GKV-Monatsmeldung: Was Arbeitgeber wissen müssen | 2025

Was ist eine GKV-Monatsmeldung?

Die GKV-Monatsmeldung ist ein zentrales Element im Gefüge der sozialversicherungsrechtlichen Meldeverfahren, das Arbeitgeber gegenüber den Krankenkassen zu erfüllen haben. Sie dient der regelmäßigen Information der gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) über das beitragspflichtige Arbeitsentgelt von Arbeitnehmern innerhalb eines bestimmten Meldezeitraums. Dieses Verfahren gewährleistet, dass die Beiträge zur Sozialversicherung, basierend auf den aktuellen Arbeitsentgelten und unter Beachtung der Beitragsbemessungsgrenzen, korrekt ermittelt und abgeführt werden.

Durch die GKV-Monatsmeldung werden somit nicht nur die Krankenversicherungsbeiträge, sondern auch Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung präzise berechnet. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Meldungen für jeden Mitarbeiter, dessen Beschäftigungsverhältnis beitragspflichtige Entgelte generiert, termingerecht und unter Einhaltung der geltenden Beitragssätze und Beitragsbemessungsgrenzen (BBG KV) vorzunehmen. Die Angabe des laufenden und einmalig gezahlten Arbeitsentgelts muss getrennt und ungerundet in Eurocent erfolgen. Die Meldeverfahren unterstützen die Einzugsstellen und Krankenkassen bei der Prüfung und Zuordnung der Sozialversicherungsbeiträge und tragen maßgeblich zur Transparenz und Korrektheit der sozialen Sicherungssysteme bei.

In Fällen von Mehrfachbeschäftigung erfordert das Meldeverfahren besondere Aufmerksamkeit, da die Summe der Entgelte aus allen Beschäftigungsverhältnissen für die Beitragsberechnung relevant sein kann. Die GKV-Monatsmeldung ist somit ein unverzichtbares Instrument zur Sicherstellung der korrekten Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und dient als Grundlage für eine faire und gerechte Lastenverteilung innerhalb des Systems der sozialen Sicherheit.

GKV-Monatsmeldung vs. Sofortmeldung vs. Jahresmeldung

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die GKV-Monatsmeldung unterliegt strengen gesetzlichen Vorschriften, die im Sozialgesetzbuch (SGB) und der Sozialversicherungsverordnung (SVV) verankert sind. Besonders relevant sind hier die §§ 28a, 28b und 28o SGB IV, die die Pflichten der Arbeitgeber im Meldeverfahren detailliert regeln. Darüber hinaus konkretisieren die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in ihrem Rundschreiben zum Gemeinsamen Meldeverfahren zur Sozialversicherung vom 29. Juni 2016 die spezifischen Regelungen zur Monatsmeldung. Diese Vorschriften stellen sicher, dass die Meldungen korrekt und fristgerecht erfolgen, um eine reibungslose Beitragsberechnung und -abführung zu gewährleisten.

Funktion der GKV-Monatsmeldung

Die Funktion der GKV-Monatsmeldung reicht weit über die bloße Übermittlung von Daten an die Krankenkassen hinaus. Sie bildet das Fundament für eine effiziente und transparente Verwaltung der Sozialversicherungsbeiträge und stellt sicher, dass die gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) stets über aktuelle und präzise Informationen zu den Arbeitsentgelten der Arbeitnehmer verfügen. Dies ermöglicht eine korrekte Berechnung und Zuweisung der Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.

Ein Schlüsselelement der Funktion der GKV-Monatsmeldung liegt in der Ermittlung der beitragspflichtigen Entgelte, basierend auf den tatsächlichen Arbeitsentgelten und unter Berücksichtigung der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen. Dies gewährleistet, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ihren fairen Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen leisten, entsprechend der Höhe des erzielten Einkommens.

Zudem dient die Monatsmeldung der fortlaufenden Aktualisierung der Mitgliederdaten bei den Krankenkassen, was eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung des Versicherungsschutzes der Arbeitnehmer spielt. Im Falle von Änderungen in den Beschäftigungsverhältnissen, wie etwa bei Aufnahme oder Beendigung einer Beschäftigung, bei Mehrfachbeschäftigungen oder Veränderungen im Arbeitsentgelt, sorgt die GKV-Monatsmeldung für eine zeitnahe Anpassung der Beitragshöhen.

Darüber hinaus unterstützt das Verfahren der GKV-Monatsmeldung die Einzugsstellen und Krankenkassen bei der Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der abgeführten Beiträge. Durch die regelmäßige und systematische Übermittlung der Entgeltdaten tragen Arbeitgeber entscheidend zur Effizienz und Genauigkeit des gesamten Sozialversicherungssystems bei. Somit bildet die GKV-Monatsmeldung eine wesentliche Grundlage für die Aufrechterhaltung der sozialen Sicherheit und des Gesundheitsschutzes für alle sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer in Deutschland.

Anforderung der GKV-Monatsmeldung

Die Anforderung der GKV-Monatsmeldung umfasst eine Reihe von Kriterien und Richtlinien, die Arbeitgeber erfüllen müssen, um eine ordnungsgemäße und fristgerechte Übermittlung an die Krankenkassen sicherzustellen. Die Aufforderung zur Abgabe der GKV-Monatsmeldung erfolgt in der Regel durch die Einzugsstelle. Diese Vorgaben sind essentiell für die korrekte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge und die Aufrechterhaltung des Versicherungsschutzes der Arbeitnehmer.

🕒 Meldezeitraum und Fristen

Die GKV-Monatsmeldung muss für jeden Arbeitnehmer, dessen Beschäftigungsverhältnis beitragspflichtige Arbeitsentgelte generiert, erstellt werden. Sie ist in der Regel monatlich und spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Ende des Meldezeitraums den zuständigen Krankenkassen zu übermitteln. Die Einhaltung der Meldefrist ist entscheidend, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

📄 Inhalt der Meldung

Die Meldung muss detaillierte Informationen über das laufende beitragspflichtige Arbeitsentgelt enthalten. Hierzu gehört auch der Datenbaustein Krankenversicherung, der die Höhe des Arbeitsentgelts für verschiedene Versicherungen erfasst. Dies umfasst alle Formen des Arbeitsentgelts, die innerhalb des Meldezeitraums anfallen, sowie die entsprechenden Beitragsbemessungsgrenzen (BBG KV) und die auf das Entgelt anzuwendenden Beitragssätze.

👥 Mehrfachbeschäftigungen

Bei Arbeitnehmern mit Mehrfachbeschäftigungen müssen die Entgelte aus allen Beschäftigungsverhältnissen berücksichtigt werden. Die Meldung soll die Summe der Arbeitsentgelte umfassen, um die korrekte Höhe der Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln. Gegebenenfalls sind Beitragskorrekturen notwendig, wenn die Beitragsbemessungsgrenze überschritten wird.

💻 Elektronisches Meldeverfahren

Die Übermittlung der GKV-Monatsmeldung erfolgt in der Regel elektronisch über das DEÜV-Verfahren (Datenübermittlung der Entgeltabrechnung zur Sozialversicherung). Die Gehaltsabrechnung dient als Grundlage für die elektronische Übermittlung der Daten. Arbeitgeber müssen sich daher mit dem entsprechenden Meldeportal vertraut machen und sicherstellen, dass ihre Meldungen den technischen Anforderungen entsprechen.

📆 Fristgerechte Abgabe

Die Einhaltung der Meldefristen ist entscheidend, um Säumniszuschläge und andere rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Arbeitgeber sind verpflichtet, die GKV-Monatsmeldungen fristgerecht und korrekt zu erstellen und zu übermitteln. Die Meldung muss zusammen mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung übermittelt werden.

Durch die Erfüllung dieser Anforderungen tragen Arbeitgeber maßgeblich zur Stabilität und Effizienz des Sozialversicherungssystems bei. Es ist daher von größter Bedeutung, dass sie sich kontinuierlich über aktuelle Änderungen in den Meldeverfahren und -vorschriften informieren, um ihrer Verpflichtung zur GKV-Monatsmeldung nachzukommen.

Sonderfälle und Ausnahmen

Es gibt bestimmte Sonderfälle und Ausnahmen, die bei der GKV-Monatsmeldung zu beachten sind. Dazu gehören beispielsweise Mehrfachbeschäftigungen, geringfügig entlohnte Beschäftigungen neben einer versicherungspflichtigen Beschäftigung und Beschäftigungen bei der landwirtschaftlichen Krankenkasse. In diesen Fällen gelten spezielle Regelungen, die sicherstellen, dass die Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt werden. Arbeitgeber müssen sich über diese Sonderfälle und Ausnahmen informieren und sicherstellen, dass sie die entsprechenden Vorschriften einhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

GKV-Monatsmeldung bei Mehrfachbeschäftigung

Bei Mehrfachbeschäftigungen ist es besonders wichtig, dass alle beitragspflichtigen Arbeitsentgelte und -zeiten korrekt gemeldet werden. Die Krankenkasse kann Arbeitgeber auffordern, GKV-Monatsmeldungen abzugeben, wenn bei einer versicherungspflichtigen Mehrfachbeschäftigung die Einzugsstelle aufgrund der vorliegenden Entgeltmeldungen nicht ausschließen kann, dass die in dem sich überschneidenden Zeitraum erzielten Arbeitsentgelte die Beitragsbemessungsgrenze überschreiten. Eine korrekte und vollständige Meldung ist entscheidend, um Doppelzahlungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Sozialversicherungsbeiträge präzise berechnet und abgeführt werden. Dies trägt zur finanziellen Stabilität der Sozialversicherungssysteme bei und gewährleistet den individuellen Versicherungsschutz der Arbeitnehmer.

GKV-Monatsmeldug bei Mehrfachbeschäftigung

Die GKV-Monatsmeldung bei Mehrfachbeschäftigung stellt eine besondere Herausforderung im Rahmen der sozialversicherungsrechtlichen Meldeverfahren dar. Arbeitnehmer, die gleichzeitig mehreren Beschäftigungen nachgehen, erfordern eine sorgfältige Prüfung und Berechnung der gesamten beitragspflichtigen Arbeitsentgelte aus allen Tätigkeiten, um die korrekten Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln und abzuführen.

Hier sind die wesentlichen Aspekte, die Arbeitgeber bei der GKV-Monatsmeldung für mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer beachten müssen:

Erfassung aller Arbeitsentgelte
Für Arbeitnehmer mit Mehrfachbeschäftigungen müssen die Arbeitsentgelte aus allen Beschäftigungsverhältnissen erfasst und gemeldet werden. Dies schließt jedes Arbeitsentgelt ein, das innerhalb des Meldezeitraums aus den verschiedenen Beschäftigungsverhältnissen bezogen wird.

Überprüfung der Beitragsbemessungsgrenzen
Besondere Aufmerksamkeit erfordert die Überprüfung, ob die Summe der Arbeitsentgelte aus mehreren Beschäftigungen die Beitragsbemessungsgrenzen (BBG KV) überschreitet. Die Beitragsbemessungsgrenzen dienen als Obergrenze für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge.

Koordination mit anderen Arbeitgebern
Um eine korrekte Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge zu gewährleisten, kann eine Abstimmung zwischen den verschiedenen Arbeitgebern erforderlich sein. Dies dient dazu, Doppelzahlungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Gesamtbeiträge korrekt auf die einzelnen Beschäftigungsverhältnisse verteilt werden.

Meldung an die zuständige Krankenkasse
Die GKV-Monatsmeldung, inklusive aller relevanten Daten zu Mehrfachbeschäftigungen, muss an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers übermittelt werden. Die Krankenkasse agiert als Einzugsstelle für die Sozialversicherungsbeiträge und koordiniert deren Verteilung.

Einhalten der Meldefristen
Auch bei Mehrfachbeschäftigungen ist die Einhaltung der vorgeschriebenen Fristen für die GKV-Monatsmeldung essentiell. Meldungen müssen spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Ende des Meldezeitraums erfolgen, um Säumniszuschläge und andere rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Die korrekte Durchführung der GKV-Monatsmeldung bei Mehrfachbeschäftigung ist entscheidend für die Sicherstellung einer gerechten und genauen Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge. Auch Jahresmeldungen sind in diesem Zusammenhang von Bedeutung, um die Beitragsbemessungsgrenze zu überwachen. Sie trägt zur Aufrechterhaltung der sozialen Sicherheit der Arbeitnehmer bei und unterstützt die Arbeitgeber bei der Erfüllung ihrer sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen.

Fazit zur GKV-Monatsmeldung

Die GKV-Monatsmeldung ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein zentraler Bestandteil einer korrekten und transparenten Lohnabrechnung. Unternehmen tragen die Verantwortung für die korrekte und fristgerechte Übermittlung der GKV-Monatsmeldungen. Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung dafür, dass die beitragspflichtigen Entgelte Ihrer Mitarbeiter vollständig und fristgerecht an die Krankenkassen übermittelt werden. Wer hier sorgfältig arbeitet, vermeidet nicht nur Rückfragen oder Nachzahlungen, sondern sichert auch einen reibungslosen Ablauf bei der Sozialversicherung. Nutzen Sie digitale Tools und klare Prozesse, um diesen monatlichen Aufwand effizient und fehlerfrei zu bewältigen.