Rückwirkende Krankschreibung: Was Arbeitgeber wissen müssen

Was ist eine rückwirkende Krankschreibung?

Eine rückwirkende Krankschreibung ist ein Attest, das von einem Arzt ausgestellt wird und bestätigt, dass ein Arbeitnehmer bereits vor dem Arztbesuch krank war und arbeitsunfähig ist. Normalerweise wird eine Krankschreibung zum Zeitpunkt des Arztbesuches ausgestellt. In manchen Fällen kann jedoch ein Arzt rückwirkend, für einige Tage vor dem Arztbesuch, die Arbeitsunfähigkeit bescheinigen. Dies ist in der Regel nur unter bestimmten Umständen und für eine begrenzte Zeit möglich, meist bis zu maximal drei Tage rückwirkend, abhängig von den spezifischen gesetzlichen Regelungen und der medizinischen Praxis. Rückwirkende Krankschreibungen sollen es Arbeitnehmern ermöglichen, ihre Gesundheit ohne den Druck zu sofortiger ärztlicher Konsultation zu priorisieren, allerdings unter strengen Voraussetzungen, um Missbrauch zu vermeiden. Eine rückwirkende Krankschreibung kann gemäß § 5 der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinien nur im Ausnahmefall ausgestellt werden.

Wann ist eine Krankschreibung erforderlich?

Falls Arbeitnehmer erkranken, sind sie verpflichtet, ihren Arbeitgeber darüber in Kenntnis zu setzen und dies ggf. zu belegen. Dabei wird zwischen kurzen und längeren Krankheitsphasen unterschieden.

Bei einer kurzzeitigen Erkrankung sollten Arbeitnehmer ihren Vorgesetzten unverzüglich informieren und, wenn möglich, angeben, wie lange die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich andauern wird. Für diese Mitteilung gibt es keine festen Vorgaben: Sie kann mündlich, telefonisch, schriftlich, durch eine vertrauenswürdige Person oder sogar digital erfolgen.

Wenn jedoch jemand über einen Zeitraum von mehr als drei Tagen erkrankt ist, ist er verpflichtet, ab dem vierten Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung beim Arbeitgeber vorzulegen. Dabei werden Wochenenden und Feiertage mitgezählt, selbst wenn an diesen Tagen nicht gearbeitet wird.

Es ist relevant zu wissen, dass in einigen Fällen Arbeitgeber bereits vor dem vierten Tag ein Attest anfordern können. Solche Sonderregelungen können in Betriebsvereinbarungen oder individuellen Arbeitsverträgen festgelegt sein.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Sollten Sie nach Ablauf Ihrer ursprünglichen Krankschreibung immer noch arbeitsunfähig sein, ist eine erneute Bescheinigung vom Arzt notwendig. Digitale Tools und Systeme können Arbeitgebern helfen, den Überblick über alle relevanten Mitarbeiterinformationen zu bewahren.

Gesetzliche Grundlagen

Laut § 5 Abs. 3 Satz 1 der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie dürfen Krankschreibungen maximal zwei Tage rückwirkend erfolgen, wenn der Arzt dies für medizinisch vertretbar hält.

Zusätzlich regelt § 5 EntgFG die Verpflichtung des Arbeitnehmers, dem Arbeitgeber eine Krankschreibung vorzulegen, wobei die Anforderungen und Fristen zu beachten sind. Der Gesetzgeber legt dabei nicht explizit fest, dass die Krankheitsdiagnose des Arztes Voraussetzung für die Rechtswirksamkeit der Krankschreibung ist.

Voraussetzungen:

• Persönliche Untersuchung

• Glaubhafte medizinische Begründung

• Maximal zwei Tage rückwirkend

• Ausstellung der rückwirkenden Krankschreibung liegt im Ermessen des Arztes

Beispiel: Ein Mitarbeiter ist am Montag krank, geht aber erst am Mittwoch zum Arzt. Eine rückwirkende AU ist dann für Montag und Dienstag möglich – wenn der Arzt dies bestätigt.

Möglichkeiten der rückwirkenden Krankschreibung

Rückwirkende Krankschreibungen sind in der Regel nicht erlaubt, da sie das Risiko von Missbrauch erhöhen und die Planungssicherheit für Arbeitgeber beeinträchtigen können. Es gibt jedoch bestimmte Situationen, in denen eine rückwirkende Krankschreibung ausgestellt werden kann. Diese Ausnahmen betreffen in der Regel Fälle, in denen der Patient aus gesundheitlichen Gründen nicht in der Lage war, rechtzeitig einen Arzt aufzusuchen.

Rückwirkende Krankschreibungen sind nur in Ausnahmefällen erlaubt, wenn besondere medizinische Umstände oder unvorhergesehene Ereignisse eine rechtzeitige Arztkonsultation verhindert haben.

⏳ Wie lange ist eine rückwirkende Krankschreibung möglich?

Eine rückwirkende Krankschreibung ist in der Regel für maximal drei Tage möglich. Dies bedeutet, dass ein Arzt die Arbeitsunfähigkeit eines Patienten unter bestimmten Umständen für bis zu drei Tage rückwirkend bescheinigen kann, beginnend vom Tag des Arztbesuches. Diese Regelung soll es Patienten ermöglichen, auch dann eine offizielle Krankschreibung zu erhalten, wenn sie über das Wochenende oder an Feiertagen erkranken und keinen Arzt aufsuchen können, bis die Praxis wieder geöffnet ist.

Ein wichtiger Hinweis: Werden Sie während Ihres Urlaubs krank und legen ein ärztliches Attest vor, welches Ihre Arbeitsunfähigkeit bescheinigt, können Sie sich die krankheitsbedingten Urlaubstage zurückholen. Dies ist gemäß § 9 des Bundesurlaubsgesetzes geregelt.

👨‍⚕️ Kann der Arzt eine rückwirkende Krankschreibung ablehnen?

Ja, definitiv. Ein Mediziner hat das Recht, die Ausstellung einer rückwirkenden Krankschreibung zu verweigern. Dies kann der Fall sein, wenn Sie bereits länger als die erlaubten drei Tage krank sind oder wenn der Arzt nicht davon überzeugt ist, dass Sie tatsächlich während des gesamten Zeitraums arbeitsunfähig waren. Erscheinen Sie gesundheitlich stabil bei der Untersuchung, könnte der Arzt Ihnen eine rückwirkende Bescheinigung verweigern.

Folgen einer verweigerten Krankschreibung können sein:

• Sie erhalten keine Vergütung für die Tage, an denen Sie der Arbeit fernblieben.

• Bei häufigen Fehlzeiten ohne nachgewiesene Krankheit kann Ihr Arbeitgeber Sie abmahnen oder in extremen Fällen sogar kündigen.

📋 Typische Gründe für eine rückwirkende Krankschreibung

Besondere Fälle der rückwirkenden Krankschreibung

Es gibt jedoch spezifische Ausnahmen, in denen eine rückwirkende Krankschreibung erlaubt ist.

📆 Rückwirkende Krankschreibung am Wochenende

Rückwirkende Krankschreibungen am Wochenende stellen eine besondere Situation dar, da viele Arztpraxen samstags und sonntags geschlossen sind. Wenn ein Arbeitnehmer am Wochenende erkrankt und erst am darauffolgenden Werktag einen Arzt aufsuchen kann, ist es möglich, dass der Arzt eine Krankschreibung rückwirkend für die Tage des Wochenendes ausstellt.

Dabei muss der Arzt überzeugt sein, dass die Symptome und der Gesundheitszustand des Arbeitnehmers eine Arbeitsunfähigkeit bereits während des Wochenendes gerechtfertigt hätten. Es ist wichtig zu betonen, dass auch hier die rückwirkende Krankschreibung in der Regel nur für einen kurzen Zeitraum, meist bis zu drei Tagen, möglich ist. Arbeitgeber sollten in solchen Fällen nachvollziehen können, dass die rückwirkende Krankschreibung aus medizinischer Sicht notwendig und gerechtfertigt war, um Missverständnisse und Missbrauch zu vermeiden.

📝 Rückwirkende Krankschreibung Folgebescheinigung

Eine rückwirkende Krankschreibung kann auch in Form einer Folgebescheinigung ausgestellt werden, die als Teil der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen gilt. Wenn ein Arbeitnehmer bereits eine initiale Krankschreibung erhalten hat und weiterhin arbeitsunfähig ist, kann der Arzt eine Folgebescheinigung ausstellen, die direkt an die vorherige Krankschreibung anschließt. In manchen Fällen, wenn der Arbeitnehmer es nicht rechtzeitig schafft, vor Ablauf der ersten Krankschreibung erneut den Arzt aufzusuchen, kann die Folgebescheinigung auch rückwirkend ausgestellt werden.

Hierbei ist besonders darauf zu achten, dass die rückwirkende Folgebescheinigung nur für einen kurzen Zeitraum gültig ist, in der Regel bis zu drei Tage nach Ablauf der initialen Bescheinigung. Dies soll sicherstellen, dass die Kontinuität der Krankschreibung medizinisch begründet und nachvollziehbar bleibt. Arbeitgeber müssen bei Folgebescheinigungen besonders auf die nahtlose Dokumentation achten, um die Rechtmäßigkeit der Arbeitsunfähigkeit über den gesamten Zeitraum hinweg zu gewährleisten.

Rückwirkende Krankschreibung und Krankengeld

Rückwirkende Krankschreibungen spielen auch beim Thema Krankengeld eine wichtige Rolle. Krankengeld wird von der gesetzlichen Krankenversicherung gezahlt, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund einer Krankheit arbeitsunfähig ist und sein Entgeltfortzahlungsanspruch durch den Arbeitgeber ausgelaufen ist. Hier sind einige Schlüsselaspekte, die Arbeitgeber bezüglich rückwirkender Krankschreibungen und Krankengeld beachten sollten:

• Beginn der Krankengeldzahlung: Die Zahlung des Krankengeldes setzt ein, nachdem die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber nach sechs Wochen endet. Für den Beginn der Krankengeldzahlung ist eine durchgehende Krankschreibung erforderlich.

• Lückenlose Krankschreibung: Es ist entscheidend, dass die Krankschreibung lückenlos erfolgt. Sollte zwischen dem Ende der ersten Krankschreibung und der Ausstellung einer Folgebescheinigung eine Unterbrechung liegen, kann dies Probleme bei der Zahlung des Krankengeldes verursachen. Eine rückwirkende Krankschreibung kann in solchen Fällen helfen, die lückenlose Dokumentation der Arbeitsunfähigkeit sicherzustellen.

• Dauer der rückwirkenden Krankschreibung: Wie bereits erwähnt, ist eine rückwirkende Krankschreibung normalerweise auf wenige Tage beschränkt. Im Kontext des Krankengeldes ist dies besonders relevant, da nur eine fortlaufende medizinische Bestätigung der Arbeitsunfähigkeit die Basis für die Fortzahlung des Krankengeldes bildet.

• Kommunikation mit der Krankenkasse: Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente und Informationen bezüglich der Krankschreibung zeitnah und korrekt an die Krankenkasse weitergeleitet werden. Dies schließt rückwirkende Krankschreibungen ein, die ordnungsgemäß dokumentiert und begründet sein müssen.

• Prüfung der Voraussetzungen: Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, die Voraussetzungen für die Gewährung von Krankengeld, insbesondere im Zusammenhang mit rückwirkenden Krankschreibungen, genau zu prüfen und bei Unklarheiten aktiv mit der Krankenkasse zusammenzuarbeiten.

Die rechtliche Grundlage für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist im EntgFG geregelt. Dieses Gesetz legt die Pflichten der Arbeitnehmer und die Rechte der Arbeitgeber im Falle einer Krankmeldung fest, insbesondere die Anforderungen an die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und die Dauer der Lohnfortzahlung.

Durch das Verständnis dieser Zusammenhänge können Arbeitgeber die Rechte ihrer Mitarbeiter wirksam unterstützen und gleichzeitig sicherstellen, dass die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden.

Folgen ungültiger rückwirkender Krankschreibung

Eine rückwirkende Krankschreibung ist nur dann rechtlich wirksam, wenn sie die formalen und medizinischen Voraussetzungen erfüllt. Fehlt eine gültige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kann das sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber Konsequenzen nach sich ziehen.

🔍 Kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung

Liegt dem Arbeitgeber keine gültige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor – z. B. weil sie zu spät ausgestellt wurde oder nicht nachvollziehbar ist – kann der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entfallen. Arbeitgeber sind nur dann verpflichtet, den Lohn im Krankheitsfall weiterzuzahlen, wenn eine ordnungsgemäße Krankmeldung vorliegt.

Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter meldet sich montags krank, besucht aber erst freitags den Arzt und bringt ein Attest für den Montag mit – ohne medizinische Begründung. Der Arbeitgeber kann die Entgeltfortzahlung für die Tage ohne gültige AU verweigern.

⚖️ Arbeitsrechtliche Schritte möglich

Wiederholt ungültige oder verspätete rückwirkende Krankschreibungen können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen:

• Abmahnung bei Pflichtverstoß (z. B. verspätete Krankmeldung)

• Verhaltensbedingte Kündigung im Wiederholungsfall (z. B. bei Missbrauchsverdacht)

Dabei muss jeder Fall individuell betrachtet werden, insbesondere unter Berücksichtigung der bisherigen Krankheits- und Kommunikationshistorie des Mitarbeiters.

📉 Störungen in der Einsatzplanung

Ungültige Krankschreibungen führen nicht nur zu rechtlichen Unsicherheiten, sondern auch zu organisatorischen Problemen. Fehlt ein Mitarbeiter ohne klare Nachweise, kann das die Personalplanung und betriebliche Abläufe erheblich beeinträchtigen – besonders in systemrelevanten oder schichtbasierten Bereichen.

🛡️ Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

Ungültige rückwirkende Krankschreibungen sind kein Kavaliersdelikt – sie können finanzielle, rechtliche und betriebliche Folgen haben. Arbeitgeber sollten mit klaren Richtlinien, strukturierter Kommunikation und ggf. juristischem Beistand vorsorgen, um auf solche Fälle angemessen reagieren zu können.

Ungültige rückwirkende Krankschreibungen sind kein Kavaliersdelikt – sie können finanzielle, rechtliche und betriebliche Folgen haben. Arbeitgeber sollten mit klaren Richtlinien, strukturierter Kommunikation und ggf. juristischem Beistand vorsorgen, um auf solche Fälle angemessen reagieren zu können.

Ungültige rückwirkende Krankschreibungen sind kein Kavaliersdelikt – sie können finanzielle, rechtliche und betriebliche Folgen haben. Arbeitgeber sollten mit klaren Richtlinien, strukturierter Kommunikation und ggf. juristischem Beistand vorsorgen, um auf solche Fälle angemessen reagieren zu können.

Fazit

Die rückwirkende Krankschreibung ist rechtlich zulässig, aber kein Freifahrtschein. Arbeitgeber sollten ein gutes Gleichgewicht zwischen Vertrauen und Kontrolle finden, interne Prozesse klar regeln und bei Bedarf das Gespräch mit dem Arbeitnehmer suchen.

Eine transparente Kommunikation und klare Richtlinien helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden – und fördern zugleich die Mitarbeiterbindung.