Coste de un trabajador para la empresa: Guía completa para empleadores

Una de las preguntas más frecuentes al contratar a un trabajador a tu equipo es comprender el coste real que este trabajador representa para la empresa. Este coste no se limita únicamente al sueldo bruto, sino que involucra una serie de otros gastos que es crucial tener en cuenta. Conocer todos estos factores te permitirá evaluar si realmente estás preparado para asumir la inversión que supone contratar a una nueva persona.

Si deseas conocer con precisión lo que te costará sumar un empleado a tu plantilla, aquí te explicamos cómo calcular el coste de un trabajador y cómo optimizarlo para que tu inversión sea rentable tanto para la empresa como para el empleado. Utilizar una calculadora puede ser de gran ayuda para determinar estos costos. Además, una calculadora de coste te permitirá desglosar los diferentes componentes del coste, como el salario bruto, complementos y tipo de contrato. ¿Te interesa saber más? ¡Sigue leyendo!

¿Cuál es el coste de un trabajador para la empresa?

El coste del trabajador no se limita al sueldo bruto que recibe de la empresa. Hay varios componentes que forman parte de este gasto y que todo empleador debe tener en cuenta al momento de planificar su presupuesto y su estrategia de contratación.

1. El sueldo bruto

El primer y más obvio componente del coste de un trabajador es el salario bruto, es decir, el salario acordado antes de cualquier deducción. Este es el importe que tú como empleador tienes que pagar, y debe incluir no solo la remuneración fija, sino también cualquier tipo de bonificación o incentivo extra. Es crucial cumplir con el salario mínimo interprofesional al determinar el sueldo bruto.

2. El coste de la Seguridad Social

Además del salario bruto, la empresa también tiene que tener en cuenta el coste de la Seguridad Social, incluyendo el seguro de desempleo. Como empleador tienes la obligación de pagar una serie de cotizaciones a la Seguridad Social, tanto para el trabajador como para la empresa. Estas cotizaciones varían dependiendo de la situación laboral y el tipo de contrato, pero generalmente incluyen los siguientes conceptos:

• Cotización por desempleo: es el porcentaje del salario que se destina al fondo de prestaciones por desempleo, lo que permite que el trabajador pueda acceder a ayudas económicas en caso de perder su empleo. Para un contrato indefinido, el tipo de cotización general es del 5,5%

• Cotización por contingencias comunes: esta parte cubre los gastos derivados de enfermedades comunes y accidentes no laborales. Estas cotizaciones permiten que el trabajador reciba atención sanitaria pública y, en caso de baja por enfermedad, una compensación económica durante el tiempo que no pueda trabajar. Tanto el empleador como el empleado contribuyen a este fondo, que es obligatorio y forma parte del coste total del trabajador para la empresa. Normalmente, se trata de 23,60%.

• Cotización contingencias profesionales: son las cotizaciones a la Seguridad Social que cubren los riesgos derivados de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, es decir, aquellas que se adquieren debido a las condiciones laborales específicas del trabajador. Estas cotizaciones aseguran que el trabajador reciba una compensación económica y atención médica si sufre un accidente laboral o una enfermedad relacionada con su actividad profesional. Al igual que las contingencias comunes, tanto el empleador como el trabajador contribuyen a este fondo.

• El Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) : es un fondo público que garantiza el pago de los salarios e indemnizaciones pendientes a los trabajadores en caso de insolvencia de la empresa. La aportación al FOGASA es un porcentaje del salario, generalmente el 0,20%, que asume el empleador.

• Cotización por la formación profesional: 0,60%

Estas cotizaciones no solo son obligatorias, sino que también afectan directamente al coste de un trabajador para la empresa. Por ejemplo, en España, la cotización total puede superar el 30% del sueldo bruto, dependiendo del tipo de contrato y la actividad de la empresa.

3. Otros costes

Los beneficios adicionales, como los vales de comida, el transporte, la formación o las bonificaciones por productividad, son factores que también inciden en el coste total de un trabajador para la empresa. Aunque no siempre son obligatorios, muchos empleadores eligen ofrecer estos beneficios para mejorar la satisfacción y fidelización de sus empleados. En términos generales, estos costes adicionales representan aproximadamente un 10% del coste total del trabajador. Las empresas pueden manejar estos costos adicionales mediante estrategias de optimización de recursos y políticas de teletrabajo, lo que contribuye a una mayor satisfacción y retención de empleados.

¿Cómo Calcular el coste total de un trabajador?

Contratar a un trabajador para la empresa es relativamente sencillo, aunque requiere tener en cuenta todos los componentes mencionados anteriormente. A continuación, te lo explicamos con un ejemplo concreto de Luis.

Paso 1: calcular el salario bruto

Supongamos que el salario bruto de tu empleado, Luis, es de 1.400€ al mes.

Paso 2: Añadir las cotizaciones de la seguridad social

El ejemplo de Luis :

• 23,60% contingencias comunes: el 23,60% de 1.400€ es 330,40€
• 5,5% tipo general de desempleo: el 5,5% de 1.400€ es 77€
• 3,5% contingencias profesionales : el 3,5% de 1400€ es 49€
• 0,20% FOGASA: el 0,20% de 1.400€ es 2,8€
• 0,60% para formación profesional: el 0,60% de 1.400€ es 8,4€

Como puedes observar, el coste total que una empresa debe asumir para cubrir la Seguridad Social de un trabajador puede ser significativo, representando entre el 30% y el 35% más del salario bruto. Esto significa que, si Luis tiene un salario bruto de 1.400€ al mes, el coste total para la empresa asciende a 1.867,60€ (sumando tanto el salario bruto como las contribuciones a la Seguridad Social).

Para calcular las contribuaciones de la Seguridad Social, puedes aplicar la siguiente fórmula, donde * representa multiplicación:

Coste de la Seguridad Social = (Sueldo bruto*0,2360) + (Sueldo bruto*0,055) + (Sueldo bruto*0,035) + (Sueldo bruto*0,0020) + (Sueldo bruto*0,0060)

Una vez hayas calculado el coste de la Seguridad Social, sumémoslo al salario bruto.

Paso 3: Añadir el Coste de Otros Beneficios

Si ofreces beneficios adicionales, como un seguro médico que cuesta por ejemplo 500 euros al año, deberás sumarlos al coste total.

¿Cómo ahorrar en la contratación de nuevo personal?

Reducir el coste de un trabajador no siempre significa recortar beneficios o bajar salarios. Existen varias formas de optimizar este gasto sin afectar la calidad del trabajo o la satisfacción de los empleados:

1. Invierte en software especializado

Con un sistema de gestión de reclutamiento, puedes optimizar todo el proceso de selección, desde la clasificación de candidatos hasta la gestión de documentos. Este tipo de software no solo te permite ahorrar tiempo, sino que también mejora la experiencia del candidato, mostrando que tu empresa está al día con la tecnología. Además, al simplificar el proceso, puedes atraer mejor talento y fortalecer tu marca empleadora.

2. Trabaja con freelancers

Si después de calcular los costes de contratación tradicional te das cuenta de que no encajan en tu presupuesto, considera contratar freelancers para proyectos específicos. Esta modalidad te permite ahorrar en gastos como la Seguridad Social o el equipo de oficina, ya que los trabajadores freelance no están físicamente en la oficina. En plataformas como Fiverr, Workana, Upwork, Guru y People Per Hour puedes encontrar personal cualificado sin comprometer tu presupuesto.

3. Ofrece la oportunidad para teletrabajar

Esta modalidad no solo reduce los costos operativos, como electricidad o agua, sino que también mejora la satisfacción de los empleados, disminuye el estrés y contribuye a retener talento. Un equipo más feliz y motivado es una ventaja competitiva para tu empresa.

4. Monitorea eficientemente las horas trabajadas

Una forma sencilla de reducir costes adicionales es controlar las horas exactas trabajadas por cada empleado. Utilizar un software de control horario te permitirá tener un registro claro de las horas invertidas, optimizar la productividad del equipo y reducir el absentismo. Esta práctica no solo mejora la eficiencia, sino que también puede generar un impacto positivo en la rentabilidad a largo plazo.

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Conclusión

En resumen, calcular el coste de un trabajador es esencial para comprender el impacto financiero de cada nueva incorporación. No solo se trata de sumar el salario bruto, sino de tener en cuenta todas las cotizaciones a la Seguridad Social, los beneficios adicionales y otros gastos operativos que pueden incrementar considerablemente el coste final. Sin embargo, con las estrategias adecuadas, es posible optimizar estos costes y hacer que la contratación sea más rentable tanto para tu empresa como para tus empleados.