Effizientes Workforce Management: Ein Praxis-Guide

Was ist Workforce Management?

Workforce Management bezeichnet den strategischen Prozess zur effektiven Optimierung und Überwachung des Personalbestands eines Unternehmens. Das Ziel ist, einen effizienten Betrieb sicherzustellen und die Unternehmensziele zu erreichen. Dieser Prozess umfasst verschiedene Aktivitäten und Praktiken, die gewährleisten sollen, dass die Arbeitskräfte eines Unternehmens so effizient und produktiv wie möglich eingesetzt werden.

Das Konzept des Workforce Management gewann in den 1980er Jahren insbesondere in Call Centern an Bedeutung. Durch den Wandel der Arbeitswelt im Zuge der Digitalisierung und durch das Aufkommen flexibler Arbeitsformen, wie der Telearbeit, hat seine Relevanz im Bereich der Humanressourcen jedoch stark zugenommen.

Laut einem Bericht von Gartner gab es im Jahr 2020 einen bemerkenswerten Anstieg bei der Einführung von Workforce-Management-Software. Beachtenswert ist, dass die Nachfrage nach dieser Software im Vergleich zum Vorjahr um über 27 Prozent gestiegen ist. Ein Hauptgrund für dieses Wachstum war die weltweite Pandemie, die die Schwachstellen von Unternehmen offenbarte, welche nicht über die notwendige Flexibilität in ihren Prozessen und Personalstrukturen verfügten, um adäquat auf abrupte Veränderungen der Gegebenheiten zu reagieren.

Unterschied zwischen Workforce Management und Personalplanung

Der Hauptunterschied zwischen Workforce Management und Personalplanung liegt in ihrem Umfang und ihrem Fokus. Workforce Management konzentriert sich hauptsächlich auf Zeitplanung, Aufgabenzuweisung und Ressourcenallokation, um die unmittelbare Effizienz zu maximieren.

Demgegenüber nimmt die Personalplanung einen breiteren, strategischen Ansatz an. Sie richtet die langfristigen Unternehmensziele auf die Personalbedarfsermittlung aus und berücksichtigt dabei Aspekte wie Personalbeschaffung, Schulung, Qualifikationsentwicklung und Nachfolgeplanung. Während Workforce Management darauf abzielt, den aktuellen Betrieb zu optimieren, sorgt die Personalplanung dafür, dass das richtige Personal bereitsteht, um die zukünftigen Unternehmensziele zu erfüllen.

Wie genau funktioniert das Workforce Management?

Workforce Management erfolgt in einer strukturierten Abfolge von Schritten, die einen iterativen Zyklus bilden. Dieser Zyklus zielt darauf ab, eine optimale Personalausstattung und Effizienz zu erreichen. Die Reise beginnt mit einer umfassenden Analyse und setzt sich mit der Ermittlung des Personalbedarfs sowie der Anpassung der Personalstruktur fort. Anschließend steht die Personaleinsatzplanung im Fokus, welche den Weg für effizientes Arbeitszeitmanagement, präzise Zeiterfassung und effektive Kontrolle ebnet. Durch diesen iterativen Zyklus wird der Prozess stetig verfeinert, basierend auf dem gesammelten Wissen über Anforderungen und Produktivitätskennzahlen. Der Prozess umfasst folgende Schritte:

Analyse

In dieser Phase werden die Faktoren analysiert, die den Personalbedarf beeinflussen. Hierzu zählen Aspekte wie das Anrufvolumen in Call Centern oder die Kundenfrequenz in Einzelhandelsgeschäften. Die Analyse dieser Faktoren über längere Zeiträume hinweg hilft, Muster zu erkennen und den erforderlichen Arbeitsaufwand für bestimmte Aufgaben zu bestimmen.

Bewertung des Personalbedarfs

Basierend auf der Analyse wird ermittelt, wie viele Mitarbeiter zu welchen Zeiten benötigt werden, und welche Qualifikationen sie mitbringen sollten.

Verfeinerung der Personalstruktur

Die Erkenntnisse aus den vorherigen Phasen fließen in die Anpassung der Personalstruktur ein, um ideale Team- oder Abteilungskonfigurationen zu finden.

Personaleinsatzplanung

Neben der quantitativen Personalplanung, bei der Angebot und Nachfrage abgeglichen werden, geht es bei der qualitativen Planung darum, die Fähigkeiten des Personals mit den spezifischen Anforderungen der Aufgaben in Einklang zu bringen. Geografische und saisonale Faktoren spielen hier ebenfalls eine Rolle.

Arbeitszeitgestaltung

Ziel ist es, Arbeitszeitmodelle zu entwickeln, die sowohl den betrieblichen Anforderungen als auch den Wünschen der Mitarbeiter entsprechen.

Zeiterfassung

Es werden detaillierte Daten zu Arbeitszeiten, Anfangs- und Endzeiten, Pausen und Abwesenheiten im Zeiterfassungssystem dokumentiert.

Leistungskontrolle

Zum Abschluss wird überprüft, inwieweit die Prognosen mit den tatsächlichen Ergebnissen übereinstimmen. Hierdurch werden die Wirksamkeit der Maßnahmen evaluiert und mögliche Verbesserungsbereiche identifiziert.

Merkmale von Workforce Management Tools

Workforce-Management-Tools sind Softwarelösungen, die darauf abzielen, die Personalplanung, -einsatz, -verfolgung und das Leistungsmanagement in Unternehmen zu rationalisieren und zu optimieren. Diese Tools verfügen über zahlreiche Funktionen und Merkmale, um Unternehmen bei der effektiven Verwaltung ihrer Mitarbeiter zu unterstützen und zugleich Effizienz, Agilität und Produktivität zu fördern. Hier sind einige häufig anzutreffende Merkmale von Workforce-Management-Tools:

Einsatzplanung und Schichtmanagement

• Schichterstellung: Ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Zuweisen von Schichten basierend auf Mitarbeiterverfügbarkeit, Qualifikationen und Arbeitsbelastung.

• Schichttausch: Ermöglicht Mitarbeitern, Schichtwechsel mit Kollegen zu beantragen und zu koordinieren.

• Automatisierte Planung: Verwendet Algorithmen zur Erstellung optimierter Pläne.

Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle

• Kommen und Gehen: Ermöglicht die digitale Zeiterfassung und minimiert Fehler.

• Stundenzettel-Management: Unterstützt bei Gehaltsabrechnung und Arbeitsgesetzen.

• Zeiterfassung in Echtzeit: Überblick über die aktuelle Anwesenheit.

Arbeitsvorhersage und Bedarfsplanung

• Datenanalyse: Prognostiziert Arbeitskraftbedarf auf Grundlage historischer Daten.
• Ressourcen-Zuweisung: Passt den Personalbestand an die prognostizierte Nachfrage an.

Mitarbeiter-Selbstbedienung

• Schichtpräferenzen: Einstellbare Verfügbarkeit und Wünsche.
• Abwesenheitsanträge: Beantragen von Urlaub oder anderen Auszeiten.

Leistungs- und Produktivitätsüberwachung

• KPIs: Überwacht Metriken wie Effizienz und Kundenzufriedenheit.
• Echtzeit-Analytik: Datenbasierte Entscheidungen ermöglichen.

Einhaltung von Vorschriften und Berichterstattung

• Arbeitsgesetze: Unterstützung bei Einhaltung der Gesetze.
• Benutzerdefinierte Berichte: Anpassbare Arbeitskosten- und Anwesenheitsberichte.
• Prüfpfad: Protokolliert alle Änderungen.

Integration und Kommunikation

• Integration mit HR-Systemen: Für eine ganzheitliche Personalverwaltung.
• Kommunikationswerkzeuge: Unterstützt den Austausch von Informationen.

Schulung und Qualifikationsmanagement

• Skill Tracking: Protokolliert Fähigkeiten und Schulungsbedarf.
• Schulungsplanung: Koordiniert Schulungstermine und -inhalte.

Vorhersage und Budgetierung

• Budgetzuweisung: Prognostiziert Arbeitskosten und weist Budgets zu.

Zusammengefasst bieten Workforce-Management-Tools eine umfassende Lösung zur Rationalisierung der verschiedenen Aspekte der Personalverwaltung. Sie helfen Unternehmen dabei, Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu erhöhen, Kosten zu reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.

Vorteile von Workforce Managements

Die Implementierung eines Workforce-Management-Systems kann entscheidende Vorteile für Unternehmen jeder Größe bieten. Hier sind die Hauptvorteile, die mit der Implementierung eines solchen Systems einhergehen:

1. Gesteigerte Produktivität: Durch das effektive Management und die Planung der Arbeitskräfte können Unternehmen sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Dies optimiert den Arbeitsfluss, minimiert Ausfallzeiten und maximiert die Effizienz.

2. Kosteneinsparungen: Über- oder Unterbesetzung kann die Betriebskosten erheblich erhöhen. Durch präzise Vorhersagen und Planungen können Unternehmen ihre Arbeitskraft optimal nutzen und unnötige Kosten, wie z.B. Überstunden, vermeiden.

3. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Eine systematische und gerechte Arbeitsplanung trägt dazu bei, dass Mitarbeiter sich geschätzt und fair behandelt fühlen. Außerdem können sie dank der Selbstbedienungsfunktionen ihre Schichten besser planen und so eine bessere Work-Life-Balance erreichen.

4. Einhaltung von Vorschriften: Workforce-Management-Systeme können dazu beitragen, dass Unternehmen arbeitsrechtliche Bestimmungen, Ruhezeiten und andere gesetzliche Anforderungen einhalten. Dies minimiert das Risiko von Geldbußen und anderen rechtlichen Konsequenzen.

5. Bessere Entscheidungsfindung: Die in diesen Systemen integrierten Analysefunktionen bieten wertvolle Einblicke in Arbeitsmuster, Engpässe und andere wichtige Kennzahlen. Führungskräfte können auf diese Daten zugreifen, um informierte Entscheidungen über Personalbedarf, Schulungsinitiativen und andere personalbezogene Investitionen zu treffen.

Zusammengefasst kann die Einführung eines Workforce-Management-Systems dazu beitragen, die Betriebseffizienz zu verbessern, Kosten zu senken, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und sicherzustellen, dass rechtliche und betriebliche Vorgaben eingehalten werden.

Auswahl von Workforce-Management-Software

Die Wahl der richtigen Workforce-Management-Software (WFM) hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der spezifischen Anforderungen des Unternehmens, der Größe der Belegschaft und der gewünschten Integration mit anderen HR-Systemen. Hier sind einige Überlegungen und Schritte, die Unternehmen bei der Auswahl der richtigen WFM-Software beachten sollten:

Bestimmung der Anforderungen: Identifizieren Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Benötigen Sie nur eine Schichtplanung oder auch Funktionen wie Zeit- und Anwesenheitserfassung, Arbeitskostenanalyse, und Prognosefunktionen?

Integration mit bestehenden Systemen: Wie bereits erwähnt, ist die Möglichkeit zur Integration mit HRIS oder HRMS wesentlich. Dies gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung und konsolidierte Berichterstattung.

Globale Anforderungen: Für international agierende Unternehmen ist es wichtig, eine Software zu wählen, die die Anforderungen mehrerer Länder und Kulturen erfüllt, einschließlich lokaler Arbeitsgesetze, Sprachen und Währungen.

Mobilität und Fernzugriff: Da Remote-Arbeit immer häufiger wird, sollte die Software mobilfreundlich sein und den Mitarbeitern ermöglichen, von überall aus auf ihre Schichten, Anwesenheitsdaten und andere Informationen zuzugreifen.

Skalierbarkeit: Die Software sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zu skalieren. Überlegen Sie, ob sie in der Zukunft ebenso effektiv sein wird, wenn sich die Größe oder Struktur Ihrer Belegschaft ändert.

Anwenderfreundlichkeit: Ein intuitives und benutzerfreundliches Design ist wesentlich, um sicherzustellen, dass sowohl Manager als auch Mitarbeiter die Software effektiv nutzen können.

Kundensupport und Schulung: Ein gutes Support-Team und umfassende Schulungsressourcen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Team das Beste aus der Software herausholt.

Kosten: Neben den Funktionen und Vorteilen sollten die Kosten im Rahmen des HR-Budgets des Unternehmens liegen.

Letztlich ist die Auswahl der richtigen Workforce-Management-Software eine strategische Entscheidung, die die Effizienz, Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter erheblich beeinflussen kann. Ein gründlicher Vergleich und die Erprobung von Demoversionen, wie von Shiftbase sind oft hilfreich, um die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Die Zukunft des Personalmanagements: WFM-Trends

Die Zukunft des Personalmanagements wird maßgeblich von verschiedenen WFM-Trends geprägt sein. Erstens wird die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen immer mehr zum Standard. Die Implementierung von künstlicher Intelligenz und Maschinenlernen erlaubt es Unternehmen, Prozesse zu optimieren und Personalentscheidungen auf Datenbasis zu treffen. Zweitens wird die Arbeitswelt zunehmend flexibler. Die jüngsten Entwicklungen haben gezeigt, dass Remote-Arbeit nicht nur möglich, sondern oft effizienter ist. Unternehmen müssen daher sowohl flexible Arbeitsmodelle als auch Arbeitsorte anbieten.

Darüber hinaus rückt die Employee Experience in den Fokus. Es ist nicht mehr nur das Ziel, den besten Kandidaten zu finden, sondern auch, ihn im Unternehmen zu halten. Dies erfordert Investitionen in das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Ein weiterer wichtiger Trend ist das lebenslange Lernen. Angesichts der rasanten technologischen Entwicklungen ist die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter unerlässlich. Unternehmen, die nicht in Schulungs- und Entwicklungsprogramme investieren, riskieren ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Die Anerkennung von Diversität und Inklusion wird ebenfalls immer wichtiger. Untersuchungen zeigen, dass vielfältige Teams oft innovativer und erfolgreicher sind. Hinzu kommt der Trend zur kompetenzbasierten Einstellung, bei dem der Fokus weg von traditionellen akademischen Qualifikationen und hin zu tatsächlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verlagert wird. In einer vernetzten Welt wird auch die Integration von HR-Systemen immer entscheidender. Unternehmen benötigen Technologielandschaften, in denen Systeme effizient miteinander kommunizieren können. Schließlich gewinnt das Thema Nachhaltigkeit an Bedeutung. Vor allem jüngere Generationen erwarten von Arbeitgebern ein soziales und ökologisches Verantwortungsbewusstsein.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich das Personalmanagement in eine Richtung entwickelt, die sowohl technologisch innovativ als auch menschenzentriert ist. Die erfolgreichen Unternehmen der Zukunft werden diejenigen sein, die diesen Wandel erkennen und umsetzen.