Cómo hacer una nómina de empleada de hogar paso a paso

El proceso de hacer una nómina de empleada de hogar puede parecer una tarea compleja con muchos trámites, pero con los conocimientos adecuados y una buena organización, se convierte en una actividad relativamente sencilla.

En este artículo, te proporcionamos una guía paso a paso para confeccionar una nómina de forma correcta, cumpliendo con la normativa vigente y asegurando la satisfacción del empleador y de la empleada.

Es importante seguir un modelo de nómina oficial y utilizar las plantillas ofrecidas por el Ministerio de Trabajo para evitar problemas legales.

¿Por qué es importante hacer una nómina de empleada de hogar?

Antes de entrar en detalles sobre cómo elaborar la nómina de cuidador o cuidadora a domicilio, es fundamental entender la importancia de la nómina empleada de hogar en la gestión y legalidad de las nóminas para trabajadores del hogar.

Una nómina es un documento oficial que sirve para reflejar de manera clara y transparente el sueldo mensual que recibe el trabajador. En el caso de una empleada de hogar, contar con una nómina no solo es una obligación legal, sino también una herramienta clave para garantizar una relación laboral justa y transparente.

Para ti, como empleador, tener una nómina bien hecha garantiza el cumplimiento de las normativas laborales, como el pago de la Seguridad Social, y te permite llevar un control adecuado de los pagos.

Para el trabajador, contar con una nómina correcta significa disponer de un documento oficial que le otorga derechos laborales, como el acceso a prestaciones de la Seguridad Social y, en algunos casos, a un posible futuro retiro de la empleada.

Es fundamental recordar que, en la actualidad, tanto los cuidadores internos como externos están sujetos al Régimen de Empleados del Hogar, una normativa que establece aspectos esenciales como el contrato, el salario mínimo y las condiciones laborales.

Ignorar estas reglas no solo no nos exime de cumplirlas, sino que además puede resultar en sanciones considerables, que suelen ser mucho más costosas que simplemente seguir la legislación y emitir las nóminas correctamente desde el principio.

Elementos básicos de la nómina del empleada de hogar

La nómina de una empleada de hogar es un documento esencial que desglosa el salario y las deducciones correspondientes. Los componentes clave de una nómina de empleada de hogar son:

• Salario bruto: Este es el monto total acordado entre el empleador y la empleada de hogar antes de aplicar cualquier deducción. Es fundamental que este salario no sea inferior al Salario Mínimo Interprofesional (SMI) vigente.

• Pagas extraordinarias: Las empleadas de hogar tienen derecho a dos pagas extraordinarias al año, generalmente en junio y diciembre. Estas pagas deben reflejarse claramente en la nómina.

• Conceptos extra: Además del salario base, puede haber otros cobros extraordinarios como primas de antigüedad, primas de asistencia o primas de vacaciones. Estos conceptos deben estar claramente detallados en la nómina.

• Cotizaciones a la Seguridad Social: Tanto el empleador como la empleada deben realizar contribuciones a la Seguridad Social. Estas cotizaciones son esenciales para garantizar los derechos sociales de la trabajadora.

• Líquido a percibir: Este es el salario neto que la empleada de hogar recibirá después de todas las deducciones. Es crucial que este monto esté claramente especificado en la nómina.

Una nómina bien estructurada y detallada no solo cumple con la normativa legal, sino que también proporciona transparencia y claridad tanto para el empleador como para la empleada.

Paso 1: reunir la información necesaria

Lo primero que necesitas para hacer la nómina de empleada de hogar es reunir todos los datos relevantes. A continuación, te indicamos la información básica que debe figurar en la nómina:

• Datos del empleador: el nombre completo, el NIF (Número de Identificación Fiscal), la dirección, el teléfono de contacto y el correo electrónico.

• Datos de la empleada de hogar: el nombre completo, el NIF, la dirección y el número de afiliación a la Seguridad Social.

• Periodo de liquidación: esto hace referencia al mes por el que se está pagando. Por ejemplo, "Nómina de junio 2024".

• Salario bruto: el sueldo total acordado entre ambas partes antes de deducciones (Seguridad Social, impuestos, etc.). Es importante recordar que este salario no puede ser inferior al Salario Mínimo Interprofesional (SMI) vigente en España, el cual es revisado anualmente por el gobierno y establece el ingreso mínimo legal que debe recibir cualquier trabajador.

• Horas trabajadas: si el contrato es por horas, se debe especificar la cantidad de horas semanales en el periodo correspondiente.

Además, no olvides incluir las deducciones correspondientes. Estas suelen incluir las aportaciones a la Seguridad Social tanto del empleador como de la empleada, y cualquier otro concepto que pueda aplicarse según la legislación vigente.

Asegúrate de contar con todos estos datos antes de empezar a confeccionar la nómina, ya que la exactitud de esta información es crucial para evitar futuros problemas.

Paso 2: calcular el salario bruto y las deducciones

Una vez que tengas la información básica, es hora de hacer los cálculos. Para saber cómo hacer una nómina de empleada de hogar correctamente, debes conocer el salario bruto, las deducciones obligatorias y el salario neto.

Salario bruto: es el salario acordado con el trabajador, sin restar las deducciones de la Seguridad Social o impuestos. Por ejemplo, si el salario mensual es de 1800 euros, ese será el salario bruto.

Deducciones de la Seguridad Social: Como empleador, es tu responsabilidad pagar las cotizaciones a la Seguridad Social de tu empleada.

Una cotización es la contribución que tanto tú como la empleada debéis abonar al sistema de la Seguridad Social para garantizar los derechos sociales de la trabajadora, como pensiones, asistencia sanitaria y otros beneficios.

La cantidad que debes descontar del sueldo de la trabajadora dependerá de la normativa vigente, pero generalmente oscila entre un 4,7% y un 6,4% para la parte del trabajador. Como empleador, también deberás aportar tu parte, que es del 23,60% (aproximadamente, dependiendo de la legislación). Es importante calcular estas cotizaciones de forma precisa para cumplir con la normativa y evitar problemas futuros.

Ejemplo de deducciones:

• Salario bruto mensual: 1800 euros
• Deducción del trabajador para la Seguridad Social (6,4%): 115,20 euros
• Deducción del empleador para la Seguridad Social (23,6%): 424,80 euros

Retenciones fiscales (IRPF): dependiendo de la cantidad que se paga al trabajador, puede ser necesario aplicar una retención del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).

La retención dependerá de la situación fiscal del trabajador. Si es un salario bajo, puede que no sea necesario hacer retención de IRPF, pero en salarios más altos sí se aplica. Es recomendable consultar con un asesor fiscal para saber si corresponde.

Paso 3: calcular el salario neto

El salario neto es lo que el empleada de hogar realmente recibirá. Para calcularlo, resta las deducciones de la Seguridad Social y las posibles retenciones fiscales del salario bruto.

Por ejemplo:

• Salario bruto: 1.800 euros
• Deducción de la Seguridad Social: 107,20 euros (esto es un porcentaje fijo de la base de cotización, que depende de la legislación vigente)
• Retención del IRPF: 4% sobre el salario bruto (1.800 euros x 4% = 72 euros)
• Salario neto: 1800 euros - 107,20 euros (Seguridad Social) - 72 euros (IRPF) = 1620,80 euros.

Si este cálculo te parece complicado o no estás seguro de cómo proceder, es recomendable pedir ayuda a un gestor o asesor laboral especializado. Ellos pueden orientarte sobre las normativas vigentes y garantizar que todo esté correctamente reflejado en la nómina.

Paso 4: incluir otros conceptos (si es necesario)

Además de las deducciones estándar, puede haber otros conceptos que debas incluir en la nómina, dependiendo de las condiciones de trabajo acordadas. Algunos ejemplos son:

• Horas extras: si la empleada de hogar ha trabajado más horas de las pactadas, estas deben reflejarse en la nómina. Las horas extras generalmente se pagan a un valor superior al de las horas normales.

• Vacaciones: en algunos casos, también deberás incluir la parte proporcional de las vacaciones correspondientes si el trabajador no las ha disfrutado.

• Pagas extraordinarias: en España, las empleadas del hogar normalmente tienen derecho a dos pagas extraordinarias al año, normalmente en verano y Navidad. Si estás haciendo la nómina de un periodo que incluye estas pagas, debes reflejarlo correctamente.

• Indemnización por despido (si aplica): en algunos casos, puede ser necesario reflejar en la nómina una indemnización por despido si el contrato termina antes de lo acordado.

Es importante reflejar correctamente las tareas realizadas para establecer un salario justo.

Paso 5: redactar la nómina

Con toda la información y los cálculos listos, llega el momento de redactar la nómina. Asegúrate de que esté clara y fácil de entender. Incluye los siguientes elementos:

• Encabezado: los datos del empleador y de la empleada, la categoría que ocupa la empleada, la fecha y el periodo de la nómina.

• Desglose: el salario bruto, las deducciones (Seguridad Social, IRPF), el salario neto, y otros conceptos si los hay (horas extras, vacaciones, etc.).

• Firma: tanto el empleador como la empleada deben firmar la nómina para confirmar su conformidad. Esto no solo acredita el pago, sino que también sirve como documento legal en caso de discrepancias futuras.

Obligaciones laborales y fiscales

Como empleador, es fundamental cumplir con las obligaciones laborales y fiscales establecidas por la ley para evitar sanciones y garantizar una relación laboral justa. Algunas de estas obligaciones incluyen:

Entregar un recibo de nómina: Es obligatorio proporcionar a la empleada de hogar un recibo de nómina cada mes. Este documento debe reflejar de manera clara y detallada todos los conceptos salariales y deducciones.

Cumplir con el salario mínimo interprofesional: El salario de la empleada de hogar no puede ser inferior al Salario Mínimo Interprofesional (SMI) establecido por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Este salario se revisa anualmente y es de obligado cumplimiento.

Realizar las cotizaciones a la Seguridad Social: Tanto el empleador como la empleada deben realizar las cotizaciones correspondientes a la Seguridad Social. Estas contribuciones son esenciales para garantizar los derechos sociales de la trabajadora.

Cumplir con el Real Decreto 1620/2011: Este decreto regula la relación laboral de carácter especial del servicio del hogar familiar. Es importante conocer y cumplir con los requisitos establecidos en esta normativa para evitar posibles sanciones.

Cumplir con estas obligaciones no solo es un deber legal, sino que también contribuye a una relación laboral transparente y justa.

Paso 6: entregar la nómina

Una vez que la nómina esté lista, es hora de entregarla a la empleada del hogar. Puedes hacerlo de forma electrónica, pero también es válido imprimirla en papel. Asegúrate de guardarla en tus archivos como empleador, ya que la nómina puede ser útil en caso de auditorías, disputas o reclamaciones legales.

Recursos y herramientas útiles

Gestionar la nómina de una empleada de hogar puede ser un proceso complejo, pero existen varios recursos y herramientas que pueden facilitar esta tarea:

Plantillas de nóminas: Utilizar plantillas de nóminas puede ser una alternativa económica y eficiente para pequeños empleadores que prefieren gestionar las nóminas manualmente. Estas plantillas suelen estar disponibles en línea y pueden personalizarse según las necesidades específicas.

Calculadores en línea: Los calculadores en línea son herramientas muy útiles que permiten calcular salarios netos, deducciones y cotizaciones de manera rápida y precisa. Estas herramientas pueden ahorrar tiempo y reducir errores en los cálculos.

Asesorías o gestorías: Contratar los servicios de una asesoría o gestoría puede ser una excelente opción para aquellos empleadores que prefieren delegar la gestión de nóminas, contratos y cumplimiento de normativas a profesionales especializados.

Empresas especializadas: Existen empresas como Bonadea que ofrecen soluciones especializadas para la gestión de nóminas y contratos de empleadas de hogar. Estas empresas pueden proporcionar un servicio integral que incluye la elaboración de nóminas, la gestión de cotizaciones y el cumplimiento de todas las normativas legales.

Utilizar estos recursos y herramientas puede simplificar significativamente la gestión de la nómina de una empleada de hogar, garantizando que todo se realice de manera correcta y conforme a la ley.

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Conclusión: la importancia de hacer la nómina de una empleada de hogar

Hacer la nómina de una empleada de hogar de manera correcta no solo es importante para cumplir con la ley, sino también para fomentar una relación laboral clara y respetuosa. Si bien puede parecer complicado al principio, seguir estos pasos de forma ordenada y con atención a los detalles te permitirá gestionar las nóminas de tus empleadas de hogar sin problemas. No dudes en consultar a un profesional si tienes dudas sobre la normativa o los cálculos específicos. ¡La tranquilidad y la satisfacción de ambas partes valen la pena!