Wie die Stellenplanmethode den Personalbedarf löst

Was ist die Stellenplanmethode? - Definition

Die Stellenplanmethode ist eine bewährte Methode der Personalbedarfsplanung, die Unternehmen dabei unterstützt, den quantitativen und qualitativen Personalbedarf systematisch zu ermitteln. Sie basiert auf einem Stellenplan, der als Grundlage für die Planung dient und detaillierte Informationen über die vorhandenen Stellen sowie den aktuellen Personalbestand liefert.

Dabei werden die Anforderungen jeder Stelle, die benötigten Qualifikationen der Mitarbeitenden und die Ziele des Unternehmens berücksichtigt. Die Stellenplanmethode unterscheidet sich von anderen Verfahren durch ihren strukturierten Ansatz, der es ermöglicht, den tatsächlichen Bedarf an Arbeitskräften genau zu bestimmen und gleichzeitig personalkostenorientiert zu planen.

Dieses Verfahren findet vor allem Anwendung in größeren Firmen, wo ein klar definierter Personalbedarf ein wesentlicher Bestandteil der strategischen Personalplanung ist. Es dient auch als hilfreiches Instrument, um Neueinstellungen gezielt zu planen oder Outsourcing-Möglichkeiten zu prüfen. Damit wird die Stellenplanmethode zu einem wichtigen Bestandteil der modernen Personalwirtschaft.

Methoden der Personalbedarf

Die Ermittlung des Personalbedarfs ist ein zentraler Bestandteil der Personalplanung und erfordert den Einsatz verschiedener Methoden, um den kurz-, mittel- und langfristigen Bedarf an Mitarbeitenden zu bestimmen. Neben der Stellenplanmethode gibt es weitere Verfahren, die Unternehmen dabei unterstützen, den Personalbedarf präzise zu analysieren und zu planen:

Kennzahlenmethode

Bei der Kennzahlenmethode werden relevante Unternehmenskennzahlen, wie Umsatzzahlen, Produktionsvolumen oder Arbeitsstunden, herangezogen, um den Personalbedarf zu berechnen. Diese Methode eignet sich besonders gut für Unternehmen mit standardisierten Prozessen und klaren Zielvorgaben.

Schätzmethode

Die Schätzmethode basiert auf der Einschätzung von Experten oder Führungskräften. Sie ist vor allem in Situationen hilfreich, in denen keine verlässlichen Daten oder Kennzahlen zur Verfügung stehen. Diese Methode wird häufig in Kombination mit anderen Verfahren eingesetzt, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Qualitative Methode

Die qualitative Methode berücksichtigt neben der Anzahl der benötigten Mitarbeitenden auch deren Qualifikationen und Kompetenzen. Diese Methode wird oft genutzt, um sicherzustellen, dass die vorhandenen Mitarbeitenden den Anforderungen der jeweiligen Stelle gerecht werden.

Benchmarking

Beim Benchmarking wird der Personalbedarf mit vergleichbaren Unternehmen oder Branchenstandards abgeglichen. Diese Methode bietet wertvolle Einblicke in Best Practices und hilft Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Personalbedarfsplan

Der Personalbedarfsplan ist ein strategisches Instrument, das alle relevanten Informationen zur Personalbedarfsermittlung zusammenführt. Er dient als Leitfaden für die langfristige Planung und berücksichtigt unter anderem die Unternehmensziele, geplante Projekte und mögliche Neueinstellungen.

Jede dieser Methoden hat ihre eigenen Stärken und Schwächen. Die Wahl der richtigen Methode hängt von der spezifischen Situation des Unternehmens, den verfügbaren Informationen und den angestrebten Zielen ab. Oftmals führt eine Kombination aus mehreren Ansätzen zu den besten Ergebnissen.

Stellenplanmethode-Beispiel

Ein praxisnahes Beispiel kann verdeutlichen, wie die Stellenplanmethode in der Personalbedarfsplanung eingesetzt wird:

Ein mittelständisches Unternehmen plant ein neues Projekt im Bereich Produktentwicklung. Für dieses Vorhaben werden spezifische Kompetenzen und eine genaue Anzahl an Mitarbeitenden benötigt. Mit der Stellenplanmethode geht das Unternehmen wie folgt vor:

1- Erstellung des Stellenplans

Zunächst wird ein detaillierter Stellenplan erstellt, der alle bestehenden Stellen im Unternehmen und deren aktuelle Besetzung enthält. Hier werden Informationen wie Aufgabenbereiche, Qualifikationen der Mitarbeitenden und eventuelle offene Stellen erfasst.

2- Analyse des Personalbestands

Im nächsten Schritt wird der aktuelle Personalbestand analysiert. Dabei wird geprüft, ob die vorhandenen Mitarbeitenden die Anforderungen des Projekts erfüllen können oder ob zusätzliche Arbeitskräfte notwendig sind.

3- Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs

Basierend auf dem Projektumfang wird berechnet, wie viele zusätzliche Arbeitskräfte benötigt werden. Hierbei werden Faktoren wie Arbeitsstunden, Projektzeitraum und Aufgabenverteilung berücksichtigt.

4- Festlegung der Qualifikationen

Um den qualitativen Personalbedarf zu decken, werden die benötigten Qualifikationen und Kompetenzen für die offenen Stellen definiert. Beispielsweise könnten in diesem Fall Fachkenntnisse in Forschung und Entwicklung oder Projektmanagement erforderlich sein.

5- Planung der Neueinstellungen

Anhand der Ergebnisse aus den vorherigen Schritten plant das Unternehmen gezielte Neueinstellungen. Dabei wird geprüft, ob die benötigten Mitarbeitenden durch interne Versetzungen, externe Einstellungen oder temporäre Arbeitskräfte (z. B. über Outsourcing) gedeckt werden können.

Dieses Beispiel zeigt, wie die Stellenplanmethode Unternehmen dabei unterstützt, systematisch vorzugehen und den Personalbedarf effizient zu decken. Durch die Kombination aus quantitativer und qualitativer Analyse wird sichergestellt, dass sowohl die Anzahl der Mitarbeitenden als auch deren Kompetenzen den Projektanforderungen entsprechen.

Herausforderungen und Lösungen

Die Anwendung der Stellenplanmethode bringt zwar viele Vorteile, jedoch auch einige Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen sich diesen Herausforderungen stellen, um die Methode effektiv einsetzen zu können. Nachfolgend werden die häufigsten Herausforderungen und mögliche Lösungen beschrieben:

1. Genauigkeit der Daten

Herausforderung:
Die Stellenplanmethode erfordert aktuelle und präzise Daten über den Personalbestand, die Anforderungen einzelner Stellen und die Unternehmensziele. Veraltete oder unvollständige Informationen können die Qualität der Planung beeinträchtigen.

Lösung:
Eine regelmäßige Aktualisierung der Personal- und Stelleninformationen ist essenziell. Unternehmen sollten digitale Tools wie eine Personalbedarfsplanung-Software verwenden, um Daten zentral zu verwalten und in Echtzeit zu aktualisieren.

2. Zeitaufwand

Herausforderung:
Die Erstellung und Pflege eines detaillierten Stellenplans ist zeitaufwändig und erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen. Dies kann besonders in großen Organisationen ressourcenintensiv sein.

Lösung:
Klare Verantwortlichkeiten und ein strukturierter Prozess können den Zeitaufwand reduzieren. Automatisierte Verfahren, wie die Verwendung von Excel-Templates oder speziellen Planungssoftware, helfen dabei, die Effizienz zu steigern.

3. Unvorhergesehene Änderungen

Herausforderung:
Veränderte Marktbedingungen, neue Projekte oder unerwartete Kündigungen können den Personalbedarf kurzfristig beeinflussen und die Planung erschweren.

Lösung:
Flexibilität ist entscheidend. Unternehmen sollten regelmäßig ihren Stellenplan überprüfen und bei Bedarf anpassen. Ein Puffer für unvorhergesehene Ereignisse kann ebenfalls hilfreich sein.

4. Mangel an qualifizierten Arbeitskräften

Herausforderung:
Der Fachkräftemangel in vielen Branchen kann dazu führen, dass offene Stellen nicht schnell genug besetzt werden können.

Lösung:
Eine langfristige Personalplanung, die auf die Entwicklung und Weiterbildung von Mitarbeitenden setzt, kann dem entgegenwirken. Außerdem sollten Unternehmen innovative Ansätze wie Active Sourcing oder Employer Branding nutzen, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

5. Abstimmung zwischen Abteilungen

Herausforderung:
Die Stellenplanmethode erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung, den einzelnen Abteilungen und der Unternehmensführung. Kommunikationsprobleme können die Umsetzung verzögern.

Lösung:
Regelmäßige Meetings und klare Kommunikationswege fördern den Austausch von Informationen. Ein zentraler Ansprechpartner für die Personalplanung kann zudem sicherstellen, dass alle Beteiligten eingebunden sind.

Die Stellenplanmethode bietet Unternehmen ein effektives Werkzeug zur Personalbedarfsplanung, ist jedoch nicht frei von Herausforderungen. Durch den Einsatz moderner Technologien, eine vorausschauende Planung und eine offene Kommunikation lassen sich viele dieser Hürden erfolgreich bewältigen. So wird die Methode zu einem wertvollen Bestandteil einer nachhaltigen Personalwirtschaft.

Fazit

Die Stellenplanmethode ist ein unverzichtbares Instrument der Personalbedarfsplanung, das Unternehmen dabei unterstützt, den Personalbestand effizient zu verwalten und zukünftige Anforderungen gezielt zu planen. Durch die Kombination aus systematischer Analyse und klaren Strukturen können Unternehmen sicherstellen, dass sowohl der quantitative als auch der qualitative Personalbedarf gedeckt wird.

Obwohl die Methode Herausforderungen wie hohen Zeitaufwand oder die Abhängigkeit von präzisen Daten mit sich bringt, bieten moderne Technologien und flexible Ansätze zahlreiche Lösungen. Mit einer durchdachten Umsetzung wird die Stellenplanmethode zu einem zentralen Bestandteil einer nachhaltigen Personalwirtschaft und trägt maßgeblich zur Erreichung der Unternehmensziele bei.