Die wahren Recruiting Kosten: Diese 4 Posten zählen wirklich

Was sind Recruiting-Kosten?

Recruiting-Kosten umfassen sämtliche Investitionen, die im Rahmen des Rekrutierungsprozesses anfallen, um offene Stellen mit geeigneten Kandidaten zu besetzen. Dabei handelt es sich nicht nur um offensichtliche Posten wie die Schaltung von Stellenanzeigen oder die Beauftragung eines Headhunters, sondern auch um versteckte Kosten, die oft unterschätzt werden.

Zu den häufigsten Kostenfaktoren im Recruiting zählen:

📌 Online Stellenanzeigen und Jobbörsen

Kosten für die Veröffentlichung von Anzeigen auf Online-Plattformen wie StepStone oder Indeed. Diese variieren je nach Reichweite, Dauer und Sichtbarkeit der Anzeige.

📌 Interne Ressourcen und Personalaufwand

Die HR-Abteilung investiert Zeit und Arbeitskraft in das Screening von Bewerbungen, die Durchführung von Interviews und die Kommunikation mit Bewerbern. Auch hier entstehen signifikante Kosten.

📌 Social Recruiting und Agenturen

Maßnahmen im Bereich Social Media Recruiting, beispielsweise über LinkedIn oder Instagram, sowie die Zusammenarbeit mit einer Social Recruiting Agentur, verursachen zusätzliche Ausgaben – bieten aber oft eine hohe Qualität der Bewerbungen.

📌 Einstellungskosten und Onboarding

Neben der Time to Hire spielen auch die Time to Productivity und die Qualität der Neueinstellung (Quality of Hire) eine Rolle bei der Bewertung der Gesamtkosten.

📌 Employer Branding Kampagnen

Langfristige Investitionen in das Arbeitgeberimage sorgen für mehr Bewerbungen und geringere Time to Fill, erfordern aber ebenfalls ein bestimmtes Budget.

Die Gesamtheit dieser Faktoren ergibt die sogenannten Recruitingkosten. Eine klare Definition und regelmäßige Analyse dieser Kosten ist entscheidend, um die Effizienz der Recruiting Strategie zu verbessern und das Budget gezielt einzusetzen. Unternehmen, die ihre Recruiting Maßnahmen datenbasiert optimieren, können sowohl Zeit als auch Geld sparen und dem Fachkräftemangel wirksam begegnen.

Kennzahlen für die Analyse von Recruiting-Kosten

Um die Effizienz und Wirtschaftlichkeit des Rekrutierungsprozesses messbar zu machen, sind bestimmte Kennzahlen (KPIs) im Recruiting besonders wichtig. Sie ermöglichen der HR-Abteilung eine fundierte Analyse und helfen dabei, den Überblick über den tatsächlichen Aufwand und die Höhe der Investitionen zu behalten.

Hier sind die wichtigsten Recruiting-Kennzahlen im Überblick:

Cost per Hire (CPH)
Diese Kennzahl zeigt auf, wie viel Geld im Durchschnitt für eine Neueinstellung ausgegeben wird. In die Berechnung fließen interne sowie externe Kosten ein – etwa Ausgaben für Stellenanzeigen, Social Recruiting Maßnahmen oder die Beauftragung externer Recruiter.

Time to Hire
Die Time to Hire misst die Zeitspanne vom ersten Kontakt mit einem Kandidaten bis zur finalen Einstellung. Eine lange Time to Hire kann auf ineffiziente Prozesse hinweisen und erhöht indirekt die Recruitingkosten.

Time to Fill
Diese Kennzahl gibt an, wie viele Tage durchschnittlich vergehen, bis eine offene Stelle besetzt wird – gerechnet ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung. Eine hohe Time to Fill kann auf Schwierigkeiten im Arbeitsmarkt oder auf ungeeignete Recruiting Kanäle hindeuten.

Quality of Hire
Die Qualität der Neueinstellungen ist entscheidend für den langfristigen Unternehmenserfolg. Sie lässt sich unter anderem an der Leistungsfähigkeit, dem kulturellen Fit und der Mitarbeiterbindung messen.

Bewerbungen pro Stelle
Diese Kennzahl zeigt, wie viele Bewerber sich durchschnittlich auf eine Stelle melden. Sie hilft, den Erfolg einzelner Recruitingmaßnahmen wie Social Media Kampagnen oder E-Recruiting-Kanäle zu bewerten.

Cost per Click (CPC)
Gerade bei Online-Stellenanzeigen oder Social Media Kampagnen spielt der CPC eine Rolle. Er gibt an, wie viel ein Klick auf eine Anzeige kostet – eine wichtige Kennzahl zur Budgetkontrolle im digitalen Recruiting.

Diese Kennzahlen ermöglichen es Unternehmen, Recruitingmaßnahmen gezielt zu analysieren, Schwachstellen im Prozess zu identifizieren und die eigenen Recruitingkosten langfristig zu senken. Ein datengetriebener Ansatz sorgt dabei für bessere Entscheidungen in der Personalbeschaffung.

Durchschnittliche Recruiting-Kosten nach Kanal und Position

Die 4 großen Kostenstellen im Recruiting

Recruiting ist ein komplexer Prozess, der viele unterschiedliche Aufgaben und Maßnahmen umfasst – entsprechend vielfältig sind auch die Kostenstellen. Um den Überblick über das Recruiting-Budget zu behalten und gezielt Einsparpotenziale zu identifizieren, sollten Arbeitgeber die folgenden vier Hauptkostenbereiche kennen:

Interne Kosten 🧑‍💼

Diese Kosten entstehen innerhalb des Unternehmens und betreffen vor allem den personellen und zeitlichen Aufwand der HR-Abteilung:

• Zeitaufwand für die Sichtung von Bewerbungen

• Durchführung von Interviews

• Koordination mit Fachabteilungen

• Nutzung interner Systeme für E-Recruiting und Bewerbermanagement

• Schulung und Aufgaben der internen Recruiter

Beispiel: Je länger die Time to Hire, desto höher die internen Personalkosten für die Besetzung offener Stellen.

Externe Kosten 🌐

Externe Kosten entstehen durch den Zukauf von Dienstleistungen oder Tools im Recruitingprozess:

• Kosten für Online Jobbörsen und Stellenanzeigen

• Zusammenarbeit mit Headhuntern oder Social Recruiting Agenturen

• Ausgaben für externe Softwarelösungen (z. B. für Bewerbermanagement)

• Investitionen in Employer Branding Kampagnen

Hinweis: Die Höhe dieser Kosten hängt stark von den gewählten Recruiting Kanälen und deren Reichweite ab.

Mediakosten & Kampagnen 📣

Vor allem im digitalen Recruiting nehmen Marketingkosten eine wichtige Rolle ein:

• Budget für Social Media Recruiting (z. B. Facebook Ads, LinkedIn Kampagnen)

• Cost per Click (CPC) bei bezahlten Anzeigen

• Grafische Gestaltung von Anzeigen und Bildmaterial

• A/B-Tests zur Optimierung von Kampagnen

Ziel: Reichweite erhöhen, gezielt passende Kandidaten ansprechen und die Qualität der Bewerbungen verbessern.

Verborgene Kosten 💸

Oft übersehen, aber dennoch relevant: versteckte oder indirekte Kosten im Recruitingprozess:

• Produktivitätsverluste durch unbesetzte Vakanzen

• Belastung bestehender Mitarbeiter bei Personalmangel

• Onboarding-Aufwand bei Neueinstellungen

• Fehlbesetzungen durch unzureichende Analyse der Bewerber

Bedeutung: Diese Faktoren beeinflussen nicht nur die Recruitingkosten, sondern wirken sich langfristig auch auf die Mitarbeiterbindung und Unternehmenskultur aus.

Durch die detaillierte Betrachtung dieser vier Kostenstellen erhalten Arbeitgeber eine realistische Einschätzung der tatsächlichen Einstellungskosten und können gezielte Maßnahmen zur Optimierung ergreifen.

Time-to-Hire und Time-to-Productivity

Effizientes Recruiting bedeutet nicht nur, die richtigen Kandidaten zu finden, sondern sie auch schnell und wirkungsvoll ins Unternehmen zu integrieren. Zwei entscheidende Kennzahlen in diesem Zusammenhang sind Time-to-Hire und Time-to-Productivity. Sie geben Aufschluss über die Geschwindigkeit und Effizienz des gesamten Rekrutierungsprozesses – vom ersten Kontakt bis zur vollen Leistungsfähigkeit neuer Mitarbeiter.

Time-to-Hire: Die Dauer bis zur Einstellung 📅

Die Time-to-Hire misst den Zeitraum zwischen dem Erstkontakt mit einem Bewerber und der Vertragsunterzeichnung. Eine zu lange Time-to-Hire kann dazu führen, dass qualifizierte Kandidaten abspringen oder durch Wettbewerber eingestellt werden. Sie erhöht zudem die internen Kosten im Recruiting-Prozess.

Faktoren, die die Time-to-Hire beeinflussen:

• Komplexität der offenen Stellen

• Anzahl der Bewerbungsschritte

• Abstimmungen mit Fachabteilungen

• Reaktionsgeschwindigkeit der HR-Abteilung

• Qualität der Recruiting Kanäle

Tipp: Automatisierte Prozesse im E-Recruiting oder ein strukturierter Talent Pool können helfen, die Time-to-Hire signifikant zu verkürzen.

Time-to-Productivity: Der Weg zur vollen Leistung 🚀

Die Time-to-Productivity (auch „Time-to-Performance“) beschreibt die Zeit, die ein neuer Mitarbeiter benötigt, um produktiv zu arbeiten und einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Diese Kennzahl ist besonders relevant, um die Qualität der Einstellung (Quality of Hire) zu bewerten und den langfristigen Erfolg von Recruitingmaßnahmen zu messen.

Typische Einflussfaktoren:

• Qualität des Onboardings

• Passgenauigkeit der Neueinstellung

• Verfügbarkeit von Schulungen und Ressourcen

• Einbindung in das Team und die Unternehmenskultur

Beispiel: Eine durchdachte Onboarding-Kampagne und klare Aufgabenverteilung können die Time-to-Productivity deutlich senken und somit auch die indirekten Recruitingkosten verringern.

Sowohl die Time-to-Hire als auch die Time-to-Productivity sind zentrale Kennzahlen zur Bewertung des Recruitingerfolgs. Unternehmen, die diese Metriken kontinuierlich analysieren und optimieren, können nicht nur Geld sparen, sondern auch schneller auf Herausforderungen wie den Fachkräftemangel reagieren und ihre offenen Stellen effizienter besetzen.

Fazit

Recruiting-Kosten sind ein entscheidender Faktor für die strategische Personalbeschaffung und sollten von Unternehmen nicht unterschätzt werden. Wer sich einen umfassenden Überblick über alle Kostenstellen verschafft – von internen Prozessen über Mediakosten bis hin zu versteckten Ausgaben – kann gezielter planen, Budgets effizient einsetzen und den Rekrutierungsprozess optimieren.

Wichtige Kennzahlen wie Cost per Hire, Time to Hire und Quality of Hire helfen dabei, die Recruitingstrategie messbar zu machen und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung abzuleiten. Durch den gezielten Einsatz von Social Recruiting, Employer Branding und datengetriebenen Analysen lassen sich nicht nur die Einstellungskosten senken, sondern auch die Qualität der Neueinstellungen erhöhen.

In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt ist es für Arbeitgeber unerlässlich, ihre Recruitingmaßnahmen regelmäßig zu überprüfen, anzupassen und mit einem klaren Blick auf Aufwand und Investitionen zu steuern.