Onboarding en Empresas: Definición, Procedimiento y Herramientas

¿Qué es el onboarding de una empresa?

Es una práctica del departamento de recursos humanos que busca acelerar la adaptación de nuevos empleados a la empresa, orientándolos para adaptarse a la cultura empresarial y desempeñarse eficientemente en sus labores. 

Por otro lado, el onboarding para personal operativo se centra en la capacitación para desempeñar tareas específicas y familiarizarse con los procedimientos operativos.

Dado que el 50% de los empleados deja su nuevo trabajo en los primeros cuatro meses, el onboarding es fundamental para reducir la rotación en el personal operativo, mejorar la productividad y generar un sentido de pertenencia en el equipo.

A su vez, el executive onboarding se enfoca en la integración de altos ejecutivos dentro de la organización, asegurando que comprendan la cultura, la estrategia y las expectativas de su rol. 

El onboarding gerencial va más allá de la integración básica. Incluye la planificación estratégica, el desarrollo de habilidades de liderazgo para gerentes y ejecutivos así como la alineación con los objetivos organizacionales a largo plazo.

Comparación: Onboarding y Offboarding

La incorporación implica la integración de un empleado en un papel existente; el desplazamiento implica la expulsión del trabajador después de su salida. Durante el offboarding es necesario explicar a los compañeros de trabajo el motivo de la terminación de la relación laboral, así como tomar medidas de seguridad para evitar filtraciones de la información.

Diferencias entre inducción y onboarding

La inducción se enfoca en proporcionar una visión general de la organización, su filosofía y sus políticas, mientras que el onboarding va más allá y se centra en la adaptación del empleado en su puesto de trabajo específico.

Además, la inducción suele ser un proceso más breve, mientras que el onboarding puede durar varias semanas e incluir actividades de entrenamiento y mentoría.

¿En qué consiste el proceso de onboarding?

El proceso de incorporación, implica la introducción y adaptación de nuevos trabajadores a su entorno laboral. Incluye familiarización con las responsabilidades laborales, integración con el equipo, comprensión de las políticas y la filosofía de la empresa, formación necesaria para desempeñar sus roles y un seguimiento periódico para asegurarse de que se están ajustando correctamente.

El onboarding para empresas debe ayudar al trabajador a que tenga claro cuál es su puesto de trabajo y sus funciones

Es fundamental que durante este proceso, se brinde al candidato una comprensión clara de cuáles son sus responsabilidades y funciones en la empresa. Esto incluye una explicación detallada de las herramientas necesarias para realizar su trabajo de manera eficiente y eficaz.

Al proporcionar esta información de manera clara y concisa, el empleado puede sentirse más seguro y preparado para asumir su nuevo rol en la organización. Además, un onboarding efectivo también puede ayudar a mejorar la productividad y el rendimiento del trabajador desde el primer día.

Objetivos del proceso de onboarding para empresas

Los principales objetivos del onboarding en una empresa son estimular la motivación del nuevo empleado, fomentar su rendimiento desde el primer momento, cuidar el clima laboral y la cohesión del equipo, mejorar el engagement de los empleados, lograr una adecuación al puesto más rápida y fomentar la motivación del nuevo empleado. 

Además, el objetivo es personalizar la fase de reclutamiento hasta el punto de que el trabajador se sienta parte de la empresa incluso antes de entrar a trabajar.

Estos objetivos apuntan a crear un ambiente laboral positivo, promover la adherencia de los empleados y aumentar la productividad en la empresa. 

Beneficios del onboarding: cómo mejora el rendimiento, la satisfacción y la retención del talento

El onboarding en una empresa es un proceso completo y estratégico, por el cual se acoge, se orienta y se forma a los miembros del equipo, con el fin de facilitar su adaptación, su compromiso y su rendimiento. Esta inducción de personas abarca desde el momento en que se firma el contrato hasta el final del período de prueba.

Implementar herramientas de onboarding tiene una serie de ventajas tanto para tu empresa como para los trabajadores. Estas son algunas de ellas: 

Mejora el rendimiento: Tus nuevos empleados sabrán exactamente qué se espera de ellos, cuáles son sus metas y cómo medir su éxito. Además, les proporcionarán los recursos y la formación que necesitan para cumplir con sus tareas. Así, aprenderán más rápido, serán más productivos y harán mejor su trabajo.

Aumenta la satisfacción: La bienvenida a los nuevos colaboradores hace que se sientan acogidos, valorados y respaldados. También les facilita crear vínculos positivos con sus compañeros, sus jefes y sus clientes. De esta forma, conseguirás que estén más motivados y comprometidos.

Reduce la rotación: Disminuye las probabilidades de que los nuevos empleados se vayan de la empresa en los primeros meses, al evitar la incertidumbre, la frustración y el estrés que puede generar el cambio y la adaptación. Así, te ahorrarás los costes de buscar, seleccionar y formar a nuevos candidatos, y podrás retener el talento.

Tipos de onboarding: digital, presencial y mixto

El proceso de incorporación se puede realizar de diversas formas, según el medio, el formato y el contenido utilizado. Algunas de las estrategias de incorporación más frecuentes incluyen:

Onboarding digital

Se realiza a través de plataformas online, aplicaciones móviles o software especializado, que permiten automatizar y personalizar la bienvenida. Una opción es usar un chatbot que guíe al empleado por los pasos a seguir, le resuelva dudas y le proporcione recursos de aprendizaje.

Los onboarding online tienen la ventaja de ser más flexibles, escalables y económicos, pero también puede ser más impersonal y menos interactivo.

¿Cómo hacer onboarding digital?

El onboarding virtual implica la utilización de herramientas digitales para agilizar y mejorar la experiencia de los nuevos empleados.

En primer lugar, es esencial determinar la información esencial que los nuevos empleados deben conocer antes de iniciar, lo que incluye definir roles y crear un cronograma.

Posteriormente, se deben reunir los materiales existentes y crear un proceso estandarizado de selección, utilizando herramientas digitales para mejorar la eficiencia. 

Beneficios del onboarding para empresas digital

• Permite una adaptación más rápida y efectiva de los nuevos empleados, lo que se traduce en una mayor productividad y una reducción en los costos de contratación.

• Ayuda a establecer una cultura de empresa sólida y a fomentar la retención del talento en un mercado altamente competitivo.

• Contribuye a mejorar la experiencia del empleado y a aumentar su compromiso con la empresa, lo que se traduce en un mejor desempeño y un clima laboral más positivo.

Onboarding presencial

Se realiza en las instalaciones de la empresa o en un lugar externo, con la participación directa de los responsables y los compañeros. Por ejemplo, una jornada de bienvenida, una visita guiada por las oficinas, una sesión de mentoring o una actividad de team building. Este tipo de bienvenida tiene la ventaja de ser más humana, cercana y motivadora, pero también puede ser más costoso, limitado y difícil de coordinar.

Onboarding mixto

Combina elementos del virtual y el presencial, buscando aprovechar lo mejor de cada uno y adaptarse a las necesidades y preferencias de cada empresa. 

Por ejemplo, el onboarding y capacitación en la que ofrezcas formación online previa, seguida de una reunión presencial con el equipo, y luego un seguimiento online periódico.

La ventaja de este plan onboarding es que resultará más equilibrado, personalizado y eficaz.

Los cinco niveles del Onboarding Process: las 5 C'S

¿Cómo puede la empresa mejorar la experiencia de los empleados ? Describimos algunas de las 5 Cs (Claridad, Cultura, Comunicación, Conexiones y Continuidad) que las organizaciones proactivas deben considerar cuando están buscando nuevos talentos.

• Claridad: definir roles y expectativas claras.
• Cultura: familiarizar a los nuevos talentos con la cultura corporativa.
• Comunicación: tener una comunicación abierta.
• Conexiones: fomentar relaciones de trabajo sólidas.
• Continuidad: mantener un seguimiento constante para asegurar que el trabajador se integre completamente.

Siguiendo estas directrices, las organizaciones proactivas pueden mejorar su proceso de incorporación e impulsar el rendimiento del equipo en general.

¿Cómo se hace un proceso de onboarding?

En el plan onboarding es importante preparar todo lo necesario para que la llegada del empleado sea lo más fluida y agradable posible. El siguiente paso es acompañarle durante todo el proceso de adaptación y desarrollo. Toma nota de la siguiente estrategia para un onboarding organizacional exitoso:

Antes del primer día

La bienvenida empieza antes de que el nuevo empleado se incorpore a la empresa, por lo que es importante que le hagas saber que estás deseando que llegue y que le prepares todo lo que va a necesitar. Algunas de las acciones a realizar antes de comenzar son:

• Envíale una carta de bienvenida al nuevo empleado, en la que lo felicites por su ingreso, le informes de los detalles prácticos de su llegada (hora, lugar, persona de contacto, entre otros aspectos) y le transmites entusiasmo y expectativa por su llegada. Así, le harás sentir que le esperas con ilusión y que te importa su bienestar.

• Prepara el espacio de trabajo del nuevo empleado, asegurándote de que tenga el onboarding kit para nuevos empleados: tarjetas de bienvenida, regalos corporativos, equipos y herramientas tecnológicas.
  
  Procura que el espacio para realizar su trabajo esté limpio, ordenado y personalizado con algún detalle. Esto le hará sentir que has dedicado tiempo y atención, y que le has creado un ambiente cómodo y agradable.

• Comunica la llegada del nuevo empleado al resto del equipo, explicando quién es, qué función va a desempeñar y qué aporta a la empresa. Aprovecha la ocasión para solicitar su colaboración y apoyo para facilitar su adaptación. 

Durante el primer día de trabajo

El primer día de trabajo es clave para causar una buena impresión al nuevo empleado y generar una conexión emocional con la empresa. Por eso, es necesario dedicarle tiempo y atención. Es preciso mostrarle todo lo que necesita saber para empezar con buen pie. Estas son las recomendaciones para esta fase:

• Recíbelo con calidez y cordialidad, presentándote tú mismo y presentándole a las personas con las que va a interactuar más frecuentemente, y mostrándole las instalaciones y los servicios de la empresa. 

• Ofrécele una sesión de orientación, en la que le expliques la historia, la misión, la visión, los valores y los objetivos de la empresa, y le entregues un manual o una guía con las normas, los procedimientos y las políticas de la empresa. 

• Asígnale un mentor o un compañero, que se encargue de resolver sus dudas, de enseñarle las herramientas y los sistemas de trabajo, y de introducir en la cultura y el clima de la empresa. 

Después del primer día

La incorporación de nuevos trabajadores sigue durante la primera semana o los primeros meses. Es importante realizar un acompañamiento y una evaluación del proceso, así como seguir los siguientes pasos, para asegurarte de que el nuevo empleado se está adaptando. 

• Habla con frecuencia con el nuevo empleado, pregúntale cómo se siente, qué problemas tiene, qué ideas tiene y dale feedback constructivo sobre su trabajo, sus logros y sus áreas de mejora.

• Organiza reuniones regulares con el nuevo empleado, su mentor y su jefe, para revisar su plan de onboarding, medir su avance y fijar nuevos metas y acciones de mejora.

• Pídele al nuevo empleado que rellene una encuesta de satisfacción sobre el onboarding, en la que valora diferentes aspectos del proceso, como la organización, el contenido, el formato, el tiempo y que dé sus comentarios y opiniones.

Ventajas de desarrollar un buen plan de onboarding process

Las empresas deben aprender que no sólo el proceso de contratación y selección es importante para encontrar al trabajador ideal, sino que el acompañamiento y la asistencia con el empleado en su primer mes es la piedra angular para mejorar la productividad en su relación comercial.

Este proceso ayudará a promover la lealtad de los empleados y aumentar el compromiso de los nuevos empleados dentro de la empresa.

El onboarding process tiene que estar preparado meticulosamente y es necesario tenerlo en cuenta si queremos que se desarrolle satisfactoriamente

Al trabajar con la gente, necesitamos buenos planes de incorporación. Esto es necesario para que los nuevos empleados acepten los objetivos, las estrategias y la cultura como propios e interioricen estos valores.

El programa de integración es útil para la formación de los empleados de la empresa. La creación de usuarios dentro de un portal de empleados ayudará a que el emplead conozca los nuevos contactos antes de comenzar a trabajar.

¿Qué es un cuestionario de onboarding y para qué sirve? 

Es una herramienta que te ayuda a conocer mejor a tus nuevos empleados, preguntándoles sobre sus características, sus expectativas y sus necesidades. Así, podrás ofrecerles un servicio de calidad, personalizado y adaptado a sus intereses.

¿Qué preguntas hacer en un cuestionario de onboarding? 

Puedes hacer preguntas abiertas, para que el empleado se exprese libremente, preguntas cerradas, para que este elija entre opciones predefinidas, preguntas de escala, o preguntas de opción múltiple, para que el colaborador seleccione una o varias opciones.

¿Cómo analizar y utilizar los datos del cuestionario? 

Puedes analizar los datos con herramientas de análisis de datos, para visualizar, ordenar, filtrar y comparar los datos de forma sencilla y rápida. 

Esto te permite identificar patrones, tendencias y anomalías en los datos, que te revelen lo que quieren y necesitan los empleados. Otra opción es utilizar los datos para crear y mantener una comunicación y un feedback constantes con los colaboradores, informándoles de las novedades, las mejoras, al igual que los beneficios del servicio.

Los checklists

Estos se utilizan con frecuencia cuando los nuevos trabajadores necesitan la información necesaria antes de comenzar un trabajo. Se envía a los nuevos empleados por correo electrónico y se puede consultar según sea necesario.

Tipos de herramientas de onboarding para empresas

Llevar a cabo estos pasos manualmente puede tomar varios días. El uso de herramientas digitales ayuda a acelerar y automatizar el ingreso de los nuevos trabajadores. Los dispositivos digitales permiten al trabajador acceder a la información sobre la que necesita tomar decisiones.

1. Software de Onboarding: Programas específicamente diseñados para automatizar y gestionar tareas que forman parte de los procesos de onboarding, como la documentación legal, los beneficios y la formación.

2. Gestores de Tareas: Estas aplicaciones permiten asignar, rastrear y administrar tareas específicas relacionadas con la llegada de un nuevo miembro para garantizar que todos los aspectos del proceso se manejen eficientemente.

3. Plataformas E-Learning: Utilizadas para proporcionar formación online a los nuevos empleados, favorecen aprender a su propio ritmo sobre políticas de la empresa, roles y responsabilidades, expectativas, entre otros aspectos.

Mejorando el proceso de integración: optimización del onboarding con software de recursos humanos

Para encontrar puntos de fallo en el proceso de onboarding existente, es crucial realizar una evaluación exhaustiva del proceso actual. Identificar áreas donde los nuevos empleados pueden experimentar confusión o falta de claridad en cuanto a las expectativas y objetivos es fundamental. 

Además, recopilar retroalimentación de los nuevos empleados sobre su experiencia inicial puede revelar áreas de mejora. ¿Cómo mejorar el proceso de onboarding? Sigue estos seis pasos:

• Proporciona descripciones de trabajo precisas
• Implementa el pre-boarding para mantener a los nuevos trabajadores informados y emocionados antes de su llegada
• Asegúrate de que la primera jornada sea agradable y productiva
• Recopila retroalimentación continua para ajustar y mejorar el proceso
• Proporciona información de alta calidad
• Establece metas y expectativas claras para los nuevos empleados

Un software de recursos humanos puede ayudar a lograr estas mejoras al proporcionar una plataforma centralizada para administrar el proceso de onboarding, automatizar flujos de trabajo, recopilar retroalimentación de los nuevos empleados, así como establecer hitos y objetivos claros, lo que a su vez puede reducir costos y tiempo al optimizar el proceso de integración.

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