Wie HR Wissensmanagement in Unternehmen einführen kann

Was ist Wissensmanagement? - Definition

Wissensmanagement ist ein strategischer und operativer Ansatz, der den systematischen Erwerb, die Organisation, die Verbreitung und die Nutzung von Wissen innerhalb einer Organisation umfasst. Es beinhaltet verschiedene Prozesse, Tools und Techniken, um den Wert von Wissensbeständen zu maximieren und Zusammenarbeit und Innovation zu fördern. Wissensmanagement umfasst die Identifizierung, Erfassung und Speicherung von Wissen aus internen und externen Quellen, die Erleichterung des Zugriffs darauf und die Förderung seiner Anwendung zur Unterstützung von Entscheidungsfindung, Problemlösung und kontinuierlicher Verbesserung. Es zielt darauf ab, die Unternehmensleistung zu verbessern, das Lernen und den Wissensaustausch zu fördern und die effektive Nutzung des intellektuellen Kapitals zu ermöglichen.

Zu den wesentlichen Komponenten des Wissensmanagements gehören:

• Daten und Informationen: Die Sammlung und Analyse relevanter Daten und Informationen sind die Grundlage für Wissensmanagementprozesse.

• Fachwissen von Mitarbeitern und Externen: Die Nutzung des Wissens von Mitarbeitern und externen Experten ist entscheidend für ein effektives Wissensmanagement.

• Fertigkeiten zur Problemlösung: Die Fähigkeiten und Kompetenzen, die zur Bewältigung unterschiedlicher Aufgaben und Herausforderungen erforderlich sind, sind für das Wissensmanagement von entscheidender Bedeutung.

Nach der international anerkannten Norm DIN EN ISO 9001:2015 ist Wissensmanagement ein wichtiger Bestandteil des Zertifizierungsrahmens

Unterscheidung zwischen Information und Wissen

Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon gibt es deutliche Unterschiede zwischen Wissensmanagement, Information und Wissen.

Informationen sind ein kontinuierlicher Strom von Nachrichten, die wie jede andere Ware ausgetauscht werden können. Sie spielen eine entscheidende Rolle im Prozess der Wissensgenerierung. Wissen entsteht jedoch nicht einfach durch die Anhäufung von Informationen. Vielmehr entsteht es durch die Verbindung zwischen vorhandenen Informationen und Vorwissen. Darüber hinaus umfasst Wissen auch Fähigkeiten, die nicht unbedingt explizit formuliert werden können.

Implizites Wissen
Die Unterscheidung zwischen implizitem und explizitem Wissen ist von entscheidender Bedeutung. Stillschweigendes Wissen bezieht sich beispielsweise auf informelles Wissen, das Fähigkeiten und Fertigkeiten umfasst, die schwer zu artikulieren sind. Ein gutes Beispiel ist die Fähigkeit, das Gleichgewicht auf einem Fahrrad zu halten.

Wesentliche Merkmale von implizitem Wissen:

• Bei stillschweigendem Wissen geht es um individuelle Fachkenntnisse.

• Es ist praktisch und beobachtbar, lässt sich aber nur schwer in Worte fassen.

• Stillschweigendes Wissen wird oft als Fach- oder Expertenwissen betrachtet.

• Die Weitergabe von stillschweigendem Wissen an andere kann mühsam sein.

Explizites Wissen
Explizites Wissen, auch als kodiertes Wissen bezeichnet, wurde ursprünglich von Michael Polanyi 1966 als Teil seines Klassifikationssystems eingeführt. Es bezeichnet Wissen, das formalisiert, gespeichert und über verschiedene Medien übertragen werden kann. Wissenschaftliche Entdeckungen, die in formaler Sprache veröffentlicht werden, sind ein bemerkenswertes Beispiel dafür.

Hauptmerkmale von explizitem Wissen:

• Explizites Wissen besteht aus einem Netz von miteinander verbundenen Aussagen.

• Es ermöglicht die Generierung neuer Ideen und Gedanken.

• Durch Diskussionen kann explizites Wissen hinterfragt und in Frage gestellt werden.

• Explizites Wissen lässt sich leicht mit anderen Personen teilen und kommunizieren.

Wissensmanagement im Unternehmen

Wissensmanagement ist für die individuelle und organisatorische Entwicklung eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Das organisatorische Wissensmanagement konzentriert sich darauf, wie das Wissen innerhalb des Unternehmens effektiv genutzt wird. Die Personalabteilung spielt beim organisatorischen Wissensmanagement eine entscheidende Rolle, da sie für die Verwaltung der Mitarbeiter zuständig ist, die über wertvolle Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass Wissen und Fähigkeiten auf verschiedenen Ebenen der Organisationsstruktur integriert werden, um den Einsatz und die Nutzung des Humankapitals zu maximieren. Dazu gehört die Förderung einer Kultur des kontinuierlichen Lernens, der praktischen Anwendung von Wissen und die Erleichterung des Wissensaustauschs und -transfers zwischen den Mitarbeitern. Diese Elemente bilden die Grundlage eines systematischen Ansatzes für das Wissensmanagement innerhalb der Organisation.

Wer ist für das Wissensmanagement verantwortlich?

Die Unternehmen erkennen die zunehmende Bedeutung des Chief Information Officers (CIO) und der Personalabteilung für das Wissensmanagement. Die Rolle des CIO besteht darin, das Informationsmanagement zu beaufsichtigen und es mit der Gesamtstrategie des Unternehmens in Einklang zu bringen.

Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das seine Präsenz im Bereich der künstlichen Intelligenz ausbauen möchte, aber nicht die Kapazität hat, zusätzliche spezialisierte Stellen zu schaffen. In einem solchen Szenario kann ein CIO Prozesse implementieren, um Fachwissen auf alternativen Wegen zu erwerben. Ein Ansatz könnte die Einrichtung eines Online-Forums im Intranet des Unternehmens sein, in dem Kollegen, die unabhängig voneinander Kenntnisse in diesem Bereich erworben haben, Informationen und Erkenntnisse austauschen können.

Ein effektives Wissensmanagement geht über die bloße Bereitstellung von Informationen für die Mitarbeiter hinaus; es beinhaltet die Förderung von Interaktion und Feedback. Da diese Prozesse in der Regel durch digitale Werkzeuge unterstützt werden, ist die Einbeziehung der IT-Abteilung logisch. IT-Experten können geeignete Plattformen oder Tools evaluieren, um den Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern zu fördern und Wissensressourcen effektiv zu verwalten.

Wissensmanagement ist ein umfangreiches Unterfangen, das die Zusammenarbeit mehrerer Interessengruppen erfordert. Die Personalabteilung kann sich durch die Koordinierung der Bemühungen und die konsequente Zusammenarbeit mit dem Management auszeichnen. Da die Geschäftsleitung die strategische Richtung vorgibt und möglicherweise Haushaltsmittel für Instrumente oder Personal bereitstellt, ist ihre Beteiligung von entscheidender Bedeutung.

Vorteile des Knowledge Management

Die fortschreitende Vernetzung und Digitalisierung hat die Speicherung und den Austausch von Wissen stark vereinfacht, wodurch es leichter zugänglich und kostengünstiger geworden ist. Anstatt sich für spezifisches Wissen auf Kollegen zu verlassen, können Mitarbeiter nun jederzeit und von überall auf Informationen zugreifen und diese in ihre tägliche Arbeit integrieren.

Effiziente Kategorisierung und Kennzeichnung von Informationen mit relevanten Schlüsselwörtern ermöglichen ein schnelles Auffinden durch gezielte Stichwortsuche zu bestimmten Themen, so dass Einzelpersonen schnell Antworten finden können.

Einmal erarbeitetes Wissen, wie z. B. Softwarecode oder ein Handbuch, kann wiederverwendet oder verbessert werden, was Aufwand und Kosten spart und unnötige Kommunikation reduziert. Aus Fehlern und Hindernissen der Vergangenheit kann leichter gelernt werden, wodurch verpasste Entwicklungschancen vermieden werden.

Ein effektives Wissensmanagement fördert ein Umfeld, das Innovationen und tiefere Einsichten begünstigt und die Lösung konkreter unternehmensspezifischer Probleme ermöglicht. Die Mitarbeiter können schneller datengestützte Entscheidungen treffen, was zu besseren Ergebnissen führt.

Herausforderungen im Wissensmanagement

Die größte Herausforderung beim Wissensmanagement liegt in der dezentralen und verstreuten Natur des Wissens in einer Organisation. Die folgenden Aspekte müssen berücksichtigt werden:

Identifizierung der Wissensinhaber

Es ist von entscheidender Bedeutung, festzustellen, wer innerhalb der Organisation über spezifisches Wissen verfügt.

Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen internen Experten

Die Schaffung von Plattformen oder Möglichkeiten für Experten, um zusammenzukommen und ihr Wissen auszutauschen, ist wesentlich.

Förderung von Umgebungen für die gemeinsame Nutzung von Wissen

Es ist wichtig, die Entwicklung eines Umfelds zu fördern, das den Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern erleichtert.

Effektive Wissensspeicherung, -verwaltung und -dokumentation

Es muss entschieden werden, wo und wie das Wissen gespeichert, verwaltet und dokumentiert wird, um eine einfache Zugänglichkeit zu gewährleisten.

Anforderungen an Wissensmanagement-Tools

Die Anforderungen an Wissensmanagement-Tools variieren je nach Wissensvolumen und Technologieaffinität der Organisation. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wesentlichen Funktionalitäten, die für ein effektives Wissensmanagement notwendig sind:

Wissensverwaltung

Unternehmen benötigen Tools, die in der Lage sind, verschiedene Arten von Inhalten zu verwalten, darunter Dokumente, Web- und soziale Medieninhalte. Dies kann durch ein Content Management System (CMS), Enterprise Content Management (ECM) oder Cloud Content Management (CCM) Lösungen erreicht werden.

Wissensentdeckung

Die Suchfunktion ist von entscheidender Bedeutung, da sie den Nutzen des Wissens erhöht. Einige Unternehmen investieren in Suchwerkzeuge, die mehrere Datenquellen durchsuchen können, z. B. ECM- oder CRM-Systeme (Customer Relationship Management).

Wissenskommunikation

Für die Wissenskommunikation stehen verschiedene Tools zur Verfügung, darunter E-Mail, Chat, Instant Messaging, Telefondienste (einschließlich VoIP), Spracherkennung, Videokonferenzen und Kollaborationstools wie digitale Whiteboards.

Verbreitung von Wissen

Es ist entscheidend, das Wissen so vielen Mitarbeitern wie möglich im Unternehmen zugänglich zu machen. Einige Unternehmen setzen Social Networking-Tools ein, die denen herkömmlicher sozialer Netzwerke ähneln. Diese Tools ermöglichen es den Mitarbeitern, miteinander in Kontakt zu treten und Inhalte auszutauschen. Oft sind diese Tools in Kernsoftware wie Kunden-CRM- und ERP-Systeme integriert.

Wissensskalierung

Big Data spielt eine zentrale Rolle im Wissensmanagement, da es sich um die Organisation und Zugänglichkeit von riesigen Datenmengen handelt. Um eine effiziente Abfrage und den Zugriff auf Wissen zu ermöglichen, sollten die Daten strukturiert sein. Beispielsweise können Datenbanktabellen helfen, Muster und Trends zu identifizieren und zu visualisieren.

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Wissensmanagement: Kodifizierung & Personalisierung

Es gibt zwei Hauptansätze für das Wissensmanagement: Kodifizierung und Personalisierung.

Wissensmanagement durch Kodifizierung

Die Kodifizierung im Wissensmanagement bezieht sich auf den Prozess, bei dem Wissen in ein Format umgewandelt wird, das unabhängig von Einzelpersonen existieren kann. Bei diesem Ansatz liegt der Schwerpunkt auf der Transformation von menschlichem Wissen in Dokumente oder Datenbanken. Das Ziel besteht darin, ein unabhängiges Wissensreservoir zu schaffen, das für jeden innerhalb der Organisation zugänglich ist. Dies ermöglicht es den Teammitgliedern, dieses Wissen zu erweitern und für unterschiedliche Zwecke wiederverwendbar zu machen. Hierbei liegt der Fokus auf der Erleichterung der Wissenstransferenz, nicht nur auf der Speicherung von Wissen.

Wissensmanagement durch Personalisierung

Beim Personalisierungsansatz steht die Interaktion und der Dialog zwischen den Personen im Vordergrund, nicht die Speicherung von Wissen in einer Datenbank. Bei diesem Ansatz wird Wissen, das schwieriger zu kodifizieren ist, beispielsweise weil es erklärungsbedürftig ist, in Einzel- oder Gruppendiskussionen sowie in Brainstorming-Sitzungen weitergegeben.

Im Gegensatz zum Kodifizierungsansatz wird im Personalisierungsansatz die enge Verbindung zwischen dem Wissen und den Personen, die es besitzen, hervorgehoben. Wissen wird primär durch direkte persönliche Kontakte geteilt. Schlüssel zum Erfolg der Personalisierung ist der Aufbau von Netzwerken. Der Austausch von Wissen sollte persönlich erfolgen und kann durch Medien wie Telefon, E-Mail und interne Kommunikationsplattformen wie Slack unterstützt werden.

Wissenstransfer organisieren

Ein wichtiger Aspekt des Wissensmanagements besteht in der Nutzung von Informationssystemen, die es Mitarbeitern ermöglichen, Wissen zu teilen, Informationen auszutauschen, zu bewerten und zu verarbeiten. Ein wesentlicher Bestandteil solcher Systeme ist die Wissensdatenbank.

Nutzung von Wissensdatenbanken

Eine Wissensdatenbank ist eine auf interne Zwecke einer Organisation ausgerichtete Datenbank. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, schnell und bequem auf wichtige Informationen zuzugreifen, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass sensible Unternehmensdaten intern bleiben und nicht an die Öffentlichkeit gelangen. So können vertrauliche Unternehmensinformationen, wie Details zu Produktinnovationen, sicher in der Wissensdatenbank geteilt werden.

Mitarbeiter können ihre Ideen, Ansätze zur Problemlösung, Artikel und Handbücher in die Wissensdatenbank einbringen und somit für ihre Kollegen oder autorisierte Personen zugänglich machen. Für die Benutzerfreundlichkeit sind eine gut strukturierte Klassifizierung und Formatierung der Inhalte sowie eine effektive Suchfunktion unerlässlich.

Schonung interner Ressourcen durch eine Wissensdatenbank

Eine gute Analogie, die den Nutzen einer Wissensdatenbank verdeutlicht, findet sich in den Selbstbedienungssystemen von Mobilfunkanbietern. Durch diese können Kunden ihre Fragen eigenständig beantworten, ohne den Kundenservice kontaktieren zu müssen.

Obwohl dieses Beispiel sich auf eine öffentlich zugängliche Wissensdatenbank bezieht, bietet eine solche auch im internen Einsatz erhebliche Vorteile. Beispielsweise kann eine interne Wissensdatenbank den Kundendienstmitarbeitern tiefgehende Informationen zur Verfügung stellen, um Kundenprobleme schnell und konsistent zu lösen.

Die Implementierung einer internen Wissensdatenbank kann Produktivität steigern und Stress reduzieren. Zeit, die Mitarbeiter sonst für die Suche nach Richtlinien oder Standardinformationen aufwenden müssten, kann für produktivere Aufgaben genutzt werden. Zudem werden interne Abteilungen, wie beispielsweise die Rechtsabteilung, entlastet, die andernfalls eine Vielzahl von Anfragen bearbeiten müssten.

Nutzung der Wissensdatenbank in der Personalabteilung

In der Personalabteilung kann eine interne Wissensdatenbank ebenfalls erheblich zur Zeiteinsparung beitragen. Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung führt ein Interview mit einem Bewerber, der Fragen zur Umsiedlung aus einem Nicht-EU-Land in ein EU-Land hat, speziell für die vorgesehene Position. Anstatt sich auf eine zeitaufwändige Suche nach Antworten, z. B. durch Rücksprache mit der Rechtsabteilung, zu begeben, kann die Personalabteilung schnell auf die benötigten Informationen in der Wissensdatenbank zugreifen und sie dem Bewerber zur Verfügung stellen.

Wissensmanagement Beispiele in der Personalabteilung

Hier sind einige Beispiele dafür, wie die Personalabteilung (HR, Human Resources) ein Wissensmanagement in einer Organisation etablieren kann:

• Intranet: Nutzen Sie das Intranet Ihres Unternehmens, um den Austausch von Wissen zwischen Experten aus verschiedenen Fachbereichen und Standorten zu fördern. Diese können ihr Fachwissen in Form von Präsentationen, Weißbüchern und Fallstudien teilen. Es können Expertenkreise gebildet werden, die je nach Fachkenntnissen offen oder geschlossen für neue Mitglieder sein können.

• Mitarbeiterverzeichnis: Implementieren Sie ein Mitarbeiterverzeichnis, das wie eine Suchmaschine funktioniert und den Mitarbeitern ermöglicht, Kollegen mit spezifischen Fachkenntnissen und Interessen zu finden, ohne deren Namen kennen zu müssen.

• Rückblicke: Führen Sie regelmäßig Retrospektiven durch, bei denen die Mitarbeiter ihr Wissen über laufende Projekte austauschen können. Dies ermöglicht Echtzeitanpassungen und hilft, Fehlern vorzubeugen. Retrospektiven können auch nach dem Abschluss von Projekten durchgeführt werden, um Erkenntnisse in zukünftige Projekte einfließen zu lassen.

• Blogs: Ermutigen Sie Mitarbeiter oder bestimmte Gruppen, Blogbeiträge zu verfassen. Eine enge Abstimmung mit der Unternehmensstrategie, den Richtlinien und der Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung, wenn diese Blogs unter der Marke des Unternehmens laufen. Blogs können themenorientiert oder personalisiert sein, beispielsweise in Form eines CEO-Blogs.

• Zeitschrift: Ähnlich wie bei Blogs können Sie ein Magazin erstellen, um Wissen durch Artikel zu teilen. Interne Mitarbeiter können Beiträge einreichen, und externe Experten und Fachleute können den Inhalt ergänzen.

• Konferenzen: Unterstützen Sie Mitarbeiter dabei, an Konferenzen teilzunehmen. Diese bieten die Möglichkeit, ihren Horizont über ihr Fachgebiet hinaus zu erweitern.

• Projektpräsentationen: Ermutigen Sie die Teams, regelmäßig laufende oder kürzlich abgeschlossene Projekte zu präsentieren. Auf diese Weise können sie Wissen über neue Technologien, Methoden und Benutzererfahrungen weitergeben.

• All Hands Meetings: Organisieren Sie wöchentliche "All Hands Meetings". Bei diesen Zusammenkünften kann sich die gesamte Belegschaft abteilungsübergreifend über aktuelle Projekte und wichtige Neuerungen informieren.

• Raumgestaltung: Gestalten Sie Büroräume so, dass sie eine offene Kommunikation und Vernetzung fördern. Schaffen Sie eine Umgebung, die abteilungsübergreifende Diskussionen und die Entwicklung von Ideen begünstigt.