Effizienz steigern mit Personalinformationssystem

Was ist ein Personalinformationssystem? - Definition

Ein Personalinformationssystem (PIS), auch bekannt als Human Resource Information System (HRIS) oder Personalmanagement System, ist eine Art von Informationssystem, das speziell zur Verwaltung von Personalabteilungen und Mitarbeiterdaten in Unternehmen entwickelt wurde. Es ist eine Datenbank oder eine Sammlung von Datenbanken, die alle relevanten Informationen über die Beschäftigten eines Unternehmens speichert und verarbeitet.

Diese Systeme bieten eine Vielzahl von Funktionen, von der Personalplanung und Personalabrechnung bis hin zur Speicherung von Sozialversicherungsnummern, Adressen und Gehaltsdaten. Ein PIS ermöglicht es, Personalprozesse zu automatisieren und zu optimieren, indem es beispielsweise die Zeiterfassung und Personalbeschaffung erleichtert. Die in einem PIS gespeicherten Informationen können für die Analyse von HR-Kernprozessen, Fluktuation, Gehaltsabrechnung und für die Entwicklung von Arbeitgeberleistungen genutzt werden.

Diese HR-Systeme sind nicht nur auf die reine Erfassung und Verwaltung von Personaldaten beschränkt, sondern bieten auch Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, bestimmte Informationen selbst zu verwalten und auf wichtige Dokumente zuzugreifen, was zu einer effizienteren und transparenteren HR-Verwaltung führt.

Der Unterschied von PIS und HR-Systemen

Obwohl die Begriffe Personalinformationssystem (PIS) und Human Resource (HR)-Systeme oft synonym verwendet werden, gibt es einige wesentliche Unterschiede zwischen ihnen.

Ein Personalinformationssystem (PIS) konzentriert sich primär auf die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten. Es handelt sich um eine spezifische Softwarelösung, die darauf abzielt, Personalabteilungen in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Zu den Hauptfunktionen eines PIS gehören Personalverwaltung, Personalplanung, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. PIS bietet in der Regel auch Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter, sodass sie ihre eigenen Daten einsehen und aktualisieren können.

HR-Systeme hingegen sind umfassender und können eine Vielzahl von HR-bezogenen Aufgaben abdecken, die über die Grundfunktionalitäten eines PIS hinausgehen. Sie integrieren oft mehrere HR-Funktionen in einer einzigen Plattform, einschließlich Talentmanagement, Mitarbeiterentwicklung, Leistungsmanagement und strategischer Personalplanung. HR-Systeme können auch fortgeschrittene Analysen und Berichte bieten, die HR-Prozesse und Entscheidungsfindung auf einer strategischen Ebene unterstützen.

Während ein PIS oft als ein Bestandteil oder eine Komponente eines umfassenderen HR-Systems angesehen wird, liegt der Hauptunterschied in der Reichweite und Komplexität der angebotenen Funktionen. PIS ist mehr datenzentriert und fokussiert auf administrative Aufgaben, während HR-Systeme ein breiteres Spektrum an HR-Funktionen abdecken und sich stärker auf die strategische Entwicklung und das Management von Humanressourcen konzentrieren.

Aufgaben eines PIS

Ein Personalinformationssystem (PIS) übernimmt eine Reihe von Schlüsselaufgaben, die für das effiziente Management des Personalwesens in einem Unternehmen unerlässlich sind. Zu den Hauptaufgaben eines PIS gehören:

Mitarbeiterverwaltung
Das PIS ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Mitarbeiterdaten, einschließlich persönlicher Informationen, Arbeitsverträge, Leistungsbewertungen und Karriereentwicklungen.

Personalabrechnung und Gehaltsabrechnung
Das System automatisiert die Gehaltsabrechnung, indem es Arbeitszeiten, Abwesenheiten und andere relevante Faktoren berücksichtigt, um eine genaue und zeitgerechte Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gewährleisten.

Zeiterfassung
Die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter wird durch das PIS vereinfacht und ermöglicht eine präzise Überwachung der Anwesenheitszeiten.

Personalplanung
PIS unterstützt die strategische Planung von Personalressourcen, indem es hilft, zukünftige Personalbedarfe zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zur Personalbeschaffung oder -entwicklung einzuleiten.

Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter
Mitarbeiter können über das System auf ihre persönlichen Daten zugreifen, diese aktualisieren und bestimmte HR-Anfragen selbstständig verwalten.

Datenanalyse und Berichterstattung
Das PIS bietet umfassende Möglichkeiten zur Analyse von Personaldaten, um HR-Prozesse zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Dokumentenmanagement
Verwaltung und Speicherung wichtiger Personalunterlagen und Dokumente, wie Arbeitsverträge, Leistungsbeurteilungen und andere HR-bezogene Dokumente.

Unterstützung von HR-Prozessen
Das PIS hilft bei der Automatisierung und Optimierung von Kernprozessen im Personalwesen, von der Personalbeschaffung bis zur Mitarbeiterentwicklung.

Diese Aufgaben eines Personalinformationssystems tragen wesentlich zur Effizienzsteigerung und zur Verringerung des administrativen Aufwands in der Personalabteilung bei. Die Automatisierung von Routineaufgaben ermöglicht es HR-Mitarbeitern, sich auf strategischere Aspekte des Personalmanagements zu konzentrieren.

Arten von PIS-Software

Personalinformationssysteme (PIS) kommen in verschiedenen Formen und Typen vor, die jeweils auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sind. Die gängigsten Arten von PIS-Software umfassen:

Standalone PIS-Software: Diese Art von Software ist ausschließlich auf Personalmanagement-Aufgaben fokussiert und funktioniert unabhängig von anderen Unternehmenssystemen. Sie ist ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen, die eine spezialisierte Lösung für ihre Personalabteilung benötigen.

Integrierte HR-Systeme: Integrierte Systeme bieten eine umfassende Lösung, die neben den PIS-Funktionen auch andere HR-bezogene Aufgaben wie Talentmanagement und Mitarbeiterentwicklung umfasst. Diese sind besonders nützlich für größere Organisationen, die eine ganzheitliche HR-Managementlösung suchen.

Cloud-basierte PIS-Software: Diese Software wird über das Internet bereitgestellt und ermöglicht einen flexiblen Zugriff auf das Personalinformationssystem von überall aus. Cloud-basierte Systeme sind skalierbar, kosteneffizient und erfordern weniger IT-Ressourcen zur Wartung.

ERP-integrierte PIS-Module: Einige Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme bieten integrierte PIS-Module an. Diese Integration ermöglicht es, Personalmanagement mit anderen Unternehmensfunktionen wie Finanzen, Vertrieb und Produktion zu verknüpfen.

Self-Service-orientierte PIS-Software: Diese Art von PIS legt einen besonderen Schwerpunkt auf Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter, sodass diese ihre eigenen Daten verwalten und auf relevante HR-Dienste zugreifen können.

Spezialisierte PIS-Software für bestimmte Branchen: Einige PIS-Systeme sind speziell für bestimmte Branchen entwickelt, um den einzigartigen Anforderungen und Vorschriften dieser Sektoren gerecht zu werden.

Jede Art von PIS-Software hat ihre eigenen Vorteile und Eigenheiten, und die Wahl hängt stark von der Größe, Struktur und den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens ab. Es ist wichtig, dass Unternehmen eine sorgfältige Bewertung durchführen, um das PIS zu finden, das am besten zu ihren individuellen Bedürfnissen passt.

Berichte und Analysen in einem Personalinformationssystem

Berichte und Analysen spielen in einem PIS eine zentrale Rolle und ermöglichen es HR-Managern, fundierte Entscheidungen zu treffen:

• Leistungsberichte: Beurteilung der Mitarbeiterleistung und Identifikation von Entwicklungsmöglichkeiten.

• Fluktuationsanalysen: Untersuchung der Mitarbeiterfluktuation, um Trends zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

• Gehalts- und Vergütungsanalysen: Überwachung der Gehaltsstrukturen und Vergütungspakete im Unternehmen.

• Personalbedarfsanalyse: Prognostizierung zukünftiger Personalbedarfe und Planung entsprechender Rekrutierungsstrategien.

Einsatzbereiche der Software

Die Einsatzbereiche von PIS-Software sind vielfältig und umfassen verschiedene Aspekte des Personalmanagements:

• Kleine bis mittelgroße Unternehmen: Hier wird PIS häufig zur Automatisierung grundlegender HR-Aufgaben verwendet.

• Großunternehmen: In größeren Organisationen unterstützt PIS komplexe HR-Prozesse und integriert sich oft in größere ERP-Systeme.

• Branchenspezifische Anwendungen: Für Branchen mit besonderen Anforderungen gibt es maßgeschneiderte PIS-Lösungen.

• Internationale Unternehmen: PIS unterstützt globale HR-Operationen mit Funktionen für verschiedene Rechtsräume und Sprachen.

Vorteile von Personalinformationssystemen

Personalinformationssysteme (PIS) bieten zahlreiche Vorteile, die dazu beitragen, die Effizienz und Effektivität der HR-Arbeit in Unternehmen zu steigern. Zu den Hauptvorteilen gehören:

• Effizienzsteigerung: Automatisierung von routinemäßigen HR-Aufgaben reduziert den administrativen Aufwand und ermöglicht es dem HR-Personal, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

• Verbesserte Datenverwaltung: Zentrale Speicherung und Verwaltung aller Mitarbeiterdaten führt zu einer verbesserten Datenkonsistenz und -sicherheit.

• Erleichterte Zugänglichkeit: Mitarbeiter können über Self-Service-Portale auf ihre Daten zugreifen und diese aktualisieren, was Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

• Fundiertere Entscheidungsfindung: Durch detaillierte Berichte und Analysen können HR-Manager besser informierte Entscheidungen treffen.

• Compliance und Datenschutz: PIS helfen, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und arbeitsrechtlichen Vorschriften zu gewährleisten.

Unterstützung zentraler HR-Prozesse durch Cloud-HRIS-Integration

Die Integration eines PIS mit Cloud-basierten Human Resource Information Systems (HRIS) bietet zusätzliche Vorteile:

• Skalierbarkeit: Cloud-HRIS ermöglicht es, das Personalinformationssystem entsprechend dem Wachstum und den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens anzupassen.

• Flexibler Zugriff: Cloud-basierte Systeme ermöglichen den Zugriff auf das PIS von überall und zu jeder Zeit, was besonders für verteilte Teams und mobile Arbeitskräfte vorteilhaft ist.

• Nahtlose Integration: Die Verbindung von PIS mit anderen HR- und Unternehmenssystemen in der Cloud sorgt für einen nahtlosen Datenfluss und verbesserte Prozesseffizienz.

• Kosteneffizienz: Durch die Nutzung von Cloud-Services können Unternehmen IT-Kosten sparen, da keine umfangreiche Hardware erforderlich ist.

• Datensicherheit und -aktualität: Cloud-Systeme bieten fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen und gewährleisten, dass alle Daten stets aktuell sind.

Wie funktioniert die Einführung eines PIS?

Die Einführung eines Personalinformationssystems in einem Unternehmen ist ein mehrstufiger Prozess, der sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert:

Bedarfsanalyse: Zuerst muss der spezifische Bedarf des Unternehmens analysiert werden, um die Anforderungen an das PIS zu definieren.

Auswahl des Systems: Basierend auf der Bedarfsanalyse wird eine passende PIS-Software ausgewählt, die entweder als Standalone-System, integriertes HR-System oder als Teil eines ERP-Systems fungieren kann.

Planung der Implementierung: Diese Phase umfasst die Entwicklung eines detaillierten Projektplans, der Zeitrahmen, Ressourcen, Budget und Meilensteine einschließt.

Schulung der Mitarbeiter: Es ist entscheidend, dass das Personal im Umgang mit dem neuen System geschult wird, um eine effiziente Nutzung zu gewährleisten.

Datenmigration: Vorhandene Mitarbeiterdaten müssen in das neue System übertragen werden, was eine genaue Planung und Durchführung erfordert.

Systemeinführung: Das PIS wird offiziell in Betrieb genommen und in die täglichen HR-Prozesse integriert.

Laufende Wartung und Support: Nach der Einführung ist es wichtig, das System kontinuierlich zu warten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Personalinformationssysteme Beispiele

Es gibt verschiedene Personalinformationssysteme auf dem Markt, die je nach Unternehmensgröße und -bedarf variieren. Einige bekannte Beispiele sind:

• SAP SuccessFactors: Eine umfassende HR-Lösung, die Funktionen von Mitarbeiterengagement bis Talentmanagement bietet.

• Workday: Bietet neben Personalmanagement auch Funktionen für Finanzmanagement und Planung.

• ADP Workforce Now: Eine Cloud-basierte HR-Lösung für mittelständische Unternehmen, die Personalmanagement, Gehaltsabrechnung und Compliance-Management umfasst.

• Oracle HCM Cloud: Eine komplette Human Capital Management-Lösung, die für große Unternehmen geeignet ist.

• BambooHR: Beliebt bei kleinen und mittleren Unternehmen, konzentriert sich auf Personalverwaltung und -analyse.

Diese Beispiele zeigen die Vielfalt der verfügbaren PIS-Optionen und wie sie unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen verschiedener Organisationstypen erfüllen können.

Auswirkungen auf das Personalwesen und Mitarbeitermanagement

Die Implementierung eines Personalinformationssystems (PIS) hat weitreichende Auswirkungen auf das Personalwesen und das Mitarbeitermanagement in Unternehmen. Diese Auswirkungen umfassen:

Verbesserte Effizienz im Personalwesen

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung reduziert ein PIS den administrativen Aufwand erheblich und ermöglicht es den HR-Mitarbeitern, sich auf strategischere Aspekte zu konzentrieren.

Erhöhte Datenqualität und -sicherheit

Mit einem zentralisierten System zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten verbessert sich die Genauigkeit und Konsistenz der Daten. Zudem werden Datenschutz und -sicherheit durch moderne Sicherheitsprotokolle verstärkt.

Verbesserte Entscheidungsfindung

Durch detaillierte Analysen und Berichte können HR-Manager fundiertere Entscheidungen in Bezug auf Personalplanung, Talentmanagement und Mitarbeiterentwicklung treffen.

Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit

Self-Service-Funktionen ermöglichen es Mitarbeitern, ihre persönlichen Daten zu verwalten und bestimmte HR-Anfragen selbstständig durchzuführen, was die Mitarbeiterzufriedenheit und das Engagement erhöht.

Förderung von Transparenz und Kommunikation

PIS-Systeme fördern eine transparente Kommunikation innerhalb des Unternehmens und stellen sicher, dass Mitarbeiter und Management auf die gleichen Informationen zugreifen können.

Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit

Ein PIS passt sich den sich ändernden Anforderungen eines wachsenden Unternehmens an und unterstützt die Skalierbarkeit der HR-Funktionen.

Strategisches Personalmanagement

Mit umfassenden Einblicken in die Mitarbeiterleistung und -bedürfnisse können HR-Manager proaktive Strategien zur Mitarbeiterbindung und -entwicklung implementieren.

Insgesamt verbessert die Einführung eines PIS die Effektivität des Personalmanagements erheblich und trägt zur Steigerung der Gesamtleistung des Unternehmens bei.

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