Lohnabrechnung: Alles, was Sie wissen müssen für korrekte Abrechnungen

Was ist eine Lohnabrechnung ?

Eine Lohnabrechnung ist eine detaillierte Aufstellung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts für einen bestimmten Abrechnungszeitraum. Sie zeigt Bruttolohn, Abzüge, Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und den Nettolohn, der dem Mitarbeitenden ausgezahlt wird.

Gesetzliche Pflicht: Laut §108 Gewerbeordnung (GewO) muss jedem Mitarbeitenden bei der Auszahlung des Lohns eine Abrechnung in Textform zur Verfügung gestellt werden.

Warum ist die Lohnabrechnung wichtig?

Die Lohnabrechnung hat gleich mehrere Funktionen:

✅ Transparenz: Mitarbeitende sehen genau, wie sich ihr Nettolohn zusammensetzt.

✅ Pflichtnachweis: Arbeitgeber erfüllen gesetzliche Anforderungen.

✅ Rechtssicherheit: Bei Streitigkeiten dient die Abrechnung als Beweismittel.

✅ Vertrauen schaffen: Eine transparente und korrekte Abrechnung stärkt das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden.

Gesetzliche Pflichtangaben in einer Lohnabrechnung

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitenden bei jeder Lohn- bzw. Gehaltszahlung eine Abrechnung in Textform auszuhändigen – geregelt in § 108 Gewerbeordnung (GewO). Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung muss bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um rechtlich gültig zu sein. Damit eine Lohnabrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten.

Diese Angaben sorgen für Transparenz, ermöglichen die Kontrolle durch Arbeitnehmer und Behörden und schützen Arbeitgeber vor rechtlichen Konsequenzen.

Übersicht der Pflichtangaben laut § 108 GewO:

Diese Angaben sorgen für Transparenz, ermöglichen die Kontrolle durch Arbeitnehmer:innen und Behörden und schützen Arbeitgeber vor rechtlichen Konsequenzen bei der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

📌 Hinweis für Arbeitgeber:

Auch wenn sich einzelne Bestandteile (z. B. Steuerklasse oder Beitragssätze) nicht monatlich ändern, müssen sie dennoch regelmäßig ausgewiesen werden, um die Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit für die Angestellten zu gewährleisten. Das gewährleistet Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit.

Tipp: Mit professioneller Lohnabrechnungssoftware – lassen sich diese Pflichtangaben automatisch und rechtssicher integrieren.

Folgen unvollständiger Lohnabrechnungen für Arbeitnehmer

Fehlende oder fehlerhafte Angaben können zu:

• Beanstandungen durch Mitarbeitende

• Prüfungen durch das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger

• Bußgeldern und Reputationsschäden

führen. Daher lohnt es sich, die Lohnabrechnung mit größter Sorgfalt zu erstellen oder auf digitale Tools zurückzugreifen.

Pflichten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Damit Sie als Arbeitgeber ein besseres Verständnis dafür bekommen, wie eine gesetzeskonforme Lohnabrechnung in der Praxis aussieht, finden Sie hier ein anschauliches Beispiel mit den wichtigsten Pflichtbestandteilen.

🔍 Musterhafte Lohnabrechnung im Überblick

Hinweis: Die folgenden Daten sind fiktiv und dienen ausschließlich zur Veranschaulichung.

▶️ Mitarbeiterdaten

• Name: Max Mustermann

• Adresse: Musterstraße 1, 12345 Musterstadt

• Steuerklasse: I

• Sozialversicherungsnummer:

• Identifikationsnummer:

▶️ Arbeitgeberdaten

• Firma: Beispiel GmbH

• Adresse: Beispielstraße 5, 54321 Beispielstadt

• Betriebsnummer:

▶️ Abrechnungszeitraum

• 01.03.2025 – 31.03.2025

▶️ Verdienstaufstellung

Bruttogehalt + Überstundenvergütung + Sachbezüge (z. B. Tankgutschein) = Gesamtbrutto
3.000,00 + 200,00 + 50,00 = 3.250,00

▶️ Abzüge

▶️ Nettolohn

= Auszahlungsbetrag: 2.269,09 €

Auszahlungsdatum: 01.04.2025
Kontoverbindung: DE

Ein konkretes Muster hilft dabei, die Struktur und Inhalte der Abrechnung besser nachzuvollziehen – besonders für Arbeitgeber, die zum ersten Mal eine Lohnabrechnung erstellen oder überprüfen möchten, ob sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Brutto- und Nettolohn korrekt berechnen

Die korrekte Berechnung von Brutto- und Nettolohn ist das Herzstück jeder Lohnabrechnung. Fehler in diesem Schritt können nicht nur zu Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden führen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Arbeitgeber sollten daher die Systematik der Lohnberechnung gut kennen – insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Abzüge und Sozialversicherungsbeiträge.

📌 Bruttolohn berechnen

Der Bruttolohn ist die Grundlage der Lohnabrechnung und umfasst alle bezahlten Leistungen eines Arbeitnehmers vor Abzug von Steuern und Sozialabgaben.

Er setzt sich zusammen aus:

• dem vereinbarten Stundenlohn bzw. Monatsgehalt

• multipliziert mit der Anzahl der geleisteten Stunden

• plus eventuelle Zuschläge (z. B. für Überstunden, Nachtarbeit, Feiertage)

• Zulagen (z. B. für Gefahrenzonen, besondere Leistungen)

• Sachbezüge (z. B. Firmenwagen, Tankgutscheine, Verpflegung)

Beispiel:
Ein Mitarbeitender erhält 20 € Stundenlohn und arbeitet 160 Stunden im Monat. Dazu kommen 100 € Überstundenzuschlag und 44 € Tankgutschein.
→ Bruttolohn = (20 € × 160) + 100 € + 44 € = 3.344 €

Eine vollständige und transparente Auflistung aller Bestandteile ist notwendig, um den Bruttolohn korrekt zu ermitteln und später die gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge korrekt berechnen zu können.

📌Mit dem Gehaltsrechner können Sie Ihr Nettogehalt ganz einfach berechnen. Erfahren Sie, wie viel nach Abzug von Steuern und Abgaben von Ihrem Bruttogehalt übrig bleibt.

🛡️ Sozialversicherungsbeiträge in der Lohnabrechnung

Ein großer Teil der Abzüge in der Lohnabrechnung entfällt auf die Sozialversicherung. Diese besteht in Deutschland aus fünf Zweigen, von denen vier gemeinsam von Arbeitnehmern und Arbeitgebern getragen werden – mit Ausnahme der Unfallversicherung.

Die fünf Zweige der Sozialversicherung:

Hinweis: Die Beitragshöhe richtet sich prozentual nach dem Bruttolohn und ist bis zur jeweils gültigen Beitragsbemessungsgrenze zu entrichten. Diese wird jährlich neu festgelegt.

📊 Beispiel: Sozialversicherungsabzüge auf einen Blick

Bei einem Bruttolohn von 3.344 € (siehe Beispiel oben) würden – bei durchschnittlichen Beitragssätzen – folgende Abzüge anfallen:

• Rentenversicherung (9,3 % AN-Anteil): ca. 311 €

• Krankenversicherung (7,3 % + Zusatzbeitrag AN): ca. 245 €

• Pflegeversicherung (1,525 %): ca. 51 €

• Arbeitslosenversicherung (1,2 %): ca. 40 €

• Unfallversicherung (nur AG): wird separat vom Arbeitgeber gezahlt

Diese Beträge werden direkt vom Bruttolohn abgezogen, was zu einem entsprechend niedrigeren Nettolohn führt.

✅ Transparenz durch Lohnabrechnung

In der Lohnabrechnung sollten alle Abzüge klar und nachvollziehbar aufgeführt werden, damit Mitarbeitende genau sehen können, welche Beiträge wofür geleistet werden. Dies schafft Vertrauen und reduziert Rückfragen oder Unsicherheiten.

Änderungen beim Lohn

Verschiedene Faktoren können den Lohn eines Arbeitnehmers beeinflussen und zu Veränderungen in der Lohnabrechnung führen. Dazu gehören insbesondere Überstunden, Zuschläge und weitere Sonderzahlungen. Diese Faktoren können zu Lohnabrechnungsänderungen führen.

Überstunden

Überstunden sind Arbeitsstunden, die über die reguläre Arbeitszeit hinausgehen. Je nach Vereinbarung im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag können Überstunden entweder durch Freizeit ausgeglichen oder zusätzlich vergütet werden. Bei der zusätzlichen Vergütung müssen Überstunden in der Lohnabrechnung berücksichtigt und oft mit einem Zuschlag vergütet werden.

Die Überstundenabrechnung spielt hierbei eine wichtige Rolle.

Zuschläge

Zuschläge sind zusätzliche Zahlungen, die Arbeitnehmende für Arbeit zu bestimmten Zeiten oder unter bestimmten Bedingungen erhalten können. Dazu gehören beispielsweise Nachtzuschläge, Sonntagszuschläge oder Feiertagszuschläge. Die genaue Regelung der Zuschläge ist oft im Arbeits- oder Tarifvertrag festgelegt. Eine wichtige Komponente bei der Berechnung dieser Zuschläge ist die Bonusabrechnung.

Sonderzahlungen

Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Prämien oder Boni können ebenfalls den Lohn beeinflussen. Sie werden in der Regel zusätzlich zum regulären Lohn gezahlt und müssen in der Lohnabrechnung entsprechend ausgewiesen werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass alle diese zusätzlichen Zahlungen steuer- und sozialversicherungspflichtig sind und entsprechend in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen. Daher ist es für Arbeitgebende wichtig, eine genaue Aufzeichnung und Berechnung dieser Zahlungen zu führen und gegebenenfalls professionelle Hilfe oder Software-Lösungen zur Unterstützung zu nutzen. Eine korrekte Sonderzahlungsabrechnung ist hierbei unerlässlich.

Gehaltsabrechnung Vorlage in Excel

Jetzt Gehaltsabrechnung Vorlage herunterladen und Abrechnungsprozess vereinfachen! Sparen Sie Zeit und minimieren Sie Fehler.

Jetzt downloaden!

Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern

Als Arbeitnehmer haben Sie das Recht, eine korrekte und vollständige Lohnabrechnung zu erhalten. Diese Abrechnung sollte alle relevanten Informationen enthalten, die Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Vergütung und die vorgenommenen Abzüge geben. Es ist Ihre Pflicht, die Lohnabrechnungen sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind.

Sollten Sie Fehler oder Unstimmigkeiten in Ihrer Lohnabrechnung feststellen, ist es wichtig, diese unverzüglich Ihrem Arbeitgeber zu melden. Eine schnelle Klärung kann Missverständnisse vermeiden und sicherstellen, dass Sie den korrekten Lohn erhalten. Halten Sie alle notwendigen Informationen bereit, um die Überprüfung zu erleichtern und eventuelle Korrekturen zügig vornehmen zu können.

Eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Lohnabrechnungen hilft Ihnen nicht nur, Fehler zu erkennen, sondern auch, ein besseres Verständnis für Ihre finanzielle Situation zu entwickeln. Dies stärkt das Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber und trägt zu einer transparenten und fairen Arbeitsbeziehung bei.

Wie funktioniert das Outsourcing der Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung ist komplex, fehleranfällig und unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben. Viele Arbeitgeber – insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen – entscheiden sich deshalb dafür, die Lohnabrechnung auszulagern (Outsourcing). Doch wie genau funktioniert das?

🔄 Was bedeutet Outsourcing der Lohnabrechnung?

Beim Outsourcing übergibt ein Unternehmen die Erstellung der Lohnabrechnungen an einen externen Dienstleister, z. B. ein Lohnbüro, einen Steuerberater oder einen spezialisierten Payroll-Anbieter.

Dieser übernimmt Aufgaben wie:

• Berechnung von Brutto-/Nettolohn

• Berücksichtigung gesetzlicher Abgaben und Steuern

• Meldungen an Finanzämter und Sozialversicherungsträger

• Bereitstellung der Lohnabrechnungen an Mitarbeitende

• Erstellung von Lohnsteuerbescheinigungen

🧾 Der Ablauf im Überblick

1- Vertragsabschluss & Datenerfassung
Sie schließen einen Vertrag mit dem Dienstleister und übermitteln Stammdaten (z. B. Arbeitsverträge, Steuerdaten, Versicherungen).

2- Monatliche Kommunikation
Sie liefern monatlich relevante Informationen: Arbeitszeiten, Urlaube, Krankmeldungen, Prämien oder Änderungen bei Mitarbeitenden.

3- Abrechnung durch den Dienstleister
Der Dienstleister erstellt die Lohnabrechnungen, führt Meldungen durch und übermittelt Zahlungsdaten.

4- Bereitstellung & Archivierung
Sie erhalten fertige Abrechnungen zur Weitergabe an die Mitarbeitenden (meist digital) sowie alle Nachweise für Ihre Unterlagen.

✅ Vorteile des Outsourcings

• Zeitersparnis: Interne Ressourcen werden entlastet.

• Rechtssicherheit: Externe Experten kennen aktuelle Gesetze und Änderungen.

• Fehlervermeidung: Automatisierte Systeme minimieren manuelle Fehler.

• Kostenkontrolle: Transparente monatliche Gebühren – keine Schulungskosten für interne Mitarbeiter.

⚠️ Mögliche Nachteile

• Abhängigkeit vom Dienstleister: Bei Kommunikationsproblemen oder Ausfällen kann es zu Verzögerungen kommen.

• Kosten bei Sonderfällen: Individuelle Anpassungen oder kurzfristige Änderungen können Zusatzkosten verursachen

• Datenschutz: Externe Verarbeitung sensibler Mitarbeiterdaten erfordert besonders sichere Prozesse und DSGVO-Konformität

🆚 Outsourcing vs. Inhouse – Was lohnt sich?

Das Outsourcing der Lohnabrechnung lohnt sich besonders für Unternehmen, die:

• keine eigene HR-/Payroll-Abteilung haben

• Rechtssicherheit und Effizienz in der Lohnabrechnung suchen

• ihre internen Prozesse vereinfachen möchten

Eine gute Alternative kann auch eine digitale Lohnabrechnung mit Softwareunterstützung sein.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Lohnabrechnung ein komplexer Prozess ist, der eine genaue Kenntnis der Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrechtlichen Regelungen erfordert. Fehler können zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen. Daher ist es wichtig, diesen Prozess sorgfältig zu handhaben.

Moderne Software-Lösungen und das Outsourcing der Lohnabrechnung können Unternehmen dabei helfen, ihre Lohnabrechnung effizienter, genauer und gesetzeskonform zu gestalten. Beide Optionen haben ihre eigenen Vorteile, und die Entscheidung zwischen diesen Optionen sollte auf der Grundlage der spezifischen Bedürfnisse und Ressourcen des Unternehmens getroffen werden.

Unabhängig von der gewählten Methode ist es wichtig, eine transparente Kommunikation mit den Arbeitnehmenden zu pflegen und dafür zu sorgen, dass sie Zugang zu ihren Lohnabrechnungen und eine klare Erklärung aller Abzüge und Zuschläge haben. Denn eine genaue und verständliche Lohnabrechnung ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden.

Abschließend lässt sich als Lohnabrechnungsfazit festhalten, dass eine sorgfältige und transparente Lohnabrechnung essenziell für den Erfolg eines Unternehmens ist.