¿Qué es la gestión de turnos y cómo llevarla con éxito en tu empresa?

¿Qué es una gestión de turnos?

Es el proceso de organizar y distribuir los horarios de los empleados.

Una buena gestión de turnos reduce el absentismo, aumenta la motivación y fideliza el talento.

En los próximos párrafos hablaremos sobre la gestión de turnos rotativos en España, y cómo puedes implementarla de forma efectiva con la ayuda de un software especializado.

Gestión de turnos rotativos: lo que debes saber

La gestión de turnos rotativos en España es un aspecto fundamental en la organización laboral de muchas empresas y sectores. En este sistema los colaboradores se alternan en horarios y días de trabajo, lo cual permite una mayor flexibilidad y eficiencia en la distribución de tareas y recursos.

Sin embargo, es necesario contar con una buena planificación y coordinación para garantizar una equilibrada distribución de turnos y descansos, así como una correcta comunicación con el equipo.

¿En qué consiste la gestión de turnos rotativos?

Los turnos rotatorios se conocen a menudo como organizaciones de trabajo para los trabajadores que pueden trabajar durante las horas de trabajo todo el día.

De acuerdo con la definición de trabajo de turno significa la organización de equipos en cuya dirección los trabajadores ocupan una serie de trabajos similares de acuerdo con un ritmo especificado, continuo o discontinuo, implicando para un determinado período turnos rotativos.

La necesidad de establecer turnos de trabajo

Los turnos rotatorios fueron un proceso organizativo que tuvo lugar en algunas empresas para tomar decisiones de producción. Otros se han establecido porque las tareas requieren un esfuerzo continuo, especialmente en la atención sanitaria.

Los departamentos de recursos humanos de muchas organizaciones se han enfrentado al reto de crear planes de turnos de trabajo que afectan a toda la fuerza laboral.

Importancia de la gestión eficiente de turnos y horarios de trabajo

Imaginemos dos empresas: la Compañía A, que cuenta con horarios laborales eficientes, y la Compañía B, que no la tiene.

En la Compañía A, gracias a una adecuada planificación de los horarios laborales, los trabajadores tienen asignadas sus tareas durante la jornada laboral de forma organizada y equitativa. Como resultado, se observa un aumento en la productividad, ya que se evitan tiempos muertos y se optimiza el rendimiento de cada empleado.

Además, al contar con horarios bien estructurados, los trabajadores pueden conciliar su vida personal y laboral de manera más efectiva, lo que se traduce en una mayor satisfacción y compromiso con la organización.

Por otro lado, en la Compañía B, la falta de una gestión adecuada de los turnos y horarios laborales genera caos y desorden. Los trabajadores se sienten sobrecargados o desmotivados debido a la falta de equidad en la distribución de las tareas.

Esto conduce a una disminución en la productividad, ya que se generan tiempos muertos y se pierde eficiencia en la realización de las labores. Además, la falta de flexibilidad en los horarios dificulta la conciliación entre la vida personal y laboral de los trabajadores, lo que puede generar frustración y descontento.

¿Qué dice la ley de la gestión de turnos en España?

La legislación española establece una serie de normas y límites que regulan la gestión de turnos de trabajo, las cuales se deben cumplir para evitar sanciones y conflictos laborales. Algunas de las principales disposiciones legales son las siguientes:

• La jornada máxima es de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual, sin perjuicio de las horas extraordinarias que se puedan realizar.

• El descanso mínimo entre jornadas es de 12 horas, y el descanso semanal es de día y medio ininterrumpido, que normalmente será el sábado por la tarde y el domingo.

• Los trabajadores tienen derecho a conocer con al menos dos meses de antelación el calendario laboral y con al menos cinco días de antelación el horario de trabajo.

• También tienen derecho a solicitar la adaptación de la duración y distribución de la jornada, en los términos que se establezcan en los convenios colectivos o en el acuerdo alcanzado con el empleador, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida personal, familiar y laboral.

Características clave de un sistema de gestión de turnos

Es una herramienta para planificar, organizar y controlar los horarios de trabajo de forma automatizada y personalizada. Estas son algunas de sus características:

Flexibilidad: se adapta a las necesidades de tu negocio y de tus trabajadores.

Accesibilidad: es fácil de usar y consultar.

Integración: se conecte con otros sistemas de gestión humana.

Seguridad: garantiza la protección de los datos personales y laborales de tus trabajadores.

Cumple con las normativas establecidas de los cuadrantes

La Ley que regula los turnos de trabajo en España es el Estatuto de los Trabajadores, Ley 8/2020. El artículo referente a esta cuestión es el Artículo 34. Sección 3ª: Horario y tiempo de trabajo, donde se establece que "El número de horas de trabajo efectivo no podrá ser superior a nueve diarias, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario." Además también habla sobre los periodos de descanso y las pausas obligatorias.

Al hacer turnos rotativos, hay que recordar que un cuadrante dado debe proporcionar información que los empleados pueden aprender fácilmente. Asimismo, tendrá que adherirse a las leyes del Artículo 34.6 del Estatuto de Trabajo que establece que todos los trabajadores deben ver el horario de trabajo.

Lo que no se debe hacer al gestionar los turnos de los colaboradores:

• Imponer los horarios sin consultar ni negociar con los trabajadores.
• Hacer cambios de última hora sin avisar ni justificar.
• No respetar los descansos ni las vacaciones de los trabajadores.
• No tener en cuenta la diversidad ni la igualdad de oportunidades.

El impacto de una gestión eficaz de los turnos en la productividad

Una gestión eficaz de los turnos puede marcar la diferencia en el desempeño y la satisfacción de los trabajadores generando resultados positivos para toda la organización. Estos son los principales beneficios:

1. Permite adaptar los horarios a las características y capacidades de cada empleado.

2. Favorece el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados, reduciendo el estrés, cansancio y el desgaste profesional.

3. Estimula el compromiso y la implicación de los empleados, haciéndoles sentir valorados.

Las mejores prácticas para un control de turnos eficaz

Para llevar a cabo un control de turnos eficaz, es conveniente que sigas algunas de las mejores prácticas que te recomendamos a continuación:

• Establece criterios claros y objetivos para la asignación de los turnos, y comunícalos a tus empleados, para evitar arbitrariedades y favoritismos.

• Crea un calendario laboral anual, actualízalo periódicamente, para anticiparte a las necesidades y los imprevistos, y para facilitar la planificación y la organización de tus empleados.

• Fomenta la participación y la colaboración de tus empleados, y permite que expresen sus preferencias, sus sugerencias y sus quejas, para mejorar la gestión de horarios y el clima laboral.

• Utiliza un software que te ofrezca una visión global y detallada de la situación de tu empresa y de tus empleados.

Implantación de una aplicación de gestión de horarios de trabajo

Lograr una gestión correcta de los turnos puede ser una tarea difícil sin las herramientas y recursos adecuados. Lo que inicialmente parece fácil puede llevar a montones de papel, dificultades para integrar la información recogida a través de varios programas y, por lo tanto, una pérdida de tiempo y frustración.

Del obsoleto excel de turnos al programa que automatiza la planificación de horarios

Un programa de software de gestión de turnos automatiza la optimización del horario en función del tiempo , independientemente del volumen de la empresa.

Si trabajas en el área de Recursos Humanos eres consciente de las complicaciones del horario y las responsabilidades de turno que surgen de circunstancias inesperadas.

¿Quieres gestionar y consultar los turnos de trabajo desde el móvil? La mayoría de los programas de gestión de turnos hoy en día tienen una aplicación para teléfonos inteligentes para coordinar la planificación de horarios.

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Software de gestión de turnos de trabajo: automatización y eficiencia

Un programa de gestion de turnos es importante para configurar los cuadrantes rotativos, desde una PYME hasta una gran multinacional.

Un sistema de cambio rotativo te permite gestionar la disponibilidad de colaboradores en tiempo real, lesiones de última hora, solicitudes de cambios, vacaciones tempranas, etc.

Con el fin de maximizar la eficiencia, toda la información relativa al tiempo de trabajo de los empleados se encuentra en una base de datos centralizada. Los administradores de recursos humanos y los empleados pueden acceder a ella.

Te recomendamos  implementar un software de gestión de turnos para planificar, organizar y controlar los horarios de forma efectiva. Esperamos que este post te haya sido útil, y que te animes a implementar una gestión de horarios exitosa en tu organización.

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