Der ideale Time-to-Fill: Strategien zur Optimierung im Recruiting

Was ist Time-to-Fill? - Definition

Die "Time to Fill" ist eine zentrale Kennzahl im Recruiting, die den Zeitraum misst, der vergeht, von dem Moment an, in dem eine Stelle ausgeschrieben wird, bis sie erfolgreich besetzt ist. In anderen Worten, es handelt sich um die Dauer, die benötigt wird, um einen Kandidaten für eine offene Position zu finden und diesen einzustellen. Diese Kennzahl gibt Unternehmen wertvolle Einblicke in die Effizienz ihrer Einstellungsprozesse. Sie hilft Unternehmen zu erkennen, wie lange es im Durchschnitt dauert, eine vakante Stelle zu besetzen, was wiederum Auswirkungen auf die Kosten, den Fachkräftemangel und den allgemeinen Erfolg des Unternehmens haben kann. Es ist wichtig, die "Time to Fill" im Auge zu behalten, da sie oft ein Indikator für den Zustand des Arbeitsmarktes, die Qualität der Stellenanzeige, und die Effektivität des Recruiting-Teams sein kann.

Time-to-Fill vs. Time-to-Hire

Beim Recruiting sind präzise Kennzahlen entscheidend, um den Einstellungsprozess zu optimieren und zu verstehen. Zwei dieser zentralen Kennzahlen sind "Time to Fill" und "Time to Hire". Obwohl sie ähnlich klingen, bezeichnen sie unterschiedliche Aspekte im Recruiting-Prozess.

• Time to Fill: Wie zuvor erläutert, misst die "Time to Fill" die Dauer vom Zeitpunkt der Ausschreibung einer offenen Position bis zum Zeitpunkt, an dem ein Kandidat das Jobangebot akzeptiert. Sie berücksichtigt die gesamte Zeitspanne, die benötigt wird, um eine vakante Position zu besetzen, einschließlich der Zeit für die Suche nach Kandidaten, Interviews und Verhandlungen.

• Time to Hire: Diese Kennzahl misst die Zeit, die vergeht, von dem Moment an, in dem ein Recruiter zum ersten Mal mit einem Kandidaten in Kontakt tritt, bis zu dem Moment, in dem der Kandidat das Jobangebot annimmt. Im Gegensatz zur "Time to Fill" bezieht sich die "Time to Hire" spezifisch auf den Zeitraum, der für den Auswahlprozess benötigt wird, nachdem potenzielle Kandidaten identifiziert wurden.

Ein einfaches Beispiel zur Verdeutlichung: Ein Unternehmen schreibt eine Stelle aus und nimmt zwei Wochen später Kontakt zu einem vielversprechenden Kandidaten auf. Wenn dieser Kandidat eine Woche später das Jobangebot annimmt, beträgt die "Time to Hire" eine Woche, während die "Time to Fill" drei Wochen beträgt.

Warum sind beide Kennzahlen wichtig?

Beide Metriken bieten wertvolle Einsichten in verschiedene Teile des Einstellungsprozesses:

• Die "Time to Fill" gibt Aufschluss darüber, wie effizient der gesamte Einstellungsprozess eines Unternehmens ist, von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung.

• Die "Time to Hire" konzentriert sich auf die Effizienz des Auswahlverfahrens und zeigt, wie schnell ein Unternehmen Entscheidungen trifft, nachdem es mit potenziellen Kandidaten in Kontakt getreten ist.

Für Unternehmen ist es sinnvoll, beide Kennzahlen zu überwachen und zu analysieren, um eine umfassende Perspektive auf ihre Recruiting-Performance zu erhalten und Bereiche zur Optimierung zu identifizieren.

Wie wird die Time-to-Fill ermittelt?

Die Ermittlung der "Time to Fill" folgt einem relativ geradlinigen Prozess, wobei es verschiedene Methoden und Details gibt, die berücksichtigt werden können.

Startzeitpunkt

Der Prozess beginnt mit dem Datum, an dem die Stelle offiziell im Unternehmen ausgeschrieben wird. Das kann der Zeitpunkt sein, an dem die Stellenanzeige veröffentlicht wird oder an dem die interne Entscheidung getroffen wird, eine neue Position zu besetzen.

Endzeitpunkt

Der Prozess endet mit dem Datum, an dem der Kandidat das Jobangebot offiziell annimmt. Einige Unternehmen können auch das Eintrittsdatum des Mitarbeiters als Endzeitpunkt verwenden, je nachdem, welche Kennzahl sie genau verfolgen möchten.

Berechnung

Die Differenz zwischen dem Start- und Enddatum ergibt die "Time to Fill". Wenn beispielsweise eine Stelle am 1. Januar ausgeschrieben wird und der Kandidat das Angebot am 30. Januar annimmt, beträgt die "Time to Fill" 30 Tage.

Es ist wichtig zu beachten, dass während des gesamten Prozesses verschiedene Faktoren die "Time to Fill" beeinflussen können. Dazu gehören die Qualität der Stellenanzeige, die Effektivität der genutzten Recruiting-Kanäle, der Zustand des Arbeitsmarktes und der Fachkräftemangel in bestimmten Branchen oder für spezifische Positionen.

Unternehmen nutzen oft spezialisierte Software oder Recruiting-Tools, um diese und andere Kennzahlen automatisch zu verfolgen und zu analysieren, was ihnen hilft, datengetriebene Entscheidungen im Recruitment zu treffen.

Wie hoch ist die Time-to-Fill im Durchschnitt?

Die durchschnittliche "Time to Fill" variiert je nach Branche, Land und der spezifischen Position, die besetzt werden soll. Allgemeine Durchschnittswerte können helfen, einen groben Überblick zu bekommen, sollten jedoch im Kontext der spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten eines Unternehmens betrachtet werden.

Branchenunterschiede: In Branchen mit einem hohen Fachkräftemangel, wie beispielsweise der IT oder der Medizin, kann die "Time to Fill" länger sein als in anderen Bereichen. Dies liegt oft daran, dass qualifizierte Kandidaten rar sind und der Wettbewerb um Talente intensiv ist.

Positionsspezifisch: Höher gestellte Positionen oder solche mit sehr spezifischen Qualifikationsanforderungen können eine längere "Time to Fill" haben, da die Suche nach dem idealen Kandidaten mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Länderspezifische Unterschiede: Die durchschnittliche "Time to Fill" kann von Land zu Land variieren, abhängig von Faktoren wie dem Arbeitsmarkt, der Wirtschaftslage und kulturellen Unterschieden im Recruiting-Prozess.

Die durchschnittlichen "Time to Fill"-Werte für Unternehmen in vielen westlichen Ländern liegen zwischen 20 und 50 Tagen (Stand: 2022). Es ist jedoch wichtig, aktuelle Branchenberichte und Studien zu konsultieren, um genauere und aktuellere Durchschnittswerte für bestimmte Regionen oder Branchen zu erhalten.

Unternehmen sollten diese Durchschnittswerte als Referenz nutzen, um ihre eigenen "Time to Fill"-Zeiten zu bewerten und Strategien zu entwickeln, um ihre Recruiting-Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

Warum ist eine zu hohe Time-to-Fill problematisch?

Eine übermäßig lange "Time to Fill" kann für Unternehmen zahlreiche negative Auswirkungen haben. Es ist mehr als nur eine Zahl; es reflektiert die Effizienz und Effektivität des Einstellungsprozesses und kann tiefere Probleme im Recruiting und darüber hinaus aufzeigen. Hier sind einige Gründe, warum eine zu hohe "Time to Fill" problematisch ist:

Höhere Kosten
Je länger eine Position unbesetzt bleibt, desto länger muss das Unternehmen möglicherweise Überstunden, temporäre Arbeitskräfte oder externe Dienstleister bezahlen, um die Lücke zu schließen. Dies erhöht die direkten und indirekten Kosten.

Produktivitätsverlust
Ein vakantes Amt kann zu Arbeitsrückständen, überlasteten Teams und unerledigten Aufgaben führen. Dies beeinträchtigt die Produktivität und kann Kundenzufriedenheit und Geschäftsergebnisse negativ beeinflussen.

Moral und Mitarbeiterzufriedenheit
Wenn eine Position für eine längere Zeit unbesetzt bleibt, kann das bestehende Team überlastet und frustriert werden. Dies kann zu höheren Fluktuationsraten und einer geringeren Mitarbeiterzufriedenheit führen.

Verpasste Chancen: Talentierte Kandidaten warten möglicherweise nicht ewig. Eine langsame Einstellungsentscheidung kann dazu führen, dass Top-Kandidaten Angebote von Wettbewerbern annehmen.

Negatives Employer Branding
Ein langsamer Einstellungsprozess kann potenzielle zukünftige Kandidaten abschrecken und das Image des Unternehmens als Arbeitgeber schädigen.

Kosten des Vakanzzustands
Abgesehen von den direkten Kosten des Einstellungsprozesses können Unternehmen auch "Kosten der Vakanz" haben, die sich auf den entgangenen Umsatz oder die zusätzlichen Kosten beziehen, die durch eine unbesetzte Position entstehen.

Entscheidungslähmung
Wenn Schlüsselpositionen nicht besetzt sind, können wichtige Projekte und Entscheidungen verzögert werden, was den Unternehmensfortschritt hemmt.

Insgesamt zeigt eine zu hohe "Time to Fill", dass der Einstellungsprozess ineffizient ist oder dass es Hindernisse gibt, die es dem Unternehmen erschweren, die richtigen Talente in angemessener Zeit zu gewinnen. Es ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, diese Kennzahl regelmäßig zu überprüfen und Maßnahmen zu ergreifen, um ihre Einstellungsprozesse zu optimieren.

Fazit: Recruiting-Dauer im Überblick mit der Time to Fill

Die "Time to Fill" ist eine essenzielle Kennzahl im modernen Recruiting. Sie bietet Unternehmen nicht nur einen klaren Überblick über die Effizienz ihrer Einstellungsverfahren, sondern gibt auch tiefe Einblicke in potenzielle Herausforderungen und Engpässe innerhalb des Prozesses.

Ein optimierter Einstellungsprozess ist unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben, vor allem in einem Arbeitsmarkt, der sich ständig wandelt und in dem Talente immer mehr an Bedeutung gewinnen. Unternehmen, die ihre "Time to Fill" regelmäßig überwachen und proaktiv Maßnahmen ergreifen, um diese zu reduzieren, sind in der Lage, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren, Kosten zu sparen und ihr Employer Branding zu stärken.

Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass es nicht nur darum geht, Positionen schnell zu besetzen. Qualität sollte nicht für Geschwindigkeit geopfert werden. Eine ausgewogene Herangehensweise, die sowohl die Zeit als auch die Qualität der Einstellungen berücksichtigt, ist entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens.

Insgesamt unterstreicht die "Time to Fill" die Bedeutung eines effizienten und durchdachten Recruiting-Prozesses. In einer Zeit, in der jedes Unternehmen nach den besten Talenten sucht, kann diese Kennzahl den Unterschied zwischen Erfolg und Stagnation ausmachen. Es lohnt sich also, ihr die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken und kontinuierlich an der Optimierung des Einstellungsprozesses zu arbeiten.

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