necesidades operativas estén cubiertas y respetando las leyes laborales vigentes. 

Con los planes de turnos rotativos, los administradores de recursos humanos pueden reducir su carga de trabajo, mejorar la eficiencia, incrementar la productividad y cumplir con la legislación.

De esta forma, se evitan problemas como la falta de personal en momentos clave, la fatiga debido a un turno excesivamente largo y otros factores como la rotación que pueden afectar al buen funcionamiento de las empresas. 

¿Cómo programar turnos de personal con un software automatizado de gestión de recursos humanos?

Programar turnos de personal con un software automatizado de gestión de recursos humanos es muy sencillo. Aquí te explico cómo hacerlo:

1. Define los requisitos

Determina cuántos trabajadores necesitas en cada turno, los horarios de trabajo y los descansos necesarios.

2. Carga la información

Ingresa los datos de los trabajadores y sus disponibilidades en el programa. Asegúrate de tener en cuenta sus habilidades y preferencias si es relevante para la programación.

3. Configura las reglas

Establece las reglas y restricciones para la programación, como la duración máxima de la jornada laboral, los límites de horas extras y los días de descanso.

4. Genera los turnos

Utiliza la función de generación automática del software para crear los cuadrantes de turnos. El sistema tendrá en cuenta los requerimientos, las reglas y la disponibilidad de las personas para crear una programación óptima.

5. Ajustes manuales

Revisa y ajusta los turnos generados si es necesario. Puedes hacer cambios según las necesidades individuales de los empleados o las circunstancias especiales.

6. Comunica los turnos

Una vez que la programación esté lista, compártela con los empleados a través del software. Esto les permitirá acceder a sus horarios y recibir notificaciones de cambios.

7. Monitoreo y gestión

Utiliza la aplicación para realizar un seguimiento de la asistencia, gestionar las solicitudes de cambios de turno y evaluar la eficiencia de la programación.

Ventajas de utilizar un planificador de turnos en la gestión del talento

La gestión del talento es una tarea clave en toda empresa, y uno de los aspectos más importantes es planificar los turnos de trabajo. Para hacerlo de forma eficaz, se recomienda el uso de un planificador de turnos. Las ventajas son las siguientes: 

• Permite una mejor distribución de los trabajos
• Evita el conflicto de turnos
• Mejora la comunicación entre el equipo y los superiores. 

Además, al tener los horarios planificados con anticipación se reduce el estrés y la carga laboral. Asimismo, se fomenta un ambiente más equilibrado y agradable para trabajar. 

Cambios de turnos con un clic

Un escenario común es modificar el horario de turnos debido a incidencias como una licencia de trabajo o ausencia inesperada.

Imagínate la duración y el tiempo necesarios para restablecer el horario durante las próximas horas.

A pesar de su simplicidad, también podría restablecerse fácilmente utilizando herramientas como el sistema de gestión del tiempo y el sistema automático de control de horas.

Planificador de horarios laborales para cumplir la ley

Un planificador de horarios adecuado se adapta a la legislación laboral actual. Por ejemplo, te permite asignar fácilmente turnos diarios a tu equipo presentando visualmente cada turno.

Programa de compensaciones

Un buen planificador también debe incluir la preparación de un plan compensatorio, ya sea para transferir los datos al conteo de horas trabajadas o para reorganizar el horario laboral.

Cuadrante de turnos: toda la información multidispositivo

Ofrece la posibilidad de observar el turno que tienes y el turno de tus empleados para que haya un equilibrio entre sus vacaciones y su tiempo libre. Los empleados pueden sugerir cambios de la herramienta para que los responsables los autoricen o rechacen inmediatamente.

Incrementa la satisfacción del empleado

Con la ayuda del planificador de turnos, un empleado sabrá acerca de su horario laboral antes de salir de la empresa y podrá hacer sus planes de vacaciones con antelación.

Un organizador de turnos evita la ansiedad, desmotivación o depresión causadas por el desconocimiento de la jornada laboral.

A su vez, amplifica los beneficios de una gestión de turnos impecable, mejorando la productividad y maximizando los resultados.

¿Qué finalidad tiene la planilla de turnos?

La finalidad de la planilla de turnos es tener una herramienta organizativa que permite gestionar la asignación de horarios y turnos de los empleados.

En ese sentido, Shiftbase te ofrece varias plantillas descargables.

Nuestra página de recursos está a solo un clic de distancia.

Descarga la plantilla gratis y sin registros:

Plantilla para turnos de trabajo

Características necesarias para una planificación de turnos eficaz

Primero, es necesario tener en cuenta las habilidades de cada empleado y asignar tareas que sean apropiadas para sus capacidades.

Además, se debe ser justo y equitativo al distribuir los turnos, asegurándose de que no haya un exceso de carga de trabajo para un solo puesto.

La comunicación clara y abierta también es fundamental para una planificación de turnos efectiva, garantizando que los miembros del equipo estén en sintonía con sus horarios y puedan realizar cambios si es necesario.

¿Cómo hacer un calendario de turnos de trabajo en Excel?

Estoos pasos básicos te ayudarán a crear un calendario funcional en Excel.

1. Crea una nueva hoja de cálculo y asigna una columna para los días de la semana y otra columna para los nombres de las personas.

2. Luego, en las celdas correspondientes a cada día y empleado, introduce los horarios de trabajo o los turnos asignados.

3. Puedes utilizar formatos condicionales para resaltar los horarios o turnos específicos, como colores diferentes para cada turno o empleados.

4. Si deseas automatizar el proceso, puedes utilizar fórmulas para generar los horarios de forma automática, teniendo en cuenta las reglas y la disponibilidad de los empleados.

5. Añade cualquier información adicional que consideres relevante, como días festivos, vacaciones o eventos especiales.

6. Una vez que hayas completado el calendario de turnos, puedes imprimirlo o compartirlo en formato digital con los empleados.

Mejores prácticas para gestionar los horarios de los empleados con un planificador de turno

Una de las mejores prácticas para gestionar los horarios de los empleados es a través de la utilización de softwares para la creación de turnos de trabajo.

Esta herramienta permite a los empleadores establecer horarios precisos para cada persona, teniendo en cuenta los requerimientos de cada departamento u área.

Además, esta aplicación también proporciona información valiosa al departamento de RRHH sobre la disponibilidad de los empleados y sus días libres, permitiendo una gestión óptima del tiempo de trabajo.

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Tipos de planificadores de turnos disponibles en la actualidad y sus ventajas e inconvenientes

La creación de turnos puede ser una tarea abrumadora. Por suerte, hay una gran variedad de programas disponibles en el mercado, desde softwares descargables hasta aplicaciones móviles y basadas en la nube.

En los planificadores de turno automatizados, Shiftbase destaca por su app móvil, la cual está disponible en App Store y en Google Play.

Ofrece la posibilidad de integrarla con el sistema de nóminas para realizar los pagos con la precisión de una calculadora.

Gracias a su interfaz fácil de usar, sus sencillas opciones de seguimiento y sus funciones de ahorro de tiempo, este planificador de turnos simplifica la programación del personal al tiempo que garantiza que se satisfagan las necesidades de su equipo en todo momento.