Entgeltfortzahlung für Arbeitgeber: Pflichten, Berechnung & FAQs

Was ist Entgeltfortzahlung? - Definition

Die Entgeltfortzahlung, auch Lohnfortzahlung im Krankheitsfall genannt, ist ein wichtiger, im Gesetz verankerter Anspruch. Er schreibt vor, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmern bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit den vollen Lohn oder das volle Gehalt weiterzahlen muss. Diese wichtige Bestimmung stellt sicher, dass der Arbeitnehmer während seiner Arbeitsunfähigkeit, die in der Regel sechs Wochen dauert, finanziell unterstützt wird. Mit dieser Regelung soll sichergestellt werden, dass der Einzelne seinen Lebensunterhalt auch dann bestreiten kann, wenn er seine Arbeit aus gesundheitlichen Gründen nicht ausüben kann.

Die Rechtsgrundlage: Der primäre Grundsatz der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist in § 4 Abs. 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes festgelegt. Danach hat der Arbeitnehmer während der in § 3 Abs. 1 oder § 3a Abs. 1 genannten Dauer Anspruch auf das regelmäßige Arbeitsentgelt, das sich nach der regelmäßigen Arbeitszeit richtet. Dieser Anspruch umfasst auch die Zahlung des Krankengeldes

Anspruch auf Entgeltfortzahlung

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Generell hat jeder Arbeitnehmer, der in einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis steht, Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Dazu gehören Vollzeitbeschäftigte, aber auch Teilzeitbeschäftigte, Personen in Minijobs, Werkstudenten und Saisonarbeiter.

Wann besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung?

Unter bestimmten Umständen hat ein Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch seinen Arbeitgeber. Um diese Bedingungen zu klären, müssen die folgenden Kriterien berücksichtigt werden:

• Mindestbeschäftigungsdauer von vier Wochen: Wenn ein Arbeitnehmer weniger als vier Wochen für ein Unternehmen gearbeitet hat, hat er noch keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit oder Unfall.

• Arbeitsunfähigkeit: Die Krankheit oder Verletzung muss den Arbeitnehmer daran hindern, seine Arbeit zu verrichten, oder die Ausführung der Arbeit muss seinen Zustand verschlimmern. So kann beispielsweise ein Arbeitnehmer mit einer Knieverletzung noch in der Lage sein, im Büro zu arbeiten, während ein Handwerker nicht in der Lage wäre, seine körperlichen Aufgaben zu erfüllen.

• Überschneidung mit den regulären Arbeitszeiten: Die Arbeitsunfähigkeit muss mit der regulären Arbeitszeit des Arbeitnehmers zusammenfallen. Dazu gehören Urlaub, Geschäftsreisen oder flexible Tage. Freie Tage an Wochenenden, Feiertagen oder nach Feierabend gelten jedoch nicht als reguläre Arbeitszeiten für den Gehaltsanspruch.

• Nicht selbstverschuldete Krankheit: Im Allgemeinen wird davon ausgegangen, dass die Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Krankheit oder Verletzung nicht vom Arbeitnehmer verschuldet ist. Es gibt jedoch Ausnahmen, in denen die Abwesenheit als selbst verschuldet gilt, z. B. wenn die Arbeitsunfähigkeit auf grobe Fahrlässigkeit oder vorsätzliches Handeln zurückzuführen ist. Bestimmte Situationen, wie z. B. eine Abtreibung oder die Entnahme eines Spenderorgans, werden jedoch nicht als selbstverschuldet eingestuft.

Hier ist eine übersichtliche Zusammenfassung zum Anspruch auf Entgeltfortzahlung in Spaltenform, ideal für Arbeitgeber:

Welche Pflichten hat der Arbeitnehmer?

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) regelt die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern im Krankheitsfall. Für Arbeitgeber ergeben sich daraus klare gesetzliche Verpflichtungen, die sowohl den Ablauf als auch die Bedingungen der Lohnfortzahlung betreffen.

1. Pflicht zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Arbeitgeber sind verpflichtet, bis zu sechs Wochen lang das Arbeitsentgelt fortzuzahlen, wenn ein Arbeitnehmer krankheitsbedingt arbeitsunfähig ist und die Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Arbeitsunfähigkeit ist nicht selbst verschuldet.

• Das Arbeitsverhältnis besteht mindestens seit vier Wochen ununterbrochen.

🕒 Wichtig: Die Lohnfortzahlung beginnt ab dem ersten Krankheitstag, sofern die oben genannten Bedingungen erfüllt sind.

2. Annahme und Prüfung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Arbeitgeber müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) anerkennen, dürfen aber die Angaben prüfen, insbesondere bei:

• häufigen Kurzerkrankungen

• Zweifeln an der tatsächlichen Arbeitsunfähigkeit

In bestimmten Fällen kann der Medizinische Dienst der Krankenkassen (MDK) eingeschaltet werden.

3. Informations- und Nachweispflicht einfordern

Arbeitgeber haben das Recht, vom Arbeitnehmer folgende Pflichten einzufordern:

• Unverzügliche Krankmeldung (spätestens am dritten Kalendertag mit ärztlichem Attest)

• Nachweis der Arbeitsunfähigkeit (AU-Bescheinigung)

• Mitteilung über voraussichtliche Dauer der Erkrankung

🔍 Der Arbeitgeber darf bereits ab dem ersten Krankheitstag eine AU-Bescheinigung verlangen.

4. Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

Arbeitgeber müssen relevante Informationen im Krankheitsfall dokumentieren:

• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit

• Vorlage- und Eingangstermine der AU

• Berechnung und Zahlung der Entgeltfortzahlung

Diese Daten sind wichtige Nachweise gegenüber der Krankenkasse oder dem Finanzamt.

5. Prüfung auf Rückgriffsmöglichkeiten

Wenn der Arbeitgeber Lohnfortzahlung leistet, kann er unter bestimmten Bedingungen Erstattungsleistungen nach dem Umlageverfahren U1 von der Krankenkasse erhalten. Daher gilt:

• Teilnahme am Umlageverfahren prüfen

• Fristen zur Erstattung einhalten

Durch die Einhaltung dieser Pflichten handeln Arbeitgeber rechtskonform und sorgen gleichzeitig für Vertrauen und Fairness im Arbeitsverhältnis.

Beispiel für Entgeltfortzahlung

Im Krankheitsfall beträgt die Entgeltfortzahlung in der Regel 100 % des regelmäßigen Arbeitsentgelts, so dass Sie den gleichen Betrag erhalten, als ob Sie arbeiten würden.

Es ist jedoch wichtig, variable Gehaltsbestandteile wie Provisionen oder Zulagen zu berücksichtigen. Wenn in Ihrem Unternehmen Überstunden oder Feiertagsarbeit mit entsprechenden Zuschlägen üblich sind, sollten diese ebenfalls in die Berechnung einfließen.

Es ist wichtig zu beachten, dass Urlaubs- oder Weihnachtsgeld während Ihrer Arbeitsunfähigkeit nicht angerechnet wird.

Bei Arbeitnehmern, die eine Vergütung erhalten, die auf Faktoren wie geleisteten Arbeitsstunden, der Anzahl der produzierten Artikel oder mit der Arbeitsleistung zusammenhängenden Metriken basiert, kann ihr Gehalt von Monat zu Monat schwanken. In solchen Fällen erfolgt die Berechnung der Lohnfortzahlung auf der Grundlage des Durchschnittseinkommens des Arbeitnehmers.

Nehmen wir das Beispiel eines Arbeitnehmers, der auf Stundenbasis bezahlt wird. Im Januar verdiente der Arbeitnehmer ein Gehalt von 1.000 Euro. Im Februar stieg das Gehalt auf 1.500 Euro, und im März sank es auf 1.100 Euro. Im April ist der Arbeitnehmer jedoch aufgrund einer Krankheit arbeitsunfähig. In diesem Fall erhält der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung auf der Grundlage des Durchschnittsgehalts, das 1.200 Euro beträgt.

Zur Berechnung des Durchschnittsgehalts werden die Gehälter der letzten drei Monate addiert (1.000 Euro + 1.500 Euro + 1.100 Euro) und die Summe durch 3 geteilt, so dass sich ein Durchschnittsgehalt von 1.200 Euro ergibt.

Wie wird die Höhe der Entgeltfortzahlung ermittelt?

Die Berechnung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist für Arbeitgeber ein zentraler Aspekt, da sie die finanzielle Verpflichtung gegenüber erkrankten Arbeitnehmern regelt. Laut § 4 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG) haben Arbeitnehmer im Krankheitsfall Anspruch auf 100 % ihres regelmäßigen Arbeitsentgelts für bis zu sechs Wochen. Dabei gelten jedoch einige wichtige Berechnungsgrundlagen und Besonderheiten.

🔍 Berechnungsgrundlage: Das regelmäßige Arbeitsentgelt

Die Grundlage für die Berechnung ist das regelmäßige Arbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer ohne die Krankheit erhalten hätte. Das bedeutet konkret:

• Fester Monatslohn wird vollständig weitergezahlt.

• Bei Stundenlöhnern wird das durchschnittliche Entgelt der letzten 13 Wochen (vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit) als Berechnungsbasis herangezogen.

• Schichtzulagen, Nachtzuschläge, Provisionen oder regelmäßige Prämien werden berücksichtigt, wenn sie regelmäßig gezahlt wurden.

📅 Zeitraum für die Durchschnittsberechnung

Für Arbeitnehmer mit variablen Bezügen wie Provisionen oder Stundenlöhnen wird das durchschnittliche Arbeitsentgelt aus den letzten 13 Wochen vor Arbeitsunfähigkeit herangezogen. Bei Einmalzahlungen (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) erfolgt keine Einbeziehung, sofern sie nicht regelmäßig gezahlt werden.

💡 Beispiel zur Veranschaulichung

Ein Mitarbeiter verdient in den letzten 13 Wochen im Durchschnitt 2.600 € brutto monatlich. Wird dieser krank, hat er für die nächsten sechs Wochen Anspruch auf eine Entgeltfortzahlung in Höhe von 2.600 € brutto pro Monat – unter der Voraussetzung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen.

⚠️ Was ist nicht zu berücksichtigen?

Nicht in die Berechnung einbezogen werden u. a.:

• Aufwandsentschädigungen (z. B. Fahrgeld, Verpflegungspauschalen)

• Einmalzahlungen (wenn nicht regelmäßig)

• Sachbezüge (nur wenn freiwillig gewährt)

Sonderfälle der Entgeltfortzahlung

Im Bereich Arbeitsrecht gibt es besondere Situationen, die eine sorgfältige Prüfung der Lohnfortzahlung erfordern. Diese Sonderfälle gelten für verschiedene Sachverhalte und müssen im Arbeitsalltag verstanden und umgesetzt werden.

Geringfügige Beschäftigung: Auch bei einer geringfügigen Beschäftigung, bei der der Arbeitnehmer nur eine begrenzte Anzahl von Stunden arbeitet, hat er Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Dieser Anspruch ist nicht von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden abhängig und gilt für alle Arbeitnehmer gleichermaßen.

Feiertage und Stundenlöhne: Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz haben erkrankte Arbeitnehmer auch an Feiertagen Anspruch auf Entgeltfortzahlung auf der Grundlage des Stundenlohns. Dieser Anspruch besteht jedoch nicht, wenn der Arbeitnehmer einen Tag vor dem Feiertag unentschuldigt nicht zur Arbeit erscheint. Ebenso entfällt der Anspruch, wenn der Arbeitnehmer einen Tag nach dem Feiertag unentschuldigt nicht zur Arbeit erscheint. Um den Anspruch auf Entgeltfortzahlung aufrechtzuerhalten, ist es daher von entscheidender Bedeutung, den Arbeitgeber rechtzeitig über die Krankheit zu informieren.

Fazit: Entgeltfortzahlung im Überblick

Die Entgeltfortzahlung ist ein zentraler Bestandteil des Arbeitsrechts, der Arbeitgeber in die Pflicht nimmt, ihren Mitarbeitenden im Krankheitsfall finanzielle Sicherheit zu bieten. Wer die gesetzlichen Vorgaben kennt, korrekt anwendet und transparent kommuniziert, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Vertrauen innerhalb der Belegschaft.

Für Arbeitgeber bedeutet das konkret:

• Verlässlichkeit zeigen – durch pünktliche und korrekte Lohnfortzahlung.

• Pflichten kennen – insbesondere zu Dauer, Nachweispflichten und Ausschlussgründen.

• Prozesse optimieren – z. B. durch klare Regelungen zur Krankmeldung und Teilnahme am Umlageverfahren U1.

Eine professionelle Handhabung der Entgeltfortzahlung stärkt nicht nur die Arbeitgebermarke, sondern fördert auch ein faires und wertschätzendes Arbeitsumfeld.