Operative Personalplanung: Ziele und Aufgaben erklärt

Was ist operative Personalplanung?

Die operative Personalplanung ist ein zentraler Prozess innerhalb der HR-Abteilung, der sicherstellt, dass das Unternehmen jederzeit über die notwendigen Mitarbeitenden verfügt, um seine Unternehmensziele zu erreichen. Im Gegensatz zur strategischen Personalplanung, die langfristige Ziele verfolgt, konzentriert sich die operative Personalplanung auf die kurzfristige und mittelfristige Deckung des Personalbedarfs. Hierbei werden alle relevanten Aspekte, wie die aktuelle Lage des Personalbestands und die geplanten Projekte im Unternehmen, berücksichtigt. Die operative Personalplanung ist somit ein entscheidender Teil der gesamten Unternehmensplanung und trägt maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.

Strategische, taktische und operative Personalplanung

Die Personalplanung lässt sich in drei wesentliche Ebenen unterteilen: strategisch, taktisch und operativ.

• Strategische Personalplanung: Diese Ebene konzentriert sich auf langfristige Ziele und umfasst die Definition der zukünftigen Personalbedarfe auf Basis der Unternehmensstrategie. Hierbei spielen Faktoren wie der Arbeitsmarkt, die Unternehmensziele und die langfristige Personalentwicklung eine zentrale Rolle.

• Taktische Personalplanung: Auf dieser Ebene geht es um die mittel- bis kurzfristige Planung, die die strategischen Vorgaben in konkrete Maßnahmen überführt. Die taktische Personalplanung befasst sich beispielsweise mit der Personalbeschaffung und der Personalentwicklung, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeitenden mit den erforderlichen Skillsets zur Verfügung stehen.

• Operative Personalplanung: Die operative Personalplanung setzt die taktischen Planungen in die tägliche Praxis um. Sie umfasst die konkrete Einsatzplanung der Mitarbeitenden, die Schichtplanung sowie die Anpassung des Personalbestands an den aktuellen Netto-Personalbedarf. Der Fokus liegt hier auf der effizienten Nutzung der vorhandenen Ressourcen, um den laufenden Betrieb zu gewährleisten.

Durch das Zusammenspiel dieser drei Ebenen wird sichergestellt, dass das Unternehmen sowohl kurzfristig als auch langfristig optimal aufgestellt ist, um den Herausforderungen des Marktes und den eigenen Zielen gerecht zu werden.

Ziele und Aufgaben der operative Personalplanung

Die operative Personalplanung hat klare Ziele und Aufgaben, die darauf abzielen, den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts in einem Unternehmen zu gewährleisten. Dabei steht im Mittelpunkt, den Personalbedarf präzise zu ermitteln und die vorhandenen personellen Ressourcen optimal einzusetzen.

Ziele der operativen Personalplanung

• Sicherstellung des Personalbestands: Ein zentrales Ziel ist es, den benötigten Personalbestand für die laufenden Aufgaben und Projekte sicherzustellen. Dies umfasst sowohl die Anzahl der Mitarbeitenden als auch deren Qualifikationen.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Die operative Personalplanung strebt an, schnell auf Veränderungen in der Arbeitslast oder auf unerwartete Ausfälle reagieren zu können. Ziel ist es, die Belegschaft so flexibel wie möglich zu gestalten, um auf kurzfristige Anforderungen vorbereitet zu sein.

• Kostenoptimierung: Durch eine effiziente Planung soll die operative Personalplanung dazu beitragen, Personalkosten zu minimieren. Dies erfolgt durch die Vermeidung von Überkapazitäten und die optimale Nutzung der vorhandenen Mitarbeitenden.

• Mitarbeitendenzufriedenheit: Ein weiteres Ziel ist es, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu fördern, indem ihre Arbeitszeiten und -belastungen ausgewogen gestaltet werden. Dies trägt auch zur Reduktion von Fehlzeiten und zur Steigerung der Produktivität bei.

Aufgaben der operativen Personalplanung

Ermittlung des Personalbedarfs: Die operative Personalplanung beginnt mit der Analyse und Berechnung des Netto-Personalbedarfs. Dabei werden Faktoren wie Arbeitsvolumen, Urlaubszeiten und geplante Projekte berücksichtigt.

Personaleinsatzplanung: Die operative Personalplanung umfasst die konkrete Zuweisung von Mitarbeitenden zu bestimmten Aufgaben und Schichten. Dies schließt auch die Berücksichtigung von Teilzeitkräften, Aushilfen und saisonalen Arbeitskräften ein.

Personalbeschaffung und -entwicklung: Wenn Engpässe identifiziert werden, gehört es zu den Aufgaben der operativen Personalplanung, die notwendigen Schritte zur Personalbeschaffung einzuleiten. Dazu gehört auch die Organisation von Schulungen und Weiterbildungen, um das erforderliche Know-how sicherzustellen.

Überwachung und Anpassung: Ein kontinuierlicher Abgleich zwischen geplanten und tatsächlichen Personalbedarfen ist notwendig. Die operative Personalplanung muss regelmäßig überprüft und gegebenenfalls an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden.

Kommunikation mit anderen Abteilungen: Die enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen ist essenziell, um sicherzustellen, dass die Personalplanung den Anforderungen des gesamten Unternehmens entspricht. Hierzu zählt auch der Austausch mit der strategischen Personalplanung und der HR-Abteilung.

Durch die konsequente Umsetzung dieser Ziele und Aufgaben trägt die operative Personalplanung maßgeblich dazu bei, dass ein Unternehmen seine Projekte und täglichen Aufgaben effektiv und effizient umsetzen kann.

Operative Personalplanung im Unternehmen

Die operative Personalplanung spielt eine zentrale Rolle im täglichen Betrieb eines Unternehmens und beeinflusst maßgeblich dessen Effizienz und Erfolg. Sie stellt sicher, dass das Unternehmen zur richtigen Zeit über die richtigen Mitarbeitenden verfügt, um die anstehenden Aufgaben und Projekte optimal zu bewältigen.

Integration in die Unternehmensstruktur

In einem Unternehmen ist die operative Personalplanung eng mit verschiedenen Abteilungen und Prozessen verknüpft. Sie arbeitet in engem Austausch mit der HR-Abteilung, dem Controlling und den jeweiligen Fachabteilungen, um den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf präzise zu ermitteln und abzudecken. Die operative Personalplanung muss dabei flexibel genug sein, um auf kurzfristige Veränderungen, wie etwa einen plötzlichen Anstieg des Arbeitsvolumens oder unvorhergesehene Personalausfälle, reagieren zu können.

Umsetzung in der Praxis

Die praktische Umsetzung der operativen Personalplanung umfasst mehrere Schritte:

1- Analyse des aktuellen Personalbestands: Zu Beginn wird der bestehende Personalbestand analysiert. Dabei werden sowohl die Anzahl der Mitarbeitenden als auch deren Qualifikationen, Arbeitszeiten und Einsatzfähigkeit erfasst.

2- Ermittlung des Netto-Personalbedarfs: Auf Basis der Unternehmensziele und der aktuellen Auftragslage wird der Netto-Personalbedarf ermittelt. Dies beinhaltet die Berechnung, wie viele und welche Art von Mitarbeitenden für die Erreichung der Unternehmensziele benötigt werden.

3- Einsatzplanung: Die konkrete Personaleinsatzplanung erfolgt, indem die vorhandenen Mitarbeitenden den erforderlichen Aufgaben und Schichten zugeordnet werden. Hierbei werden individuelle Fähigkeiten, Verfügbarkeiten und Präferenzen der Mitarbeitenden berücksichtigt, um eine hohe Effizienz und Zufriedenheit zu gewährleisten.

4- Anpassung und Kontrolle: Da sich die Anforderungen in einem Unternehmen schnell ändern können, ist es notwendig, die operative Personalplanung kontinuierlich zu überwachen und bei Bedarf anzupassen. Dies kann beispielsweise durch kurzfristige Umverteilungen oder die Einbindung von Aushilfskräften erfolgen.

5- Kommunikation und Abstimmung: Eine erfolgreiche operative Personalplanung erfordert eine enge Abstimmung mit den Führungskräften und den Mitarbeitenden. Transparente Kommunikation sorgt dafür, dass alle Beteiligten über die Planungen informiert sind und eventuelle Anpassungen frühzeitig vorgenommen werden können.

Vorteile für das Unternehmen

Die operative Personalplanung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Sie trägt dazu bei, Engpässe zu vermeiden und den Personaleinsatz optimal zu gestalten. Dies führt zu einer höheren Produktivität, einer besseren Mitarbeitermotivation und letztlich zu einem stärkeren Unternehmenserfolg. Darüber hinaus hilft eine gut durchdachte operative Personalplanung dabei, die Personalkosten zu kontrollieren und flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren.

Durch die Integration der operativen Personalplanung in die Unternehmensprozesse wird sichergestellt, dass das Unternehmen jederzeit gut aufgestellt ist, um seine Ziele zu erreichen und den Herausforderungen des Marktes erfolgreich zu begegnen.

Neuigkeiten und Trends in der Personalplanung

Die Personalplanung ist einem ständigen Wandel unterworfen, beeinflusst durch technologische Fortschritte, gesellschaftliche Entwicklungen und die sich verändernden Bedürfnisse der Arbeitsmärkte. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen auf dem Laufenden bleiben und die neuesten Trends in der Personalplanung adaptieren.

Digitale Transformation und HR-Technologie

Die Digitalisierung hat auch die Personalplanung stark verändert. Moderne HR-Softwarelösungen ermöglichen es Unternehmen, den gesamten Personalplanungsprozess zu automatisieren und zu optimieren. Diese Technologien bieten:

• Datenbasierte Entscheidungsfindung: Durch den Einsatz von Big Data und KI können Unternehmen präzisere Prognosen über den Personalbedarf erstellen und personalisierte Schulungs- und Weiterentwicklungsmaßnahmen für ihre Mitarbeitenden anbieten.

• Automatisierte Prozesse: Aufgaben wie die Schichtplanung, die Berechnung des Personalbedarfs und die Überwachung der Personalressourcen können effizienter und fehlerfrei durch automatisierte Systeme durchgeführt werden.

• Cloud-basierte Lösungen: Diese ermöglichen es, jederzeit und von überall auf die Personalplanungsdaten zuzugreifen und sie in Echtzeit zu aktualisieren, was besonders in global agierenden Unternehmen von Vorteil ist.

Flexibilisierung der Arbeitsmodelle

Ein weiterer wichtiger Trend ist die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitsmodelle. Immer mehr Unternehmen setzen auf:

• Remote-Arbeit: Die Möglichkeit, von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten, wird nicht nur von Mitarbeitenden geschätzt, sondern auch von Unternehmen als Mittel zur Anpassung an verschiedene Marktbedingungen genutzt.

• Flexible Arbeitszeiten: Anstelle starrer Arbeitszeiten ermöglichen viele Unternehmen heute Gleitzeitmodelle oder Teilzeitarbeit, um den Bedürfnissen ihrer Belegschaft gerecht zu werden und die Work-Life-Balance zu fördern.

• Projektbasierte Teams: Immer häufiger werden projektbasierte Teams eingesetzt, die flexibel zusammengestellt werden und sich je nach Projektanforderungen ändern können. Dies ermöglicht eine effizientere Nutzung der Ressourcen und fördert die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.

Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung

Angesichts des Fachkräftemangels und der sich schnell ändernden Anforderungen auf dem Arbeitsmarkt rückt die Personalentwicklung immer stärker in den Fokus. Unternehmen investieren vermehrt in:

• Kontinuierliche Weiterbildung: Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen helfen Mitarbeitenden, ihre Fähigkeiten zu erweitern und an neue Technologien und Arbeitsmethoden anzupassen.

• Individuelle Karriereplanung: Personalisierte Entwicklungspläne, die auf die individuellen Ziele und Stärken der Mitarbeitenden zugeschnitten sind, tragen dazu bei, Talente zu binden und zu fördern.

• Skillset-Management: Unternehmen setzen vermehrt auf eine systematische Erfassung und Weiterentwicklung der Fähigkeiten ihrer Mitarbeitenden, um den aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.

Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung

Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung gewinnen auch in der Personalplanung an Bedeutung. Unternehmen achten zunehmend darauf, dass ihre Personalstrategien:

• Umweltfreundlich: Maßnahmen wie die Reduktion des Pendelverkehrs durch Homeoffice-Optionen oder die Förderung umweltfreundlicher Verkehrsmittel tragen zur ökologischen Nachhaltigkeit bei.

• Sozial verträglich: Unternehmen setzen verstärkt auf Diversity-Management und Inklusion, um ein faires und vielfältiges Arbeitsumfeld zu schaffen.

• Langfristig orientiert: Nachhaltige Personalplanung bedeutet auch, Mitarbeitende langfristig zu binden und deren Wohlbefinden durch gesundheitsfördernde Maßnahmen und eine gute Work-Life-Balance zu unterstützen.

Die Neuigkeiten und Trends in der Personalplanung zeigen deutlich, dass Unternehmen flexibel und zukunftsorientiert agieren müssen, um erfolgreich zu bleiben. Durch den Einsatz moderner Technologien, die Anpassung an flexible Arbeitsmodelle und den Fokus auf die kontinuierliche Entwicklung der Mitarbeitenden können Unternehmen die Herausforderungen des heutigen Arbeitsmarktes meistern und ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern.

Zukunft der Personalplanung

Die Zukunft der Personalplanung wird maßgeblich von technologischen Innovationen, dem demografischen Wandel und den sich verändernden Erwartungen der Mitarbeitenden geprägt. Unternehmen müssen sich auf diese Entwicklungen einstellen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern und die Zufriedenheit ihrer Belegschaft zu gewährleisten.

Künstliche Intelligenz und Automatisierung

In der Zukunft wird die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung in der Personalplanung weiter zunehmen. KI-gestützte Tools werden es ermöglichen, Personalbedarfe noch präziser vorherzusagen und personalisierte Karrierewege für Mitarbeitende zu entwickeln. Diese Technologien werden nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Entscheidungsprozesse in der HR-Abteilung revolutionieren.

• Prognose von Personalbedarfen: Durch die Analyse von großen Datenmengen wird KI in der Lage sein, zukünftige Personalbedarfe genau zu prognostizieren und rechtzeitig Maßnahmen einzuleiten, um Engpässe zu vermeiden.

• Automatisierte Routineaufgaben: Aufgaben wie die Schichtplanung oder das Management von Urlaubsanträgen werden zunehmend automatisiert, was die HR-Abteilungen entlastet und ihnen mehr Zeit für strategische Aufgaben gibt.

Hybride Arbeitsmodelle

Die COVID-19-Pandemie hat gezeigt, dass flexible Arbeitsmodelle nicht nur möglich, sondern auch effizient sind. In der Zukunft werden hybride Arbeitsmodelle, die eine Kombination aus Büroarbeit und Remote-Arbeit beinhalten, zur Norm werden. Diese Flexibilität erfordert jedoch eine angepasste Personalplanung, die den unterschiedlichen Bedürfnissen und Arbeitsweisen der Mitarbeitenden gerecht wird.

• Individuelle Arbeitszeitmodelle: Unternehmen werden verstärkt auf individuelle Arbeitszeitmodelle setzen, die den Mitarbeitenden mehr Freiheit und eine bessere Work-Life-Balance ermöglichen.

• Virtuelle Teams: Die Zusammenarbeit in virtuellen Teams wird zunehmen, was eine neue Art der Personalplanung erfordert, die über geografische Grenzen hinweg funktioniert.

Nachhaltige Personalplanung

Nachhaltigkeit wird auch in der Personalplanung eine immer größere Rolle spielen. Unternehmen werden sich verstärkt auf langfristige Personalstrategien konzentrieren, die nicht nur wirtschaftliche, sondern auch soziale und ökologische Aspekte berücksichtigen.

• Mitarbeiterbindung und -entwicklung: Langfristige Mitarbeiterbindung durch kontinuierliche Weiterbildung und attraktive Karrierewege wird entscheidend sein, um den Fachkräftemangel zu bewältigen.

• Soziale Verantwortung: Unternehmen werden verstärkt auf Diversität und Inklusion setzen, um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das fair und gerecht für alle Mitarbeitenden ist.

Gesundheitsmanagement und Wellbeing

Die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden rücken immer mehr in den Fokus der Personalplanung. In der Zukunft werden Unternehmen vermehrt in Gesundheitsmanagement und Programme zur Förderung des Wohlbefindens investieren, um die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit ihrer Belegschaft zu steigern.

• Betriebliche Gesundheitsförderung: Maßnahmen wie ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, Stressmanagement-Workshops und flexible Arbeitszeiten werden integrale Bestandteile der Personalplanung.

• Mental Health: Die psychische Gesundheit wird ein zentraler Punkt in der Personalstrategie. Unternehmen werden Programme entwickeln, die Mitarbeitenden helfen, mit Stress und anderen psychischen Belastungen besser umzugehen.

Die Zukunft der Personalplanung wird durch die Integration von Technologie, die Flexibilisierung der Arbeitsmodelle und den Fokus auf Nachhaltigkeit und Wellbeing geprägt sein. Unternehmen, die diese Trends frühzeitig erkennen und in ihre Personalstrategie integrieren, werden in der Lage sein, sich erfolgreich an die sich wandelnden Anforderungen der Arbeitswelt anzupassen und ihre Position im Wettbewerb zu stärken.

Fazit

Die operative Personalplanung ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens, der es ermöglicht, den Personalbedarf präzise zu decken und die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen. Durch die enge Verzahnung mit der strategischen und taktischen Personalplanung stellt sie sicher, dass das Unternehmen sowohl kurzfristig als auch langfristig gut aufgestellt ist.

Aktuelle Trends wie die digitale Transformation, flexible Arbeitsmodelle und die Fokussierung auf nachhaltige Personalstrategien zeigen, dass die Personalplanung stetig im Wandel ist und sich an die dynamischen Anforderungen des Arbeitsmarktes anpassen muss. Unternehmen, die diese Entwicklungen proaktiv in ihre Personalplanung integrieren, werden nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden steigern und langfristig erfolgreich sein.

In der Zukunft wird die Bedeutung einer durchdachten, technologiegestützten und mitarbeiterorientierten Personalplanung weiter zunehmen. Wer diese Herausforderungen meistert, kann die Weichen für nachhaltigen Erfolg stellen und sich optimal auf die Zukunft vorbereiten.

Dein Dienstplan an einem zentralen Ort!

• Schnelle Erstellung von Dienstplänen
• Einsicht in die Arbeitskosten
• Zugriff von überall über die App

Kostenlos testen Eine Demo anfordern