¿Es legal fichar con huella dactilar? -Guía Para empleadores

En un mundo cada vez más digitalizado, las empresas están buscando maneras más eficientes de gestionar su control del tiempo. Uno de los métodos que ha ganado popularidad es fichar con huella dactilar. Este sistema promete precisión, facilidad y seguridad, pero ¿es legal? ¡Sigue leyendo y descubre la verdad!

¿Cómo funciona el fichaje por huella dactilar?

Antes de adentrarnos en cuestiones legales, es esencial entender cómo funciona el fichaje por huella dactilar. En esencia, este sistema utiliza un lector biométrico para registrar la hora de entrada y salida de los empleados a través del fichaje de su huella digital o del reconocimiento facial.

La principal ventaja de un lector biométrico es que te permite ahorrar tiempo sin ningún esfuerzo de los trabajadores. Ya es hora de hacer la pregunta esencial : ¿Es legal fichar con huella dactilar?

Fichar con huella dactilar NO es legal

Sí, lo lees bien : el uso de datos biométricos como la huella dactilar ya no es legal ya que plantea serias preguntas sobre la protección de datos personales. Por eso, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó en noviembre de 2023 la "Guía sobre la utilización de datos biométricos para el control de presencia y acceso".

En este documento, se indica que las empresas deben optar por métodos de fichaje que no impliquen el almacenamiento o tratamiento de datos biométricos de los empleados. Como resultado, el uso de huellas dactilares para el fichaje ya no se considera legal, así como el uso de sistemas de fichaje biométrico en general.

Según lo indicado por la AEPD, los datos biométricos han sido reclasificados como datos de salud, lo que implica que su tratamiento se considera “de alto riesgo". Además, es importante señalar que el simple consentimiento de los empleados no es suficiente para asegurar que la práctica del fichaje biométrico respete la privacidad y cumpla con la ley.

Sanciones por fichar con huella dactilar

El fichaje por huella dactilar puede parecer una solución innovadora para gestionar la jornada laboral, pero no cumplir con las estrictas regulaciones impuestas por la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) puede traer graves consecuencias para las organizaciones. De esta manera, el uso de datos biométricos, como las huellas dactilares puede ser sancionado bajo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) con multas muy altas.

Esa multa varía en función de varios factores, como la gravedad de la infracción, el número de empleados afectados, el nivel de intencionalidad de la empresa y las medidad de seguridad adoptadas. Este tipo de sanciones deben evitarse a toda costa, ya que las multas pueden ser muy elevadas.

De hecho, la AEPD ya ha impuesto una multa de 365.000 euros a una empresa española debido a que esta recolectaba las huellas dactilares de sus empleados para el fichaje, sin haber implementado las medidas de seguridad requeridas.

Además, la empresa no proporcionó la información adecuada a los trabajadores y tampoco realizó un análisis de riesgos, lo que agravó la infracción.

¿Cómo sustituir el fichaje por huella dactilar de manera legal?

Afortunadamente, existen varias alternativas más seguras y respetuosas con la normativa de protección de datos, que permiten registrar la jornada laboral sin recurrir a datos biométricos. Estas opciones no solo cumplen con la legislación vigente, sino que también pueden mejorar la satisfacción y confianza de los empleados. Aquí te damos algunos ejemplos interesantes:

1. Fichaje por tarjeta o credencial

Este método es simple y eficaz. Los empleados utilizan una tarjeta magnética o identificador que, al pasar por un lector, registra su hora de entrada y salida. Es una solución menos invasiva que no requiere la recopilación de datos sensibles.

Además, este sistema puede incluir medidas de seguridad adicionales, como la autenticación en dos pasos, para asegurar que solo el empleado autorizado pueda fichar, lo que añade una capa extra de protección.

2. Fichaje mediante una aplicación móvil

Cada vez más empresas están implementando aplicaciones móviles que permiten a los empleados fichar desde su teléfono. Estas aplicaciones pueden incluir funciones como geolocalización, garantizando que el fichaje se realice desde el lugar de trabajo.

Además, este sistema se ajusta a la normativa siempre que se informe adecuadamente a los empleados sobre cómo se utiliza y almacena la información. Las aplicaciones también pueden ofrecer características adicionales, como la posibilidad de consultar el historial de fichajes y solicitar permisos, lo que puede mejorar la gestión del tiempo y la transparencia en la comunicación.

3. Fichaje con sistemas de códigos o contraseñas

Otra opción es el uso de un sistema basado en códigos (por ejemplo un código PIN o QR) o contraseñas, donde cada empleado tiene una clave única para fichar al inicio y final de su jornada. Esta opción es fácil de implementar y puede ser combinada con recordatorios periódicos para cambiar las contraseñas, asegurando que el acceso se mantenga seguro. Además, se puede establecer un sistema de alertas para notificar a los gerentes en caso de intentos de acceso no autorizado.

4. Sistemas de fichaje en la nube

Los sistemas en la nube permiten que los empleados registren su jornada laboral a través de una plataforma online segura. Esto resulta particularmente útil para empresas que tienen empleados que trabajan a distancia o desde diferentes ubicaciones, y asegura la flexibilidad sin comprometer la legalidad.

Además, la centralización de datos en la nube facilita la gestión y el análisis de la información, lo que puede llevar a una mejor planificación de recursos y optimización del tiempo de trabajo.

Al adoptar cualquiera de estas alternativas, las empresas pueden seguir manteniendo un control eficiente del horario laboral sin correr el riesgo de infringir las normativas de protección de datos, como el RGPD. Además, siempre es recomendable realizar un análisis de impacto en la privacidad para garantizar que los nuevos sistemas cumplen con las exigencias legales.

Implementar métodos que no solo sean legales, sino también respetuosos con la privacidad de los empleados, puede contribuir a crear un ambiente laboral más positivo y de confianza, lo que a su vez puede traducirse en una mayor productividad y satisfacción en el trabajo.

Conclusión

El fichaje por huella dactilar, aunque pueda parecer una solución cómoda y moderna, ya no es una opción viable desde el punto de vista legal. Las estrictas normativas de protección de datos han elevado los requisitos para su uso, haciendo que muchas empresas tengan que replantearse sus sistemas de control de tiempo. Al implementar alternativas adecuadas y respetuosas con la normativa, las empresas pueden asegurar un entorno laboral eficiente y seguro, mientras protegen la privacidad y los derechos de sus trabajadores.

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