Cronograma : ¿Qué es y cómo crearlo?

¿Qué es un cronograma?

Un cronograma de actividades de un proyecto es una herramienta de gestión que presenta una lista de las tareas necesarias para llevar a cabo un proyecto en un orden secuencial, basado en la línea de tiempo. Etimológicamente, la palabra proviene de la lengua griega : 'kronos' significa tiempo y 'gramma' se refiere a algo dibujado o escrito. En otras palabras, el cronograma es un plan gráfico de un proyecto y, al mismo tiempo, un plan del tiempo que se necesita para realizar el proyecto.

Gracias al cronograma, todos los involucrados de un proyecto pueden visualizar de manera rápida la hoja de ruta del proyecto, la asignación de las tareas, los plazos, la duración de cada tarea parcial, y la interdependencia entre ellas.

En otras palabras, el cronograma es un recurso ultra interesante para el gestor de proyectos y sus integrantes. Los cronogramas son recursos esenciales para planificar, supervisar y garantizar que un proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto.

Los beneficios del cronograma

Perseguir objetivos sin una ruta definida no es una estrategia efectiva para lograrlos. Sería similar a conducir sin un destino específico por una ciudad, con la esperanza de salir de ella, solo para descubrir al final que estás en una carretera que no te llevará a donde necesitas llegar.

En cambio, lo más ideal sería aprovechar los recursos disponibles para trazar la mejor ruta hacia la carretera que necesitas. No obstante, la creación de cronogramas puede ser bastante compleja. Crear un buen cronograma consume tiempo, especialmente en proyectos grandes y complejos, pero sigue siendo una herramienta muy interesante.

Aquí están las ventajas que se pueden obtener al crear cronogramas:

Comunicar los objetivos

El cronograma proporciona una visión completa y detallada de la hoja de ruta del proyecto. De esta manera todos los involucrados del proyecto ven gráficamente cuáles son los objetivos y cómo pueden lograrlos. El cronograma también muestra qué tareas están asignadas a quién, lo que aumenta la productividad.

Gestionar el tiempo

El cronograma ayuda a estimar el tiempo de cada actividad. Sin embargo, estimar la duración de una tarea no es fácil. Por lo tanto, no debe hacerse con prisas, sino que la distribución del tiempo debe estar muy meditada porque si la estimación del tiempo no es correcta, puede llevar a retrasos en la ejecución del proyecto. Para cada tarea se debe establecer un plazo concreto y realista para que todos los miembros del equipo sepan cuándo tienen que terminar sus tareas.

Anticipar los fracasos

El cronograma de actividades facilita la detección rápida de problemas, como retrasos en las entregas, cuellos de botella o la insuficiencia de recursos planteados inicialmente a mitad del proyecto.

La mejor ruta

Gracias a todas estas ventajas, el cronograma ayuda a encontrar y establecer la mejor ruta para lograr el objetivo final. Es una planificación efectiva y clara que facilitará todo el proceso.

Modelos de cronogramas

Existen varios modelos de cronogramas utilizados por las empresas :

Cronograma de Gantt

Este cronograma de actividades, también conocido como diagrama de Gantt, es uno de los modelos más utilizados para la gestión de proyectos. Es un modelo versátil que puede ser utilizado en cualquier tipo de organización y, además, es bastante sencillo ya que se compone de tres elementos clave:

• una lista vertical que enumera las tareas específicas en el lado izquierdo.

• una lista horizontal que se encarga del control del tiempo (en horas, días, semanas o meses) para las entregas.

• entre ambas listas, se representan barras horizontales cuyas longitudes indican la duración de cada tarea, y los puntos de interconexión entre ellas muestran las dependencias entre tareas, es decir, cuáles comienzan cuando otras se completan.

El cronograma de PERT

El cronograma de PERT, que significa "Técnica de Revisión y Evaluación de Programas" en inglés, es una metodología de programación y organización de proyectos que se centra en las relaciones entre las diferentes tareas necesarias para lograr un objetivo general.

Este enfoque garantiza que las tareas no se superpongan ni entren en conflicto. Para facilitar las relaciones y comprenderlas de manera clara, este modelo utiliza un diseño similar al de los mapas conceptuales, con palabras clave y líneas que indican las conexiones entre las tareas.

El cronograma de hitos

El cronograma de hitos es una variante parecida al enfoque de Gantt, ya que consta de hitos, que son tareas o actividades por un lado, y fechas de inicio y finalización por otro. Este enfoque es una herramienta simple y flexible que se puede ajustar, por ejemplo, para tener en cuenta variables como el ausentismo laboral de un empleado fundamental para el proyecto.

La principal diferencia entre el cronograma de hitos y de Gantt radica en su nivel de detalle. El cronograma de Gantt muestra una secuencia detallada de tareas con sus duraciones, mientras que el cronograma de hitos se centra en fechas de inicio y finalización de hitos clave sin especificar las actividades intermedias.

¿Cómo crear un cronograma?

La creación de un cronograma eficaz suele requerir mucho tiempo y precisión. A continuación te daremos algunos pasos que puedes seguir para empezar:

1. Elabora un brief del proyecto

El primer paso en la creación de un cronograma de actividades es elaborar un brief detallado del proyecto. En este brief hay que comunicar la información básica pero fundamental para poder empezar con el proyecto.

A continuación le explicamos las preguntas a las que debes dar respuesta utilizando el siguiente ejemplo : supongamos que eres un gerente de marketing y estás a cargo de lanzar una nueva campaña publicitaria para un producto. Ten en mente que se puede realizarlo con cualquier proyecto relacionado con la empresa.

¿Cuáles son los objetivos, tanto internos como externos?

En primer lugar se debe explicar cuáles son los objetivos, tanto internos como externos para que todos los involucrados los comprendan.

En el ejemplo el objetivo interno es aumentar el conocimiento de la marca y las ventas del producto en, por ejemplo, un 20% en los próximos seis meses. Externamente, se busca captar la atención de al menos 30% de los clientes actuales y atraer un 15% de nuevos clientes.

¿Quiénes son los participantes y cuáles son sus roles?

En segundo lugar tienes que saber cuántos participantes internos y externos formarán parte del proyecto y cuáles serán sus roles.

En el ejemplo, los participantes internos son el equipo de marketing, los diseñadores gráficos, los redactores y los expertos en publicidad. Los participantes externos son las agencias de publididad y cualquier colaborador externo relacionado con la compañía.

¿Cuál es el plazo?

En tercer lugar tienes que conocer bien la duración del proyecto, es decir cuál es la fecha de inicio y la fecha de entrega.

En el ejemplo, el proyecto de la compaña publicitaria se inicia el 1 de junio y el lanzamiento está programado para el 1 de agosto.

¿Qué tareas deben considerarse como hitos?

Finalmente, tienes que desarrollar los hitos clave del proyecto.

En el ejemplo, algunos hitos clave incluyen la finalización del diseño creativo, la aprobación del contenido publicitario y el inicio de la campaña en las redes sociales.

2. Crea una lista de las tareas pendientes

El segundo paso es redactar una lista exhaustiva de todo lo que debe ocurrir durante la planificación del proyecto. Piensa a lo grande, pero no te olvides de los detalles. Esta lista debe incluir todas las tareas que contribuirán a la finalización exitosa del proyecto, asegurándote de hacerlo en tiempo y dentro del presupuesto establecido.

Todavía no tienes que preocuparte por establecer un orden cronológico o fechas específicas para cada tarea; eso vendrá más adelante.

Por ejemplo, en el desglose de nuestro ejemplo anterior de la campaña publicitaria para nuestro producto, podríamos obtener una lista inicial como la siguiente :

• Definir los objetivos de la campaña
• Identificar el público objetivo
• Investigar a la competencia
• Diseñar el contenido creativo
• Seleccionar canales de publicidad
• Presupuestar la campaña
• Coordinar con agencias de publicidad
• Crear material promocional
• Definir las métricas de seguimiento

3. Calcula la duración de cada tarea

Una vez que hayas elaborado una lista completa de todas las tareas de tu proyecto, el siguiente paso es asignar la cantidad de tiempo necesaria para completar cada una. Este es un paso fundamental en la creación de un cronograma efectivo. Al hacerlo, es importante encontrar un equilibrio entre darle a tu equipo el tiempo adecuado para completar las tareas y mantener el proyecto dentro del marco de tiempo global.

4. Establece las dependencias

A medida que avanzas en la ejecución de un proyecto, te das cuenta de que algunos pasos pueden llevarse a cabo simultáneamente, especialmente si los responsables de las tareas que se superponen son miembros de equipos diferentes. Sin embargo, otros pasos no pueden comenzar ni finalizarse hasta que se haya completado algún paso anterior. En otras palabras, algunos pasos dependen de que otros se completen primero. En el cuarto paso hay que establecer estas dependencias.

En el contexto de nuestra campaña de marketing, esto se hace evidente al considerar la tarea de diseño de materiales promocionales. Aunque podría parecer una tarea sencilla, hay varios pasos que deben completarse antes de que podamos siquiera empezar a diseñar los materiales promocionales. Por ejemplo:

• Definir la estrategia de la campaña de marketing (equipo de marketing)
• Seleccionar los mensajes clave (equipo de marketing)
• Crear conceptos de diseño (diseñador gráfico)
• Seleccionar el diseño final (equipo de marketing)
• Diseñar materiales promocionales (diseñador gráfico)

Esta secuencia de pasos es fundamental, ya que no podemos diseñar los materiales promocionales sin haber definido previamente la estrategia y los mensajes clave. Cada paso depende del anterior.

También es crucial asignar responsabilidades en esta etapa. ¿Quién se encargará de definir la estrategia de la campaña de marketing? ¿Quién diseñará los materiales promocionales? No esperes hasta el último momento para asignar estas tareas; hazlo con antelación para evitar conflictos y retrasos potenciales.

5. Crea al cronograma

¿Puedes empezar a visualizar cómo se podría ver un cronograma de actividades para tu proyecto? Aunque puede ser difícil mantener toda esa información (tareas y fechas de entrega) en tu mente, es muy realista tenerlo todo escrito en papel o en una pantalla. Aunque podrías pensar en utilizar una hoja de cálculo de Excel o PowerPoint al principio, detente por un momento. Estas herramientas no fueron diseñadas específicamente para planificar o gestionar proyectos, por lo que pueden presentar desafíos que podrías evitar si eliges una herramienta más adecuada.

En cambio, opta por una herramienta de gestión de proyectos diseñada para crear y gestionar cronogramas de actividades de proyectos, por ejemplo Asana. Utilizar una herramienta así no solo te ahorrará tiempo en la creación del cronograma (sin tener que lidiar con celdas combinadas y fórmulas complicadas para convertir una hoja de cálculo en un cronograma), sino que también te permitirá mantener y ajustar el cronograma a medida que avanzas en tu proyecto.

En el caso de nuestro ejemplo sobre la campaña de marketing, al utilizar una herramienta de gestión de proyectos como Asana, puedes:

• Incluir todas las tareas del proyecto como elementos de una lista.
• Agregar fechas de inicio y finalización a cada tarea.
• Asignar un responsable a cada tarea.
• Establecer dependencias entre las tareas.
• Hacer clic en la vista de "cronograma" para ver la lista convertida en un cronograma visual

6. Comparte el cronograma con los participantes

Ahora que has creado tu cronograma de actividades, es fundamental compartirlo con todos los involucrados. Te sorprenderás de lo claro que es tu plan y lo fácil que resulta para los demás cumplir con su parte del proyecto. Cuanto más sencillo sea para ellos, más reconocimiento recibirás a lo largo del proceso.

En el caso de la campaña de marketing que mencionamos anteriormente, sería fundamental compartir el cronograma de actividades con todos los miembros del equipo involucrados en el proyecto, no solo con aquellos que tienen responsabilidades inmediatas.

Esto permitirá que cualquier persona pueda dar seguimiento a su parte del proyecto y comprender las dependencias entre tareas, sin importar cuándo lo hagan, eliminando la necesidad de ponerse en contacto para obtener información.

7. Gestiona y haz adaptaciones

Si alguna vez has trabajado en un proyecto, sabrás que las cosas rara vez salen exactamente como las habías planeado.

Sin embargo, cuando estás preparado para adaptarte a los cambios, estos no parecen tan abrumadores.

Los cronogramas de actividades son herramientas valiosas, no solo para la planificación inicial, sino también para ajustar el curso del proyecto cuando surgen retrasos o cambios inesperados.

Cuando se confirma un cambio, actúa de inmediato y actualiza tu cronograma para reflejarlo.

Notifica a los participantes afectados por el cambio en el cronograma del proyecto para que entiendan cómo les afecta y puedan ver las modificaciones. Además, evalúa el impacto de esos cambios en el proyecto.

Una vez que tu cronograma está actualizado, puedes identificar si hay períodos sobrecargados en los que los participantes tienen demasiadas tareas.

En ese caso, podrías mover una tarea para asegurarte de contar con más tiempo o asignar a alguien más para ayudar a aliviar la carga.

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